公函写作习题集答案Word文档格式.docx

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1.上下级机关文件。

包括指导性、参阅性和需要办理的文件；

2.下级机关文件。

包括请示、报告性文件；

3.重要的带有密级的刊物、资料；

4.其他机关商洽问题和需要回答的文件；

5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。

没必要记录的材料和文件：

1.各类公布的和内部不保密的出版物；

2.一样的公布信和不该拆的私人信件；

3.已被综合性文件包括的文件材料；

4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；

5.领导“亲收”、“亲启”件，这种信件应由收件人本人或其委托人收阅后，以为须交机关存查或处置的，再行记录，并交有关部门处置。

外收发文记录项目包括：

收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。

（外收发利用的《收文记录簿》P308）

内收发的收文记录要紧项目应包括：

收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、题目或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

收文记录的形式：

薄册式、联单式、卡片式.（具体参见：

P309-313）

（2）分发和传阅

1.分发。

亦称分办，是指文书人员在文件拆封记录以后，依照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

分发的原则和具体要求是：

5点。

P314

2.传阅。

是指单份或份数很少的文件和一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

属于传阅件之列的要紧包括：

1.上级机关的指导性文件或重要会议文件；

2.需要几位领导一起批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，和本机关制发的需要会签的文件等；

3.机关领导在文件上有重要指示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

传阅文件应当注意的问题：

1.传阅的顺序，一样应先送给机关的要紧领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；

2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方式称为“轮辐式传阅”；

3.在传阅进程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发觉有领导指示时，要按指示意见进行处置；

4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。

文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

（《文件传阅单》和《阅读通知》见P316）

（3）拟办、批办与承办

1）拟办。

是指对来文的处置提出初步的意见，供领导人批办时参考。

做好拟办工作，要做到以下几点：

1.拟办之前，要认真研究公函的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。

2.要清楚地把握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情形，又符合政策规定。

3.要熟悉业务。

4.拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和阻碍。

5.拟办意见不是具体的承办打算或方案，文字要简明扼要。

2）批办。

是指机关领导人对送批的文件如何处置所作的指示。

批办的要紧内容包括：

1.提出处置该份文件所述问题的原则和方式。

2.提出并指明负责承办该文件的单位或承办人，规定承办的时限。

3.凡是需要两个单位或人员一起承办的，必需指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。

4.名项批办意见，均应郑重地填写在《公函处置清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

3）承办。

是指机关有关部门或人员依照来文的要求进行具体工作或办理复文。

公函承办有两方面的意思：

一是从业务部门来讲，承办是指对具体工作问题的执行和处置，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；

平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。

二是从公函处置工作来讲，主若是批指依照拟办和批办的意见办理复文（指那些必需答复的来文）

承办部门或承办人员在办理来文进程中要注意几点：

1.对有领导具体指示的意见的公函，必然要认真领会领导的指示精神，依照领导的用意办理复文。

2.对没有领导签署批办的意见的公函，即一样性文件，应依照有关的文件精神、依照规定或按以前的老例，酌情办理。

3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公函，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。

4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭经历办事，以防犯错。

（4）催办、查办与注办

1）催办。

是指那些必需办理回答的文件，依照承办时限的要求，及时地对文件承办的情形进行催促和检查。

催办的目的：

是为了幸免办理拖沓，文件积存，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要方法。

催办工作一样有两种情形：

一是对内催办。

要紧内容是：

上级机关发来本机关的文件，专门是要及时答复的文件的催办；

平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；

下属单位主送本机关的请示性文件的催办；

本机关下发所属单位需要答复文件的催办。

二是对外催办。

主若是指本机关上行或平行需要对方答复的文件的催办。

催办工作应当注意做到的几点：

1.要明确催办范围。

2要明确催办落实。

3.要成立和增强公函催办工作的组织机构。

催办的形式：

口头催办、电话催办和书面催办等。

选用形式的方式：

1.在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公函的承办情形，也能够利用分送文件给领导或各部门有关人员的机遇进行口头催办。

2.对外机关，可由催办人向承办单位或承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。

3.若是为了便于把握情形，由负责内收发的文书工作人员兼管公函催办工作时，就能够够利用收文记录薄将必需催办的文件记录，注明承办时刻，在办理回答以后，立限即填上复文号，然后常常检查记录簿来把握文件催办的进展情形。

2）查办。

是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，和对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

