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3.3错误的连续性和重复性带来的风险4
3.4数据的完整性和安全性带来的风险4
4、企业会计电算化下内部控制健全与完善5
4.1要加强对系统环境的常规控制5
4.2加强应用控制建设,保证信息的完整准确性6
5、会计中出现的新问题6
5.1会计存在无纸化的问题6
5.2增加了内部控制内容6
5.3内部控制环境发生了变化6
6、分析比较手工会计与电算会计内部控制7
6.1严格机构和人员的管理与控制8
6.2严格系统操作环境管理和控制系统8
6.3建立计算机房管理制度8
6.4建立健全的档案管理制度8
7、加强制订会计档案管理制度9
8、加强电算化系统的内部控制制度建设的具体措施9
8.1建立全面、规范的会计基础管理制度9
8.2加强对操作程序的控10
8.3严格对机构和人员的管理与控制10
8.4加强系统安全与网络的安全控制,严格系统操作环境管理10
8.5加强内部审计11
8.6实施人才培训制度,提高会计人员素质11
8.7要做好电算化会计档案管理工作11
总结11
参考文献12
企业会计电算化与内部控制
学生姓名:
李静
系专业班级:
经贸系会计电算化0802指导教师:
尤俊生
【摘要】随着电子计算机的广泛应用,企业会计电算化在我国迅速发展。
在企业会计电算化环境下如何建立有效的内部控制机制具有十分重要的意义。
企业会计电算化在给企业带来巨大效益的同时,也可能带来巨大的风险。
本文从常规控制和应用控制两个角度论述了如何健全和完善企业会计电算化环境下内部控制制度。
【关键词】企业会计电算化内部控制健全完善
前言
我国企业会计电算化起步是于20世纪70年代末,80年代中期企业会计电算化工作及会计软件开发多为单位自行组织进行,没有建立相应的组织管理制度和控制措施,不仅低水平重复建设现象严重,而且盲目上马又下马,带来很大浪费。
1986年至今,随着经济体制改革的不断深入,我国的企业会计电算化事业进入了有计划有组织的发展阶段。
财政部颁布实施了一系列关于企业会计电算化管理的规章,如《会计核算软件管理的几项规定(试行)》和《补充规定》等,以后又陆续颁布了《企业会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《企业会计电算化软件基本功能规范》等规章制度,从而促进了企业会计电算化的规范化,也加快了企业会计电算化发展的进程。
最近,财政部又颁布了《内部会计规范-基本规范(试行)》,文中指出:
“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施”。
1、在企业会计电算化条件下加强内部控制的意义
会计系统的有效运行离不开一个健全、有效的内部控制机制。
内部控制是单位为提高会计信息质量,保证资产的安全和完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。
内部控制制度在企业会计电算化环境下,更具有举足轻重的作用。
只有建立健全企业会计电算化环境下的内部控制,才能提高会计的分析决策能力,为管理者提供所需的经济信息,更好地实现其管理和决策的职能;
才能防止浪费和舞弊行为,保护财产物资的安全性和完整性;
才能建立科学的岗位责任制,协调各部门的工作,强化管理,提高管理水平及管理人员素质;
才能利于审计及其它部门开展工作,推动现代审计的发展;
才能提高会计工作质量,增强各种信息输出和财务报告的可信度、可靠性;
才能使诸如《会计法》、《企业会计准则》、《企业会计电算化工作规范》等得以贯彻执行;
也才能确保企业会计电算化环境下各单位经济活动能够正常、安全、有效地进行。
所以健全和完善内部控制制度是建立现代企业制度的内在要求,也是提高企业竞争能力的重要途径。
总之,企业会计电算化是会计发展史上的一次革命,它不仅是对会计理论、会计实务、会计数据处理手段的变革,而且还对企业会计内部控制制度产生深远的影响。
2、企业会计电算化对内部控制的影响
实行企业会计电算化后,会计人员的工作任务、会计工作的职能划分、责权关系、稽核关系及会计文档的管理形式等会计业务关系发生了一系列深刻的变化,其中对企业内部控制制度影响最为明显。
2.1控制范围发生改变
在手工会计环境下,内部控制制度建立的基本原则是职权、不相容职务相分离的原则,在这一原则的基础上,人们在手工会计业务处理程序的各个关键环节,设立了相应的稽核制度和审查制度,如必须账账相符、账证相符、账表相符、账实相符,以及必须由各级主管审查、签字、盖章等制度和措施,其主要针对的是会计业务处理过程。
在企业会计电算化环境下,会计业务集中化处理,依会计程序制定计算机内部控制措施,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查等。
随着互联网环境的形成,会计业务处理范围变大使实时处理成为可能,原来应由几个部门按预定步骤完成的业务事项可集中在一个部门甚至由一个人完成。
由于在企业会计电算化环境下会计系统建立和运行的复杂性,为了保证企业会计电算化环境下会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性,以达到企业内部控制的目标,企业会计内部控制范围也相应扩大。
除在手工环境下会计系统控制的范围外,还包括如网络系统安全的控制、系统权限控制、修改程序的控制等。
2.2控制对象发生改变
在手工会计环境下,人是所有会计业务组织和执行的主要因素,所以人是控制实施的主体。
在会计业务处理过程中,不仅企业的经济业务发生均记录于纸张之上,而且按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表,这些纸质原件的数据若被修改,很容易辨别痕迹。
而且每个环节都必须经过某些具有相应权限的人员的签章,层层复核、道道把关。
在企业会计电算化环境下,会计人员面对的是企业会计电算化系统,在这种环境下,对于一项经济业务的每个环节大部分是由计算机完成,其成败和效率不仅取决于“人”的因素,还取决于“机”的因素。
另外,在企业会计电算化环境下原来纸质的会计原始凭证数据是以电磁信号的形式存储在磁性介质中,肉眼是不可见的,很容易被删除或篡改而不留下痕迹。
随着互联网的迅猛发展,不仅是账本、报表、凭证而且更多的介质都将电子化,还会出现各种电子单据(如各种发票、结算单据)。
原来在会计业务核算过程中进行的各种必要核对、审核等工作将大部分由计算机及网络完成。
