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这个很好把握,要上级批复,就报请示,不需要批复,就报报告。
第二类:
平行文,如通知、函、纪要、议案(政府提请人大审议事项)。
第三类:
下行文,如命令、决定、公告、通告、通报、批复、决议、公报、意见、通知、纪要等(通知、纪要在下行文中比较常见)。
(三)公文写作特点
1.起草公文有三定
一是认定关系,二是选定文种,三是确定内容。
2.公文有三个标识
一是套红头,二是编文号,三是盖公章(纪要、决议、通报等除外),盖公章是公文印制中最后的工序。
3.行文要行公文
前面提到三个动词,批转、转发、印发,这三个动词在起草公文时常用,但是不能乱用。
(1)批转就是批示转发,一般是上级转下级。
(2)转发一般是平级转平级的文、下级转上级的文。
(3)印发有两点:
一般是发非公文,比如工作计划、工作方案、应急预案,都可以随文印发;
再是公文中的意见,其他公文不能用印发,就是可以用印发的就只有意见一个。
二、公文的格式
公文的格式分为文头、文中、文尾三部分。
(一)文头部分
文头部分必须要有的要素是发文单位名称、发文字号。
1.发文单位名称。
发文单位名称可以是全称或者规范化简称加“文件”二字。
发文单位名称一般使用红色小标宋体字,大小根据文字长短设定。
位置距上边沿35mm,下空2行(距发文字号)约20mm。
2.发文字号。
由单位代字+年份+发文序号,关于单位代字,新条例没有明确规定,一般来说,一个单位代字,不要超过六个汉字,代字一旦确定,就要固定使用,不能经常更换、改动。
确定的时候,也有规范要求,一般先取单位名称的第一个字,然后取表明单位、行业属性的字,再冠以行文机关的简称,比如崆峒区效能风暴行动协调推进领导小组办公室发文,就是崆效办发。
需要注意的是,年份要写全,如2017不能写成17,年份要用六角括号括起来,其他括号不能用。
文号不能设虚位,比如1号文不能写成01号,前面也不加“第”字。
另外,文头部分可能还要有以下要素,份号、密级、保密期限、紧急程度、签发人等。
(1)份号就是公文印制份数的序号,一般用6位阿拉伯数字,可以设虚位,份号一般标注在文头左上角第一行顶格,黑体字三号。
(2)密级和保密期限,公文密级有三个:
绝密、机密、秘密。
绝密最长30年,机密最长20年,秘密最长10年,一般保密时间不需要那么长,所以就用密级+保密期限来标注,如绝密★1年,密级和期限之间用实心五角星相隔,年之前数字用阿拉伯数字,不设虚位,这个标注在文头左上角第二行顶格(党政公文一体化前,行政公文标注在右上角),黑体字三号。
(3)紧急程度,紧急公文分为特急和加急两种,紧急电报则分为“特提”“特急”“加急”“平急”。
这个标注在文头左上角第三行顶格,如果份号和密级有一种不用标注,则紧急程度可以提到上一行,黑体字三号。
(4)签发人,签发人居右,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字编排,编排在发文机关标志下空两行位置,签发人三字用三号仿宋体字,签发人姓名用三号楷体字。
(二)文中部分
文中也称作公文主体,文中部分必须要有的要素包括:
大标题、主送单位、正文、落款、成文日期。
1.大标题,由单位+事项+文种组成,用小标宋二号,位置上距红色分割线2行约20mm,下空1行约10mm写主送单位。
2.主送单位,可以是单位全称、规范化简称或者若干单位统称,要顶格写,用仿宋三号,比如:
政府办普发文件主送单位为“各乡镇人民政府、街道办事处、平凉崆峒山大景区管委会,区政府各部门,省、市驻区有关单位:
”,区委或区委办单独行文变为:
“各乡镇、街道党(工)委,平凉崆峒山大景区党工委,区委各部委,区级国家机关及各部门党组、党(工)委,区人民武装部党委,各人民团体党组,平凉新世纪集团、海螺水泥有限责任公司党委:
”。
有些公文不标注主送机关,如纪要、决议、公报、公告等。
3.正文,正文部分有层次结构,第一层是一级标题,黑体字三号,用汉字序号,后加顿号;
第二层是二级标题,用楷体加黑,用汉字序号加圆括号,后不加标点;
第三层是三级标题,用仿宋体加黑,用阿拉伯数字加圆点,不是顿号;
第四层是四级标题,用仿宋体不加黑,用阿拉伯数字加圆括号,后不加标点。
