益友Excel账务系统使用手册Word格式.docx
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益友Excel账务系统使用手册Word格式.docx
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3.4、计提减值准备
3.5、变动资料查询
3.6、变动资料返回修改
四、系统维护
4.1、会计科目维护
4.2、账套基本信息
4.3、调色板
4.4、数据检查
五、首次启用流程
六、日常使用流程
七、其他说明
附:
常见操作问题处理
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首先感谢您对益友的支持和选用!
本系统在微软OFFICE-EXCEL的平台上开发而成,可用于中小企业的会计做账需求;
运行本系统的电脑硬件要求较低,软件要有完整安装的微软OFFICE-EXCEL(最佳运行效果EXCEL2003版,其他版本OFFICE未经严格测试,可能会有部分功能受影响或不能使用);
系统应用EXCEL表格编辑,公式函数、控件、窗体和VBA技术等功能,灵活运用实现财务做账电算化的所需功能,具有界面简洁美观,操作方便快捷,功能完备实用,紧跟做账流程的特点,可以让你轻松实现会计电算化的梦想。
本系统在EXCEL平台上运行,但同时基本完整保留EXCEL本身的功能与操作特点,不会因使用此系统而影响其他EXCEL文件的操作。
益友Excel账务系统功能特色:
1、账套数据文件与账务处理文件互相独立,可建账套文件数量无限制,版本功能升级变得非常容易,只需替换账务处理文件即可;
2、账套设置灵活方便,科目级次最大可六级,且每级位数自由设定,会计科目随时加减,可适应各种类型企业核算需要;
3、完善的辅助核算功能,支持部门、数量、外币核算及相关功能齐全的各种账表查询,明细账、部门账、数量账、多栏账一应俱全;
4、完善的会计报表功能,非常好用的益友报表取值函数及独立的扩展报表文件,可随意灵活设计你的会计报表及财务分析表格;
5、界面美观,操作简便,人性化设计,支持表账证一体化关联查询;
6、功能齐全的各种数据检查工具,确保账务数据准确安全;
7、所有功能都经反复测试,做到准确高效,运行速度快,出错机率低,支持数据量可达到3000个科目,65000行的凭证;
8、设计独特的现金流量表编制方法,可以方便、快速、准确编制现金流量表。
系统运行至少需要三个文件,一个是益友账务处理,另二个是益友操作员种账套数据文件,因此日常做账核算时是三个EXCEL文件配合使用。
系统打开与登录:
当使用益友系统时,先要将EXCEL的宏安全性设为“中”或以下。
设宏安全等级方法请看图示。
打开EXCEL程序,点菜单“工具”
工具下面选上宏->
安全性
运行时首先双击打开“益友账务处理”文件,出现以下登录界面:
最新版本是V7.3
操作员显示“Manager”,账套文件可点击按钮从下拉文件列表中选择或双击显示文件选择窗,点“新建”按钮可按系统提示建立一个带有一级科目的空白账套文件,附带空白模式账套文件初始密码六个“8”,新建账套密码也为六个“8”。
益友账务处理系统分为账务处理、报表分析、固定资产、系统维护四大功能模块。
如图示:
账务处理:
可完成凭证录入及修改,凭证检查,凭证汇总,凭证查询,打印,会计表格及账簿查看,损益结转及期末结账。
报表分析:
用于财务报表格式与公式设置与查看,财务数据分析,打印报表等日常工作;
系统预设了资产负债表、利润表和现金流量表格式,用户可以修改资产负债表及利润表格式并自行设取数公式,取数公式设定方法可观看报表公式设定操作动画文件;
