Word文字处理Word格式.docx
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掌握在Word中存储文档、保护与打印文档的方法。
掌握Word中插入与修改表格的方法,理解表格中的行、列、单元格的基本概念。
掌握在Word中插入及绘制图形图片的方法。
了解在Word中插入及编辑公式的方法。
教学重点
教学难点
Word的窗口、菜单、工具栏的组成、功能与使用,文档的建立、编辑和格式化,建立、编辑表格和图文的混排。
重点:
1、Word2003窗口组成。
2、Word2003中文档的格式化。
3、Word2003中文档的排版。
4、Word2003中表格的图处理和公式的引用。
5、Word2003中文档图文并排。
6、Word2003编辑长文档。
难点:
文档的格式化、表格的计算、图文并排、长文档的编辑。
使用教具
多媒体教室
课外作业
随着软、硬件技术的不断发展,计算机的应用已经渗透到社会的各个领域,文字处理是计算机应用中一个很重要的方面。
字处理软件Word2003中文版是办公自动化套件Office2003中文版的重要组成部分。
Office2003中文版是Microsoft公司最新推出的Office系列软件的最新汉化版本,它是基于32位操作系统Windows95、Windows98和WindowsNT运行的办公自动化集成软件。
当前Office系列软件已成为办公自动化软件的主流。
Office2003中文专业版包括字处理软件Word2003、数据电子表格Excel2003、演示文稿制作软件PowerPoint2003、数据库软件Access2003、网页制作软件FrontPage2003、图形处理软件PhotoDraw2003和信息管理软件Outlook2003。
3.2.1Word2003启动与退出
1.启动Word2003
启动Word2003有多种方法,常用的有:
(1)从“程序”项启动Word
Word2003是在Windows环境下运行的应用程序,启动方法与启动其它应用程序的方法相同,即:
1)单击Windows“开始”按钮,出现如图3-1所示的界面。
2)单击“程序”,然后单击子菜单中的“MicrosoftWord”项。
子菜单中的“MicrosoftWord”项是在安装Word2003时由系统自动生成的。
(2)通过文档启动Word
2.退出Word2003
Word是一个典型的Windows应用程序,所以退出(关闭)Word的方法同其它应用程序的退出是一样的,详细方法请查看第2章的有关内容,这里不再重复。
3.2.2Word2003窗口的组成
成功地启动Word后,屏幕上就会出现如图3-4所示的窗口。
Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等组成。
使用Word处理文档的过程大致分为三个步骤。
首先,将文档的内容输入到计算机中,即将一份书面文字转换成电子文档。
在输入的过程中,可以使用插入文字、删除文字、改写文字等操作来保证输入内容的正确性,也可以使用这些操作对文档进行修改,直到满意为止。
除此以外,Word还提供了特殊字符的输入、快速定位文字、查找与替换及快速按页面定位、拼写检查等功能,这些功能有助于快速、准确地完成任务。
3.3.1编辑文档
1.输入文本
启动Word后,就可以直接在空文档中输入文本。
英文字符直接从键盘输入,中文字符的输入方法同Windows中的输入方法相同,中文和英文输入法的互换、不同中文输入法之间的转换,请查看第2章中有关中文输入法一节,这里不再重复。
当输入到行尾时,不要按Enter键,系统会自动换行。
输入到段落结尾时,应按Enter键,表示段落结束。
如果在某段落中需要强行换行,可以使用Shift+Enter快捷键。
(1)插入和改写
“插入”和“改写”是Word的两种编辑方式。
插入是指将输入的文本添加到插入点所在位置,插入点以后的文本依次往后移动;
改写是指输入的文本将替换插入点所在位置的文本。
插入和改写两种编辑方式是可以转换的,其转换方法是按Ins键或用鼠标双击状态栏上的“改写”标志。
通常缺省的编辑状态为“插入”,“改写”标志为灰色;
如果处于“改写”状态,“改写”标志就为黑色,如图3-9所示。
例如:
输入“ABCDEFG”后,将插入点移到“D”的前面,在插入状态下输入“123”,结果为“ABC123DEFG”;
在改写状态输入“123”,结果为“ABC123G”。
3.3.2修改文档
1选定文本
用户如果需要对某段文本进行移动、复制、删除等操作时,必须先选定它们,然后再进
行相应的处理。
当文本被选中后,所选文本呈反相显示。
如果想要取消选择,可以将鼠标移至选定文本外的任何区域单击即可。
选定文本方式有:
(1)鼠标选定文本
(2)组合键选定文本
(3)用扩展功能键F8
2.删除、复制和移动
在纸上写文章时,一定有这样的经验:
一篇章文章不是一次就能写得非常好,而总是需
要反复修改,删去一句或一段,或者把一个自然段移到另一个地方。
那么,用计算机处理文档时,也需要进行删除、移动等操作。
3.3.3撤销和恢复操作
在编辑的过程中难免会出现误操作,Word提供了撤消功能,用于取消最近对文档进行的误操作。
撤消最近的一次误操作可以直接单击工具栏上的撤消按钮或执行“编辑”菜单中的“撤消”命令.
