公文讲座提纲Word文档下载推荐.docx
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语言基本要求:
准确、简练、平实、得体。
4、修改润色。
拟写第四个环节。
修改方法:
冷却法、朗读法、请人指教。
(二)公文写作基本要求
1、公文内容应当符合国家的法律、法规及上级机关有关政策规定。
2、完整、准确地体现发文机关的意图。
3、实事求是。
全面性、准确性、客观性。
4、提出的政策措施切实可行。
5、观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
6、文种使用恰当,公文格式规范。
(三)拟文人员应具备的能力
1、懂国家政策。
拟稿人在起草公文时要进行全方位的核对。
一是上下核对。
就是同国家和上级机关已发布的有关法律法规规章、方针、政策、规定进行核对,不能相互抵触、冲突。
二是前后核对。
就是对现行政策和过去所发的文件进行核对,使现行政策和过去的文件提法一致,不一致的要说明。
公文本身前后提法要一致,不能自相矛盾。
三是左右核对。
就是与相关平行单位的文件规定进行核对,不能互相抵触。
2、懂业务。
精通金融业务、管理业务。
专业性。
3、懂公文语言。
4、懂格式。
弄通弄懂行文规则,正确使用文种,熟练掌握公文格式,并严格按照有关规定执行。
(四)公文核稿注意事项:
把好政策关、文字关、协调关、格式关。
三、公文格式和行文规则
(一)公文格式
公文格式是公文区别于其他应用文的重要标志,对公文内容和质量起着重要的保证作用。
公文一般由文头(公文首页红色反线以上的各要素,包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人)、主体(公文首页红色反线以下(不含)至主题词(不含)之间的各要素,包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注)、文尾(主题词、抄送机关、内部发送、印发机关和印发日期、印刷份数)三部分组成。
公文中各组成部分必须按照规则标识。
(二)行文规则
1、行文的总的原则:
行文应当确有必要,注重实效。
一是可发可不发的公文坚决不发。
二是重复的公文不发。
三是不成熟的公文暂时不发。
四是发短文。
不能行文的情形:
不能对领导个人行文;
不能对其他机关内设机构(办公室除外)行文;
同一机关内设机构(办公室除外)之间的工作往来不行文;
不同机关内设机构(办公室除外)之间不能行文;
机关内设机构不能对外行文;
各部门就有关问题不能协商一致时不能各自对下行文;
能用电话、简报、便函、电子邮件等形式解决的事项不正式行文。
2、行文的一般规则
(1)依据隶属关系行文。
逐级行文,一般不越级行文。
(2)依据职责范围行文。
(3)涉密公文行文规则。
密来密复。
主件、附件密级应保持一致一致。
密码电报不能在文中原文引用,也不能作为附件。
按领导批示办理的公文,需将批示件作为附件的,如不便传播的,须对批示标注相应密级。
有些公文在办理过程中如需要保密的,在成文过程中要按保密规定进行管理。
(4)上行文行文规则。
仅适用于下级机关向上级机关请求指示、报告情况等的行文。
请示件行文规则。
一文一事。
逐级行文请示,一般不得越级。
请示一般只写一个主送机关,不得在报送上级机关的同时抄送下级机关或相关机构。
请示的篇幅不应过长。
下级机关向上级机关报送紧急请示件应注意合理标注紧急程度标识。
报告件行文规则。
报告件虽无一文一事硬性规定,但也忌讳报告事项内容过多、篇幅过长。
一般不应在报告件上标注紧急程度标识。
(5)下行文行文规则。
即上级机关向下级机关的行文。
银监会系统一般采取逐级对直接下级机关行文的方法。
一是内设职能部门要根据各自的职权范围行文。
银监局各处室可以向银监分局对口科室行文,一般不得直接向银监分局行文。
办公室发文是银监局局发文的补充形式,根据授权可以向下级机关行文。
