盘点3流程盘前准备盘点过程盘后工作Word文档格式.docx
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a.原则上规定各店铺为每两月盘点一次,盘点时间为25日,具体时间由财务部于盘点月份20日之前通知到位。
b.因各店铺实际情况不同,若需更改盘点日期,应由各店铺负责人提前5天申请更改并通知有关部门。
c.店铺盘点时间一般定为晚上营业结束后至次日凌晨,配货中心为白天进行盘点,特殊情况除外。
d.超市总部盘点小组有不定期对各店铺、配货中心进行突击盘点检查的权力。
Ⅲ.盘点及帐务处理
超市与便利商店由于商品种类繁多,各类商品的实际成本计算有一定的困难,所以一般采用“零售价法”来进行账面盘点。
其计算公式是:
账面金额=上期库存零售额+本期进货零售额-本期销售金额+本期调整变价金额。
此外还需注意:
a.各店铺必须做好盘点前的清帐工作,对有单无货、有货无单等情况应及时查明原因,保证在盘点前完成帐务处理,做到帐帐、帐单相符。
b财务人员应于盘点前做出进销存报表,并对变价、报损单据汇总结帐
c.盘点当天的营业额应全部结清,销货单据应全部入帐。
d.到期不能退货商品全部报损。
。
IV.盘点人员的安排与培训
(1)盘点人员的安排
1.人员安排的注意事项
(1)分店楼面部门除必需的留守人员外,所有人员均应参加年度盘点,包括行政部门等,必须支援楼面进行盘点。
(2)盘点前1个月,各个部门将参加盘点的人员进行排班,盘点前1周,原则上取消年假休息,盘点当日应停止任何休假。
(3)各个部门将参加盘点的人员报盘点小组,必须注明哪些是点数人员,哪些是录入人员。
(4)盘点小组统一对全店的盘点人员进行安排,分库存区盘点人员,陈列区盘点人员。
(5)盘点小组安排盘点日陈列区的人员时,各个分区小组中必须包括本区营运部门的经理、主管、熟练员工,其中经理任本分区内设置的分控制台台长。
(6)盘点小组在每一个分区小组的人员安排中,必须明确初点录入人员、点数人员、复点录入人员、点数人员等。
2.人员安排的通告
(1)盘点小组的人员安排
①盘点小组在街道部门上报的参加盘点人员的名单和排班后,将楼面所有盘点人员进行安排,于盘点前7天以书面通知、公告的方式通知各个部门。
②盘点人员按库存区盘点和陈列区盘点两次来安排。
将超市的盘点区域分成不同的盘点分区,每个分区设置一个盘点分组和分控制台,每个分控制台设置一个分台长,全面控制盘点工作的进行。
(2)安全部复查人员的安排
安全部根据盘点的情况,分别按库存区盘点和陈列区盘点两次来安排人员。
要求每个分区都必须安排人员进行复查。
重点是精品部、家电部。
烟酒部以及比较容易出现点数错误的区域。
(2)对盘点人员的培训
盘点小组在成立后,必须制定详细的盘点计划,包括对盘点小组人员的培训,盘点管理层的培训、点数员工的培训、输入员工的培训等。
建立培训档案,进行盘点培训的考核,要求所有参加的盘点的人员均须通过考核。
盘点培训的具体内容主要有以下几个方面。
a.盘点表使用的培训
(1)盘点表是盘点库存区时使用的。
所有的库存区域,盘点小组全部设置盘点表。
(2)盘点表是编号的,在某一个编号下,盘点表的增加必须经过盘点小组的登记审核后才可以增加。
(3)盘点前到总控制台领取盘点表,盘点完毕后,回归总控制台。
(4)盘点表必须经过安全部的盘点专员的抽查确认后,才能封存,等待输入系统。
(5)如果需要修改盘点表上的数字,如下:
1、2、3、4、5、6、7、8、9、0.