另十五张空白报表自行按需要随意设置。
固定资产:
此模块可完成固定资产的初始输入,每期自动计提折旧生成凭证,固定资产的日常变动(增加、减少或其他变动),固定资产资料的查询等,还可根据政策计提资产减值准备。
系统维护:
主要可完成账套信息设置(里面包括核算单位信息、凭证字、核算币种、会计部门人员、会计核算年度和期间及部门名称的设置)、会计科目设置、科目初始余额录入、数据检查,还附加一个界面颜色个性化选择的“调色板”功能,还有系统使用说明。
通过此系统你可以从此抛弃繁琐的手工账,轻轻松松完成账务处理,感受会计工作的乐趣。
各功能通过主界面的功能图标启动,随时调用的“益友菜单”及“账证表一体化查询”功能会让你操作起来非常轻松如意。
益友菜单图示(绝大部分功能在此可进入操作):
益友菜单名称显示为“益友财务”,点击后有一系列功能菜单。
益友账务系统采用先进的多账套操作方式,启动时可以按提示新建账套或打开原有账套;
成功启动账套后根据需要自行设好新账套启用前的所需信息,方法是进入账套信息填好各项目,包括单位名称,地址,会计
机构,凭证字,科目类别及识别码,启用年度与期间,核算币别,部门名称等,然后就是设置会计科目,方法是点系统维护“会计科目(图标)”,按窗口提示做科目增减或修改操作;
会计科目增减窗口(点按钮做相应科目操作):
设好科目后点“会计科目(文字)”进入科目一览表(KM表):
(注意:
是点击红线框住的文字进入KM表)
进入科目一览表填写科目初始余额(或从益友菜单->
系统维护“初始余额”进入)图示(一个个填好科目借方或贷方余额):
填写科目余额时,一级或二级科目有下级科目的可以不填,只填最明细科目余额,填完后做初始余额检查,自动核对借贷平衡,科目需要核算数量或外币的在相应栏目填上其初始数。
注意:
如果账套启用不是从一期开始,那么填好余额后从一期开始做期末结账,一直结账到实际启用期间,这时账套初始化工作完成,可开始录入凭证进行账务核算了。
账务处理模块主要用于处理会计凭证,也是会计日常最主要工作。
此功能模块可完成凭证录入及修改,检查,汇总,查询,打印,损益结转及期末结账等工作,通过凭证汇总可生成各种会计表格、账簿,方便地了解并管理你的全盘账务。
主界面中简要描绘了一个账务处理的流程,可以点击主界面相应图标进入所需功能。
点主界面下的账表名称可查看到各种账表数据。
主界面点“凭证输入”进入,看到预设的凭证样式EXCEL表格,右上面是一排功能按钮。
输入时可以双击摘要单元格开窗选取摘要,双击科目单元格开窗选择会计科目,也可手工输入科目编码自动获取科目(CTRL+F也可以打开摘要或科目选择窗);
有外币模式和非外币模式,凭证号自动检测最大号及日期自由调整,凭证字号也可自由调节;
借贷方自动平衡检查,严格的数据输入检测保证数据质量,输入时可自由加行减行,输入完成点“确定”后,数据自动追加到“凭证分录一览表”;
分录科目有数量单价时在下面录入核算数量单价;
科目有核算部门时可选择取分录部门;
双击金额栏可显示当前科目的最新余额,按右键金额借贷方跳转,方便录入多借多贷凭证,录入凭证非常方便快捷,很人性化。
1.2、凭证检查
主界面点“凭证检查”,可对当月的凭证张数统计,每张凭证借贷是否平衡,凭证号是否连续进行检查,以便在录入凭证不慎出错的情况下能方便查出,保证凭证数据准确。
1.3、凭证查询