对少数特别事项,银监局部分内设职能部门经批准可以对银监分局发文,如银监局人事处对银监分局人事科、财会科负责人任职事项的批复。
二是内设职能部门之间对同一问题未取得一致意见,不得各自对下行文。
三是向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(6)平行文行文规则。
即同级机关或不相隶属机关之间的行文,一般用函。
在银监局系统职权范围内,可以与同级政府部门相互行文,主要以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项等。
平行文不存在逐级或越级行文问题,但不相隶属机关之间的行文,一般情况下双方公文的级别应对等。
(7)联合行文行文规则。
即两个以上平行机关或不相隶属机关之间就同一事项联合发文。
联合行文单位一般为相同级别或准相同级别。
联合行文单位不要太多。
联合行文,一般主办单位排前,并由主办单位印发、归档。
联合行文的会签,一般由主办单位领导先签署意见,协办单位依次会签,一般不使用复印件会签。
联合上报公文署名,主办单位签发人排在前面。
联合发文原则上应使用主办单位的发文字号,也可协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。
联合行文的用印,联合向上行文,由主办单位加盖印章即可。
3、行文应注意的其他问题
(1)党政分开原则。
党政机关应在各自的组织系统内行文,不以行政名义向党的组织作指示、交任务,也不以党的组织名义向政府部门和行政领导机关请示、报告。
(2)合理确定行文级别。
一般对局发文、办公室发文、部门发文的适用范围都有规定,行文时不能随意选择公文级别,更不应为引起重视而随意提高行文级别。
(3)避免用文件发文件。
除转发上级机关或不相隶属机关公文,尽量避免套发文件,即不能用一个无实质内容的通知附发一个指导意见等。
有关工作要求、规则、程序如无特殊需要,应尽量在通知中部署,避免用一个文件附发另一个或多个文件。
四、常用公文种类及写作格式、要点
1、决定
“决定”文种从行为主体看,适用于银监局系统;
从行为对象上看,既可以对事也可以对人;
从内容上看,即可用于解决某些重要事项或对重大行动作出安排、部署,也可用于处理具体的人和事的问题。
它是一种带有制约、规范和指导作用的下行公文。
一般分为指挥性决定、表彰(惩戒)性决定。
决定的结构和写法:
正文开头部分一般是写发布决定的根据、目的、意义,写法上要求开门见山,直接陈述。
然后通常用“特作如下决定”连接下文决定事项。
决定事项部分应写明决定事项的具体内容、落实的措施、解决的办法等。
其中指挥性决定要提出工作任务、措施、方案、要求等,表彰(惩诫)性决定要写明表彰决定和项目或处分决定。
结尾常是内容的强调或补充,语气一般带有号召性和鼓舞性。
其中指挥性决定的结尾一般是提出执行要求、强调执行纪律等,表彰(惩戒)性决定的结尾一般是提出希望号召。
写决定需要注意的事项:
一是起草决定需把握庄重严谨、简明扼要、格式标准规范、内容详略得当。
二是要注意针对性。
三是要注意保持连续性。
这主要是指保持政策上的连贯性,防止出现不相衔接、不相一致或相互矛盾的情况。
2、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法,表明对某项工作的看法、主张,提出做好该项工作的要求。
可以用于上行文、下行文和平行文。
一般分为指导性意见(对工作进行原则性的指导)、计划性意见(对开展某项工作作出部署、安排,多由业务主管部门提出,由上级机关批转或印发)、建议性意见(向上级机关或有关部门提出改进、推进某项工作的设想和建议,主要用于向上级领导机关或有关部门献计献策,开头概述开展某项工作的依据、背景和主要目的,常用“现提出如下安排意见”、“为此,建议做好以下工作”等过渡语转入正文主体。
结尾常用“以上意见,如无不妥,请批转有关单位执行”等结束语)。