(6)如果需要修改盘点表上的数字,不能用涂改液或圈涂法,必须将原来的数据划掉,重新书写。
(7)盘点表上只记录商品的品名,因此盘点表上的数据是该商品在该盘点位置下的所有库存的总数。
(8)盘点表上的数据只能用蓝色、黑色签字或圆珠笔书写,不能用红笔、铅笔或彩色笔书写。
(9)盘点人员必须在盘点表上签字,用中文正楷字体。
b.盘点点数的培训
(1)点数的原则:
①点数必须是销售单位的数量,即是该商品盘点时的单位。
②库存区的盘点是两个人为一组,同时点数,当两人的点数一致时,才将该数据作为盘点数据记录在盘点表上。
③陈列区的盘点则采取“互点法”,即商品A的初点作业人员与复点人员及三点人员不同,点数人员与记录人员不同。
④非供应商免费提供的样品必须点数,样品的配件不点数。
⑤赠品不盘点。
⑥不足一个销售单位的商品,不计数。
(2)陈列区的点数
①初点规定
●盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时,依序由左而右,由上而下;
两人一组,一人点,将数
量写在自粘贴纸上,放置在商品价格卡的上边。
●盘点的数字书写要清楚,不可潦草让人混淆。
●数字写错,要按要求进行涂改。
●清点时,一定要按销售单位清点,不够一个销售单位的不能计入,应取出归入待处理品堆放处。
●盘点时,顺便查看商品的有效期,过期商品不应点入,应归入待处理品堆放处。
●对无法查知编号的商品,用红色粘贴纸做标识,报告分控制台进行处理。
●遇到非本部的散货,将其送到分控制台,归入散货区的堆放处。
②复点规定
●复点时要首先确认需要复点的区域,是否已经完成初点的录入,有否遗漏区域。
●复点需要用不同颜色的自粘贴红,以示区别。
●复点录入的HHT,必须将其初点的数据全部清理完毕后,才能再输入复点数据。
●复点时重复初点的流程,但人员不同。
③抽点规定
●楼面需要抽点的商品是初点与复点有数量差异的商品、初点或复点中漏点的商品,或初点与复点中位置不正确的商品。
●安全部的检查则是选择体积小、单价高、量多或容易点错的商品。
V.盘点的环境准备
盘点作业开始之前必须对盘点现场进行整理,以提高盘点服务业的效率和盘点结果的准确性,清理工作主要包括以下几个方面的内容:
1)盘点前对已验收入库的商品进行整理归入储位,对未验收入库属于供货商的商品,应区分清楚,避免混淆;
对残次品,应进行清理、归类放齐;
对退货商品应及时处理,暂无法退货的应进行标识;
对赠品,则进行清理并单独存放加以标识。
2)盘点场关闭前,应提前通知,将需要出库配送商品提前做好准备;
3)帐卡、单据、资料均应整理后统一结清以便及时发现问题并加以预防;
4)预先鉴别变质、损坏商品,及时从店铺中清理出报废品。
对储存场所堆码的货物进行整理,特别是对散乱货物进行收集与整理,以方便盘点时计数。
在此基础上,由商品保管人员进行预盘,以提前发现问题并加以预防。
5)整理内仓、货架上的商品陈列。
6)清除店铺内的死角。
VI.盘点表抄写、复查及编号
a.各店铺陈列员应于盘点前1天按S型抄表法抄好一式三份的盘点报表。
b.各店铺盘点负责人或组长、处长应对已抄好货架、内仓、堆装、端头陈列、精品柜、
收银台周围的商品进行品名、规格、单价、保质期限等项目的复查,注意重箱、空箱的漏抄、重抄现象。
c.对已抄好盘点表后的到货商品,应于盘点当天单独抄表并注明附在所属大类中。
d.店铺处长应对抄好的盘点表进行编号,并分出A、B、C表。
VII.盘点工具准备
a.对盘点所需的各类可重复使用的工具,由营运部负责一次配齐,各店铺盘点负责人在盘点开始前发给盘点人员,盘点结束后负责收回保管,以后不应无故动用、增加。
b.属正常损耗的盘点工具缺失,可由店铺盘点负责人提出申请后由营运部补发。
c.常见盘点工具:
若使用盘点机盘点,需先检查盘点机是否可正常操作;
如采用人员填写方式,则需准备盘点表及红、蓝色圆珠笔。
VIII.停业通告及厂商通告
a.若因特殊情况,确需进行停业盘点的,应由店铺店长提出申请经总经理批准后进行,盘点前应在店外张贴停业通告。
b.盘点前各有关部门应及时通知送货厂商在盘点前1天不宜送货。
2.盘点过程
I.预盘
预盘不限于仓库人员,而应该扩大到生产现场,因为生产现场难免仍有在制品,原则上,半成品、余料以及成品,在盘点前最好已经回缴仓库(但是有些工厂则仍留在现场待盘点),当然也在一些“生财器具同样要盘点”。
此外,采购与托外加工主办人员也不可能置身事外,因为很可能仍有一些模具等生财器具在外。
当然,也有一些料品送出托外加工,仍留在托外工厂内,这也是我方的资产,同样列入盘点范围。
预盘一般可分为以下3类:
(1)传统的表单盘点
传统的表单盘点
在预盘阶段,首先由盘点主持人以计算机或会计部门的“永续盘存账”为基准作出“预盘明细表”,交给仓库(或现场等直接责任对象),要求依之“点”出应有数量,同时依新储位整顿存置定位,挂上盘点单,记录预盘有关字段,并把预盘结果(包括盘盈,盘亏的差异)呈报盘点主持人。
当然,也可以由盘点主持人直接作出“盘点单”交给预盘主办者,而不用“预盘明细表”.