正文部分要尽量避免采用多层次结构,正文其他文字部分一般全部用三号仿宋字体。
4.落款,就是发文单位署名,需要加盖发文单位公章。
加盖公章有标准,可以总结成一句话,“上大下小齐年盖月”。
5.成文日期,一般是指签发人签发日期,成文日期右空四字编排。
年月日要齐全,用阿拉伯数字,不设虚位,7月不能写成07月,党政公文都一样。
6.附件,有时文件中含有附件,附件位置在正文下空一行、左空两格,附件后加全角冒号。
附件名称不加书名号,如果只有一个附件,直接跟在附件后面,前不加序号,后不加标点;
如果有多个附件,附件名称前要加阿拉伯数字序号,序号后面加小圆点,不是顿号,附件名称后面不加任何标点,附件名称太长需要回行,第二行首字要与上一行附件名称首字对齐。
附件内容首页左上角顶格编排附件及顺序号,附件及顺序号用3号黑体字。
7.附注,有时还有说明事项,就用附注,位置就在成文日期下一行,左空两格加圆括号,括号内不出现“附注”二字,比如:
(此件发至县团级)、(联系人XXX联系电话)、(此件可登报)等等。
(三)文尾部分
文尾也叫版记,就是文件最后有几条黑线的部分,黑线与版心等宽。
首条分割线与末条分割线都用粗线,中间的用细线。
分割线上不放东西,党政公文都取消了主题词。
文尾必须要有的要素为:
印发单位和印发日期,两者同处一行,一左一右,左空一字,右空一字,四号仿宋字体。
年月日标全,不设虚位。
抄送单位:
有的公文还有抄送单位,位置在印发单位上一行,左右各空一字编排,写成“抄送冒号”,冒号为全角,四号仿宋字体,抄送单位可以是全称,也可以是简称或统称,一行放不下就另起一行写,要与冒号后第一个字对齐,中间不加黑线,最后一个抄送单位名称后标句号。
公开属性:
有些公文还有公开属性,这个国家有最新的规定,2016年11月10日国务院办公厅印发《〈关于全面推进政务公开工作的意见〉实施细则》国办发〔2016〕80号,明确提出“行政机关拟制公文时,要明确主动公开、依申请公开、不予公开等属性;
部门上报的发文请示件没有明确的公开属性建议的,本级政府办公部门可按规定予以退文。
”公开属性分三种:
主动公开、依申请公开、不予公开,位置就在印发单位之上、抄送单位之下,左空一字,写“公开属性冒号”,四号仿宋字体,后不加标点符号,用细线隔开。
(四)版面
版面也是一个重要部分,但不属于公文格式。
依据《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012),这个标准是中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局等单位起草,中国国家标准化管理委员会发布的,2012-06-29发布,2012-07-01实施,替代了GB/T9704—1999,版面基本格式简单作以介绍。
1.公文一般采用A4纸,有些附件太大,比如图表,也用A3或者更大尺寸纸。
2.装订订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±
4mm。
3.上行文与下行文文头统一,上行文不再留空。
4.成文日期一律采用阿拉伯数字,不设虚位,不能写成01。
5.页边距,上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,页脚,单面排版2.8cm,双面排版2.7cm,文字一般每页排22行,每行排28个字,特定情况下可以适当调整。
6.页码,用阿拉伯数字,字体为四号半角宋体阿拉伯数字,左右各放一条一字线,单页居右空一字,双页居左空一字。
如果附件中有表格,表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
三、公文写作要领
(一)大标题
大标题有三性,一是完整性,就是“发文单位+事由+文种”,三要素不能少,次序也不能乱。
二是简洁性,能简则简,简化要在事由部分简。
三是准确性,就是要一目了然。
(二)小标题
1.小标题是大标题的分支,内容不能与大标题重复,也就是说大标题与小标题是总分关系,如果内容相同,整体上就会逻辑混乱。
2.小标题排布要统一,如果小标题后紧跟内容,所有段落都要一致;
如果内容另起一行,其他段落都另起一行,小标题后不要加句号。