点“凭证查询”按钮进入“凭证分录一览表”,日常录入的所有凭证全部放在此表,可用于查询,修改,删除等基本凭证管理操作,点表格左上角“整理”按钮,对凭证信息数据进行整理(自动排序设好格式),还有其他的一系列功能按可方便进行凭证的维护,如“修改”,“新增”,“删除”,“复制”,“导出”等等,“过滤”功能可用来做凭证分析,还可用EXCEL自带的自动筛选及查找功能(此表数据一般不修改,确实要修改需慎重,不要破坏借贷数据的平衡,如修改了科目编码和金额后要返回到修改的期间结账,后再按期间顺序向后逐个期间结账一次)“更新科目名称”可让改了名称的科目自动更新
“凭证分录一览表”左边按钮:
“凭证分录一览表”右边按钮:
点击主界面点“凭证汇总过账”,开始汇总录入的当月凭证,汇总的条件是录入的科目编码,对凭证中相同科目发生数据汇总成表,并能汇总明细科目逐级到上级科目,汇总后“凭证汇总表”、“科目发生额及余额表”、“试算平衡表”的数据会更新到当前期最新状况;
可点击主界面下的相应表名查看汇总结果。
凭证汇总过账窗口:
部分凭证汇总过账过滤窗口:
主界面点“凭证翻阅打印”进入,此功能可按传统凭证格式查阅打印凭证。
点“打印”可输入起止号(按"
字"
类别)开始打印。
打印纸张为A4纸纵向1/2大小。
凭证上方有二个选择框,可选所需凭证月份和凭证字。
“查找”按钮是用于快速定位查找指定的凭证,右上左右六个按钮用于换张及换页等,可直接到末张或到回首张,上下按钮用于换页。
每次进入默认是当前核算月份的收款一号(也可进入“账套信息”修改凭证字号顺序)。
凭证翻阅打印相关图示:
每期账务处理完了,要将损益类科目余额结转到本年利润,点“结转损益”可自动生成损益结转凭证,收入类结转到本年利润贷方,成本费用类结转到借方,可以正确算出每期经营收益或亏损(贷方正数盈利,负数亏损)。
损益类科目编码首位数字一般为5或6或自定义,会计科目一定要有“本年利润”。
损益结转操作窗口:
每期账务处理完了点“期末结账”进行结账。
月末结账功能主要完成:
第一、检查业务处理的完整性,提示进行账套文件备份;
第二、计算期末科目发生额、累计发生额及余额;
第三、保存科目发生额、余额到科目(KM)表相应栏,结完账后自动跳转进入下一个期间核算。
如到了12期会进行年终结账,在12期结账后,再点一次“期末结账”,按提示完成年结后系统自动形成一个空白账套开始下年账务,同时会备份一个已完成年度的账套数据文件(备份到原账套文件同一目录下),空白账套保留了账套科目列表,新年度的的科目年初数。
年结完后操作的账套文件即是新年度账套文件,一切按正常做账操作模式即可。
“凭证汇总表”在主界面下方点击进入,此表是汇总完凭证后生成的一级科目当期发生数。
“科目发生额及余额表”在主界面下方,此表是一个包括所有科目的期初数、本月发生、本年累计及期末数的科目试算平衡表。
此表可查看每个科目的各月余额及发生情况。
右上还有“余额表选项”按钮,用于设置查看的表格数据及格式样式,方便阅读,选不同期间可为生成季报数据之用;
(启用账证表一体化查询功能)双击任一行科目数据可查看对应明细账。
此表的所有数据由程序生成,用户只需按月查询、核对、分析汇总结果即可,财务报表可从此表取数。
每一会计期间做了凭证汇总或结账后相应月份才会有数据。
设定丰富,功能强大的余额表选项,还可以快速查看季度报表数据。
“试算平衡表”在主界面下方,此表是所有一级科目的汇总,数据来源于明细科目表,因此与明细科目表数据总额是一致的。
表中没有公式,全部数据由程序自动生成。
数据主要用于查询及会计报表取数,双击任一行科目数据可查看对应明细账。
点“现金银行日记账”,此表用来核对或分析现金和银行存款的发生情况,左上有个现金银行账户选择框,双击对应名称开始生成账页,账户选择框旁边有个月份选择框,可选择所需月份。
右上有结余方式选择,可选择按日结余或按每一笔结余方式计算结余数。
双击数据行也可查对应凭证。
