物资编码体系建设实施方案样本Word格式.docx
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物资编码体系建设实施方案样本Word格式.docx
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1.1.2物资分类不合理
物资编码实际上是物资分类的数字化体现,如果物资分类不合理,使得部分物资无类可归或归类错误,同样也会造成编码混乱,数据错乱。
1.1.3编码与物资属性混用
有些单位,简单依托物资的属性定编码,造成了编码与物资属性对应,一旦出现新产品或新的技术指标,就必须经过增加编码的方式来体现物资属性的变化,造成编码混乱。
过多的物资属性进入到编码规则中,造成了物资编码杂乱无章,冗余号段多,编码效率不高。
(2)物资编码系统建设的意义
物资编码体系是物资供应链管理的基础性工作,经过物资编码,能够准确衔接需求和采购。
经过编码体系的建设,能够实现企业内部管理的“此物非彼物”,解决采购非所需,供应非所需的问题。
提高采购、仓储保管和领用的准确程度。
经过编码体系建设,能够理清物流采购与工程建设、客户服务(机顶盒)、固定资产管理、维护维修和财务结算管理的关系。
先有编码体系,后又信息化。
编码系统的建设,对企业的信息化具有非常深远的影响。
编码方案是信息化的主数据,持续贯通在企业的合同管理系统,采购管理系统,仓储管理系统,财务管理系统和固定资产管理系统中使用,承担了主索引的作用。
经过物资编码,准备实物和库存台帐,财务账的一一对应关系。
在过去的管理中,采购账、库存帐和财务账信息不能共享,数据互相矛盾或不一致,无法应对内控和外审的需求。
经过物资编码体系,能够使库存信息分享更及时,财务归集更准确,进而实现财务账和实物账的统一。
2、物资编码体系建设的基本原则
(3)分类管理的原则
根据管理和业务的需求,对物资进行分类,不同的分类使用不同的管理方法。
常见分类如下:
种类物是指商品单品或部分之间没有主要的差异,在使用上不需要做出区分。
单品物是指单品之间需要做出区分,单品有不同的流水序列号进行管控,在入库,出库,维修、退厂等各个环节都需要区分身份标识。
建立不同的分类,能够对不同种类的物资采用最合理的管理手段和管理流程,提高管理的效率,降低操作的不合理性。
(4)内部型号(规格)定编码”的原则
每种物资都有可能面对多个供应商,而每个供应商又有很多供应商的型号规格。
要实现非定向采购,必须建立内部规格型号的概念,使得采购的物资满足技术的需求。
建立内部的规格型号,是衔接技术部门和物流采购部门的有效手段,经过内部的技术规格,实现技术上的互换性。
(5)统一编码结构
编码结构是未来对编码进行数字化展现的统一格式,也是在未来系统中的主数据。
编码结构合理,用户理解容易,操作简便,系统效率高,编码结构不合理,会导致使用不方便,维护变更频繁,不能涵盖所有的物资,没有未来的发展空间等等问题。
(6)严格编码管理和编码执行
有编码体系,不代表能够很好地使用和管理编码。
编码体系还必须确定编码的企业基础标准地位,明确主管部门,对编码的调整和改变必须走相应的管理流程。
编码体系还必须建立相应的编码协调和管理结构,使得未来编码对全局个业务模块和系统都有规范和指引作用。
(7)兼容性的原则
企业内部的编码还必须建立与各供应商编码的对应关系,指导供应商在准入,产品入围等方面对应企业的编码。
要是编码能够兼容供应商、企业过去存在的编码的能力,保证数据的平稳割接。
(8)扩充性原则
广电技术日新月异,必须为未来技术的升级换代留有充分的空间,保证满足未来企业设备技术的进步。
3、物资编码体系的目标和内容
(9)因地制宜的确定企业的编码原则(规则)
企业物资编码体系建设是一项基础性、长期性的工作,涉及到企业管理的方方面,对企业优化管理,提升业务处理效率,加强不同部门单位的协同,采集和分析数据,辅助领导决策都具有非常重要的作用。
