第13讲 数据管理Word文档格式.docx

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（二）修改记录

3．单击“下一条”按钮或用鼠标拖动垂直滚动条到要修改的记录，然后对该记录中要修改的数据进行修改，然后按“Enter”键

4．单击“关闭”按钮完成修改。

要修改记录中的数据，除了在工作表中直接修改的方法外，还可使用记录单对数据进行修改，其方法为：

在记录单对话框中对记录进行了修改后，将激活“还原”按钮，单击该按钮可还原修改错误的数据。

打开“销售统计表4”工作簿，利用记录单将第23行记录单的签单金额修改为“4500”。

（三）查找记录

1．选择除标题外的其他含有数据的单元格区域。

3．单击“条件”按钮打开输入查找条件的对话框，在各文本框中输入查找的关键字，然后按“Enter”键。

4．记录单对话框将自动查找符合条件的记录并将其显示出来。

单击“下一条”按钮，可查找下一条满足条件的记录，如果要查看上面符合条件的记录，单击“上一条”按钮。

5．单击“关闭”按钮关闭记录单对话框。

利用记录单进行记录查找时，若查找到若干个符合条件的记录，对话框中只显示这多个记录中位于最前面的记录。

在输入查找的对话框中单击“表单”按钮将返回记录单对话框。

选用记录单查找记录时，输入的查找条件越多，查找到符合条件的记录就越少。

当然，输入记录中没有重复的条件，查找到的就只有一条记录。

案例：

打开“销售统计表5”工作簿，查找签单金额为￥1，000.00且比例为100%的记录。

举一反三：

选用记录单对话框在“销售统计表5”中查找姓名为“熊宇”的记录。

（四）删除记录

3．利用滚动条切换到需删除的记录。

4．单击“删除”按钮，系统将打开提示对话框，询问是否确定删除该条记录。

5．单击“确定”按钮删除该条记录，此时记录单将自动显示下一条记录，且表格中的相应记录也被删除。

6．单击“关闭”按钮关闭记录对话框。

记录单对话框中文本框的多少与选择的字段多少有关。

在记录单对话框中将记录删除后将不能恢复。

若选择包含标题的单元格区域后再选择“数据→记录单”命令，系统将打开因无法识别列标签而不能执行此命令的提示对话框。

单击提示对话框中的“取消”按钮将取消删除所选记录并返回到记录单对话框中。

打开“销售统计表5”工作簿，选用记录单查找姓名为“杨华”的记录并将其删除。

选用记录单对话框在“销售记录表5”中将“到账比例”为“28.75%”的记录删除。

三、数据排序

Excel中数据的排序是指根据存储在表格中的数据种类，将其按一定的方式进行重新排列。

Excel的数据排序包括简单排序、高级排序和自定义排序等3种方式。

（一）数据的简单排序

若需对表格中的数据按某一字段进行排序时，可利用Excel的简单排序功能完成，其方法为：

1．打开需进行排序的工作表，选择任意单元格，然后选择“数据→排序”命令，打开“排序”对话框。

2．在“主要关键字”下拉列表框中选择排序依据，然后选中右侧的排序方式单选项。

3．单击“确定”按钮即可得到排序结果。

按一列排序还有更简单的操作，方法如下：

1．单击要排序列的任意单元格（注意不要选择一列）。

2．单击常用工具栏中的“降序排序”按钮或“升序排序”按钮。

（二）数据的高级排序

数据的高级排序是指按照多个条件对数据进行排序，其方法为：

1．打开需排序的工作表，选择任意单元格，然后选择“数据→排序”命令，打开“排序”对话框。

2．在“主要关键字”下拉列表框中选择排序依据，然后选中右侧需要的方式单选项之一。

