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3.没有健全、科学的备件管理体系
4.容易陷入烦琐的细小事务中,为帐物不符耗尽时间和精力
5.备件库存结构不合理、库存金额高、缺件情况严重
6.采购部门由于没有科学合理的需求计划的指导,盲目性大
7.缺乏决策分析的数据基础和手段,凭感觉制定计划
三、备件管理的目标和任务
3.1备件管理目标
综上所述,卷烟行业设备和备件管理的现状,已不能满足新的形势下卷烟生产对设备和备件管理的需求。
我们认为,备件管理不能仅仅当成孤立的库存管理来做,只关心备件的收、发、存等日常事务和基本台帐,应该把备件管理作为设备维修、维护管理中物流、信息流、资金流的重要一环,融合到设备的维修、维护管理中去。
为了进一步降低生产与管理成本、提高生产设备的“三率”,要求设备管理工作要改进思路、勇于创新、不断地开创新局面,积极地学习和接受先进的设备管理理论和方法:
如RCM(以可靠性为中心的维修方法)、TPM(全员维护管理)和维修维护决策支持系统(DataWarehouse)等。
在此基础上,逐步实现设备管理的一体化,即以设备的台帐管理为基础;
以提高维修效率、降低维修成本、保证生产为目的;
以预防性及预测性的维修维护(计划)为核心;
全面改善备件的采购与库存管理,用最少的备件资金,科学合理经济的库存储备,保证设备维修的需要,减少设备停修时间,并做到以下几点:
1.把设备突发故障造成的生产停工损失减少到最低限度。
2.把设备计划修理的停歇时间和修理费用降低到最低限度。
3.把备件库的储备资金压缩到合理供应的最低水平。
4.备件管理方法先进,信息准确,反馈及时。
5.满足设备维修需要,经济效果明显。
3.2备件管理的主要任务
为了更好地实现上述目标,备件管理要完成以下主要任务:
1.建立相应的备件管理机构和必要的设施,科学合理地确定备件的库存品种、库存形式和库存定额,做好备件的保管供应工作。
2.及时有效地向维修人员提供合格的备件,重点做好专用设备的备件供应工作,是确保专用设备对维修备件的需要,尽量减少停机损失。
3.做好备件使用情况的信息收集和反馈工作。
备件管理和维修人员要不断收集备件使用的质量、经济信息,并及时反馈给备件技术人员,以便改进和提高备件的使用性能。
备件采购人员随时了解备件市场的货源供应情况、供货质量,并及时反馈给备件计划员及时修改备件采购计划。
4.在保证备件供应的前提下,尽可能减少备件的资金占用量。
影响备件管理成本的因素有:
备件资金占用率和周转率;
库房占用面积;
管理人员数量;
备件采购质量和价格;
备件库存损失等。
备件管理人员应努力做好备件的计划、生产、采购、供应、保管等工作,压缩备件储备资金,降低备件管理成本。
3.3备件管理对信息技术的要求
推行科学的设备和备件管理方法,必须依靠先进的信息技术,只有通过实施基于网络的、囊括了先进的设备管理思想、丰富的管理功能的软件,才能达到综上所述的管理目标。
在此,我们对先进的设备和备件管理软件的技术与功能需求概述如下:
先进性
采用当今国内、国际上最先进和成熟的计算机软硬件技术,使新建立的系统能够最大限度地适应今后技术发展变化和业务发展变化的需要,从目前国内发展来看,系统总体设计的先进性原则主要体现在以下几个方面:
采用的系统结构应当是先进的、开放的体系结构;
采用的计算机技术应当是先进的,如双机热备份技术、双机互为备份技术、共享阵列盘技术、容错技术、RAID技术等集成技术、多媒体技术;
采用先进的网络技术,如网络交换技术、网管技术,通过智能化的网络设备及网管软件实现对计算机网络系统的有效管理与控制;
实时监控网络运行情况,及时排除网络故障,及时调整和平衡网上信息流量;
采用先进的现代管理技术,以保证系统的科学性。
实用性
实用性就是能够最大限度地满足实际工作要求,是每个信息系统在建设过程中所必须考虑的一种系统性能,它是自动化系统对用户最基本的承诺,应考虑如下几个方面:
系统总体设计要充分考虑用户当前各业务层次、各环节管理中数据处理的便利性和可行性,把满足用户业务管理作为第一要素进行考虑;
采取总体设计、分步实施的技术方案,在总体设计的前提下,系统实施中可首先进行业务处理层及管理中的低层管理,稳步向中高层管理及全面自动化过渡,这样做可以使系统始终与用户的实际需求紧密连在一起,不但增加了系统的实用性,而且可使系统建设保持很好的连贯性;