一样在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是催促检查并协助办理下列问题：

1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情形；

2.各类会议的决办事项；

3.文件、电报的拟办、拟复事项；

4.对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导指示；

5.领导指示或交办的事项。

查办与催办的异同：

相同：

都是对公函的承办情形进行催促检查或催询。

区别：

1.查办主若是对大政方针的贯彻落实情形进行催促检查，可办的事项要经领导指示或授权后才能进行；

而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公函。

文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

2.查办的实质是催促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手腕，查办的重点在于查证落实；

而催办作为收文处的一道程序，一样只是限于了解是不是已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

查办工作一样按以下程序进行：

1.阅读有关材料，弄清查办的问题。

2.查办立项。

这是法定程序。

立项内空包括五要素：

A.确信查办的事由；

B.明确办理要求；

C.指明承办单位或承办人；

D.规定完成时限；

E.提出办结后的反馈要求。

3.查办的办理。

分两种情形：

一种是转出交办；

一种是由查办人员直接承办。

4.查办的结果与反馈。

（结果的几种情形：

A.确信的。

即反映问题属实，按规定作了处置；

B.否定的。

即反映问题失实，向指示人、当事人说明了情形；

C.部份确信，部份否定。

D.事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。

）

5.立卷归档。

3）注办。

是指对公函承办终止后，由经办人在公函处置单上所作的简要说明。

注办一样包括以下内容：

1.一样的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。

2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。

3.用口头或电话回答的要注明时刻、地址、接谈或接电话有、要紧内容等，并由承办人签字。

4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

第三节发文办理程序

发文：

是指机关文书部门依照机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

发文办理：

确实是指文件从拟稿到印制发出的整个运转进程。

发文办理程序由拟稿、审核与签发；

核发、缮印与校对；

用印、记录与分发等环节组成。

（1）拟稿、审核与签发

1）拟稿。

公函拟稿是公函承办人员依照领导交拟或批办的意见起草文稿的进程。

公函拟稿必需注意的问题：

7点。

P326

2）审核。

是指公函的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公函的内容、体式进行的全面审核和检查。

公函的审核要做到“六查”：

1.查是不是需要行文，以什么名义行文。

2.查文稿内容与法律、法规和政策和上级有关规定是不是一致，与平行机关和部门已有的规定是不是矛盾。

3.查要求和方法是不是明确具体，切实可行。

4.查涉及其他部门或地域职权范围的问题是不是协商一致并通过会签。

5.查文字表述是不是正确、精练、层次清楚，标点利用是不是正确，文字书写是不是规范。

6.查公函格式是不是符合规定。

关于上面第4条款前没有切实把好关的要紧有几个问题：

P328）

公函格式的审核要紧包括：

1.查文种的利用是不是适当。

2.查公函题目是不是能正确表现文件内容；

3.查公函格式安排是不是适当。

3）签发。

是指机关领导人对文稿的最后审批。

需要注意的几个问题：

1.机关领导在签发公函时，必需确认是自己职权范围内的有关公函才有权签发，不可越级签发公函。

2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。

3.签发人在签发文件时，必需对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公函内容和文字表达的正确性应负完全责任。

4.文件经签发人审批同意发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。

5.几个相关或部门的联合发文，一样应由主办该公函的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

（2）核发、缮印与校对

1）核发。

是指在公函正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确信发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容与要求：

1.文稿是不是按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是不是完备，及审批意见是不是明确，审批人是不是签署全名及时刻等。

2.文稿中的人名、地名、时刻、数字、引文和文字表述、密级、印发（转达）范围、主题辞是不是正确、适当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种利用、公函格式是不是符合规定。

3.编排发文字号。

4.对需要标明密级、紧急程度有公函进行标注。

5.确信分送单位和印制份数。

2）缮印。

是指对已签发的公函定稿进行印制。

缮印公函要注意的问题：

P331

3）校对。

是指将公函的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿查对校正，以修改和稍除书写、排字上的错误。