最后一列双击可出现或取消核对标记。
点“总分类账”,表格界面左上有个科目选择框,选中所需科目生成对应明细账用于查询。
开始是显示所有业务明细,点“总账格式”筛选后就是总账格式,“打印”按钮设置打印账页,可打印出来装订成册备查。
双击数据行可查看对应凭证。
科目选择图示:
点“明细分类账”,系统按科目自动生成明细账格式,左上有个科目选择框,选中所需科目生成对应明细账用于查询,双击科目选择窗可以弹出分类科目选择窗口。
数据来源于凭证,凭证没有明细账也没有数据。
“打印”按钮设置连续打印账页,可打印出来装订成册备查,按此按钮还可以自动设置页脚信息,选择“打印到账簿文件”时可以快速批量导出明细账页到EXCEL文件中。
“打印”按钮设置连续打印账页,“外币”按钮可以显示或隐藏外币栏。
此外还有“数量单价明细账”、“多栏组合式明细账”和“部门金额明细账”提供另外不同格式的账页查询。
自动转账凭证设置功能,可从科目余额表取值生成常用的转账凭证,具体设定方法如下:
(启动:
益友菜单>
账务处理>
自动转账凭证)
a.设置科目互转自动转账凭证
从一个或多个科目的发生额或余额中按比例转出,然后转入到另一个或多个科目的相反方向,生成记账凭证,如转制造费用到生成本
b.按公式取数后自动转账凭证
先从一个或多个科目的发生额或余额中按比例计算出凭证金额,然后记到设好的二个或多个科目的借贷方,生成记账凭证,如按销售及采购额的一定比例计提印花税
c.常数型自动转账凭证
设二个或多个科目组成记账凭证,每项分录的金额是输入的固定数值,如每期固定要计提的一些费用,类似于模式凭证
d.设置自动转账凭证分录时,一定要遵循有借有贷,借贷必等原则
e.设好后在转账凭证名有相应名称,选择后点“生成”即可在凭证列表中看到自动生成的凭证。
此功能模块用于管理财务会计报表,设计报表格式,设置报表公式,报表改名及做些简单的财务数据分析等。
(CTRL+A随时可显示报表窗口)
点击“报表定义”图标打开管理小窗口,打开预设的报表可按自己要求重新设计,报表取数公式设定,有十个总账取值函数,分别是:
Jfye(借方余额),Dfye(贷方余额),Jffs(借方发生),Dffs,(贷方发生),Jflj(借方累计),Dflj(贷方累计),Ncjf(年初借方),Ncdf(年初贷方),上期借方,上期贷方,取数公式格式“=函数名(科目编码)”,比如要取银行存款的借方余额,在需取数单元格公式设定“=Jfye(1002)”;
点管理小窗口的“编辑”打开下面表格标签,用于设置财务报表的另一种取数方式,方法就象EXCEL公式编辑一样(报表某一单元格等于要取数的另一表单元格,并可加减乘除等),取数一般从“明细科目汇总表”或“总账科目汇总表”或“KM表”中获取,也可报表之间互取。
点击“隐藏”下面表格标签消失。
特别说明:
:
Jfye,Dfye,Jffs,Dffs,,Jflj,Dflj这六个函数格式为“=函数名(科目码,期间)”,期间有三种写法:
0:
本期,1-12:
指定期,-1到-12:
本期前n期;
还有六个辅助核算取值函数:
部门发生额取数函数2个:
=BMJF(科目码,“部门名”,期间),=BMDF(科目码,“部门名”,期间),部门科目数量函数2个:
=BSLJ(科目码,“部门名”,期间),=BSLD(科目码,“部门名”,期间),科目数量函数2个:
=SLJF(科目码,期间),=SLDF(科目码,期间),期间有四种写法:
本期前n期,13:
所有期;
外币函数2个:
=WBJF(科目码,开始期间,结束期间),=WBDF(科目码,开始期间,结束期间);
期间有二种写法:
指定期