3.小标题句式要对仗,如果公文内容分若干段落,就会有若干小标题,小标题的句式结构要尽可能的整齐对仗。
通常有这么几种结构:
A.介词式:
如“关于活动的主题”;
B.偏正式:
如“工作的基本思路”;
C.动宾式:
如“建立执法队伍”;
D.主谓式:
如“思想认识”。
比如有份文字材料,小标题这样写:
一、充分认识安全生产的重要意义,二、切实明确安全生产的主体责任,三、科学制定安全生产的具体措施,四、全面提升安全生产的保障能力。
(三)结尾语
通常用的公文一般都有结尾语,包括:
通知、请示、报告、函、批复等。
结尾语之后要有句号,不能缺少。
1.通知,可以选用的结尾语
常用的指令性通知:
“请认真贯彻执行。
”或者“请遵照执行。
”或者“请组织落实。
”告知性的通知,就一种,“特此通知。
”通常可以省略。
2.请示,可以选用的结尾语
以上请示,请予批复。
以上请示,请审批。
妥否,请批示。
3.报告,可以选用的结尾语
特此报告。
以上报告,请审阅。
以上报告,如有不当,请指正。
4.函,可以选用的结尾语
有两类,一类不需要回复,如特此致函。
专此函告。
还有一类需要回复的函,如以上妥否,请予函复。
以上请予支持并盼复。
5.批复,结尾语只有一种
特此批复。
(四)常用公文的写法
首先告诉大家写作的基本步骤:
1.领会领导意图
2.明确发文目的
3.广泛收集材料
4.合理谋篇布局
5.组织语言文字
6.进行修改完善
这里有几种常见公文的写法,我们看一下:
1.通知,分两种,指令性通知和告知性通知,指令性通知里面有部署工作和批转事项,批转或者转发、印发前面说过了,这里再不说了,部署工作的通知用的更为广泛,通常写三个部分:
(1)总说。
包括背景、目的、依据、过渡语(如“现就XXXX作如下通知:
”)。
有时,背景、目的可以省略。
(2)部署事项。
可以分成小标题展开,小标题前面也说过了。
(3)结尾语,前面也说过了,结尾语有时可以省略。
告知性通知分为告知事项和任免干部两种,告知事项通知通常写三个部分:
包括背景、目的、依据、过渡语。
有时背景、目的可以省略。
(2)告知内容。
(3)结尾语,可以省略。
任免通知通常写两部分:
(1)任免内容。
(2)结尾语。
2.请示,通常写四部分:
包括起因,事由或理由,请示事项,结尾语。
比如:
XX县文广局关于申请古建筑修复所需资金的请示,县政府:
县AA公园BB古建筑因年久失修,目前损毁严重(起因)。
这座古建筑建造于清代乾隆年间,具有很高的艺术价值,修复这座古建筑,对于保护历史文化遗产,促进我县旅游资源开发,具有重要意义和作用(理由)。
经初步测算,修复工程共需资金80万元。
由于我局财力有限,资金筹措困难,现请求县政府研究解决资金问题(此为请示事项)。
以上请示,请予批复(此为结尾语)。
后加落款、日期就行了。
3.报告,通常写六部分,一是总说,包括概况、过渡语(如,“现将有关情况报告如下:
二是取得的成效,可以分成小标题。
三是采取的措施(或做法、体会、特点),可以分成小标题,一般成效和措施可以合并写。
四是存在的不足。
五是下一步工作打算。
这两部分也可以合并来写。
六是结尾语,可以省略。
XX市人民政府关于全市2016年工作情况的报告
省政府:
2016年,在省委、省政府和市委的坚强领导下,我市深入贯彻党的十八大及十八届XXXX,认真落实XXXX等措施,各项工作成效明显。
现将有关情况报告如下(总说):
过去的一年,我市取得的成绩主要体现在六个方面。
一是经济实力大幅提升。
·
二是工业经济稳步增长。
三是现代农业快速发展。
四是城市功能不断完善。
五是旅游产业深度开发。
六是民计民生持续改善。
(以上是取得的成效)
为了做好2016年工作,我市主要采取了四项措施。
一是始终在项目建办中加快转型。
二是始终在实干攻坚中破解难题。
三是始终在共建共享中促进和谐。
四是始终在转变作风中提高效能。
(以上是做法)
在看到成绩的同时,我们也清醒地认识到,当前我区总体上还处于打基础、增后劲、促转型的发展阶段,经济社会发展还存在一些亟待解决的困难和问题:
一是·
;
二是·
三是·
可以概括的说。
(这是存在的不足)
新的一年里,我市将立足新起点,顺应新常态,抢抓新机遇,围绕省委、省政府部署要求,紧扣XXX目标,突出抓好XXX等重点工作,努力推动全市经济社会发展再上新台阶。