全部人机操作设计均应充分考虑卷烟厂的具体情况和实际需要;
用户接口及界面设计将充分考虑人体结构特征及视觉特征进行优化设计,界面尽可能美观大方,操作简便实用。
可扩充、可维护性
根据软件工程的理论,系统维护在整个软件的生命周期中所占比重是最大的,因此,提高系统的可扩充性和可维护性是提高管理信息系统性能的必备手段,故在系统实施过程中按如下原则考虑:
以参数化方式设置系统管理硬件设备的配置、删减、扩充、端口设置等,系统地管理软件平台,系统地管理并配置应用软件;
应用软件采用的结构和程序模块化构造,要充分考虑使之获得较好的可维护性和可移植性,即可以根据需要修改某个模块、增加新的功能以及重组系统的结构以达到程序可重用的目的;
数据存储结构设计在充分考虑其合理、规范的基础上,同时具有可维护性,对数据库表的修改维护可以在很短的时间内完成;
系统部分功能考虑采用参数定义及生成方式以保证其具备普遍适应性;
部分功能采用多种处理选择模块以适应管理模块的变更;
系统提供通用报表及模块管理组装工具,以支持新的应用。
可靠性
作为卷烟厂设备维修生产过程中的一个实时管理系统,其数据采集量和处理量都很大,其重要性也极高。
因此在本项目的实施工作中采用以下做法:
采用具有容错功能的服务器及网络设备,如选用双机备份、Cluster技术的硬件设备配置方案,出现故障时能够迅速恢复并有适当的应急措施;
每台设备均考虑可离线应急操作,设备间可相互替代;
采用数据备份恢复、数据日志、故障处理等系统故障对策功能;
采用网络管理、严格的系统运行控制等系统监控功能。
安全保密
采用操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等多种手段防止系统数据被窃取和纂改。
经济性
根据现有网络设施的具体情况,在本次实施中尽量结合现有设备。
实施将以适用为原则对系统的软、硬件分别进行安装、升级和改造,以便节约项目的投资。
四、备件管理业务模式和信息技术的研究
我们根据先进的设备和备件管理理论和方法,并结合实际工作需要,对在烟草行业推广先进的备件管理模式进行了研究,归纳了主要的业务模式和管理流程,主要如下:
4.1备件的技术管理
备件的技术管理工作包括备件基础数据资料的收集、整理、分类、纪录、统计、查询等,其中包括对备件设计图纸、外观图象、厂家说明等文档的管理。
备件技术管理的主要内容有:
备件编码管理
计算机信息技术对备件数据的首先要求是:
定义编码规则,从而为每一库存备件确定唯一编码。
编码的原则是准确、简练、唯一。
在传统的备件编码中,除了保证编码的唯一性,同时也赋予了备件编码有许多语义信息,如:
把编码分为几段,每段赋予一定的意义(品种、部门、位置等),如此编码的优点是一个编码可以反映出备件的多种属性,程序可以根据编码来查询、统计备件信息;
缺点是编码缺乏灵活性,不容易扩充和修改,对数据准备阶段的要求极高。
北烟在早期的备件管理系统设计中采用的就是这种方法,发现对卷烟行业中如此繁多品种、浩瀚数量的备件编码十分困难,光对部分专用设备备件编码就组成了厚厚的一册子,根本不可想象将来对编码规则的修改。
后来在设备维修管理软件(CMMS)的选型上,备件和设备编码作为一个重要问题被提出来,在志杰科技集团推荐的设备维修管理软件-MAXIMO中得到了圆满的解决。
解决的方法是:
备件编码只考虑其唯一性,采用让系统自动产生带有前缀和序列号的组合,备件的分类、位置、属性等信息从编码中剥离出去,用“资产分类”模块及“位置”模块来实现。
这样不仅保证了编码的简练和准确,减轻了繁重的编码工作,而且大大方便了将来对系统的扩充。
备件分类管理
备件的分类管理在备件管理占有很重要的地位,特别对备件数量繁多的应用,它关系到对备件信息的查询、统计、分析的方便性,同时备件的技术属性和规格说明等也是与备件分类息息相关。
传统计算机软件对备件分类管理采用的是用一两个分类码,其技术规格和属性分别用相应固定字段来表示,带来的主要问题是分类信息不够详细,分类编码复杂,属性域可扩充性差。
在MAXIMO中专门设计了“资产分类”模块,不仅对设备、设施等采用分类管理,也能做到对备件的分类进行树状结构管理,用多层次、多属性、多状态表示备件分类,通过技术模板简化操作复杂性,可以非常容易扩充技术属性,通过属性查找、归类、统计备件信息,可以层层细化备件分类。
例子:
