管理文件和资料控制程序.docx
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管理文件和资料控制程序.docx
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管理文件和资料控制程序
管理文件和资料控制程序
1目的
对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2范围
适用于家用空调质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件控制。
本程序中涉及的文件未作说明时一律指质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系受控文件。
3职责
3.1品质管理部负责组织QMS/EMS/OHSMS/HSPM一体化管理体系手册(以下简称“手册”)、程序文件和部分第三层文件的编写;负责所有受控管理性文件的发放、更改、回收控制和原稿保管;负责管理文件的归口管理;负责对各部门的文件管理实施指导和监督。
3.2各部门负责本部门所使用受控文件的二次受控的盖章发放、更改、回收控制、管理;负责组织本部门所需体系文件的制定编写及修改。
3.3管理者代表负责手册的审核;总裁负责手册批准;管理者代表负责第二层、第三层受控管理文件的批准。
4工作流程
4.1文件和资料的分类、编号与受控形式
4.1.1文件和资料的总体分类:
本公司体系文件总体上分为管理和技术两类,其划分原则如下:
管理文件:
阐明管理要求的文件一律划归为管理文件,它包括手册、程序文件、管理制度(规定)、管理细则、实施细则、XX方法、XX流程等;技术文件:
阐明产品技术、工艺、检验及加工要求的文件一律划归为技术文件,如设计规范、技术图纸、工艺参数、技术标准、检验标准(规程、指导书)、作业标准(指导书、规程)等。
4.1.2公司现有体系文件的分类一览表
管理文件技术文件
第一层(顶层)文件手册技术标准/规范
第二层文件程序文件
检验标准
技术图样
生产和检验作业指导书
工艺流程图/工艺参数表
技术/工艺更改通知
第三层文件管理规定
第三层文件生产和检测设备操作规程
第四层记录
4.1.3所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系相关的文件均应纳入受控范围,并按照《文件编写指导》中的编号规定进行编号(公司体系文件的编号由品质管理部统一控制)。
各部门自行制定的内部管理制度、规章等行政性文件可不纳入受控范围,由各部门自行控制。
4.1.4质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系文件允许采用纸介、电子文档两种媒介。
各场所使用的受控范围内的纸介文件必须具有文件发放部门加盖的“受控”印章和分发号;电子版受控文件在空调办公信息系统(LotusNotes)的受控文件专栏全公司共享参阅,不需加盖受控印章等标识。
所有受控文件原稿由品质管理部保存,不加盖“受控”印章。
4.2文件的编写
4.2.1文件的编写应符合《文件编写指导》的要求。
4.2.2品质管理部组织与协调相关部门编写手册和程序文件。
4.2.3管理文件编写的一般流程:
a)编写部门、人员确定(见4.3.2);
b)定稿前传阅
所有首次受控或重新修改发放的文件定稿前,文件编写人员可采用《文件传阅意见表》的电子流程或纸介形式,对该文件上涉及的所有职能部门进行传阅或集中评审,征询解决各部门所提出的意见并进行修改。
以确保文件的适宜性和可操作性。
c)传阅意见汇总
为保证《文件传阅意见表》上所有部门意见已被采纳或解决,当《文件传阅意见表》走完所有部门后由编写或修改部门作汇总修改。
d)确认会议(必要时)
对于重要文件,编写/修改部门必须召集所涉及部门开会评审,并确认最终版的文件内容,保留《会议纪要》会签记录。
e)审核签字
文件经各部门达成一致意见后,编写/修改部门主管审核签字。
f)审定
文件审核后连同《文件发放申请单》或《文件更改申请单》原稿及《文件传阅意见表》、《会议纪要》复印件一起提交品质管理部申请审定。
凡不遵规定操作则退回,并要求在规定的时间内处理完毕。
4.3文件的审批
4.3.1所有受控文件签字批准前必须发送电子文本报品质管理部进行文件撰写标准化审定。
具体见《文件编写指导》。
4.3.2各类文件的编制、审定、审核和批准的权限如下:
文件类别编制审定审核批准
手册品质管理部/管理者代表总裁
第二层(程序)
文件
主要使用(职能)
部门/品质管理部
品质管理部
文件编制部门所在
中心总监或部门第
一负责人
管理者代表
第三层管理文
件
主要使用(职能)
部门
品质管理部
文件编制部门所在
中心总监或部门第
一负责人
管理者代表
外来管理文件
和资料(包括法
律法规引用)
相关部门//管理者代表
注:
a、第三层文件的文件编制部门为主要使用部门。
b、第二层文件“编制”原则上为编制部门主管,须对文件内容负责,品质管理部审定、管理者代表批准。
c、文件“审核”指复核流程、文件是否符合规定及适宜性和可操作性;文件“审定”指审定文本格式是否符合要求,是否进行标准化,内容与其它文件有无冲突。