作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理,上级机关应对报送的意见作出处理或给予答复。
作为下行文,文中有贯彻执行要求的,下级机关应遵照执行;
没有明确要求的,可参照执行。
作为平行文,提出的意见供对方参考。
写意见应注意的事项:
一是注意意见与通知的区别。
向下级机关安排任务时,意见的内容一般侧重于指导说服;
指示性通知用于传达要求下级机关办理、执行的事项,下级机关必须认真贯彻执行。
二是注意意见与报告、请示的区别。
建议性意见的使用是有条件的,通常是行政职能部门需要在更大范围内开展工作,而采取的措施、办法超出了本部门的职权范围,必须借助上级的权威加以推行,不能把它写成报告或请示。
3、通知
通知是一种兼有指示性、部署性、周知性等多方面功能的公文。
一般分为指示性通知(如发布行政法规和规章,带有指令性)、知照性通知(如转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,如设置或撤销、合并机构)、会议通知、任免通知等。
通知文种主要用于下行文,有一部分用作平行文,一般不用上行文,如需要上级机关了解通知内容,则以抄送方式告之。
通知正文三块:
发文缘由(概括)、(过渡词、句)具体事项、执行要求。
使用说明性语言手段。
转发式通知。
一般用来转发上级机关或平行机关以及不相隶属机关的公文。
如有具体的贯彻意见必须是补充意见,一般无须重申所转发文件中的有关要求。
转发性通知标题应简洁明了。
部署性通知。
适用于向下级机关传达、布置工作。
正文开头可使用“为了”、“根据”等开端语表示行文目的,然后用“现将有关事项通知如下”等承启语转到具体通知事项,写作时按具体事项分类,一条一款,保证具有操作性。
各条款的内容不要有交叉。
会议通知。
会议通知要素应包括会议名称、开会时间地点(报到时间地点)、会议内容、参加人员、有关要求事项、报名(须包括性别以便安排住宿)等。
写通知应注意的事项:
一是通知多为专项性,一事一通知,故通知的内容务求明确具体。
二是文字表述要力求简练准确,不能空泛。
三是凡通知的内容涉及两个以上部门、机关,应会签或联合发文。
4、通报
通报是知照性的下行文,适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或情况。
三种语言表达方式交错使用。
发通报缘由用说明语言;
通报正文一般包括:
一是开头,首先通报主要事实,用概述语言叙述;
二是说理分析,使用议论语言,表述制发通报的主要意图,如表扬先进要指出其精神实质、意义及影响;
批评错误要分析其性质、原因和危害;
三是在提出事实、说清通报原因后,要写出通报处理的决定或意见、希望和要求,使用说明或议论性语言。
表扬性通报要写出嘉奖的决定,发出学习先进的号召;
批评性通报要提出处理意见、要求及防范措施。
写通报应注意的事项:
一是情况要真实。
对涉及的人和事,无论是表扬还是批评,都要用事实说话,防止夸大、缩小或扭曲事实的现象。
二是观点要鲜明。
对提倡什么、反对什么,要是非分明,切忌含糊其词。
三是典型要选准。
选择具有典型性的人、事作为通报内容,避免一般化。
四是分析要恰当。
对表扬或批评类的通报,要力求分析典型的本质及其主客观原因,做到恰如其分,切忌夸张渲染。
对于先进事迹的表扬性通报,要注意处理好先进者与群众的关系。
五是详略要得当。
注意把握重点,突出发文机关的态度和意见。
对主要事实和重要精神表述清楚,具体细节可作简略。
六是要符合政策。
无论是表扬还是批评,一定要符合有关政策规定,使处理决定与事实、政策一致。
七是对受文机关要提出具体要求。
八是讲究行文的时效性。
如事过境迁,通报就失去指导和教育意义。
5、报告
报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况和问题、答复上级机关询问和交办事项的一种陈述性公文,属于上行文,使用叙述语言。
报告正文的开头,先简要说明报告原因、目的或内容要点、结论;
正文主体通常包括两部分:
一是讲明主要情况和问题及其原因,二是提出进一步开展工作的措施、意见或建议。
情况报告:
主要用于反映本单位某项工作的进展情况、发生的重大问题、有关政策或批示的执行或落实情况、上级机关交办事项的办理情况等。
一般包括三部分:
一是介绍基本情况,如对工作进程、现状作概要描述。
二是对突出问题或情况进行详细叙述分析,先讲事实后分析原因。
三是针对存在的问题提出解决措施或下一步工作打算。
一般采用三段式结构,如“情况、问题、打算”、“情况、经验、不足”。
调查报告:
就某一问题进行调查后写出的书面报告。
一般分为三部分:
开头介绍调查事项、范围、时间、地点、对象、方式等。
然后分类介绍调查情况,得出有说服力的调查结论。
对有代表性的问题要分析现状和原因。
最后对调查出的问题提出有针对性的解决措施或办法。
一般采取三段论结构:
情况、问题、打算。
总结报告:
用于对本单位或本系统某项工作、某阶段工作进行总结。
开头部分一般概括说明各个方面总的工作情况。
主体部分就各方面工作的主要情况进行说明,注意突出重点,汇报各方面工作情况要有所侧重,不能平均用力。
安排结构时可并列拉开段落,每一个大的段落表述一个方面的主要工作;
表述时要尽量使用数字说明和概括性的材料,做到言简意赅。
结尾部分要具体写出工作中存在的主要问题,并提出下一步的工作安排、打算,但这部分内容不宜写得过多。
用“特此报告”或“以上报告如有不妥,请指示”等语结束全文。
检查报告:
具有一般报告的写法,但在正文内容中要写出:
情况(即犯错误的梗概)、原因(发生错误的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因)、责任(造成错误的责任主要在哪儿,为什么,然后写出其他责任者)、处理情况及今后意见(已作出处理的写明处理情况;
尚未处理的要提出下一步处理意见。
处理意见可分责任大小、问题轻重分别写明。
处理意见不仅包括对当事者的处理,也包括改进工作、堵塞漏洞的打算)。
呈转性报告:
这类报告是某些业务主管机关或部门针对工作中存在的普遍性问题或在一定范围需要做出处理安排的事项,向上级机关汇报并请求批转有关部门执行的报告。
这类报告一经上级机关批转,便带有指示和决定的性质,有关部门必须严格贯彻执行。
写这类报告,事先要替上级拟好批语,以供参考。
通常包括三部分。
开头部分概述开展某项工作的依据、背景和主要目的,常用“现提出如下安排意见”、“为此,建议做好以下几项工作”等承启语转入正文主体。
主体部分具体阐述安排工作的有关规定,措施和方法。
涉及范围广,内容多的,一般分条写。
这部分是全文的主要内容,行文要详细具体,遣词造句要确切明了,以便有关单位执行。
结尾部分常用“请批转”、“以上报告,如无不妥,请批转执行”等结语。
写报告应注意的事项:
一是反映情况要真实。
二是分析问题要准确。
三是中心要明确。
要围绕中心来组织材料,该详的详,该略的略。
比较复杂的报告,正文内容安排上要合理,谁先、谁后,分几个方面,每个方面又分几个层次,要巧妙设计。
四是回答询问要贴切。
五是注意时效性。
六是要有别于请示。
报告文种属于阅文而非批文,
6、请示
请示主要适用于向上级机关请求指示、批准。
一是超出本单位职权范围的问题。
二是在工作中对上级制定的方针、政策、法律、法规或上级机关规范性文件在理解上有一定困难,或在执行中有不同的理解。
三是在工作中处理问题没有法律、法规和政策依据,或因情况特殊,难以执行统一规定需要变通处理的,可以提出解决问题的措施和办法,请示上级机关可否执行。
请示的主要特征:
一是行为主体的组织性。
公文中的请示只能是组织行为,不能以个人名义向上级机关发请示类公文。
二是行文内容的单一性。
请示应当一文一事,如果同时请示几件事,则必须是与同一个问题密切相关的几个方面,同时还必须是受文机关能给予一次性批复和解决的事项。
三是行文关系的直接性。
一般应逐级请示。
四是行文时限的紧迫性。
所请示的问题一般是急需办理和解决的,很注重时间方面的要求。