(这是下一步打算,由于这个报告的主要内容是第二、三部分,因此这部分没有必要展开。
)
以上报告,如有不妥,请指正。
(此为结束语,一般可以省略。
)最后加上落款和日期就可以了。
4.通报,从内容上看,通报分为表彰性、批评性和传达性这三种。
如批评性通报,通常写五部分:
一是总说,包括定性、目的、依据、过渡语。
二是事情经过。
三是原因分析。
四是处理情况,原因分析和处理情况可以合并。
五是下一步要求。
5.纪要,一般写五部分,一是会议简况,包括时间、地点、主持人、议题、出席者。
二是会议经过,如“会议听取了XXX关于·
的汇报。
”三是会议观点,这是虚的,比如会议认为·
,会议指出·
。
四是会议成果,这是实的,比如会议决定(确定、议定)如下事项(意见):
一、·
二、·
三、·
五是结尾语,如会议要求·
,会议号召·
6.函与批复,函可以分为去函和复函两种,去函通常写三部分,即事由、理由或要求、结尾语。
还有一种是复函,复函也写三部分,一是收文情况,如“贵单位《关于·
的函》收悉,我办高度重视,认真研究,同意怎么怎么样,”二是回复意见,必要时,可以分成小标题来说明。
三是结尾语,此复或者特此函复。
批复可以写四部分。
一是收文情况,如“你单位《关于·
的请示》收悉。
”二是批复意见,分三种情况:
同意、原则同意、不同意。
如“经市政府研究,同意你们提出的意见,·
”三是补充要求。
如“希望你们·
,请你们·
,”这里可以用序号分几条来说,这部分也可以省略。
四是结尾语,特此批复。
7.公告与通告
公告是一种严肃庄重的公文,它内容单一,篇幅较短,分三部分:
标题、正文、落款和日期。
标题有三种,一是完全式标题,包括发文机关、事由和文种;
二是省去事由,只写发文机关和文种;
有的只有文种。
正文一般由依据、事项和结语组成,开头要简明扼要地写出公告的依据,中间写公告事项,最后用特此公告结尾。
公告日期有的注在标题下方,也可注在正文末尾落款处。
中华人民共和国全国人民代表大会公告
第十届全国人民代表大会第三次会议于2005年3月13日选举胡锦涛为中华人民共和国中央军事委员会主席。
特此公告。
中华人民共和国第十届全国人民代表大会
第三次会议主席团
2005年3月13日
通告也分三部分写,标题、正文、结尾。
标题有三种形式:
(1)发文机关+事由+文种;
(2)发文机关+文种;
(3)只标明文种名称,落款写发文机关全称,加盖公章。
正文也分三部分:
开头。
说明发布通告的原因和目的,主要为下文提出“应该遵守和执行的事项”打基础。
中间写通告的具体事项,如果事项较多,要分项逐条写。
结尾写具体要求,最后写“特此通告”,也可以省略。
8.信息,信息是非公文,但是大家可能经常写信息。
那么信息怎么写,不同类的信息有不同的写法,最基本的就是写好标题、写实内容,标题很重要,俗话说“看报先看题”,题目要直观,要能够反映整篇信息的核心内容,通过看题目就知道信息说的是什么。
那么标题制作都有哪些要求?
第一个要求就是政务信息的标题一般不玩虚的。
第二个要求就是信息标题要简短,最好是一句短话,顶多不能超过两句短话。
第三个要注意标题一般没有副标题,而且下面一般也不分小标题。
我们举一些例子,《我是哪个县,哪个灌区,续建配套与节水改造项目连续7年得到中央预算内专项资金支持》,这是人家原来编的一个信息的标题;
第二个标题呢,《哪个区第一季度财政收入实现开门红》。
大家看看这两个标题有什么缺点,第一个标题太长了,而且还没有说的很清楚。
第二个标题简短倒是简短,意思也基本上知道,但是不具体,因为开门红可能是所有单位的特点,那么你实现开门红到底财政收入是个什么样的一个概念。
没有出现在标题上,所以这两个标题都是需要再推敲的。
那么我们试着改一下,比如第一个信息,我们改成这样一个标题,反过来,不是说我们县,而是从上面来讲,《国家发改委下达某某灌区的续建项目专项资金450万元》,清清楚楚,哪下达的,给哪的多少钱,这是不是又短了,又首语入题了呢。
第二个标题我们可以这么来看,就是哪个区第一季度财政收入超亿元,超一块钱也是超亿了,这个概念出来了,就是原来是千万级的财政收入总盘子,现在变成超亿元了,第一季度是这么一个开门红,这个开门红是不是就比较实了。