公函校对的两种方式：

一是由印制单位先校对一次或两次，然后再次由承办人校对一次；

另一种方式是完全由承办人员负责校对。

校对公函必需注意以下几点：

4点。

P332

（3）用印、记录与封发

1）用印。

是指在印好的文件上加盖机关印章。

公函用印要注意几个问题：

略P333

2）发文记录。

一切发出的文件，均应进行记录。

发文记录一样采纳薄册式形式。

三种形式见P308-313

3）封发。

是指对预备发出的文件进行分装和发送。

封发文件应注意几点：

P334

第十二章公函立卷工作

第一节公函立卷概述

（1）公函立卷与案卷

公函立卷，是指机关文书部门将已办理完毕的，具有必然查考利用价值的文件材料，依照它们在形成进程中的联系和必然的规律组成案卷。

案卷：

是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有紧密联系的文件材料组合体。

是文书档案的大体保管单位。

从四个方面来明白得这两个概念：

1.公函立卷，是将已办理完毕的文件组合成案卷。

必需是办理完毕的文件。

办理完毕指的是在公函处置程序上已经办理完毕。

而非情形已办理完毕。

2.公函立卷，是将有必然查考利用价值的文件组合成案卷。

必需是有必然查考利用价值的文件。

3.公函立卷，是按文件在形成进程中的内在联系和必然的规律组合成案卷。

必需依照文件在自然形成进程中的联系和必然的规律组卷。

4.通过公函立卷所组成的案卷是文书档案的大体保管单位和统计单位。

机关公函处置部门在确信各类不同文件的归卷时刻上，应把握的几点：

P342

（2）公函立卷的意义

1.公函立卷能够维持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

2.公函立卷能够保护文件的完整与安全，便于文件的保管。

3.公函立卷，为档案工作奠定了基础。

第二节公函立卷工作的组织

（1）成立和健全文书部门立卷制度

文书部门立卷制度：

是指由机关的承办和处置公函的部门负责进行立卷的制度。

1.）文书部门立卷制度的确立与推行。

（进展进程p347）

2）文书部门立卷制度的优越性：

1.坚持文书部门立卷，能够充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处置进程的优势，便于提高案卷质量和立卷工作的效率。

2.坚持文书部门立卷，能够有效地幸免和避免文件的散失，有利于文件材料的齐全完整，和保守党和国家的秘密。

3.坚持文书部门立卷，文书部门就能够够临时保留昔时的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。

4.坚持文书部门立卷，按年度集中归档，而且确保案卷质量，从而增进机关档案室工作，提高级案治理水平，更好的为机关工作服务。

（2）正确选择立卷地址

立卷地址的选择，亦即选择立卷环节，是指文书立卷工作究竟放在机关的哪一层，或机关的哪些机构、单位，由谁来负责立卷的问题。

1）选择机关公函立卷的地址应考虑的相关因素：

1.被确信为立卷地址的文书部门要直接经手文件的处置。

2.对立卷地址所经手处置文件的数量有必然要求。

3.确信立卷地址时，还要考虑机关办公地址的散布情形。

2）各类机关单位对公函立卷地址的正确选择：

1.对一些比较小的机关或基层单位来讲，能够考虑由机关的办公室或秘书室来负责集中进行立卷的工作。

2.关于一些中等机关或大机来讲，如驻地比较分散，文件数量又较多，则能够考虑各自确信立卷地址；

如驻地比较集中，文件数量不算多，则能够考虑集中在秘书部门进行立卷。

3.关于财会、人事、信访、捍卫等业务性质具的特殊的组织机构来讲，就能够够考虑由他们自己来单独进行立卷。

4要恰本地选择和确信立卷人员。

（3）明确公函立卷的范围

文书立卷的范围：

确实是确信机关工作活动中形成并处置完的文件材料哪些应该立卷，哪些不该立卷。

1）应该立卷的文件材料范围，归纳为：

1.上级机关的文件材料：

P354

2.本机关的文件材料：

10点。

3.同级机关非隶属机关的文件材料；

2点。

P355

4.下级机关的文件材料：

P355.

2）不需要立卷归档的文件材料范围：

3）公函立卷的分工。

是指哪一级的文件由哪几个机关或部门立卷。

其作用是：

是了幸免各党政机关或部门之间在立卷时发生没必要要的重复或遗漏。

四种立卷分工情形：

1.上级党政机关的来文。

2.本机关的文件。

3..下级机关的文件。

4.会议文件。

第三节公函立卷的原则和方式

（1）公函立卷的原则和要求

1）原则：

维持文件之间的历史联系，区公保留价值，便于保管和利用。

2）三方面要求：

1.公函立卷必需维持文件之间的历史联系。

即文件材料在形成和处置进程中的内部彼其间的关系。

2.公函立卷应当区公函件材料的保留价值。

3.公函立卷应当使立成的案卷便于保管和利用。

（2）公函立卷的大体方式

大体方式：

遵循公函立卷的原则与要求。

科学地选用公函中某些特点作为立卷标准，把文件组合成案卷。

1）依照文件特点组卷。

将有一起特点和联系紧密的文件组合在一路立卷；

将不同特点和联系不紧密的文件分开立卷。

公函立卷“六个特点”：

问题特点、时刻特点、文种特点、作者特点、地域特点和通信特点。

1.问题特点。

是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、工作性质等具有的一起特点。

按问题特点立卷确实是将有关同一人物、同一事物、同一问题或同一工作性质等形成的文件材料，组合在一路进行立卷的方式。

4点P364.

2.时刻特点。

是指文件形成的时刻和文件内容所针对的时刻。

按时刻特点立卷，确实是将形成于同一时刻的文件或内容针对同一时刻的文件组合在一路的立卷方式。

P366

3.名称特点。

是指公函文种的名称。

按名称特点立卷，确实是把相同文种名称的文件组合在一路进行立卷的方式。

P368

4.作者特点。

是指制发文件的机关、单位或个人。

按作者特点立卷，确实是将反映同一作者制发的文件组合在一路立卷的方式。

注意问题：

P368.