3.3.4查找替换和定位
在编辑文件时,有些工作不一定都要我们自己做,换句话说,让计算机自动来做,会方便、快捷、准确得多。
例如,在文本中,多次出现“按纽”,现在要将其查找并修改,尽管可以使用滚动条滚动文本,凭眼睛来查找错误,但如果让计算机自动查找,既节省时间又准确得多。
Word2003提供了许多自动功能,查找和替换就是其中之一。
通过设置丰富多彩的文字、段落、页面格式,可以使文档看起来更美观、更舒适。
Word的排版操作主要有字符排版、段落排版和页面设置等。
3.4.1设置字符格式
1.使用工具栏按钮设置格式
(1)设置字体
(2)设置字号
(3)设置字符的其它格式
2.使用菜单设置字符格式
3.4.2调整word工作窗口
Word提供了多种在屏幕上显示Word文档的方式。
每一种显示方式称为一种视图。
使用
不同的显示方式,用户可以把注意力集中到文档的不同方面,从而高效、快捷地查看、编辑文档。
Word提供的视图有:
普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图。
其中普通视图和页面视图是最常用的两种方式。
1.普通视图
2.页面视图
3.大纲视图
4.Web版式视图
3.4.3设置段落样式
在Word中,段落是指以段落标记作为结束符的文字、图形或其它对象的集合。
Word在输入回车键的地方插入一个段落标记,可以通过“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮查看段落标记。
段落标记不仅表示一个段落的结束,还包含了本段的格式信息,如果删除了段落标记,该段的内容将成为其后段落的一部分,并采用下一段文本的格式。
段落格式主要包括段落对齐、段落缩进、行距、段间距、段落的修饰等。
1.段落对齐
2.段落缩进
3.段落间距
4.制表位
3.4.4项目符号与编号
使用项目符号和编号,可以使文档有条理、层次清晰、可读性强。
项目符号使用的是符号,而编号使用的是一组连续的数字或字母,出现在段落前。
1、自动项目和编号
2、对已键入的内容填加项目和编号
表格是由许多行和列的单元格组成。
在表格的单元格中可以随意添加文字或图形,也可以对表格中的数字数据进行排序和计算。
在Word2000中,新增了一些处理表格、边框和底纹的功能,以便能更加轻松地使用表格、边框及底纹工具。
如更完善的“绘制表格”功能,可以如同用笔一样随心所欲地绘制复杂的表格;
“擦除”工具可以方便地清除任何单元格、行、列边框等。
3.5.1自动插入表格
方法一:
“常用”工具栏上的“插入表格”按钮
方法二:
“表格”菜单上的“插入表格”命令
3.5.2手工绘制表格
另外一种创建表格的方法是使用表格绘制功能。
如下图所示的表格绘制工具栏,点击 按钮就可以进入表格绘制工作状态,然后可以在文档中根据自己需要添加行、列。
是橡皮按钮,可以用来擦除表格线。
3.5.3编辑表格
在Word文档中插入一个空表格后,将插入点定位在某单元格,即可进行文本输入。
若想将光标移动到相邻的右边单元格按Tab键,移动光标到相邻的左边单元格则按Shift+Tab键。
1.选定单元格
2.插入行或列、单元格
3.删除单元格、行或列
4.拆分单元格
5.合并单元格
6、表格属性设置
3.5.4表格和文本相互转换
将表格转换成文本,可以指定逗号、制表符、段落标记或其他字符作为转换时分隔文本。
3.5.5表格的排序与公式
Word2003的表格具有一定的计算功能,有些通过计算可以得到的数据不必进行输入,只要定义好公式就能将结果计算在表格中,经过公式计算所得到的结果是一个域,当公式中的源数据发生变化,结果经过更新也会随之改变。
Word2003已经具备电子表格软件Excel2003的部分功能。
当然,要进行复杂公式的计算和数据的处理,还要使用电子表格软件Excel2003。
1、表格排序
2、表格计算
3.5.6在文档中插入图片和艺术字
利用Word提供的图文混排功能,用户可以在文档中插入图片,使文档更加赏心悦目。
在Word中图片可以是剪贴、图形文件、自选图形、艺术字或图表。
1.插入剪贴画
2、插入艺术字
3.5.7在文档中插入数序公式
1.插入数学公式
2.修改数学公式
除了利用Word提供的剪贴画外,还可以借助Word提供的绘图工具绘制一些简单的图形。
3.6.1绘制基本图形
