总裁办部门职责文件Word文档格式.docx
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确保前期、工程、营销、财务、其他职能等各房地产体系各项经营管理的整体系统规划、具体工作的推进执行到位以及实现既定管理绩效。
职能
职责内容
备注
建立健全制度机制
1、负责建立健全置业总部各中心部门计划管理、例会、报表、检查制度和机制。
制定重大工作计划
1、负责对集团各体系、各大区及直属项目和其他产业年度、季度、月度及重大单项工作计划的制定。
例会与报表
1、负责监督并参与相应体系的例会,收集相应体系的经营报表并整理上报。
跟进工作
1、负责跟进各体系、各大区及重大专项工作。
定期上报分析问题
1、负责按照工作计划,确认各项工作计划的完成情况,定期汇总上报,并分析未完成原因及存在问题。
有效评估考核
1、负责制定和完善各项工作任务评估和考核方法及手段,对各项工作进行有效评估和考核。
监察检查
1、负责监督、检查在计划执行过程中各项制度、规范、标准、流程的执行情况,并对发现的问题及时反馈。
秘书部职责说明书
ZY-ZCB-MS
秘书部是为总部办公室日常管理工作提供服务保障的部门。
秘书部通过规范办公室内部秘书事务,确保日常管理工作的开展。
秘书部主要承担秘书管理、内部机要管理(包括发文、档案、保密和印章管理)、会议管理、文书撰写、内勤管理、高管出差出访保障、内部团队建设等职能。
秘书管理
1、参与秘书岗位职责说明书的核定;
2、参与秘书招聘面试/任用环节;
3、参与秘书基础培训管理:
包括总部办秘书入职培训、在岗培训及评估考核。
内部机要
管理
机要管理包括发文管理、档案管理、保密管理、印章管理
1、发文管理:
(1)负责置业总部发文制度的修订,各体系发文规范的检查、监督等;
(2)负责总部办发文的审核、编号、下发及存档;
2、档案管理:
(1)建立健全总部办公室文件收发及档案管理制度,并负责检查、指导落实情况。
(2)负责整理和管理总部办公室各类档案资料,重点做好机要文件的接收、整理、传递、打印及存档工作。
3、保密管理:
(1)建立、健全总部办公室保密管理制度,并负责落实;
(2)负责监管机要文件的寄递与接收工作;
(3)负责对总部办、总经办体系机要管理人员进行管理、指导、培训和考核;
(4)牵头组织对总部办内部泄密事件的调查工作;
(5)负责对总部办体系保密措施的整顿、改进。
4、印章管理:
(1)建立和完善置业总部印章管理制度、流程及规范;
(2)负责审核印章、戳记的刻制申请和销毁申请;
(3)负责对各相关部门日常印章保管、使用情况进行监督,定期不定期组织相关检查工作。
会议管理
1、按照例会管理制度,针对总部层面重要会议,负责相关会议通知、会议资料/发言稿等的草拟;
会务需求的下达、跟进,会务准备情况的检查;
协助会议记录,下发会议纪要,并对重要讲话、会议决议组织传达、学习与落实。
2、负责指导并监督总部及各公司相关会议的组织、召开情况。
3、协助重大专题会议和重大专项活动的组织工作(如:
签约仪式、之夏等大型活动)。
文书撰写
1、协助总部办公室以置业总部名义发出的对外函件、重要公文等的文书草拟。
会务接待
1、协助制定总裁对外接待方案、组织落实接待工作。
内勤管理
1、负责年度总部办公室的固定资产管理和预算;
2、负责总部办公室内部办公用品的领用;
3、负责总部办公室内部人员的票务预订、报销、考勤等事务。
高管内务
1、牵头组织高管人员的后勤保障工作,做好相关福利制度的落实
高管出差
、出访保障
1、根据需求制定高管出差、出访行程;
2、负责对高管出访地人文环境、出访单位背景资料的收集和整理;
3、负责高管出访相关手续的办理;
4、配合高管个人秘书做好高管出差、出访期间的公务整理;
5、负责在高管出差、出访期间同相关人员保持沟通,及时处理突发事件。
内部团队
建设
1、负责总部办内部的员工活动、团聚活动组织工作;
2、协助做好总部办内部工作氛围的营造。
组织部职责说明书
ZY-ZCB-ZZ
一、组织部管辖对象的范围(以下简称A类、B类、C类人员)
A.直接管理人员:
即公司高层管理人员,包括总部总监助理以上人员(包含各营销事业部总经理);
各地公司总经理、副总经理及总经理助理;
其他产业副总监级以上人员;
B.需要控制人员:
即公司核心中层干部,包括集团经理层面的人员及总店长;
C.考察备选人员:
即公司部长层面中的优秀人员,包括营销个品类负责人、各连锁店店长、人事负责人、财务负责人。
二、组织部运作方式
A类人员:
人事管理工作由组织部统一计划及操作;
B类人员:
人事管理工作由人力资源管理中心及四大总部进行操作,组织部为最终审批部门;
C类人员:
人事管理工作由各级人事部门进行操作,组织部依照特定方式进行定期考察,并把优秀人员纳入A类、B类人员的候选梯队中来。
三、三类管辖范围及运作方式划分的目的
为了使集团的高层管理人员的日常管理工作更加清晰、顺畅、有效;
四大总部、各大区在人员选拔过程中存在把握及判断不准的情况,由总裁办进行弥补;
B类人员是集团高层管理人员潜在的候选梯队;