5.地域特点。

又称地理特点，是指文件内容所涉及的地域，又指文件作者所在的地域。

按地域特点立卷确实是将内容涉及同一地域的文件组合在一路的立方式。

6.通信者特点。

是指文件的收发或问答两边。

按通信特点立卷，确实是将针对一个或几个问题两边机关的问复往来的文件组合在一路进行立卷的方式。

2）“六个特点”在组卷时的灵活运用。

一个案卷内结合利用多个特点立卷是比较科学的方式。

3）适当照顾文件的保留价值组卷，划分文件的保管期限。

1.列为永久保留。

是指那些反映机关要紧职能活动和大体历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有久远利用价值的文件材料。

要紧包括两部份：

A.本机制定的属于法规政策性文件，处置重要问题形成的文件材料，召开重要会议的要紧材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，和有关机构演变、机关领导人任免的文件材料等；

B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料，和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

2.列为长期保留。

是指那些反映本机关一样工作活动，在较长时刻内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。

期限为16-50年左右。

A.本机关一样工作问题的文件材料，一样会议的要紧文件材料，人事治理工作形成的一样文件材料，下级机关报送这的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一样文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

3.列为短时间保留。

是指那些只在较短时刻内对本机关有参考利用价值的文件材料。

期限为15年以下。

要紧两部份：

A.本机关一样事务性材料。

如月份工作打算，有参考价值的事务性文件材料，与有关机关协商工作的一样往来文书。

2.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻的文件材料，下级机关报送的一样工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第四节公函立卷的预备工作

公函立卷工作不能等到一年关了才开始动手，而应该在昔时工作进行的进程中，随时为立卷做好必要预备：

一事前编制好立卷类目；

二坚持做好平常归卷工作。

（1）预编立卷类目

立卷类目也称归卷类目、案卷类目。

编制立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，依照本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，依照立卷的原则要求和方式，事前拟制出来的归卷条款。

立卷类目大体上可分两种：

一种是综合的立卷类目，它是指编制一个综合的包括机关各个内部组织机构在内一起利用的立卷类目；

另一种是分编的立卷类目，是指针对机关各个内部组织机构形成文件的不同特点而别离编制的立卷类目。

编制立卷类目由谁来负责进行？

一样地说，立卷类目应该由各机关文书处置部门会同秘书部门、机关档案室一起研究进行编制或修订，并经机关秘书部门负责人最后审阅和定稿。

在编制立卷类目之前，应当注意和研究的几个问题：

P374

立卷类目的结构要紧由类名和条款两部份组成：

1.类名。

即类别，是综合归纳归卷文件材料的类属名称。

文件材料的类别划分有两种方式：

一是按工作性质分类，如组织类、宣传类、文教类等。

二是按组织机构分类，直接用各机关或部门的名称作类别名，如宣传部文件、组织部文件等。

2.条示。

即条款，是类名之下依照立卷要求和方式归纳出来的一组文件的总题目。

拟制条款应当注意两个问题：

A.应该依照立卷特点来拟制的关条款。

B.应当照顾到文件的不同保留价值。

条款的顺序号：

又称文书处置号，或简称条款号。

编号的两种方式：

一种是按大流水编号，即把一本类目的条款统一编号排序；

另一种是采纳分类流水编号，即分开类别，每类给一个代号。

如第一类为“1-1"

.

立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，故也叫立卷类目表。

（2）平常归卷工作

平常的归卷工作：

是指机关的公函立卷人员依照已编好的立卷类目，将已经处置完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。

做好平常归卷工作的作用：

一是便于文书人员对办理完毕的文件材料，依照其前因后果及时进行搜集整理，保证其完整、齐全，使之治理有条不紊，避平常文件分散、零乱，长期堆积和失密、泄密现象的发生，以充分发挥文书部门立卷的优越性。

二是便于机关、单位的办文部门随时利用，使承办人员乐于将办完文件及时清退给立卷人员，为年关整理归档文件材料打下良好的基础。

文件的平常归卷，要紧有以下几个方面：

P378.

第十三章案卷整理与归档

案卷整理与归档：

或称正式立卷与移交归档，是机关文书部门在平常归卷的基础上，对案卷进一步系统整理编目，最终完成立卷工作，然后移交给机关档案部门。

它包括：

组合案卷、编目成卷和移交归档等。

第一节案卷的组合

案卷的组合，简称组卷，指机关文书部门或业务部门在终或第二上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号和拟写案卷题目等一系列工作。

（1）调整定卷，是指在平常归卷的基础上，详细检查每一条款中所积存的文件材料，进行适应的调整，而且最后确信组合案卷的一项工作。