供应商及采购管理系统文档格式.docx

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1价格评核，对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：

1）原料价格。

2）加工费用。

3）估价方法。

4）付款方式。

2技术评核，对供应商之生产技术，由生产部依下列因素作评核：

1）技术水准。

2）技术资料管理。

3）设备状况。

4）工艺流程与作业标准。

3品质评核，对供应商之品质，由资材办依下列因素作评核：

1）品管组织与体系。

2）品质规范与标准。

3）检验之方法与记录。

4）纠正与预防措施。

4生管评核，对供应商之生产管理，由生管部依下列因素作主核：

1）生产计划体系。

2）最短及最长之交货期限。

3）进度控制方法。

4）异常排除能力。

第10条 

考核频率

1．采购专员应负责对关键、重要材料、加工件的供应商每季度进行一次考核，对普通材料的供应商每半年进行一次考核。

2．采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查，复查流程和供应商调查相同。

3．如果供应商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时，可以随时对其进行复查。

第11条 

监督管理评分制度

1，评鉴项目：

品质评鉴（40分），交期评鉴（25分），价格评鉴（15分），服务评鉴（15分），其他评鉴（5分）

2，评分办法

2．1品质评鉴：

由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。

计算：

进料批次合格率=（检验合格批数 

/总交验批数）×

100% 

评分：

得分 

=40×

进料批次合格率

2．2交期评鉴：

由采购部依订单规定的交货日期进行评分。

如期交货得分25分；

延迟1~2日每批次扣2分；

延迟3~4日每批次扣5分；

延迟5~6日每批次扣10分；

延迟7日以上不得分。

本项得分以0分为最低分。

采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。

2．3价格评鉴：

由采购部依据供应商价格水准评分。

价格公平合理，报价迅速：

10分；

价格尚属公平，报价缓慢：

8分；

价格稍微偏高，报价迅速：

6分；

价格稍微偏高，报价缓慢：

3分；

价格甚不合理或报价十分低效：

0分。

2．4服务评鉴

2．4．1抱怨处理评分

由品管部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：

诚意改善：

8分。

尚能诚意改善：

5分。

改善诚意不足：

2分。

置之不理：

2．4．2 

退货交换行动评分

由采购部对不良退货交换行动评分：

按期更换 

：

7分。

偶尔拖延：

经常拖延：

2．5其他评鉴

由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，予以评分，满分5分。

第12条 

考核结果处理

1.供应商评分每月考核一次，各项得分汇入《供应商评分表》（附表4），依照第10条考核频率对得分进行平均。

2．考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商，考核评分以及相应级别处理如下表所示。

供应商考核结果处理表

级别

分值

奖惩情况表

A级

90分及以上

酌情增加采购，优先采购，特殊情况下可办理免检，货款优先支付

B级

80～89分

要求其对不足的部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，对其采购策略维持不变

C级

70～79分

减少对其的采购量，并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式提交，采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购

D级

60~69分

从“合格供应商名单”中删除，终止与其的采购供应关系

3．对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导，D级供应商如果想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。

第13条 

交期监督

采购专员应对合格的供应商进行交货期监督，跟踪供应商实际进展状况，要求其准时交货，必要时可去供应商工厂了解实际情况，同时记录由供应商原因引起的各种超额费用（人工，交通等）。

第14条 

质量监督

1．采购部应对合格的供应商进行质量监督，由质量部和采购部对合格供应商的供货质量作记录，出现不合格产品时应对供应商提出警告，连续两批产品均不合格时，应暂停向其采购。

2．责令不合格供应商查明原因并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定是否继续采购。

如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部经理报总经办批准之后，终止与其合作。

3.由于供应商产品存在隐性质量问题，造成客户投诉及索赔，由供应商进行赔付（例如，外购整机质量不过关或者稳定性不好等）。

第4章 

供应商互访与维护

第15条 

互访制度

采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常与供应商进行互访和检查，以便增强彼此间的交流合作、掌握最新的市场信息和产品发展趋势。