如查找某一规格、进口、属于通用类设备上的轴承,在MAXIMO中是通过以下一个简单的屏幕来实现的:
图1
备件技术档案管理
在备件管理中,备件的设计图纸、使用说明等相关文档资料的管理也是十分重要的,从备件程序中应能方便地组织、浏览、打印文档。
在MAXIMO中,备件技术文档通过一个叫“文档超级链接”的工具与每个备件集成一起,浏览、打印都很简单。
见图2:
图2
4.2备件库房管理
备件的库房管理是指从备件入库到发出这一阶段的库存控制和管理。
包括:
备件入库时的质量检查、清洗、涂油防锈、包装、登记上卡、上架存放;
备件收、发及库房的清洁与安全;
定货点与库存量的控制;
跟踪库存品数量、位置、状态,结合生产安排预留和发放材料;
备件的消耗量、资金占用额、资金周转率的统计分析和控制。
在北烟实施MAXIMO的过程中,我们与志杰集团的实施顾问对库存的各种业务流程进行了细致的分析,对许多手工流程中不合理的部分进行了重组,把MAXIMO提供的先进的业务模式与北烟厂的实际情况结合起来,形成一整套科学合理、行之有效的备件库房管理方法;
下图是一个例子,“库存盘点”:
图3
使用过程中,我们体会到MAXIMO不但能完成备件库房管理的基本功能,同时还存在以下一些特点:
•计量单位管理,对每一种材料定义使用基本计量单位,可以定义多种计量单位及换算关系,并可自动换算
•库存品状态跟踪,对计划预留、采购、收料、库存等工作过程中的材料使用不同的状态标识,以区别处理
•库存品数量位置跟踪,存储所有零备件信息和供应商信息,一个零备件能存储在无数个位置,且能存储每个位置的零备件信息,可以看所有位置的存量总和
•库存品可用性监控,定义每种材料的库存有效限度,系统自动监视并报警,到期作报废处理
•可以根据如批号、物料编号、部件号、序号、所用部件、库存余额等查询库存品的各种信息
•允许库间转移、盘点等工作,可阶段性的仓库调整/库存重置,使用ABC分析法支持仓库的物理盘点,并有内置的物理盘点程序
•能对低于最低值的零备件自动产生采购请求,同时产生采购的数量和希望的到货时间
•跟踪零备件费用-上一次费用、平均费用、用户定义的标准费用,提供费用的ABC分析
•费用和计量可随时修改
•可以为库存品定义多种替代品及可替换的供应商
•通过创建多仓库跟踪库存的和非库存的材料项目
•对于每一个库存的转移或修改都建立一个库存事务处理记录。
所有的事务处理都包括有日期、时间的记录,以及执行这项事务处理的员工的信息。
每一个材料部件的事务处理的所有信息均放在一张表中,最近发生的记录放在最前端,这使得对于每个部件的历史信息的查询非常容易
•按照架位、批次、仓库来跟踪部件及其成本和余额
•跟踪项目的发料/退料情况,包括仓库到仓库,仓库到工作指令,仓库到区位,工作指令到仓库,以及仓库内架位之间等
•对于在途的项目通过创建一个临时仓库来保管
•接收物料,可以监控接收质检,按采购单和发票做核对
•可以对库存品使用条码
•可以按工卡发料,并事先在库存中预留,也可以临时做非计划发料
4.3备件的库存计划
备件计划管理是指备件计划人员通过对备件需求量的预测,结合本企业的生产维修任务,年度设备维修、维护计划及市场的备件供应情况来编制备件订货、储备、供应计划等工作;
库存计划的编制要考虑到两个基本原则:
1.保证生产和维修任务的需求
2.备件最经济性
可以说,备件库存计划是备件管理的重点,一个确实可行的库存计划对降低备件库存起着致关重要的作用。
但是,制定备件计划又是一件十分困难的工作,其中特别是对备件储备定额的定义,也就是备件库存水平的控制标准定义。
目前,在卷烟行业备件库存计划管理使用的通用方法有:
最小——最大库存计划,重订货点计划,通过它们可回答两个基本的计划问题:
什么时候下订单和下多少,同时自动生成补库采购请求单。
最小——最大库存计划
您可使用最小——最大库存计划来确定每一个仓库备件的最小和最大库存水平,库存管理系统将您的库存保持在这个范围之中。
当库存水平低于最小库存时,系统会自动产生请购要求,通知供应部门有一个子库存或整个部门需要一个补库定单;
当库存水平高于最大库存时,系统有预警信息,报告库存水平超高。
重定货点计划
重定货点计划是一种使备件库存水平不得低于安全库存的库存补充方法,备件随着设备维修的进行逐渐消耗,库存量逐渐减少,当库存量降到某个时刻,剩余的库存量可供消耗的时间刚好等于定货所需要的时间(定货提前期),就要下达补库定单(也就是采购请求单)来补充库存,这个时刻的库存量称为定货点,见下图:
备件数量
采购入库量(平均周期使用量)
定货点
时间
安全库存量
备件采购周期(定货提前期)
图4
图中:
定货点=定货提前期起始时的库存量+安全库存量
在以上两种库存计划中,存在的问题有:
最小库存量(安全库存量)和重定货点的制定,一般我们采用以下经验公式:
最小库存量=K*Z*E/C
定货点=最小库存量+Z*E/C
其中:
E——备件拥有量
C——备件使用寿命
Z——按月计算的备件供应周期(定货提前期)
K——系数,一般取值为1-1.5,随管理、维护水平,备件质量等条件的优劣而定。
因为备件的使用寿命(C)需不断积累备件的实际消耗情况并密切结合企业的实际情况,不容易掌握,一般以实际月消耗量(M)来代替,M=E/C,这样,上述公式变为:
最小库存量=K*Z*M
定货点=最小库存量+Z*M
关于备件的使用寿命,我们根据北烟的实际情况,分析总结了多年来的经验数据,得到了几百个品种备件的寿命值。
目前,国际上采用的先进方法是,通过对关键备件制定监测点,使用日常探测及采用测试仪器等手法,记录下每次的测试结果,建立备件劣化趋势模型分析备件的寿命。
有关测试点、测试方法、测试标准、趋势模型等课题,放在其它文章中阐述。
需要关注的一点是,最小库存量或定货点不是一成不变的,MAXIMO回根据备件的实际收发事务分析得到调整后的建议值,供备件计划员参考。
4.4备件采购管理
备件的采购管理包括的范围从备件请购单的生成、寻价、采购合同的执行、备件的接受入库一直到备件的售后服务。
通过对备件采购流程的控制,能大大降低备件成本。
与备件其它管理一样,我们对备件采购流程也结合MAXIMO进行了重新设定,见下图:
图5
同时,MAXIMO备件采购还有以下特点:
•可以直接产生采购请求,或从库存管理或工作单中产生采购请求
•采购请求单中可输入零备件(库存的或非库存的)、支持、服务,零备件可从不同供应商采购
•可直接生成采购单,也可以从采购请求或采购单中产生采购定单
•可以查询正在执行的采购单或关闭的采购单
•可建立采购更改单,更改单能直接引用原有采购定单的编号
•可以在一段时间内产生一个总的采购单
•直接采购方式允许将零备件和服务直接采购和发放给相应的工作单,如果零备件不是库存管理数据库中的数据,可根据采购定单或采购申请中的描述,而在库存数据库中建立
•采购零备件时可分析供应商的表现
•可以对多个采购申请成批创建采购单
•付款情况反映到系统中建立的帐目上
•收货时可以与原采购单数量、单价、到货时间等核对,根据实际收料,更新订货单的状态并记录发票
•可以定义多种货币及换算方法,自动进行换算
4.5备件的ABC分类
备件的ABC分类是物资管理中ABC分类控制法在备件管理中的应用。
它是根据备件品种规格多、占用资金多和各类备件库存时间、价格差异大的特点,采用ABC分类控制法的分类原则而实行的库存管理方法。
ABC分类的基础基于20-80法则,既20%左右的备件占用80%左右的库存价值。
在卷烟行业的备件管理中得到了广泛的使用。
在MAXIMO中,您可以根据企业的实际情况定义相应的计算标准(如,备件单件价值,备件现有库存价值,现有库存量,历史使用价值等)和相应的临界值(20%,20%,60%或30%,30%,40%等),把库存备件分为A类、B类、C类,为不同的分类制定不同的盘点周期(如:
A类60天,B类180天,C类360天)。
同时对不同分类可采用不同的控制方法,A类备件的特点一般为储备期长(周转速度慢)、重要程度高、存储件数较少、采购困难而价格又较高的备件,对A类备件要重点控制,应在保证供应的前提下控制进货,尽量按最经济、最合理的批量和时间进行订货和采购,可采用定时、定量进货供应,保证生产的正常需要。
对B类备件的控制可以不如A类那样严格,订货批量可以适当加大,时间可稍有机动,对库存量的控制也可比A类稍宽一些。
C类备件由于其耗用资金不太大而且品种较多,为了简化管理,可按照计划需用量一次订货,或适当延长订货间隔期,减少订货次数。
在MAXIMO中,用户可以对项目制定ABC分类,系统在运行一段时间后,可以根据库存实际情况进行报告,建议用户调整。
五、北烟备件的信息化管理
六、结论
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- 备件 信息化 管理