3．在“次要关键字”下拉列表框中选择当根据“主要关键字”排序后，仍有相同数据时的次要排序依据，然后选中右侧的排序方式单选项之一。

4．单击“确定”按钮得到排序结果。

四、数据筛选

Excel的数据筛选功能包括自动筛选、自定义筛选和高级筛选等3种方式。

（一）数据的自动筛选

对数据进行自动筛选方法为：

1．单击数据表的任意单元格，然后选择“数据→筛选→自动筛选”命令。

2．在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮。

3．单击某一表头字段右侧的黑色三角形按钮，在弹出的列表框中选择筛选条件（有些选项会打开对话框），表格将只显示符合条件的记录。

4．单击所选字段右侧由黑色变为蓝色的三角形按钮，在弹出的列表框中选择“全部”选项可以重新显示表格听所有记录。

选择“数据→筛选→自动筛选”命令对数据进行筛选后，再次选择该命令，表头中各字段右侧的黑色三角形按钮将会消失。

打开“公司收支表”工作表，显示利润最大的前10项记录。

对“公司收支表”进行自动筛选，要求筛选出利润为￥1，000.00的记录。

（二）数据的自定义筛选

其方法为：

1．单击数据表的任意单元格，然后选择“数据→筛选→自动筛选”命令，表头中各字段右侧出现黑色三角形按钮。

2．单击需要自定义字段右侧的三角形按钮，在弹出的列表框中选择“（自定义）”选项。

3．打开“自定义自动筛选”对话框。

在第一排左侧的下拉列表框中可选择赋值运算符，在右侧的下拉列表框中可选择或输入具体的数值。

4．利用对话框中间的单选项可设置运算方式为“与”或“或”运算。

5．在第二排左侧的下拉列表框中可选择赋值运算符，再次对筛选范围进行约束，在右侧的下拉列表框中可选择或输入具体的数据。

6．单击“确定”按钮完成自定义筛选。

在“自定义自动筛选方式”对话框中输入筛选条件时，可以使用通配符代替字符或字符串，如可以用“？

”代表任意单个字符，用“＊”代表任意多个字符。

在“自定义自动筛选方式”对话框中，左侧的下拉列表框只能进行选择操作，而右侧的下拉列表框不能直接输入数据。

打开“公司收支表1”工作簿，显示利润值为￥3，000.00～2，000.00的记录。

（三）数据的高级筛选

1．在需进行高级筛选的工作表的空白单元格区域中输入筛选条件。

在条件区域的首行中包含的字段名必须拼写正确，要与数据表中的字段名一致。

条件区域中并不要求包含数据表中所有的字段名，只要求包含作为筛选条件的字段名，条件区域与数据表之间至少空一行。

2．单击数据表中的任意单元格，但不能单击条件区域与数据区域之间的空行。

3．选择“数据→筛选→高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。

4．在“高级筛选”对话框中，用鼠标在“条件区域”右边的文本框中单击，然后用鼠标选择条件区域。

如果“数据区域”显示的结果与要求不一致，可用同样的方法进行选择。

5．再次单击　按钮，返回“高级筛选”对话框。

6．单击“确定”按钮完成操作。

选中“高级筛选”对话框中的“选择不重复的记录”复选框后，当有多行记录满足条件时，只显示或复制其中一行，而排除重复的行。

在高级筛选中还能把筛选结果复制到表的其他位置，即工作表中既显示原始数据，又显示筛选后的结果，操作步骤与上例基本相同，只须在“高级筛选”对话框中选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，并单击“高级筛选”对话框中“复制到”文本框右侧的按钮，然后在工作表数据区域外单击任一单元格。