第16条 

互访频率

采购专员对销售规模较大的A、B级供应商必须保证1次/季度的互访，对C级供应商保证1次/半年的互访。

互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划，特别对于长期合作的整机供应商要多沟通，多反馈，协助供应商提高产品质量。

第17条 

互访形式以及要求

1．电话互访，限于日常性事务沟通。

2．上门拜访，限于专项任务及重点问题。

3．大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。

第18条 

互访标准

采购专员与供应商进行互访时应遵循以下7条标准。

1．采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理以上人员同意。

2．采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈。

3．确保与供应商间的信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等。

4．遵守公司的各项规定，坚持原则，做好保密工作。

5．注意外出拜访时的个人着装。

6．高级客人来访时，采购部门人员应做好接待工作，注意维护公司形象，做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位。

7．采购人员与供应商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。

第19条 

其他形式的供应商维护

公司采购、质保、，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。

第5章 

供应商档案管理

第20条 

建立供应商档案

为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人管理供应商的档案资料。

供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。

供应商档案资料应包含的内容

第21条 

收集供应商资料

1．公司签订采购合同后，一般应在3个月内，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。

2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。

3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。

采购现场录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。

4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。

第22条 

变更供应商档案

若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。

第23条 

查阅供应商档案

相关人员在调阅供应商档案时，应先向总经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。

第6章 

附则

第24条 

本规定的制、修、止

本规定由采购部制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经理批准后生效，修订和废止亦同。

第25条 

生效日期

本规定自 

年 

月 

日起生效。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

供应商选择流程（附图1）

【附表1】

供应商基本资料表（范例）

厂商编号：

日 

名 

称

地 

址

法 

人

联系人

电 

话

传 

真

E-mail

网址

公

司

概

况

资本额

万元

机器设备

名称

台数

厂牌规格

购入时间

购入成本

性能

建厂登记日期

日

营业执照

往来银行

开始往来时间

停止往来时间

所属协会团体

协力工厂数

协力工厂利用率

平均月营业额

材料来源

材料名称

供应厂商

备注

员

工

职能

人数

干部数

员工数

大学

高中以上

平均月薪

主要产品

比例

主要客户

确认：

审核：

填表：

【附表2】

供应商问卷调查表（范例）

供应商名称：

项目

调查项目内容

了解程度状况

材料零件确认

1．您对开发部门样品确认流程是否了解？

□了解 

□不了解 

□请求当面沟通了解

2．您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？

3．您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？

□有保留 

□未保留 

品质验收管制

1．您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解？

2．

3．

采购合同

1．贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？

□可以 

□不可以 

□需设法弥补

请款流程

1．您对本公司的付款条件、手续是否了解？

售后服务

1．您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？

□品管 

□生产 

□采购 

□总经理

建议事项

您对本公司的建议事项

【注】本表由供应商填写。

【附表3】

供应商审核表（范例）

供应商编号

供应商名称

调查时间

第几次调查

调查评核项目（每项5分，共计80分，50分为要求最低得分）

得分

评分说明

调查评核者

备 

注

价格评核

1．原料价格

2．加工费用

3．估价方法

4．付款方式

技术评核

1．技术水准

2．资料管理

3．设备状况

4．工艺流程与作业标准

品质评核

1．品管组织体系

2．品质规范标准

3．检验方法记录

4．纠正预防措施

生管主核

1．生产计划体系

2．交期控制能力

3．进度控制能力

4．异常排除能力

合 

计

【附表4】

供应商评分表

______年 

上下 

半年 

第_______季度

厂商名称

厂商编号

采购材料

评鉴项目

品质评鉴

交期评鉴

价格评鉴

服务评鉴

其他

合计得分

时

间

月

得分总和

平均得分

评鉴等级

处理意见：

采购主管：

___________ 

总经理：

_______________

采购计划管理制度

为加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购需求按时按质完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。