4.3.3首次受控的文件在签字审核前需向品质管理部申请文件编号。
由文件编写部门将其纸介原稿及相应的电子底稿交品质管理部存档,同时填写《文件发放申请单》向品质管理部申请受控,所有的管理文件都在“公告栏和空调办公信息系统(LotusNotes)”受控文件专栏的电子版供全公司共享参阅。
4.4管理文件发放
4.4.1管理文件经批准后,由品质管理部文控员进行管理文件发放。
文件发放后品质管理部文控员及时将受控文件原稿及电子版归档并登记于《受控文件和资料清单》。
4.4.2管理文件发放形式及范围
所有管理文件只以电子版形式发布,发放范围为电子版在LOTUS上受控专栏上共享,在需要纸介文件的情况下,各部门需到部门文控员申请二次受控。
4.4.3二次受控发放纸介文件时,各部门文控员打印或复印文件后加盖二次受控印章,填写《文件发放登记表》,由领用人签名。
4.5文件的使用管理
4.5.1当文件破损或丢失时,文件使用人员到部门文控员办理更换或补领手续(交回破损文件后方可补发新文件)。
部门文控员将破损文件销毁。
4.5.2除品质管理部有权限在空调办公信息系统(LotusNotes)受控文件专栏上修改并发放的电子文件外,其他部门以任何形式存在的电子版本一律视为非受控文件,相关人员在使用前必须确认其是否为有效版本。
4.5.3文件版本更新时旧版本的纸介文件由部门文控员及时收回并由使用人在《文件回收登记表》上签名后予以销毁。
凡使用现场出现未受控(即未盖部门印章)及按规定应处理掉的文件而被非预
期使用,将追究使用部门主管及相关责任人的责任。
4.5.4凡受控使用的文件及记录表格内容皆不得随意涂改,注意保持文件及记录表格的严肃性、整洁性。
4.6外来文件和资料的控制
4.6.1需要纳入体系进行管理的外来文件和资料的控制范围,是为策划和运行质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系所需的外来文件和资料,如:
与产品/环境/职业健康安全有关的国际/国家/行业/地方的法律法规、规章,各种标准、规范及其他要求的文件,顾客或供方提供的标准、图纸、图样等。
4.6.2外来文件和资料的识别和管控:
凡涉及相关法律法规和其他要求类外来文件和资料的识别及管控具体见《法律法规控制程序》;凡涉及相关各种标准类外来文件的识别及管控具体见《技术文件和资料控制程序》;由顾客或供方提供的标准、图纸、图样等外来文
件和资料需经相关部门签名确认后,依本公司文件发放规定发放。
4.7文件的定期评审更新
4.7.1管理者代表应适时组织各相关部门对管理文件或资料进行评审,以识别文件修改的需要,确保其持续的适宜性和有效性。
4.7.2评审后的文件修订原则上由原编写人实施,必要时由管理者代表指定部门或人员实施修订。
品质管理部负责提供该文件相应的电子版本。
4.8文件的修订
4.8.1在文件使用过程中,各部门可根据实际情况向品质管理部提出文件修改意见,由品质管理部组织相关部门修改及讨论,定稿后填写《文件更改申请单》办理报批手续。
4.8.2管理文件更改审批后,由品质管理部文控员按4.4条执行。
4.9管理文件的换版
4.9.1管理文件用“第x版,第n次修改”表示版本状态,经第3次修改后或文件需进行大幅度修改时应进行换版。
原版次文件作废,换发新版本。
4.9.2由于各中心/部门的组织架构及岗位职责需每年进行调整,所以组织架构及岗位职责文件以“XXXX年版,第n次修改”表示版本状态。
4.10管理文件的作废
4.10.1当文件(包括电子版本的文件)不适用时,各部门应当适时填写《文件/资料作废申请单》申请作废,品质管理部对最终的作废版本需要归档管理。
4.10.2作废文件由各部门文控员及时收回,作废文件加盖“作废”印章,并填写《文件/记录销毁申请单》,经本部门部长批准后统一销毁。
4.10.3当需要保留作废文件时(如作对照参考),由文控员加盖“作废”或“保留”印章方可使用,以防误用。
4.11电子文件的备份
4.11.1品质管理部当出现体系文件更新时,实时对电子版本文件进行保存备份,如放在备份磁盘中或保存到专用移动硬盘等;
4.11.2对外来电子文件的备份,凡涉及相关各种标准的外来电子文件由产品数据管理部在PLM软件系统中进行自动备份;凡涉及相关法律法规和其他要求的外来电子文件由品质管理部进行备份保存。
4.12技术文件的管理控制见《技术文件和资料控制程序》。
5引用文件:
5.1ZG/QG01·1《文件编写指导》
5.2ZG/CX01.2《技术文件和资料控制程序》
6相关记录:
6.1ZG/JL01-01《文件发放登记表》
6.2ZG/JL01-02-2《文件更改申请单》
6.3ZG/JL01-03《文件/记录销毁申请单》
6.4ZG/JL01-05《受控文件和资料清单》
6.5ZG/JL01-06-2《文件发放申请单》
6.6ZG/JL01-07《文件传阅意见表》
6.7ZG/JL01-09《文件回收登记表》
6.8ZG/JL01-16《文件/资料作废申请单》
6.9ZG/JL03-06《会议纪要》
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- 管理 文件 资料 控制程序