近年来,随着计算机技术和网络通讯技术的发展,以及网络会计信息系统的普及,给企业会计电算化内部控制带来了新的变化。
因此,在企业会计电算化环境下内部控制的对象重点由对人的控制为主转变为对人、计算机和互联网的控制。
由此可见,从传统的手工环境下的会计系统到企业会计电算化环境下的会计系统,系统内部控制的基本要求和目标并没有变,会计核算的复式记账和借贷平衡的基本原理和方法也没有变,发生了大变化的是系统控制的范围与对象,其系统风险问题也主要由此产生。
3、企业会计电算化下内部控制存在的风险
3.1不适当的系统设计带来的风险
由于在手工会计环境下,对于一项经济业务处理的每个环节必须经过某些具有相应权限人员的签章。
而在企业会计电算化环境下,由于目前研制人员所考虑的问题不十分周密,很容易产生风险。
会计人员可能利用特殊的授权文件或口令,获得某种权利或运行特定程序进行业务处理,例如会计人员被人收买,非法取得他人口令,利用他人权限,虚构、修改、删除业务数据,通过在经济数据录入前或加入期间对数据做手脚来达到个人目的等等案例数不胜数。
3.2数据与责任的高度统一带来的风险
在手工会计环境下,会计的多项业务资料,如“凭证、日记账、明细账、总账”等均由不同的责任人分别记录并保管,XX,任何人都难以浏览到全部的会计资料。
而在企业会计电算化环境下,是全部责任高度集中于同一电脑系统(或网络系统),高度集中于同一电算化软件系统。
这种特点使系统数据和信息处理资料面临被不留痕迹非法浏览、修改、拷贝乃至毁灭的巨大系统问题风险。
因而数据与责任高度统一所带来风险问题控制是企业会计电算化环境下面临的一系列重要的内部控制问题。
3.3错误的连续性和重复性带来的风险
在企业会计电算化环境下内部控制具有制度控制与程序控制相结合的特点。
企业会计电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如果程序发生差错或不起作用,由于人们依赖性以及程序运行的重复性,使得失效控制长期未被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的风险较大。
例如,由于所有数据都源于凭证库,当凭证输入后,系统将自动进行多项业务处理。
一旦输入操作不当,将会引发日记账、明细账、总账,乃至会计报表等一系列的错误。
因而错误的连续性和重复性将是企业会计电算化环境下所面临的关键的控制问题。
3.4数据的完整性和安全性带来的风险
在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,纸张上书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹。
而企业会计电算化环境下,原来的纸质的会计原始凭证的数据通过电子信息直接记录在磁盘或光盘上,磁性存储介质的主要特点是阅读分析直观性差,数据修改不留痕迹、忌受潮、忌磁化、忌受热和不能弯曲等,这些特点和要求对会计资料保存的完整性产生新的风险。
由于互联网的开放性,过去以计算机机房为中心的“保险箱”式安全措施已不适用了,大量的会计信息通过开放的网络传递,各种计算机病毒乘虚而入,其会计资料有着被截取、篡改、泄露机密等安全风险,很难保证数据的真实性和完整性。
总之,企业会计电算化的特点决定了原来手工会计环境下的内部控制制度大部分将失去作用,这就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束。
4、企业会计电算化下内部控制健全与完善
建立一整套企业会计电算化环境下的规章制度,形成良好的内控环境,应遵循以下原则A
不兼容权限必须分离原则。
即对电算化权限严格控制,系统操作员以外的操作人员只享有操作权限。
B
相互制约原则。
加强对电算化系统数据输人、处理、输出的控制。
明确系统管理员、操作人员、维护人员的职责范围。
C
安全、保密原则。
安全主要是对软硬件,文档的安全检查保障控制。
保密主要是对各种权限进行控制,设置多级保密措施。
D
内部防范原则。
主要是针对个别人容易出现的个人垄断现象以及对系统管理人员的监管控制问题进行防范。
所有这些都是在实际工作中制定企业会计电算化规章制度必须加以考虑的问题。
4.1要加强对系统环境的常规控制
是对电算会计中组织、制度、开发、安全等系统环境方面进行的控制。
它包括组织与操作控制、开发与维护控制、硬件与应用软件控制、系统安全控制。
组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位的职责制度、权限的划分等形式进行控制,其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生的目的。
系统操作与管理控制是针对每一个上机操作会计软件而制订的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制,主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。
系统开发控制是为保证企业会计电算化系统开发过程中各项活动的合法性和有效性而设计的控制措施,它贯穿于系统规划、系统分析、系统设计、系统实施和系统运行测试与维护的各个阶段。
系统维护控制指针对日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作而实施的控制。
系统维护控制包括硬件维护控制和软件维护控制。
安全控制,是指采用各种方法保护会计数据和计算机程序,以防止会计数据泄密、更改或破坏而实施的一种控制制度。
系统安全控制主要包括:
实体安全控制、硬件安全控制、软件安全控制、网络安全控制和病毒的防范与控制等。
实行企业会计电算化后,用于企业会计电算化工作的电子计算机设备,一般都是由财务会计部门管理,硬件设备比较多的单位,财务会计部门还应单独设立计算机室。
因此财务会计部门要根据企业会计电算化系统的特点,制定硬件和软件的有关操作、管理和维护制度。
4.2加强应用控制建设,保证信息的完整准确性
应用控制是为适应企业会计电算化这一应用系统的特殊控制要求,保证数据处理完整、准确而建立的内部控制。
一般控制是系统控制的核心和重点,是应用控制的基础。
应用控制以一般控制的基本原则为依据,重点控制那些关键性操作运行功能。
应用控制可划分为输入控制、处理控制和输出控制。
输入控制是应用控制的重点,输入控制除了要不断加强操作人员的责任心和提高技术水平外,常用的控制方法包括:
建立科目名称与代码对照文件程序,以防止会计科目输入错误等。
处理控制是指为保证数据处理正确设置的控制。
处理控制的重点在于处理过程的现场控制、数据有效性检测、预留审计线索控制、错误纠正控制等。
输出控制是为保证合法、正确的输出各种会计信息而进行的控制。
输出控制的重点在于数据审核控制、授权输出控制和打印程序控制等。
5、会计中出现的新问题
5.1会计存在无纸化的问题
由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存,手工操作下的一些内部控制,如编制科目、凭证汇总表,总账、明细账的核对,在电算化中没有了存在的必要性,其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内,如凭证借贷平衡校验、余额平衡检查等功能。
因此,内部控制也由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存。
5.2增加了内部控制内容
企业会计电算化的应用,给会计工作增加了新内容,不仅要保存好相关的纸质数据文件,还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。
如编程、维护人员与计算机操作人员内部控制、计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治,以及计算机操作管理等。
5.3内部控制环境发生了变化
企业使用计算机处理会计和财务数据后,企业会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。
会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源规划等。
随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;
原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。
因此,要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛,更加复杂。
6、分析比较手工会计与电算会计内部控制
电算会计的内部控制与手工会计的内部控制相比,由于电算会计仍用复式记账法,其内部控制的目的没有变,过去的一些行之有效、科学的管理制度和控制方法依然没有变。
但是,在手工会计中,会计人员的分工和岗位责任制,其凭证、账簿、报表都是由不同的人员审核和登记的,不经授权的人想要浏览全部信息是比较困难的;
电算化后,由于功能和知识高度集中,导致职能集中,原来手工操作中不宜合并的岗位,在电算会计中可以合并,某些会计人员既可以从事数据的输入处理,又可以负责数据的输出报送,他们可能在数据的来源的相互关系、如何处理、分配及输出的使用等方面具有详细的知识,也熟悉内部控制的缺陷,这就可能使他们在未批准的情况下直接对使用中的程序和数据库进行修改和操作处理,加大了出现错误与弊端的风险。
加强手工会计中人员的职责分工,不同的账簿由不同的人员登记,互相牵制,几个人同时出现同样错误的可能性是很小的,在对账过程中会发现记录数据的错误;
而电算会计的所有数据都来源于记账凭证,只要一次输入或转入,系统就会一气呵成,自动进行多项工作,虽然不存在账证、账账、账表不相符的情况,可一旦出错,将引发会计凭证、账簿甚至报表的一系列错误。
另外,手工会计存储数据主要是用纸质材料,电算会计中数据文件的存储介质大多是磁性材料,存储在上面的数据文件只有经过相应的设备方可阅读,其直观性较差,并且修改、擦除和复制均不会留下痕迹。
此外,磁性介质在受热、受潮或强电磁场等的影响下,都会造成会计信息的丢失。
手工会计在纸质材料上记录数据,每一步都有文字记录,包括经手人、审核人、负责人都要签字,出现差错容易追查,电算化后集中于电脑系统,追查责任困难。
6.1严格机构和人员的管理与控制
会计核算软件投入正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度,企业会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位,基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位;
电算化会计岗位包括直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位,机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。
6.2严格系统操作环境管理和控制系统
操作环境包括系统操作过程以及系统的维护,操作过程控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现,操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件。
如规定交接班手续和登记运行日志,规定数据备份及机器的使用规范,规定软盘专用以防病毒感染。
系统维护包括硬件维护和软件维护,硬件维护主要包括:
定期进行检查并做好记录;
在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录。
而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。
6.3建立计算机房管理制度
具体措施包括:
对进入机房内的人员进行严格审查;
保证机房设备安全的措施,如机房防火规定等;
保证计算机正常运行措施,如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等;
会计数据和会计软件安全保密的措施,如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定;
修改会计核算软件的审批和监督制度,如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。
6.4建立健全的档案管理制度
这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程
序的软盘及其他存储介质。
系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:
存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管;
各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方;
采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
随着网络技术的逐渐成熟与完善,会计信息系统的内部控制体系将发生深刻的变化。
只有清楚地意识到这些变化,建立完善的内部控制制度,才能适应现代企业制度建设和经济全球化对会计核算的新要求,建立完备的、崭新的会计体系。
7、加强制订会计档案管理制度
在实行企业会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会汁档案管理的要求也比较严格;
同时,对会计档案的概念也就有所发展。
在企业会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成的全套文档 制订电算化会计档案管理制度一般应包括以下内容:
资料都属于会计档案的范畴,另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。
实行会汁电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存的有关规定按《会议档案管理办法》。
全套企业会计电算化系统文档视同会计文档保管,保管期截至该系统停止使用或有重大修改后的三年。
妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。
如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等。
科学规定会计档案的有关权限。
如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。
保证会计档案安全与完整的措施。
如规定用计算机打印输出的账簿应按全文档案的有关规定装订成册等。
企业的内部控制制度内涵是多方面的,但内部控制制度不是万能的,制度本身存在局限性,只有企业的全体员工共同营造良好的内部环境,通过不断地完善内部控制制度,才能实现内部控制的目的。
8、加强电算化系统的内部控制制度建设的具体措施
8.1建立全面、规范的会计基础管理制度
管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据。
会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。
没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。
8.2加强对操作程序的控
制定相应的上机守则与操作规程,是操作控制制度化的具体体现。
上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。
操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。
这些制度并不是一成不变的,还必须随着经营的变化而不断修改完善。
只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。
8.3严格对机构和人员的管理与控制
必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制。
职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。
会计核算软件投入正式使用后,原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度。
企业会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可包括:
会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位;
电算化会计岗位包括:
直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。
机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。
如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。
用户部门指产生原始数据的部门或人员(如出纳),在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,以及在电算化部门内部的职责分离。
通过进行内部职责分工,以补救不相容职能集中化的不足。
8.4加强系统安全与网络的安全控制,严格系统操作环境管理
加强系统安全控制主要应从防止XX的人员擅自动用系统各种资源、保护程序和数据的安全,减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。
主要的控制措施包括:
8.4.1订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑;
8.4.2设置操作权限限制;
8.4.3操作人员身份的密码控制,规定交接班手续和登记运行日志;
8.4.4数据存储和处理相隔离,严格控制系统软件的安装与修改,对系统软件进行定期的预防性检查,系统被破坏时,要求系统软件具备紧急响应、强制备份、快速重构和快速恢复的功能;
8.4.5机房的工作环境保护。
网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。
针对这些方面,可采用一些安全技术,主要包括:
数据备份及机器的使用规范,软盘专用及防病毒感染。
数据加密技术,访问控制技术,认证技术等。
网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题,尽量使用光纤传输,接入口应保密。
通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。
8.5加强内部审计
内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。
对会计资料定期进行审计,审查电算化会计账务处
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