借款差旅费报销及发票开具暂行管理办法Word文件下载.docx
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各部门要加强差旅费及其他费用的管理,严格报销审批手续。
综合办公室要按规定严格审核,对弄虚作假、虚报冒领、违反规定的,不予报销,并及时向上级领导报告,给予相应处罚。
一、报销流程
申请报销人员填写报销单—>
报销人员直接主管签字—>
公司下属部门负责人签字—>
分管副院长签字—>
综合办公室记账—>
院长统一签字。
详见附件1。
二、报销时间
每周星期一至星期五下午2:
00-5:
30集中签字报销。
三、差旅费报销事项
1、工作人员出差的住宿费参照相应标准凭票报销,超支、无票不补。
伙食补助费实行综合包干办法,按实际天数计发,并按出差地区差异及实际停留天数分别计算,节约归己,超支不补。
2、各类出差地区住宿费、伙食补助综合包干费用标准见附表1。
5、出差人员报销差旅费,需填写“外埠出差旅费报销单”,其后附原始单据只包含住宿发票、乘坐的机票(含保险)、火车票、长途汽车票及购票手续费发票。
出差期间的出租车票及短途车票需单独粘贴在“交通费用报销单”上,经公司领导签字方可报销。
6、出差人员出差乘坐交通工具的标准按附表2执行。
如不符合规定乘坐火车软卧或飞机,应亲自找公司总经理签批方可予以报销。
7、严格控制出租车费的支出,报销时填写“交通费用报销单”(见附表3),并附详细清单(见附表4)加以说明,,写明事由,经公司主管领导审批后,综合办公室予以报销。
8、乘坐火车,从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的,或连续乘车超过12小时的,可购同席卧铺票。
符合规定而未购买卧铺票的,按实际乘坐的硬座票价的80%给予补助。
可以乘坐软卧而改乘硬卧的,不再给予补助。
10、申请报销人员应在每张发票背面签字,同时粘贴在统一专用的报销单上。
对“外埠出差旅费报销单”,报销人必须按时间先后顺序一一列出行程及对应的交通发票金额,出差起止时间和地点必须和后附发票票面时间和地点一致。
对“XXXX费用报销单”,报销人应按所列费用项目分类有序粘贴,所有票据以报销单左上角对齐,保持单据整齐。
11、因业务招待发生的餐费、礼品、食品费和住宿费,应持有“审批单”(见附表5)方予以报销。
12、申请报销人员应在报销单上详细注明出差目的地、事由和所服务的项目名称,且标明原始单据粘贴张数。
13、所有发生的票据请出差人员自行妥善保管,工作人员出差的车、船、飞机票丢失的,由工作人员提出书面报告,说明事由,经同行人员证明、部门负责人及分管副总经理审批并报总经理审批同意,综合办公室予以报销。
其余票据丢失的一律不予报销,涉及补贴的作为无票处理。
四、其他费用报销事项
1、购买办公用品,应事先填写“办公用品采购审批单”及明细表(见附表6)。
发票上必须注明办公用品名称、单价、数量。
单价200元以上(含200元)2000元以下的物品,由分管副总经理审批后经总经理签批,审批单交由公司综合办公室统一采购,做低值易耗品验收;
单价2000元以上(含2000元)的物品,由分管副总经理审批后经总经理签批,审批单交由公司综合办公室统一采购并做固定资产验收,并事先填写固定资产申请单,否则一律不予报销。
2、因采购原材料、产成品发生的款项必须以合同为依据,1000元(含1000元)以上的应通过银行电汇或支票办理付款,发票收回后先办理入库手续,之后逐级审批报销。
3、出差人员外出参加会议、展会,期间的住宿费、会务费凭会议通知并经分管副总经理审批后经总经理签批后可实报实销,伙食和交通费补助按综合包干费用标准(附表1)报销。
4、公司所用车辆由公司综合办公室统一进行维修和保养,未经同意擅自进行维修和保养的费用不予报销。
第三条发票管理
为了加强公司的发票管理工作,保证公司正常的经营管理,公司实行严格的发票管理制度。
一、公司实行发票开具审批制度。
申请人应事先充分与购货方沟通,了解对方的要求,认真填写申请单(见附件8)。