1.“绘图”工具栏
2.选择图形
在对图形进行编辑时,首先要选择图形对象。
3.修改图形
在Word中可以对图形的大小、颜色、阴影、三维效果等进行修改。
修改前先选定图形对象,然后单击“绘图”工具栏上的相应按钮即可。
下面以一个例子来说明具体操作方法。
图3-55为一个矩形进行边框、填充颜色、阴影等设置后的效果。
3.6.2绘制自选图形
1.绘制自选图形
2.编辑自选图形
3.6.3为图形添加颜色和效果
3.6.4图形组合对象
当两个或多个图形对象重叠在一一起时,新绘的图形总是覆盖原来的图形,用户可以调整各个图形之间的叠放关系,用许多简单的图形构成一个复杂的图形。
此时每一个简单的图形还是一个独立的对象,可使用“组合”命令,将多个图形组合成一个图形,便于移动、旋转等操作。
3.7.1使用word内置样式
1样式
1)样式的概念
2)样式的建立
3.7.2自定义样式
选择“格式/样式”菜单命令,在“样式”对话框中选择选择“新建”按钮命令,屏幕显示“新建样式”对话框。
在“新建样式”对话框中先输入样式的名称,以及所建样式的类型、基准样式等,再通过“格式”菜单即可以对所建立的样式进行字体、段落等格式设置了。
建立后,依次选择“确定”按钮退出。
3.7.3创建和使用模板
模板是一种特殊的Word文档(类型符为.DOT),它提供了制作最终文档外观的基本工具和文本。
Word的默认模板名是“空白文档”(共用模板),它包含了默认菜单,对话框设置和格式。
当建立一个新文档时,若没有选择其他类型的模板文件,Word就会将空白文档作为新文档的模板文件。
1.)利用模板建立新文档
⒉)模板文件的制作
页面格式主要包括:
页中分栏,添加页眉、页脚、页码,设置纸张尺寸、页边距等,版面格式设置,用以美化页面外观,将直接影响文档的最后打印效果。
页面格式化的主要工具有:
“常用”工具栏“显示比例”按钮和“文件”、“格式”、“视图”、“插入”菜单。
3.8.1页面设置
⒈)定义纸张规格
⒉)设置页边距
⒊)选择纸张来源
⒋)设置分栏
3.8.2脚注和尾注
在实际工作中,常常希望在每页的顶部或底部显示页码及一些其它信息,如文章标题、作者姓名、日期或某些标志。
这些信息若在页的顶部,称为页眉,若在页的底部,称为页脚。
(1)设置页眉/页脚
(2)给页眉加页码、日期和时间
(3)设置奇偶页不同的页眉(脚)和在首页不设置页眉(脚)
(4)删除页眉和页脚
3.8.3各种分页符的使用
Word允许将文档分为若干节,每一节具有不同的页面设置,如不同的页眉、页脚、页码格式等。
为文档的不同部分建立不同的页眉或页脚,只需将文档分成多节,然后断开当前节和前一节页眉或页脚间的连接。
为文档分节要在新节处插入一个分节符,分节符是表示节结束而插入的标记。
在普通视图下,分节符显示为含有“分节符”字样的双虚线,用删除字符的方法可以删除分节符。
3.9.1拼写和语法检查
在默认情况下,随着文档的录入和编辑,会自动把拼写错误和语法错误标记出来。
如果对现有的文档进行拼写检查和语法检查,需要打开要检查的文档,然后单击“审阅”选项卡,在“审阅”功能区中单击“拼写和语法”按钮,或者直接按下键盘上的F7键,Word就会启动拼写和语法检查,当遇到中文拼写或语法错误时,Word将此单词入文本框并打开“拼写和语法”对话框。
3.9.2自定义词典
在“Word选项”对话框中,左侧单击“校对”,右侧单击“自定义词典单”按钮,会弹出“自定义词典”对话框。
在此对话框中,可以激活、创建、编辑、添加或删除自定义词典。
3.9.3保护文档
为了提高文档的安全性,Word2003提供保护文档功能。
具体操作为:
用Word2003打开要保护文档,在“审阅”选项卡中单击“保护文档”,从下拉列表中选择“限制格式和编辑”。
在“限制格式和编辑”窗格中,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选项,并从下面的下拉列表中选择“不允许任何更改(只读)”,下面会出现例外项。
按住Ctrl键逐一拖动选中所有允许编辑的正文内容,单击选中例外项下的“每个人”复选项。
单击“是,启动强制保护”按钮,输入密码,确定完成保护。
对于一篇比较长的文档,详细地阅读它并弄清楚它的结构内容是一件比较困难的事。
使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。