盘点主持人一点也不闲着,除了要稽核预盘进行实况之外,仍要针对预盘的差异状况进
行分析与调查,并采取补救措施。
预盘明细表
品类:
预盘期:
年 月 前期本期 本期
本期应有料号 品名规格 单位 盘存量 入库量 出库量 盘存量
在上表中,笔者建议每一品类打印一份,以利该品类(各料项)仓库主办员便捷使用于预盘作业(因为一般仓储,都以同一品类存放同一储位区为原则)。
而字段中,“前期盘存量”舆“本期出库量”可以略去。
依据“预盘明细表”,仓库人员在预盘阶段逐一清点,再挂上“盘点单”,是最合理的方式。
(1)盘点单
盘点单
物料盘点单
NO
品类代号
简称
料号
品名
规格
计量
应有预盘量
预盘
日期
盘点人
实盘量
盘盈(亏)量
复盘
存料状态
□良品G□不良品B□呆料D
备注
“盘点单”基本上分三大部分:
第一部分是总字段,包括“盘点单No.”、“料号”与“品名规格”及“单位”加上“应有盘点量”单位。
其中最需要注意的是“盘点No.”,一般是在盘点前就已印妥,而且顺序联号控制,由盘点主持人管控。
因为基本上盘点一定要把散存于储位区的料品,一一回
笼到同一储位(区),因此一个料项一张盘点单是合理的。
第二部分“预盘”有关字段,由预盘主办人填入“预盘实际量”,以及“盘盈”或“盘亏”量,加上预盘者的签名(含日期时间)。
第三部分则是“复盘”有关字段,由复盘者填入,包括“复盘实际量”及“盘盈”或“盘亏”量,同时签名。
“盘点单”或称“盘点卡”,大多由稍硬卡纸印制,且有铁丝可绑挂,绝大多数设计为
三联式,第一联仍挂料架上(结算完成后再取消),第二联由复盘者撕下交予盘点主持人,
第三联由预盘主办人撕下呈交盘点主持人,以明责任,兼作回馈信息。
此为最佳顺序。
预盘的注意事项:
预盘是最基础的工作,也最要求“细腻”与“确实”,否则整体盘点就不易落实有效率。
首先,要依据“预盘时程计划表”去进行,而且依序找定储位区与储位逐一进行,最好把散落在其它储位(区)的存量找到,回归固定的储位。
同时依照仓储整顿的观念,分辨出呆料与不良品(如有呆料与不良品必须移仓,则要求另立盘点单),把容器中的零星数整理补齐,弃区空容器,如此才有利于复盘作业。
盘点主持人也要每日盯紧“预盘时程计划表”,与呈上来的“盘点单”第3联互相勾稽,以控制进度,千万不可以“放牛吃草”.必要时要到仓库现场去察看确认。
(2)数据采集器(盘点机)的盘点
使用数据采集器(盘点机)的前提条件是所有货品都必须有必须有条码,一个条码唯一地代表了一种货品,条码重复和没有条码都是不行的。
盘点机就是通过扫描条码来对货品进行清点的。
将货物条码导入数据采集器(盘点机),而后经数据采集器(盘点机)整理导出为一个txt文档或其他格式文档,此文档即相当于传统盘点的盘点单,之后的复盘也可据此文档进行复查。
II.复盘
预盘既已完成就绪,就可进入复盘阶段。
复盘工作多由盘点主持人指派与被盘点部门权责比较不相干的部门人士所担任。
例如物料仓库,大多由人事、营业、设计等部门人员去担任乘坚策肥工作,而不会由采购或品管去担任,因为后两者与物料仓库关系较为密切,有“瓜田李下”之嫌。
复盘工作较为单纯,是根据预盘阶段的“盘点单”去复查。
复盘者可以要求被盘者逐项将料品卸下,深入清点,再记入实际状况,填入“复盘”有关字段内。
平常是撕下“盘点单”一联,回报予盘点主持人。
更负责任的复盘人员,还会更进一步复查料品的质量状况(甚至存置时间呆料状况),呈报反应,这当然值得鼓励。
复盘的注意事项
复盘时比较单纯的,一般是采取“抽样”详查、每项全盘的观念。
意即,每一个料项都要“盘”到,即使略盘(依容器标准内装数乘以容器数,可得总数,但要检查容器是否“落实”整顿)亦可。