写请示应注意的事项:
一是内容要简明扼要。
二是表述要清理交融,言辞要恳切。
三是行文要严格规范。
如严格遵循一文一事、主送一个机关、不得越级请示、不得同时抄送下级机关等要求。
四是请示、报告文种不能混用。
7、批复
批复是仅适用于答复下级机关请示事项所使用的公文,与请示具有对应关系。
批复的写法:
开头引述对方来文名称、文号并告知已收到,然后再讲批复的具体内容,对请示事项提出同意或不同意的意见。
如批复内容较长或既有同意又有否定的要求时,需分条说明,用“经研究,批复如下”承启,然后逐条写。
结尾一般用“特此批复”、“此复”。
写批复应注意的事项:
一是针对性要强。
批复必须紧扣请示事项,有问有答,不能答非所问,也不能只答复其中一部分,置另一部分于不顾。
二是观点要明确。
对请示事项持什么态度和意见,是肯定还是否定,是同意还是不同意,要作出明确答复,不能含糊其词,模棱两可。
三是表述要准确。
批复对下级机关具有指导意义和制约作用,下级机关必须遵照执行,因此行文必须措辞严密,用语准确,避免产生歧义疏漏。
四是篇幅要简短。
批复应开门见山,对请示事项只作原则性、结论性的表态、指示,或提出方向性的意见,一般不作具体的分析论证。
对个别确需阐述理由的也应简明扼要,切忌长篇大论。
五是及时办理批复。
六是如果批复事项具有普遍指导意义或具有某种程度的规定性质,可以抄送各有关的下级单位。
8、函
函是用于办公的信件,主要适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题;
向有关平级主管部门请求批准和答复审批事宜;
上级机关对下级机关询问情况、催办有关事宜、通知一般事项,或答复下级机关询问的问题。
一般多为平行文。
“函”与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
函正文开头一般先告知情况,去函应说明本机关、单位发函的原因和目的;
复函应写明发函依据,引据来函并用“现函复如下”、“现答复如下”等承启语引出正文主体部分,把询问、商洽或答复事项直接、具体地说清楚。
结尾语:
去函常用“专此函告”、“特此致函”、“请予函复”,复函常用“特此复函”等惯用语。
有的函可以不用结束语。
函分为公函、便函两种。
公函属于正式公文,须借助公文格式写作,要编文号。
便函不属于正式公文,用便笺头,不编文号,不受公文规定的严格限制,有时也可以不拟标题,用起来极为方便,但要加盖公章。
为了精简文件,凡用便函能解决的问题,不要用有固定规格的正式文件。
写函应注意的事项:
一是主题要突出,目的要明确。
一函写一个内容,切忌罗列很多问题。
复函要针对来函所提问题、要求给予明确具体的答复。
二是行文要开门见山,直陈其事,函件宜短不宜长,不绕弯子,不讲套话、空话,不要有寒暄用语。
三是文字要简洁,用语和措辞上注意分寸得当。
四是要尊重对方,语气要平和、恳切,忌用命令、指示的口气。
五是格式要准确,公函须借助公文格式写作,加盖公章。
9、会议纪要
会议纪要是适用于记载和传达会议情况和议定事项、要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。
通常由标题、开头、主体、结尾、落款等部分组成。
会议纪要的标题多以会议名称、文种两个要素构成,也有采用一般公文标题写法的,由主要内容(事由)加文种组成。
开头部分主要反映会议基本概况,内容包括会议名称、会议召开的时间、地点、主持人(或单位)和参加人(或参加单位)、会议议题及领导讲话、会议进行的活动等。
然后常用“会议纪要如下:
”、“会议议定如下事项:
”等作为过渡,转入主体部分。
主体部分主要包括会议研究的问题、讨论的意见,作出的决定和对今后提出的任务要求等。
安排顺序:
一种是按问题的顺序排列,逐个说明会议研究了什么问题及对这一问题作出的决定,如局办会、党委会多采用这种写法;
一种是综合归纳成若干问题,把会议所涉及的问题和意见按内容分类归纳,然后分项写,如座谈会多采用这种写法;