因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构。
其中,文档标题和正文文字被分级显示出来,根据需要,一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来,以突出文档的总体结构。
可以通过文档视图来浏览这个文档以把握文档的总体结构,然后再详细了解文档的各部分。
3.10.1使用大纲视图
大纲视图使得查看长篇文档的结构变得很容易,并且可以通过拖动标题来移动、复制或
重新组织正文。
在大纲视图中,可以折叠文档,只查看主标题;
或者扩展文档,以便查看整
个文档。
3.10.2在大纲视图中编辑
在大纲视图中,可以将文档大纲折叠起来,仅显示所需标题和正文,而将不需要的标题和正文隐藏起来,这样可以突出文档结构,简化了查看文档的时间;
而且还可以在文档中移动和重新组织大块文本。
3.10.3主控文档和子文档
使用Word的主控文档,是制作长文档最合适的方法。
主控文档包含几个独立的子文档,可以用主控文档控制整篇文章或整本书,而把书的各个章节作为主控文档的子文档。
这样,在主控文档中,所有的子文档可以当作一个整体,对其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录等操作。
对于每一个子文档,我们又可以对其进行独立的操作。
此外,还可以在网络地址上建立主控文档,与别人同时在各自的子文档上进行工作。
1、创建主控文档
2、插入子文档
3、展开和折叠子文档
4、重命名子文档
3.10.4书签
当我们编辑或阅读一个很长的Word文档时,比如学生写毕业论文,老师写教案,办公人员做企划案……往往一次是搞不定的。
如果没有编辑完,下次要返回到这个特定的位置编辑,怎么办呢?
这种问题可以通过Word2003中的书签定位来解决。
下面我们就讲讲如何在Word长文档中使用书签功能。
3.10.5创建目录
如果Word中的内容较多有分章节(像论文)时就有必要在开头放个目录,当我们要查看某章节的内容时就可以在目录中先查找该章节所在页数并定位查看,但在Word中还有其他快速定位的方法,下边介绍如何在Word2003中创建目录。
1.在工具栏空白处点击右键并选择"
大纲"
,打开大纲工具栏
2.依次选中各章节标题,先点击大纲工具栏的第一个图标(双左)后再选择相应的级别(1-9级);
3.将光标定在文档开头处,选择菜单"
插入→引用→索引和目录"
,弹出如图3-84所示的对话框,并选择"
目录选项卡"
,确定即可;
4.点击大纲工具栏中的"
更新目录"
按钮,在打开的对话框中选中"
更新整个目录"
后确定即可显示最新最准确的文档目录。
3.10.6创建图表目录
图表目录是为文档中的图形、公式、表格等(以下统称图表对象)所列出的目录。
本节先给大家介绍利用题注制作图表目录的方法。
首先,要确保文档中的图表对象下已经插入了题注。
使用用样式或目录项域也能编制图表目录,方法如下:
一、用样式编制图表目录
1.在图表对象的下面一行输入注释文字。
2.使用“格式”工具栏的“样式”框,选择一种样式。
本例使用标题3,也可以使用自定义样式。
3.对要加入图表目录的其他图表对象进行上述操作。
4.将插入点置于要放置图表目录的位置。
5.执行“插入”→“引用”→“索引和目录”→“图表目录”选项卡。
6.单击“选项”按钮,打开“图表目录选项”对话框。
在“样式”下拉框中选择用于图表题注的样式名称。
本例应选择“标题3”。
7.单击“确定”按钮,关闭“图表目录选项”对话框,可见“图表目录”选项卡的“题注标签”框中自动变为了“无”。
8.在“图表目录”选项卡进行其他选项的设置。
9.单击“确定”,插入指定样式的图表目录。
3.10.7更新目录
如果生成目录后对Word文档的内容进行了修改且Word文档的页数发生了变化,可以通过“更新域”操作来获得更新后的目录。
在Word文档中选中目录并单击鼠标右键,并在快捷菜单中单击“更新域”命令。
在打开的“更新目录”对话框中选中“只更新页码”单选框,然后单击“确定”按钮即会重新根据新的页码情况更新Word目录。
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