如果想取消自动筛选功能，可选择“数据”→“筛选”→“全部显示”，则数据恢复显示，但筛选箭头并不消失。

而选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，则所有列标题旁的筛选箭头消失，所有数据恢复显示。

打开“公司收支表2”工作簿，显示业务收入和支出均超过￥10，000.00的记录。

五、数据分类汇总

（一）创建分类汇总

创建分类汇总的方法为：

1．对需进行分类汇总的数据进行排序。

2．选择排序后的某个单元格，然后选择“数据→分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。

3．在“分类字段”下拉列表框中选择分类的字段，在“汇总方式”下拉列表框中选择汇总的方式，在“选定汇总项”列表框中选择需汇总的项目。

4．单击“确定”按钮完成汇总。

选中“分类汇总”对话框中的“替换当前分类汇总”复选框表示将替换上次进行的分类汇总操作。

选中“每组数据分页”复选框表示将把不同类别的数据放在不同的页面上。

选中“分类汇总”对话框中的“汇总结果显示在数据下文”复选框可将汇总的数据显示在各类数据下文，取消选中则将显示在数据上方。

打开“车型报价表”工作簿，按照“品牌”将表中记录分类，并汇总各品牌汽车的平均参考价。

打开“车型报价表”工作簿，以经销商为关键字将表中记录进行分类，并汇总各该经销商代理汽车的总价值。

（二）隐藏或显示分类汇总

隐藏或显示分类汇总的方法为：

1．打开经过分类汇总的表格。

2．单击表格左侧的“-”按钮可隐藏相应级别的数据，且“-”按钮变为“+”按钮。

3．单击“＋”按钮可显示相应级别的数据。

单击经过分类汇总的表格左上角的1、2或3按钮，可显示对应级别中的所有数据。

单击表格右上角的按钮可快速隐藏分类的所有数据，但分类汇总后的总计记录是无法隐藏的。

打开“车型报价表1”工作簿，将其中的分类数据全部隐藏，然后再将“奥迪”、“本田”和“大众”类别的数据重新显示。

（三）清除分类汇总

清除分类汇总的方法为：

1．打开需清除分类汇总的表格，选择“数据→分类汇总”命令。

2．打开“分类汇总”对话框。

3．单击对话框中的“全部删除”按钮即可清除分类汇总。

如果要对现有的分类汇总进行修改，可在“分类汇总”对话框中进行相应的设置，然后单击“确定”按钮完成修改。

打开“车型报价表2”工作簿，将表格中的分类汇总清除。

六、用数据透视表

数据透视表是交互式报表，可以快速合并和比较大量数据。

（一）创建数据透视表

使用数据透视表之前需创建数据透视表，其方法为：

1．打开需创建数据透视表的工作表。

2．选择“数据→数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框。

3．单击“下一步”按钮，打开“有和数据透视图向导－3步骤之2”对话框。

单击“选定区域”文本框右侧的　按钮，选择创建透视表的单元格区域。

4．单击按钮，返回前面的对话框，单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3”对话框，单击“布局”按钮。

5．在打开的对话框中通过拖动按钮设置数据透视表的布局结构。

6．设置好后单击“确定”，返回之前的对话框，选择数据透视表的显示位置后，单击“完成”按钮。

打开“业绩汇总表”工作簿，为A2人：

G15单元格区域创建数据透视表，并使该表与原来位于同一工作表中。

在“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3”对话框中，选中“新建工作表”单选项将在当前工作簿中新建一个工作表用于存放数据透视表。

单击“数据透视表”工具栏和“数据透视表字段列表”面板上的“关闭”按钮可将菜关闭，在菜单栏或工具栏上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“数据透视表”可重新显示其工具栏。

