邮件规范通知.doc
- 文档编号:188920
- 上传时间:2022-10-05
- 格式:DOC
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邮件规范通知.doc
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关于有效使用邮件及格式规范的通知
为了公司工作流程的顺畅和对外联络的形象,请大家注意以下几点:
1.处理公司内部各种事宜,请以邮件形式发送(重要);
2.处理公司外部事宜,请以使用邮件为基本,若需发送较大邮件,可以通过QQ传送推荐通过QQ较大附件上传到QQ邮箱,可一次发送多人邮件,省时省力。
3.如有需要其他部门或其他同事协同完成的工作,发送邮件时需抄送直接领导和相关负责同事。
为方便邮件联系,请各办公室负责人收集当地办公室的邮箱。
(北京联络处请张妍负责收集,武汉联络处请陆云负责收集,广州办事处请张凤敏负责收集);
具体邮件沟通方式实施规范如下:
一、关于称呼(特别注意)
1、邮件开头需称呼收信人;
2、如果收信人有职务,应按职务尊称对方,如“X总”、“X经理”;
3、如果不清楚职务或无职务,则应按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”;
4、对海外公司的客户和同事,可称呼“DearMr./Ms.”或“DearSr.”;
5、多个收件人的情况下,可称呼“各位领导、同事”或“Dearall”;
二、关于主题
1、不要空白标题;
2、标题应简短、明确;
3、标题要能证实反应文章的内容和重要性;
三、关于邮件正文
1、Email正文要简单扼要、重点突出、段落清晰;
2、选择恰当规范的语言进行表述,应符合书面语言表达,不要使用口语化,避免情绪化用语;
3、尽可能避免拼写错误和错别字;
4、合理提示重要信息,可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段,但不可过多使用;
四、关于附件
1、如果邮件带有附件,应在正文里提示收件人查阅附件;
2、附件命名应概括附件内容;
五、关于问候语
1、Email开头使用“您好”、“来函收悉”等问候语;
2、Email结尾可使用“祝顺利”、“BestRegards”等问候语;
六、关于结尾签名
签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。
七、正确使用发送(TO)和抄送(CC)
1、发送(TO)的人是直接需要受理并回复邮件所涉及的主要问题;
2、抄送(CC)的人需要知道邮件内容,可根据情况回复;
3、TO、CC中的各收件人可遵循一定得规则排列。
例如,按部门排列,或按职务排列。
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- 关 键 词:
- 邮件 规范 通知