可以作为中高层管理人员候选的二、三级梯队储备。
基础人事管理、招聘管理、培训管理、薪资福利管理、考评与任免等
基础人事
1、档案管理:
负责A类人员档案原件的保管(当地公司保留员工登记表及电子基本信息台帐,组织部不保留奖惩及评议纪录)
2、合同管理:
负责组织A类人员与总部签订合同
3、考勤管理:
对A类人员请假、出差进行审批(需本人提出申请上报上级领导审批后方可报组织部)
4、人事手续办理:
负责A类人员的入职、转正、调动、离职、福利、奖罚的操作实施;
各地高管在总部期间的后勤保障工作;
部分工作可由外地公司人事部门代为办理
招聘管理
1、招聘需求审批:
负责A类人员招聘需求审批;
负责B类人员编制外的需求审批
2、招聘计划:
负责A类人员招聘计划草拟
3、招聘实施:
负责涉及猎头招聘的实施(其他招聘由人力资源管理中心来操作)
4、进人管理:
负责A类人员进人报告的草拟与审批;
负责B类人员进人报告的审批(由各级人事部门草拟)
培训管理
1、培训计划:
负责A类人员整体培训计划的草拟(其他类由各体系负责)
2、跟进实施:
跟进人力资源管理中心培训实施情况
薪资福利
1、制定政策标准:
全面负责A类人员政策标准(工资体系、福利体系、职务晋升体系、考评奖惩体系)的制定(其他类由战略规划部负责)
2、薪资核定及调整:
全面负责A类人员薪资核定及调整,负责B类人员薪资核定及调整的最终审批(人力资源管理中心负责操办)
考评任免
1、考评激励体系:
制定A类人员的评估、奖惩、激励、晋升政策与标准,建设考评激励体系
2、考评:
全程跟踪A类人员的考评考察;
对B类人员定期进行岗位述职、评议及业绩分析;
对C类人员通过推荐、考核统计、审计考察鉴定等方式将优秀部长纳入名单,进行名单管理,并进行定期与不定期跟踪
3、任免:
全面负责A类人员的任免审批,负责B类人员任免的最终审批(人力资源管理中心负责操办)
4、任职监管与奖惩:
对A类人员进行定期全程监管,并负责起草奖惩通报;
对B类人员奖惩纪录进行备案(各地进行操作)
资料室职责说明书
ZY-ZCB-ZL
负责对投资、规划、工程、营销等业务类合同、证照、批文等相关资料的定期搜集、整理与保管
资料室的建设与维护、档案管理、资料管理人员体系的建立与维护
资料室管理
1、负责建立和完善集团资料室
2、建立档案目录计算机查询系统和电子档案,并与OA系统对接实现省一级标准的验收和系统的日常维护。
档案管理
1、负责档案的收集、编码、归档、借阅、复印及日常维护工作
2、负责集团各类合同图纸、收发往来文件、规章制度、印章印模、集团大事记、影像报刊资料、荣誉证书和奖牌等档案资料的收集、整理、分类、保存、索引、借阅等规范流程的建立与实施。
3、负责所保管档案的保密工作。
严格贯彻执行保密法,所有文件、信函由文书人员拆封,登记归档,其它人员不得拆封,对于机密件,严格传阅范围。
发现已经泄密或可能泄密时,应立即保告并采取补救措施。
4、负责所保管档案的保密工作。
5、严格贯彻执行保密法,所有文件、信函由文书人员拆封,登记归档,其它人员不得拆封,对于机密件,严格传阅范围。
资料员管理
1、建立和健全资料员管理制度
2、组建资料员队伍,保持资料员队伍的稳定
3、对总部各中心、部门兼职资料员的工作进行指导、定期培训与沟通
其它
工作
1、根据文书档案的保管期限要求,会同战略规划部和审计办对超过保管期的相关文件进行定期销毁。
2、接受档案局领导的工作指导,并参加定期培训和学习。
3、做好与档案局领导的外联工作。
前期开发部职责说明书
ZY-ZCB-KF
前期开发部是负责前期报建及竣工验收手续办理的部门。
一方面,负责办理各项政府批文、权证及其他手续;
另一方面,通过配合高管进行公关和政府关系协调,保障项目正常推进。
与政府相关部门的沟通协调、前期手续办理工作
政府沟通
1、负责拿地前与政府部门(管委员会、招商局、土地局、规划局等)沟通协调
2、负责争取相关指标(容积率、建筑高度、覆盖率、土地价格等)
3、负责办理相关用地手续(如入土地储备计划、申请规划要点和红线、土地评估、测绘等)。
前期手续办理
1、根据手续办理流程,制定部门工作计划,及时向高管汇报工作中的难点问题,请求协助
2、与投资发展部、前期开发部进行工作交接,取得前期报建手续所需资料
3、负责与供电、供水、规划、土地等政府职能部门进行关系协调,办理项目开工前临时水、电、气接布
4、配合高管进行相关政府部门的公关与关系维护,办理市政管线(电信、有线电视、排水管道等)申请、接布及图纸审批等各项报建手续
5、办理请款手续,缴纳各项规费
6、土地证、建设用地划许许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、销售许可证等各权证的办理及领取
工程验收
1、负责准备竣工验收相关资料,联系、组织消防、人防、环保部门进行竣工验收
2、负责建立台帐,及时对所有进出部门的文件、资料进行登记,并做好收集、分类整理、保管及流转工作
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