购货单位尚未付款或部分付款的发票开票申请,还需填写借发票申请单。
申请发票一经开具,原则上不予作废,后果申请人自负。
二、申请开具增值税专用发票(可抵扣),必须填写购货单位开票信息,包括单位名称、纳税人识别号、地址电话、开户行账号,以及开票货物明细,包括货物名称、规格型号、单位、数量、单价(元),一字不漏不错。
三、申请开具增值税普通发票、技术服务业发票和收据,应填写购货单位的单位全称。
四、申请所开发票内容必须与双方所签合同内容一致。
五、申请跨月作废发票,应在备注栏填写详细作废原因,并收回发票原件,提供购货方的拒收证明,盖公章。
第四条本管理规定经公司总经理办公会讨论通过,自发布之日起执行,本管理办法由公司综合办公室负责解释。
(此页无正文)
二○一五年六月十五日
附件1
报销流程
公司目前暂行的差旅费及其他日常费用报销流程如下,望大家仔细阅读并按要求执行。
一、报销人员根据公司报销制度整理、粘贴相关票据,并准确填写报销单(差旅费报销单、交通费用报销单等)及各类审批单、明细表。
注意事项:
报销单的票据张数、小写金额、合计、大写金额、报销人、日期、出差事由等栏均应填写;
需要阐述实际情况的请填写审批单,勿填写支出渠道一栏;
差旅费用报销单涉及差补费用,报销人员可以自行计算或咨询报销审核负责人后准确填写;
报销单一经填写不许涂改;
报销人员应及时按月报销,须在每张票据背面签字。
二、公司副总经理核实并签批
公司副总经理应对费用报销事由的真实性予以核实,对于虚假报销应予以拒签。
三、超标费用签批
如有超标费用或单张票据大于1000元,报销人员应在完成第二流程后找总经理签批超标票据(不含报销单)并进入第四流程;
如无超标费用发生,直接进入第四流程。
四、办公室审核签字
注意事项:
办公室审核负责人为XXX;
负责人应按照公司报销制度予以审核相关票据,对不符合规定及未按流程签批的票据不予审核;
审核无误后应在报销单右下角签字确认。
五、公司总经理签批
未经第四流程的相关报销,总经理应予以拒签。
六、办公室登记
报销人员完成第五流程后,在办公室登记并移交报销票据,由办公室配合财务部门统一完成签批、报销、汇款流程。
附表1
住宿费、伙食补助标准表
标准类别
地点
住宿
伙食补助
公司领导
其他人员
北京、上海、广州、沈阳、长春、哈尔滨、大连
300
150
60
50
东三省其他地区
120
40
附表2
乘坐交通工具标准表
标准类别
人员
火车
轮船
飞机
其他
软席车(含动车软座)
二等舱位
经济舱
按实报销
硬席车(含动车硬座)
三等舱位
---
注:
表列其他交通工具不包括出租小汽车。
附表3
交通费用报销单
年月日
单据类型
张数
金额
事由
支出渠道
市内出租车
外埠出租车
公车(地铁)
过路费
其他
合计
大写:
总经理:
副总经理:
办公室负责人:
报销人:
附表4
出租车报销明细表
序号
金额
日期
起点
终点
事由
附表5
XXXX审批单
20年月日
申请部门
客户
费用控制总额
申请人
办公室负责人
部门负责人
副总经理
总经理
附表6
XXXX办公用品采购审批单
设备使用人
设备名称
数量
添置理由
规格和技术参数
设备单价预算
经办人
附件8:
XXXX开具发票申请单
年月日
开票类别
(划“√”)
[]
增值税专用发票(可抵扣)
增值税普通发票
[]
服务业发票
红字发票(跨月作废发票)
购货单位
开票信息
单位名称
纳税人识别号
地址、电话
开户行、账号
开票明细
(可另附)
货物名称
规格型号
单位
数量
单价(元)
金额(元)
合同金额
已付金额
合同签订单位
[]XXXX有限公司
[]xxxx公司
备注
部门
负责人
开具增值税专用发票必须填写购货单位的全部开票信息,一字不漏不错;
开具增值税普通发票、服务业发票、其他发票应填写购货单位的单位全称;
开具红字发票应在备注栏详细注明原因。
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