本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。

职责

在总经理的指导下，采购经理负责组织编制年度、季度、月度和临时采购计划和预算，而计划和预算的具体工作内容由各采购专员负责。

采购计划的分类

采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划4种，具体如下图所示。

采购计划分类说明

采购计划编制与变更管理

采购计划的编制依据

制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、库存状况、公司现金流状况等相关因素。

采购计划的编制步骤

1．明确公司的经营计划

（1）根据公司客户订单意向，明确材料采购目标。

（2）掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所作的市场销售预测情况。

2．明确公司生产计划和库存状况

（1）采购部应及时掌握生产部根据业务部订单制订的生产计划。

（2）采购部应及时掌握技术部工程单的物料需求和库存物料需求状况。

（3）采购部应及时掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预估的各种消耗物资的需求量。

3．制订采购计划

采购部汇总工程单上的物料清单对各种物料、物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。

编制采购计划应注意的事项

1．采购计划应避免过于乐观或者保守。

2．生产计划的可行性和预见性。

3．物料需求计划与工程单上的物料清单、库存状况的确定性。

4．物料标准成本的影响。

5．保障生产与降低库存的平衡。

6．物料采购价格和市场供需的可能变化。

采购计划的编制原则

1．采购专员应审查各部门的申购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。

2．如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门或分公司生产的物资，在性能、质量、交期、价格等满足的情况下，必须采用内购。

采购计划的审核审批

1．采购计划由采购部根据审批后的《采购单》制定，采购计划由总裁/总经理批准执行。

2．采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司各项资金计划工作的完成。

采购计划变更管理

对于已经申请的采购物资，请购部门如果需要变更规格、数量或撤销请购申请，必须立即在系统中提交工程变更流程并邮件及时通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。

采购预算管理

采购预算的分类

按照编制期间，采购预算可以分为以下3类。

1．季度预算；

2．月度预算；

3．短期紧急预算。

采购预算编制目标

1．采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。

2．财务部门根据预算筹措、安排采购所需资金，保证资金支付的准确性与及时性。

采购预算编制依据

1．生产经营所需的物资数量。

2．预计的物资期末库存量。

3．本期计划末结转库存量。

结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

4．物资计划价格。

物资计划价格由采购部根据当前物资价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

影响采购预算的因素。

1．采购环境；

2．公司销售计划；

3．物资使用清单；

4．物资标准成本。

选择采购预算方法

采购部需根据采购的具体内容选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。

确定预算数，编制预算草案

采购部采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。

综合平衡预算草案

财务部应与采购部、总经理进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和整体预算的基础上，综合平衡采购预算草案。

编制正式的采购预算

1．采购部应根据平衡过的采购预算草案编制正式的采购预算，经财务部审核无误后，报总经理审批。

2．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购状况。

采购预算执行管理

1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得进行保留；

如确有需要，下期补办相关手续后方可重新使用。

2．对于未列入预算的紧急采购，由采购部执行采购后，再补办相关的手续。

3．采购部门需严格执行采购预算，财务部对其进行监督和检查。

采购预算的调整

采购预算的变更由采购部或者财务部发起，经总裁批准后方可实行变更。

遇到以下5种情况时，可申请采购预算的变更。

1．公司经营方向和策略发生重大变更。

2．受重大自然灾害的影响。

3．公司内部重大政策调整。

4．宏观调控政策、税制、中小企业优惠政策等公司经营环境发生变化。

5．市场经济形势发生重大变化。

本制度的制、修、止

本制度由采购部制定，经公司总经理会议决议后通过，修订、废止时亦同。

本制度自颁布之日起生效。

采购管理流程

采购方式

制定目的

规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。

凡本公司之物料采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。

权责单位

采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

采购方式规定

采购方式确定依据

采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：

物料使用状况；

物料需求数量；

物料需求频率；

市场供需状况；

经验；

价格。

本公司物料采购方式一般有下列几种：

1 

集中计划采购：

本公司通用性标准件、原材料或市场价格波动较大的通用件，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。

2 

合约采购：

经常使用之物料，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。

采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。

3 

一般采购：

除

（1）

（2）之外的物料，采购部依《请购单》逐单位办理询价，议价之作业。

询价、议价

询价

凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。

确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受

（1）条所限。

凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。

合约条件发生重大变化除外。

4 

如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。

5 

凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。

6 

选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。

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