一种是按会议所研究、决定的内容分几部分写,一般包括会议对过去工作的估价、对形势的分析和结论、会议所作报告的精神要点、会议对各项议程的讨论和意见、会议作出的决定、采取的措施等,主体部分的每个问题或段落开始往往使用“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议决定(要求)”等习惯语。
会议纪要一般自然收尾,即最后一个问题写完后自然结束。
使用第三种安排顺序撰写会议纪要的,应有简短的结尾,通常用来提出希望和贯彻要求,或发出号召。
有的会议纪要在开头部分不提参加会议人员,在正文后写明出席、列席人员名单。
会议纪要正文右下方写明成文日期,不加盖印章。
会议纪要不确定主送、抄报、抄送单位,只确定“本期发送”。
写会议纪要应注意的事项:
一是要素要齐全。
会议纪要必须具备时间、地点、主持单位(或主持人)、参加单位(或参加人)、内容(议题)、决议(议定事项)等六个要素。
二是忠实于会议主旨,客观反映会议内容。
会议纪要是根据会议基本情况、会议报告和讨论发言的主要精神及会议的结论性意见写的,具有极强的纪实性,不能随意改动会议议定事项,更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。
三是围绕会议中心,突出会议主题,抓住要点,不能面面俱到。
会议纪要应在会议记录和其他原始材料基础上进行加工,删繁就简,择要概括提炼出会议的主要精神,写清会议所明确和解决的主要问题,记下会议议定的事项。
对会议过程进行描述,是会议纪要的一大败笔。
四是语言要简练,记述有条理。
五是整理要及时。
会议纪要与会议记录的区别:
一是要求与写法不同。
正式会议必有会议记录,按会议实际进程详细记录开会情况和每位发言者的发言,真实反映发言人对每个议题的看法和意见,不能随意增减;
会议纪要则并非每次会议必有,只有当会议结果需正式发布时,才在会议记录基础上进行综合整理成文。
二是性质和作用不同。
会议记录不是公文,而是一种事务文书,是未经加工整理的原始资料,也不外发,只是作为资料保存;
会议纪要是正式文件,记载的是会议要点,下发后往往具有一定的约束力。
10、稽核检查意见书
适用于银监局系统向所监管的银行业金融机构实施现场检查或非现场检查后,向被检查金融机构反馈稽核检查结果,提出整改意见,但不涉及行政处罚。
常用结构和写法:
(1)标题。
《稽核检查意见书》。
《关于(被检查金融机构)的稽核检查意见书》。
(2)主送单位。
即被检查金融机构。
(3)正文。
一般由以下几部分组成:
开头一般简要介绍检查依据、检查时间、检查方式(现场还是非现场检查)、检查内容等,其后可用“稽核检查意见如下”引出下文;
被检查金融机构基本情况,多为肯定成绩,一般采取并列式将其列举出来;
检查中发现的问题,一般采取并列式将检查中发现的问题列举出来,问题突出的列举在前,列举的问题应事实清楚具体,数据翔实,并要认定性质;
整改意见,提出的整改意见与检查中发现的问题要严格对应,检查中发现的问题都要有对应的整改意见,整改意见也不能超过检查中发现的问题的范围。
提出的意见和要求要合法、可行、具体、明确;
结尾,要求限期将整改情况或整改措施上报。
写作时应注意的问题:
一是确保提出的问题要真实可靠。
这是稽核检查意见书存在的前提条件。
若提出的问题不存在、数据错误,将严重影响监管效果和权威性,甚至影响监管机关的形象。
二是检查中发现的问题和整改意见要有必然性联系。
前面提出的问题,后面一定要有对应的整改要求,绝不能出现前面提出问题后面没有处理措施,或者后面提出整改要求而前面却没有提出相应的问题。
三是引用的法律、法规、规章等规定要正确。
四是办文依据要完备。
如检查事实确认书等。
文种的区别
●奖惩性决定与用于奖惩的命令、通报:
三者都可以用来奖惩有关人和事,但层次规格不同。
决定从规格上看低于命
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