主界面预放了三个会计主表,资产负债表、损益表和现金流量表,点击可进到相应报表,点击“报表定义”图标打开管理小窗口后按提示可查看到所有的会计报表。
资产负债表、损益表取值公式须自设。
报表定义的窗口有个“读入”按钮,点击可读入预设好的报表打印基本格式;
打开按钮是打开独立报表拓展文件,关于独立报表拓展文件功能请参阅其对应说明。
点击“报表定义”图标打开管理小窗口,右旁边有一个改名按钮,点击可对左边方框选中的报表改名。
报表改名图示:
点“报表定义”进入报表管理窗口,点“编辑”打开工作表标签,关闭管理窗口。
点“报表稽核”,打开“报表稽核表”,设置报表间的勾稽关系,勾稽关系是指报表与报表之间存在相等关系的项目,应该相等的报表项预先设好自动检查,方便发现报表数据错误。
多栏账格式要自行设置,功能强大,科目任意组合,主要用于凭证数据分析。
进入此功能会出现多栏账格式设计窗口,通过预设所需多栏账组合项目,会自动生成多栏账格式报表,分析科目发生额及月份汇总,相当灵活方便,具体操作在窗口提示下很快会熟悉理解。
数据计算来源于报表,计算列出一些常用财务指标。
目的用于一些简单的财务指标分析。
点击资产变动,显示固定资产录入卡片,选增加固定资产,初始使用时变动方式会显示“*初始录入”(结束初始后不显示),按卡片内容一项项录入即可。
在固定资产完成初始后,进入日常使用变动,也是点资产变动打开卡片,在卡片上端选择变动类别,按卡片内容一项项录入即可。
点击折旧计提图标,显示折旧计提操作窗口,按窗口提示操作,可自动计算折旧并生成相应记账凭证。
点击计提减值准备图标,显示计提操作窗口,按窗口提示操作,可自动计算折旧并生成相应记账凭证。
3.5、变动查询
点击计提变动查询图标,显示操作窗口,按窗口提示操作,可查询设定条件的变动记录。
3.6、固定资产返回修改(反结账)
设到要反结账的会计期间,先对总账系统反结(点摘星图),然后到固定资产模块,点计提减值准备,将比例设到88,按确定之后反结固定资产,可回到当期固定资产期初状态。
固定资产反结不对其他变动不涉及价值(如使用部门变动)的反结,不对计提减值准备反结(如要返回可以计提负数相反比例)。
此功能模块用于系统设置及维护。
点击“会计科目(图标)”会弹出一个科目显示窗口,旁边有按钮用于科目的增加、修改或删除。
科目维护后,三个有科目的表同步更新。
窗口右边是设定科目的核算选项,可以根据自己核算需要设定。
科目增减会有一系列限制检查,确保科目正确完整。
在做科目维护时出现的各种提示会让你明白的。
输入凭证科目一般都是末级明细,因此账套科目的设置最好初始化时设计好科目结构,非最末级科目使用后还可向下拓展。
科目维护图示:
用于设置核算单位的基本信息,包括单位信息、会计机构人员、核算年度月份、凭证字、币别。
其中单位信息和会计机构人员按单位情况照实填写,核算年度、启始月份、当前期间也按实填写。
凭证字可任意设六类“记账”、“收款”、“付款”、“转账”、“银收”、“银付”、“现收”、“现付”等。
常用摘要在凭证录入时显示摘要的窗口内按实际情况自由设置。
币别是为核算外币时备查用,有外币核算时在输入凭证时将币别、币种、汇率录入到相应位置。
部门列表信息自由按实际情况设定。
进入调色板,用户可根据自己喜好调整主界面色彩搭配;
一共提供六种精选颜色用于备选。
会计科目编码是系统关键字段,数据检查功能确保科目及凭证科目编码数据正确,以便数据汇总准确无误,具体功能内容点开功能图标时有详细过程说明。
在KM表还有一个科目表整理功能,可以自动排好科目格式,同时还有自动科目表对齐功能。
记住常做数据检查,全部OK后可对账套数据安全有一定保障。
首次流程:
打开“益友账务处理”文件,启用宏->
新建账套->
操作员密码:
8888->
账套路径:
点右边的“-”选择->
系统维护->
设好账套基本信息->
设好会计科目->
录入科目初始余额->
核对平衡->
启用账套。
工作表保护密码全部为32856。
日常流程:
录入凭证->
汇总凭证->
核对科目汇总数->
全部凭证录入修改完毕->
结转损益->
查看会计报表->
报表核对OK->
结账->
备份账套->
进入下一会计期间
账表导出:
须先打开、生成需要导出的账表,点EXCEL表格任务栏右边上的“益友菜单”—“表格账簿”—“导出表格账簿”,打开表格导出对话框,选择要导出的账表导出。
期间状态查看:
“益友菜单”—“系统维护”—“期间状态”,打开查看月份期间是否启用、结账。
账套密码设定:
“益友菜单”—“系统维护”—“账套密码”,按步骤输入自己的密码。
一定要牢记自己的密码。
备份账套文件:
“益友菜单”—“系统维护”—“备份账套文件”,可备份账套文件。
数据保存:
每次操作完成,点“益友菜单”—“数据保存”,保存工作成果。
也可点击常用工具栏的保存快捷键保存。
操作员管理:
“益友菜单”—“系统维护”—“操作员管理”,可添加、删除操作员。
科目码升位:
“益友菜单”—“系统维护”—“科目码升位”,当设定的二级或三级科目位数不够时,可用此功能进行升位。
反结账:
结完账后,如果需要返回上期修改,先点系统维护界面的“账套信息”,把核算期间设为上期期间,然后点系统维护界面右边的“星星图”取消当期的结账标记。
取消后修改当期的凭证,改完后再结账一次,如果返回不止一个月,那么每期都要按次序取消结账,改完后再按期间顺序结账一次。
现金流量表:
本系统的现金流量表生成原理是:
先录入完凭证,然后找出有现金或银行存款及其他现金等价物科目的分录,一行行加上“现金代号”。
现金代号是现金流量表上的行次号,每笔现金类分录根据业务内容加上现金代号。
如:
一笔银行收款属于销售商品、提供劳务收到的现金,那么在现金栏填上"
2"
即可,然后汇总过账,进现金表点“计算”。
快捷键:
CTRL+Q(随时返回到首页主控台);
CTRL+Y(随时存盘账套);
CTRL+A(随时显示报表选择);
CTRL+H(随时显示说明帮助窗口);
CTRL+T(退出系统)。
右上的“X”文件关闭按钮已设计为随时返回上一界面。
使用时出现错误或其他问题,先按“Ctrl+L”;
启动时不能启用宏:
要将EXCEL的宏安全级别设为“中”或以下;
读取操作员信息失败:
“益友操作员”文件没有与“益友账务处理”文件放一起;
文件相关操作出错:
从开始,运行输入regsvr32scrrun.dll,最后确定;
新建账操作出错:
从开始,运行输入regsvr32oleaut32.dll,最后确定;
非中文版EXCEL窗体出错:
从开始,运行输入regsvr32fm20.dll
报表标签对应的内容发生混乱,可能是电脑中了宏病毒,发账套给作者修复或自行修复,查杀病毒;
启动不能运行宏,可能处理文件感染病毒给防病毒软件隔离,重新下载新的益友,查杀病毒
自动化错误或不能创建对象等错误,用控件修复工具修复,双击“kaisong201312”文件按提示导入程序签名证书
报表公式重算:
Ctrl+Alt+F9
日常使用出现错误信息:
首先用系统的所有数据检查功能检测一遍,全部OK的话再试会否出错,还有的话QQ联系;
凭证日期与月份对不上:
到账套信息表,核算年度起始月设为“一月”;
关于更改取消有链接提示的账套文件方法:
1、到报表分析,进到资产负债表
2、点EXCEL菜单-“编
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