但每隔若干料项,一定要详盘,也就是要求预盘人把该料项从储位上卸下,逐一数,以确认其预盘的确实度。
如发现有不少的“不落实”之处,可以向盘点主持人呈报,要求重新做一次预盘的工作。
III.盘点方法
(1)账面盘点法帐幕面盘点法是将每一种商品分别设立"
存货帐卡"
然后将每一种商品的出入库数量及有关信息记录在账面上,逐笔汇总出账面库存结余量。
(2)现货盘点法现货盘点法是对库存商品进行实物盘点方法。
按盘点时间频率的不同,现货盘点又分为期末盘点和循环盘点。
a.期末盘点法
期末盘点是指在会计计算期末统一清点所有商品数量的方法。
由于期末盘点是将所有商品一次点完因此工作量大、要求严格。
通常采取分区、分组的方式进行。
分区即将整个储存区域划分成一个一个的责任区,不同的区由专门的小组负责点数、复核和监督,因此, 一个小组通常至少需要本人分别负责清点数量并填写盘存单,复查 数量并登记复查结果,第三人核对前二次盘点数量是否一致,对不一致的结果进行检查。
等所有盘点结束后,再与计算机或账册上反映的账面数核对。
b.定期盘点法
又称闭库式盘点,即将仓库其他活动停止一定时间,对存货实施盘点。
一般采用与会计审核相同的时间跨度。
c.循环盘点法
循环盘点是指在每天、每周销点一部分商品,一个循环周期将每种商品至少清点一次的方法。
循环盘点通常对价值高或重要的商品检查的次数多,而且监督也严密一些,而对价值低或不太重要的商品盘点的次数可以尽量少。
循环盘点一次只对少量商品盘点,所以通常只需保管人员自行对照库存数据进行点数检查,发现问题按盘点程序进行复核,并查明原因,然后调整。
也可以采用专门的循环盘点单登记盘点情况。
d.抽样盘点
由审查单位或其他管理单位所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理单位是否落实管理工作进行审核。
抽样盘点可针对仓库、料件属性、仓库管理员等不同方向进行。
e.临时盘点
因为特定目的对特定料件进行的盘点等。
要得到最正确的库存情况并确保盘点无误,可以采限账面盘点与现货盘点平等的方法,以查清误差出现的实际原因。
IV.盘点具体操作过程
*盘点表的A表一般由该大类的陈列员自行盘点,A表盘完后,由店铺盘点负责人安排非直接责任人盘B表,B表盘点应与A表错开。
*B表盘点过程中记录、点数、复核人员应在盘点表上签上全名。
*B表盘点完毕后上交到店铺盘点负责人处,店铺盘点负责人应以B表为基准,核对A、B表的商品实存数,检查不相符的应立即安排盘A、B表人员同时复盘,核清准确数据后,填入C表。
*C表完成后,由店铺盘点负责人、总部监盘人签字确认交给输表员及时登录并打印收银单粘贴于C表上并签字确认。
*应对C表输入完毕得出结果需复查一次,确认无误后统计出店铺实际库存额,不应擅自涂改原盘点表。
*各店铺、配货中心均应以商品零售价进行盘点核算,加工部以进价进行盘点核算。
各店铺财务人员应在盘点结束后4天内将汇总计算完毕的盘点报表报送有关部门。
注:
当天营业额处理:
盘点当天的营业额应全部结清,销货单据应全部入帐。
V.监盘规定
*总部盘点小组负责组织人员对部分店铺盘点实行重点监查;
*监盘人员具体指导盘点工作,制止和纠正盘点工作中出现的失误;
*对内仓、精品柜进行全面复盘,货架商品抽查率应在20%以上;
*分析库存结构、指出库存结构的不合理之处,出具书面总结报告。
VI.盘点报告和商品检查
盘点报告
各店铺盘点负责人和财务人员在盘点结束后及时总结盘点全过程,填写有关盘点报告,出具书面盘点总结;
盘点报告上所列内容应填写齐全、清晰明了,不应随意省略、涂改和出现串行、漏行;
盘点报告一般由财务人员、店铺盘点负责人、盘点小组成员共同签字确认后上交有关部