(10)对物资进行合理的分类,经过分类定管理流程和操作标准
广电行业涉及到物资设备近万种,需要根据管理维度、业务纬度,技术纬度建立合理的分类,只有建立了合理的分类,才能确定不同分类的管理目标,管理流程和操作标准。
首先需要进行分类调研。
分类调研主要围绕以下四个方面:
工程建设和运行维护对编码分类的需求(技术约束条件);
物资管理的采购、仓储,领用,固定资产,财务管理对物资编码分类的需求(管理约束条件);
公司领导、职能部室、分公司对编码体系建设的需求(统计、查询和信息获取条件);
符合操作习惯,能够快速定位查找物资的需求(方便性约束条件);
项目组要拿出物资编码分类建议书,建议书要按照四大需求的要求,提出分类方案。
并对每个分类的物资管理提出明确的管理流程和操作标准。
物资分类建议书
大类
子类
细类
技术需求
管理需求
统计需求
方便性需求
。
。
用户终端
机顶盒
双向高清机顶盒
入库扫码
出库扫码
销售扫码
退换货扫码
返厂维修扫码
单独归类入财务客户终端设备销售收入。
纳入高清业务统计。
使用原有随机流水号编码。
(11)确定编码结构
编码结构是数字化的基础,是物资的“身份证号”,经过对物资编码的管理,实现物资的全寿命的管理。
编码结构的确定要体现高效、易用和灵活兼容,为未来的技术发展留有空“号段”,同时也要提高编码效率,降低系统的非必要运算内容。
工程器材编码结构(示例)
第1、2位
第3、4、5位
第6、7位
第8、9位
编码意义
细类编码
名称编码
类型编码
型号编码
位数
2位
3位
2
示例
02
002
01
编码数字范围
01-99
000-999
00-99
举例
分配网器材
接插件
公制过电接头
L-9A
对应分类目录位置
三级目录
四级目录
五级目录
六级目录
备注
对应财务大类
对应名称
对应类型
对应型号
完整编码示例
(12)编制物资编码目录
编制物资编码目录是根据物资编码原则(规则),按照物资分类,依据编码结构,赋予每种物资明确的编码,并形成文字编码目录文件。
编制物资编码目录,是编码体系建设的落脚点,是最终的成果。
编码目录一旦建立以后,今后的各项工作如管理流程的建立和修改、信息系统的建设开发,采购和供应都必须以编码目录为依据,保证编码目录权威性和唯一性。
(13)编码的割接方案
企业过去都使用一套或多套编码结构,编码的割接方案是:
1、对原编码结构进行分析,建立与新编码结构的对应关系。
2、割接方案的技术保障办法(数据库修改,数据库增加记录等方式)
4、物资编码体系建设的实施计划
(14)组织保证
成立编码体系建设领导小组,确定内部和外部专家,形成编码体系建设的决策机构;
成立编码体系建设项目小组,确定企业相关部门,外部咨询顾问的人员组成,形成编码体系建设的执行部门;
聘请外部专业咨询公司,对物资编码体系建设进行咨询和辅导。
(15)拟制编码体系建设原则(规则)
编码体系建设项目小组应当充分考虑外部和内部的现状,根据各部门的有关需求,结合现实,考虑未来,拟定编码体系建设原则(规则)。
(16)拟定物资分类,确定物资分类的管理流程和操作标准
建立物资的业务分类,管理分类,进而提出针对性的管理流程和操作标准。
比如机顶盒属于终端用户设备,那么其管理的流程应该涵盖采购,销售、退换、返厂维修(质保期内和质保期外),按照这个标准,在采购入库,销售领用、退换货等环节应该采取的流程和标准是什么。
(17)拟定和审批编码结构
依据物资编码原则和企业的物资分类,拟定物资编码结构。
(18)拟定物资编码目录,颁布企业标准文件
结合企业现有的物资分类和使用的物资,为物资赋予明确的编码,并经过正式发文的形式,确定物资编码。
此致
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