第二个要准确,标题必须准确、真实地反应信息的内容,与信息内容相吻合。
第三是醒目的要求。
信息的标题,要突破定式,不破俗套,给人以耳目一新之感,并能留下深刻的印象。
这样一个标题,《小穷亏企业要换个活法》,“小穷亏”是三个字,是三类企业,也可能是一类企业,既小又穷又亏,也可能是小的企业,也可能就是穷的,也可能是亏的企业,反正这一类企业怎么在改革大潮当中换个活法,这个是读者非常想了解的,那么这个标题就非常的醒目,抓眼球。
第四个,标题要简练,就是要简短、干脆、高度概括。
比如前面两个举的例子它也是除了醒目的特点之外,非常的简练、简短、清清楚楚。
那我们再举个例子,《当前企业职工有五盼》,这个标题呢也很好。
任何一个发展阶段,企业都有期盼,企业职工也都有一些想法,那么现在,在去产能、去库存、去杠杆的过程当中,企业职工有哪些期盼呢,它概括了五个,肯定是最新的,这就很好,满足了上级领导对信息的需求。
信息内容是信息的主体,政务信息主体内容的写作要真实、精炼,一般都是站在第三者的角度反映情况,写作时不要穿靴戴帽,不要分层分段,开头不要说背景,结尾不要谈体会,把事情概况说清楚就行,最好带点数据、加点分析,信息质量会很高。
这部分内容怎么写,我们提出这么五点供大家参考。
第一就是中心思想要凝练,第二是文章立意要新颖,第三是结构层次要严谨,第四是语言格调要庄重,第五是背景介绍要得当。
中心思想要凝练。
一条信息只能有一个主题,如何来概括这个主题这就是中心思想怎么来凝练问题,虽然一篇信息的文字量不大,但是它的中心思想必须要有一定高度,那么怎么实现这个高度呢,就是要通过具体现象来提炼聚焦实现它的突出中心思想。
提炼聚焦中心思想方法有这三集中。
一是反应的事情要集中。
信息一般都是一则信息一件事情,叫做一文一事的写法。
二是论述观点要集中,一篇信息只讲一个观点。
写信息和写其他的文章不同的是虽然要讲观点,但是不能用完全纯说理的方式和语言来表述,更不能有高谈阔论,大量的旁征博引,而是最好是通过具体事,通过具体数,用事实来说话,用数据来说话。
三是语言材料要集中。
围绕主题选择语言,尽可能用最少的文字,概括最大信息量,对于信息文稿多余的文字的,要舍得动刀子,砍掉那些套话、废话,包括那些永远正确的空话,大话。
第二个是文章立意要新颖。
虽然信息的文字量很少,但是它也是一篇文章,写文章就要有立意,立意无非几个要求,要高远,要有价值判断,要有一定的前瞻性,但是最重要,在写信息当中最重要的立意是要新颖,一是观点新颖,不能用老旧的理论,必须是新的提法。
二是内容新,一则信息必须是新经验的总结,新做法的概括,或者新取得的成效。
第三个结构层次要严谨。
虽然只有三四百字,但是也是有结构的,有结构就要防止松散,结构很庞大,东扯西拉,或者说结构中的层次不严谨,从上面的顶层突然之间就到了下层,中间没有衔接,那么这样的结构层次怎么能够严谨呢,我们说要讲格局,字数越少越要体现有格局观,要有格局的精神,信息字数少的更需要结构严密。
那么一篇信息采用什么样的语言文字结构,它要根据主题需要来决定,可以采用固定的结构方式,也可以采取几种结构交叉使用,关键是要使得你所反映的信息的上下左右能够坚固,整体布局合理匀称,这样的结构它能够在简短的文字当中,既高度凝练又能够把事情说清楚,逻辑严谨。
常用的信息写法的结构,有这么几种。
一种叫做金字塔式的结构,这样的结构就是完全按照事实发展的时间顺序组织材料来编写信息,事件发生的开头用简短的话来说,什么时间发生什么事情,然后中间交代这个事情的发展过程,最后把处理这个事件的整个做法和结果做个介绍。
第二种结构方式叫做倒金字塔结构,就是开头说最重要的结果,结果是有吸引力的,那么后面的内容就有了阅读的连续性。
比如我们讲经验,这样的信息你标题讲我们有“五大做法”,开头就把这五大做法的主要内容简要地用文字叙述出来,然后把里面的重点的做法,在中间做个交代,最后以很简短的文字,来介绍这个五种做法推出之后取得什么样的效果,或者说是周边有多少个单位来参观考察学习。
第三个叫做递进式的结构。
一则信息有很多材料,每个材料之间都表达一层意思,那么每一层意思是
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