（二）利用数据透视表分析数据

显示或隐藏数据的方法为：

1．打开相应的数据透视表。

2．单击“列”字段右侧的　按钮，在弹出的列表框中选中或取消选中相应复选框。

3．完成后单击“确定”，便可显示或隐藏该复选框对应的数据。

单击“数据透视表”工具栏中的“显示字段列表”按钮，可打开“数据透视表字段列表”面板。

单击“数据透视表”工具栏中的“刷新数据”按钮　可即时刷新数据透视表中的数据。

打开“业绩汇总表1”工作簿，将其中的数据透视表设置为只显示“金沙店”、“惠东店”和“会展店”的数据，将其余数据隐藏。

打开“业绩汇总表1”工作簿，将其中的数据透视表中的数据设置为只显示“晋阳店”的数据。

（三）设置数据的汇总方式

1．打开数据透视表。

2．选择其中的汇总字段，单击“数据透视表”工具栏中的“字段设置”按钮。

3．打开“数据透视表字段对话框，在其中的“汇总方式”列表框中选择一种汇总方式。

4．单击“确定”按钮。

在“数据透视表”工具栏中单击“数据透视表”按钮右侧的　按钮，在弹出的菜单中选择“隐藏”命令可隐藏选择的字段。

打开“业绩汇总表2”工作簿，将其中数据透视瑶汇总方式设置为求平均值。

“业绩汇总表2”工作簿，将其中的数据透视表的汇总方式设置为求和汇总。

（四）设置数据透视表格式

设置数据透视表格式的方法为：

1．选择数据透视表中任意单元格。

2．单击“数据透视表”工具栏中“设置报告格式”按钮，打开“自动套用格式”对话框。

3．在列表框中选择一种Excel自带的数据透视表格式。

单击“数据透视表”工具栏中“数据透视表”按钮右侧的　按钮，在弹出的菜单中选择“设置报告格式”命令也可打开“自动套用格式”对话框。

打开“业绩汇总表3”工作簿，为其中的数据透视表套用“报表5”格式。

打开“业绩汇总表3”工作簿，为其中的数据透视表套用“报表9”的格式。

（五）显示或隐藏明细数据

1．选择需显示或隐藏数据的字段选项。

2．单击“数据透视表”工具栏中的“隐藏明细数据”按钮　或“显示明细数据”按钮，便可将该选项所对应的明细数据隐藏或显示。

利用“数据透视表字段列表”面板可向数据透视表中添加或删除表中的字段。

打开“业绩汇总表4”工作簿，将其中的数据透视表中的“杜梓明”和“李明顺”选项的明细数据隐藏。

（六）使用数据透视图

数据透视图是以图表的形式表示数据透视表中的数据。

创建并使用数据透视图的方法为：

1．打开含有数据透视表的工作表。

2．单击“数据透视表”工具栏的“图表向导”按钮。

3．系统自动新建“Chart”工作表，并在其中生成一个柱形图表。

4．按照数据透视表的使用方法和图表的设置方法可使用创建的数据透视图。

在创建了数据透视图后，原“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”按钮将自动变为“数据透视图”按钮。

将鼠标光标移至坐标轴上双击，可打开“坐标轴格式”对话框，在其中可按照设置图表坐标轴格式的方法设置数据透视图的坐标轴。

在图表上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“位置”命令，将打开“图表位置”对话框，在其中可将图表到其他工作表中或放在单独的工作表中。

打开“业绩汇总表5”工作簿，为其中的数据透视表创建一个数视图，然后将数据透视图中的“第一季度”和“第二季度”字段删除，再将图中的“杜梓明”和“李名顺”选项中的明细数据显示出来，然后将数据透视图的类型设置为“条形图”，最后将坐标轴中的文本字号设置为“14”。

七、工作表的打印

（一）设置页面

1．设置页面

通过“页面设置”对话框中的“页面”选项卡可设置打印的表格的打印方向、打印比例等，其方法为：

（1）打开需设置页面的工作表。

（2）选择“文件”→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡。

（3）在其中的“方向”栏可设置纸张方向，在“缩放”栏中可设置表格打印的大小。

（4）设置好后单击“确定”按钮。

在“页面”选项卡的“缩放”栏中，若将打印的页宽设置为1，页高设置为2，此时通常将打印大小简称为1：

2的大小。

打开“销售统计表”工作簿，将春打印方向设置为横向，打印大小设置为2：

1，并预览设置后的打印效果，完成单击“关闭”按钮返回Excel操作界面。

打开“销售统计表”工作簿，通过“页面设置”对话框的“页面”选取项卡，设置出如下图所示的打印数据，并预览打印效果。

方向：

横向；

缩放：

100%；

调整：

2：

1；

纸张大小：

自定义2（210x297mm）；

打印质量：

600点/英寸；

起始页码：

自动。

2．设置页边距

（1）打开需设置边距的工作表。

（2）选择“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。

（3）单击“页边距”选项卡，在其中的“上”、“页眉”、“左”、“右”、“下”和“页脚”数值框中可设置表格打印后距页边距的位置。

（4）在“居中方式”栏中可设置表格打印出来的对齐方式，包括“水平”和“垂直”两种选项。

（5）设置好后单击“确定”按钮。

若为表格设置了页眉与页脚时，还可在“页边距”选项卡的“页眉”和“页脚”数值框中设置页眉与页脚在页面中的位置。

当在“页面设置”对话框的“页边距”选项卡中设置需打印的表格距页面各边的位置时，在其中的预览框中可预览所做的设置。

打开“销售统计表1”工作簿，将其上、下、左和右的页边距设置为“0.75”，然后先遣“水平”和“垂直”复选框，使表格位于页面的正中央，并预览设置后的打印效果，完成后单击“关闭”按钮返回Excel操作界面。