门。
商品检查
盘点过程中发现不合规定要求及近保质期的商品应及时处理、上报,按采购部有关要求在盘点表上记录。
3、盘后工作
I.盘后整理
a.商品整理:
将货架上因盘点时排列的商品按照原先的陈列方式或陈列原则进行整理。
b.环境整理:
对环境进行清洁、清扫工作。
II.查清差异原因
盘点会将一段时间以来积累的作业误差,及其它原因引起的帐物不符暴露出来,发现帐物不符,而且差异超过容许误差时,应立即追查产生差异原因。
一般而言,产生盘点差异的原因主要有如下几个方面:
1.计帐员素质不高,登录数据时发生错登、漏登等情况;
2.帐务处理系统管理制度和流程不完善,导致货品数据不准确;
3.盘点时发生漏盘、重盘、错盘现象,导致盘点结果出现错误;
4.盘点前数据数据未结清,使账面数不准确;
5.出入作业时产生误差;
6.由于盘点人员不尽责导致货物损坏、丢失等后果。
III.盘点结果处理
查清原因后,为了通过盘点使账面数与实物数保持一致,需要对盘点盈亏和报废品一并进行调整。
除了数量上的盈亏,有些商品还将会通过盘点进行价格的调整,这些差异的处理,可以经主管审核后,用下表所示的更正表进行更正。
盘点改善与提升管理绩效
盘点不应该仅只限于资产的结算及财务报表的用途,而应该有更高层次的目标,那就是改善物料管理问题,提升物料管理水准;
尤其“实地盘点”劳师动从,产销活动甚至不得不停下来,没有精打细算是不行的。
b.生产排程用料的常时盘点
强调“仓储物料的目的在生产使用,而非库存资产本身”。
在此时,完全看出这点理念的注解。
只要生产排程所需用料不能顺畅供应,那么仓库有多少存料,仓库整理整顿多么了不起,都已经没有太大意义。
常时盘点要如何去做?
不妨从生管的立场先做考虑,尤其生管的“细排程”(DetailProductionSchedule)完成后,立即展算它所需的用料项目以及需用量,到仓库储位上去核查这些需用料项的料帐准确否,质量状况如何,是否够用。
如此专注与排程需用料之盘点,岂不比所有料项的盘点,更具效率更有意义吗?
当然,还可以扩大处理范围,把细排程从一周延伸为一个月,则更具效率。
有些公司则
以订单或生产批的需用料作为常时盘点对象。
至于“谁”来执行这项工作呢?
由生管排程人员介入参与,甚至主导。
有些工厂则允许生产现场主管到仓库内“关切”排程用料实况,这点相当实际有些工厂规定人员不准进入仓库,似乎不必太坚持。
IV、盘点处理
(1).盘点盈亏责任
已进行帐务处理的报废、残次品(含在途商品损失、有质量问题无法退货的商品)的金额应计入盘点盈亏。
a.配货中心盈亏责任制
*配货中心允许的盈亏率为万分之三,正常盈亏额计算方法为:
正常盈亏额=当月发货总额×
万分之三。
*对超出正常盈亏额度的部分从配货中心人员的月绩效工资总额中予以扣除。
*对配货中心负责人按其他员工平均赔款额的2倍在绩效工资中扣除,其他岗位参照店铺有关规定执行。
*赔罚的款项只从绩效工资总额中扣除,用于冲抵店铺的帐面盈亏。
员工基本岗位工资应予保证。
*对由采购部和营运部共同确认后发到店铺的快到保质期商品和滞销品的金额,另外做帐,以50%计入店铺库存。
c.严重盈亏处理
*对实际盘盈金额超过责任人两个月绩效工资总额的,由财务部和责任人共同商定赔罚金额,报总经理批准后执行。
*对严重盘亏的店铺(或配货中心),应查清原因,有必要时应按盘点小组指定时间进行重盘,重盘准确后,由店长签字确认,对其盈亏额按4.1.2,4.1.3处理。
*对亏空责任金额超过该部门员工两个月绩效工资总额的(保证工资收入在500~700元),未扣完
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