3．设置页眉与页脚

（1）设置Excel自带页眉与页脚

Excel自带有多种样式的页眉与页脚，通过它们可快速设置表格的页眉和页脚，其方法为：

１）打开需设置页眉与页脚的工作表。

２）选择“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。

３）单击“页眉／页脚”选项卡，在其中的“页眉”下拉列表框中可选择一种页眉的样式，在“页脚”下拉列表框中可选择一种页脚的样式。

４）设置好后单击“确定”按钮。

在“页眉”或“页脚”下拉列表框中选择“无”选项时，将删除原有的页眉或页脚。

打开“销售统计表２”工作簿，利用Excel自带的页眉样式，为表格设置一个“第页，共？

页”的页眉，并预览设置的效果。

（2）自定义页眉与页脚

３）单击“页眉／页脚”选项卡，单击其中的“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮。

４）打开“页眉”或“页脚”对话框，选择需设置页眉或页脚的文本框，包括“左”、“中”和“右”３种，然后利用对话框中的各种按钮自定义页眉或页脚样式。

５）完成后单击“确定”按钮返回“页面设置”对话框，然后单击“确定”按钮完成设置。

在自定义页眉或页脚的列表框中，只有当页眉或页脚中插入了图片后，才能激活设置图片格式的按钮，并对插入的图片进行格式设置。

在自定义页眉或页脚时，若需要对页眉或页脚的文本格式进行设置时，应先选择需设置的文本，然后单击设置文本格式的按钮。

自定义页眉或页脚错误时，删除相应文本框中的数据即可重新设置。

打开“销售统计表３”工作簿，自定义面前脚的样式，在页脚左侧插入日期和时间，在页脚中间输入“程前公司”，在页脚右侧插入当前页眉，并预览设置好的效果。

（二）打印区域设置

1．通过菜单命令设置

利用Excel操作界面中“文件”菜单中的“打印区域”命令可设置表格的打印区域，其方法为：

（１）打开需设置打印区域的工作表。

（２）选择打印区域所在的单元格或单元格区域。

（３）选择“文件→打印区域→设置打印区域”命令，所选区域四周出现虚线框，表示该区域将被打印。

设置打印区域后，将至虚线框上，当其变为　时，按住鼠标左键不放并拖动鼠标可改变打印区域的位置。

打开“车型报价表”工作簿，只打印参考价小于27万的车型，将打印区域设置为A1：

E14单元格区域，并在打印预览窗口中预览所做的设置。

2．通过“页面设置”对话框设置

利用“页面设置”对话框中的“工作表”选项可设置打印区域，其方法为：

（1）打开需设置打印区域的工作表。

（3）单击“工作表”选项卡，然后单击“打印区域”右侧的　按钮，在表格中选择需打印的区域，然后单击　按钮。

（4）返回“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，单击“确定”按钮完成打印区域的设置。

取消设置的打印区域的方法为：

选择“文件→打印区域→取消打印区域”命令即可。

在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中，除了可以设置表格的打印区域外，还可设置是否打印网格线以及打印顺序等。

打开“车型报价表1”工作簿，利用“页面设置”对话框的“工作表”选项卡设置其打印区域为A1：

E10单元格区域，并单击“打印预览”按钮预览设置的效果。

打开“车型报价表”工作簿，通过“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，设置A1：

E16单元格区域为打印的区域。

（三）预览打印效果

（1）打开需打印的工作表。

（2）选择“文件→打印预览”命令切换至预览窗口。

（3）利用该窗口中的按钮进行预览设置，其中单击“分页预览”按钮，然后在分布预览的界面中选择整个表格，将鼠标光标移至右下角的控制柄上，向右或向下拖动鼠标可快速复制多张表格；

单击“页边距”按钮，将鼠标光标移至出现的虚线上并按住鼠标左键不放，拖动鼠标可设置页边距。

在预览多页表格时，单击预览窗口中的“下一页”或“上一页”按钮，可切换当前预览的表格。

单击“设置”按钮可打开“页面设置”对话框。

将鼠标光标移至预览窗口的界面中，当其变为　形状时，单击鼠标可放大表格；

当其变为　形状时，单击鼠标可缩小表格。

打开“办公费用收据”工作簿，在预览窗口中单击“缩放”按钮，缩小表格的预览效果，并将表示右侧边距的虚线向左移至表格的右边框处，然后单击“分页预览”按钮，然后快速复制5张相同的表格。

（四）打印工作表

选择“文件→打印”命令可将其打开，在其中可对打印机、打印范围、打印内容以及打印份数进行设置。

除了选择“文件→打印预览”命令打开预览窗口外，直接单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮　也可打开窗口。

打开“员工工作表”工作簿，将其中十月份和十二月的工资打印出来。

打开“员工工资表”工作簿，利用快速打印多张的表格的方法将其中十一月和十二月份的工资表打印出来（限有打印机的用户）。

打开“员工工资表”工作簿，将其中十一月份的工资打印23份。