《建设工程文件归档整理指南》Word格式.docx
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1.0.14案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
1.0.15立卷(filing)
按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。
1.0.16归档(puttingintorecord)
文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。
1.0.17城建档案管理机构urban-ruraldevelopmentarchivesorganization
指城乡建设(或规划)行政主管部门设置的负责管理本地区城建档案事业的机构,或者受城乡建设(或规划)行政主管部门委托管理本地区城建档案工作的机构,以及收集、保管和提供利用本地区城建档案的城建档案馆、城建档案室。
2基本规定
2.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
2.0.2工程文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。
2.0.23在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位作为责任主体,应履行下列职责:
1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间,以及竣工图的编制单位等提出明确要求;
2负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档;
3负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;
也可委托监理单位监督检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作;
4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;
5在组织工程竣工验收前,应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;
未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收;
6对列入城建档案馆(室)城建档案管理机构接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,向当地城建档案馆(室)城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
2.0.3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
2.0.4建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;
各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。
3工程文件的归档范围及质量要求
3.1工程文件的归档范围
3.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档。
3.2归档纸质文件的质量要求
3.2.1归档的纸质工程文件应为原件。
3.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3.2.3工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
3.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,,不得使用易褪色的书写材料,如:
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
3.2.5工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
3.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×
210mm)。
图纸宜采用国家标准图幅。
3.2.7工程文件(特别是竣工图)的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
3.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章。
1竣工图章的基本内容包括:
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2竣工图章示例如下(图4.2.8):
80
竣工图
15
施工单位
7
编制人
审核人
50
技术负责人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
20
图4.2.8竣工图章示例
3竣工图章尺寸为:
50mm×
80mm。
4竣工图章应使用不易褪色的印泥,应盖在图标栏上方空白处。
3.2.9竣工图的绘制与改绘应符合国家有关相应的制图标准的规定。
3.3归档电子文件的质量要求
3.3.1电子文件必须保证所载内容的真实性、完整性、有效性和安全性。
电子文件的内容必须与其纸质档案一致。
3.3.2电子文件存储应当符合下列要求:
1、电子文件应包含相应的元数据,元数据应符合《建设电子档案元数据标准》(CJJ∕T187—2012)的规定。
2、同一工程(项目)的电子文件著录数据、元数据、各种管理登记数据等,应存储在同一载体上。
3、同一工程(项目)的电子文件需著录案卷数据:
(项目、案卷题名、卷数、编制日期~编制日期、编制单位、密级、期限、文字张数、图纸张数、保管期限),制作成项目名:
XXX案卷数据.dbf文档;
目录数据包括:
(序号、责任者、文件编号、文件题名、页次~页次、日期、、备注),制作成项目名:
XXX目录数据.bdf文档。
4、纸质文件通过扫描形成,JPEG格式,分辨率不小于200DPI,彩色深度24位,统一使用彩色扫描。
图像清晰、完整,无偏斜、失真,扫描图像的排列顺序与档案原件一致。
5、纸质档案在审核中发现存在问题进行整改,电子文件应重新扫描,重新整理以后形成新的数据包移交至档案馆。
6、、电子文件立卷时,每个工程(项目)应建立多级文件夹,与纸质文件在案卷设置上保持一致,并建立相应的标识关系;
3.3.3存储移交电子文件的载体应经过检测,确保无病毒、无数据读写故障,并确保接收方能通过适当设备读出数据。
4
工程文件的立卷
4.1
立卷的原则和方法
4.1.1
立卷应遵循下列原则:
1立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;
2工程文件应按不同的形成、收集和整理单位及建设程序,按工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷,并可根据数量多少组成一卷或多卷;
3一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组立卷;
4不同载体的文件应分别组卷。
4.1.2
立卷可应采用如下方法:
1
工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;
2
工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等进行组卷;
监理文件可按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行组卷;
3
施工文件可按单位工程、分部(分项)工程、专业、阶段等进行组卷;
4竣工图可按单位工程、专业等进行组卷;
5
竣工验收文件按单位工程、专业等进行组卷;
6声像文件应按照建设工程各阶段立卷,重大事件及重要活动的声像文件按照专题立卷,保持声像档案与纸质档案的自然联系。
4.1.3施工文件的组卷应符合下列要求:
1专业承(分)包施工的分部、子分部(分项)工程应分别单独组卷;
2室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独组卷;
3当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类组卷时,可按建设工程组卷。
4.1.4不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm×
210mm),图标栏露在外面。
4.1.5案卷不宜过厚,文字材料卷厚度不宜超过15--20mm,图纸卷厚度不宜超过50mm。
4.1.6 案卷内不应有重份文件。
不同载体的文件一般应分别组卷。
4.2
卷内文件的排列
4.2.1文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。
4.2.2
图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
4.2.3
既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
4.3
案卷的编目
4.3.1
编制卷内文件页号应符合下列规定:
卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号,页号从“1”开始;
页号编写位置:
单面书写的文件在右上角;
双面书写的文件,正面在右上角,背面在左上角。
折叠后的图纸一律在右上角;
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
4.3.2
卷内目录的编制应符合下列规定:
卷内目录排列在卷内文件首页之前,式样宜符合本规范附录C的要求;
序号:
以一份文件为单位编写,用阿拉伯数字从1依次标注;
责任者:
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替;
4
文件编号:
填写文件制发机关的发文号或图纸的图号,或设备、项目代号;
填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名:
填写文件标题的全称,无标题文件应根据内容拟写标题;
6
日期:
填写文件形成的日期或文件的起止日期,竣工图填写编制日期;
7页次:
填写文件在卷内文件首页之前的页次或起止页次;
8备注:
填写需要说明的问题;
9
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
4.3.3
卷内备考表的编制应符合下列规定:
卷内备考表的式样宜符合本指南附录CD的要求;
卷内备考表主要应标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明;
3立卷人、审核人由立卷单位的立卷人和审核人签名;
年、月、日按立卷、审核时间填写;
卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
4.3.4
案卷封面的编制应符合下列规定:
案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式。
案卷封面的式样宜符合附录DE的要求;
案卷封面的内容应包括:
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷;
档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写;
档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。
档案馆代号由档案馆填写;
案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容;
编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者;
7
起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期;
8
保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
9
密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
4.3.5编写案卷题名,应符合下列规定:
1房屋建筑工程案卷题名包括建设单位名称、工程名称(含单项工程名)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;
当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时,应以正式名称为工程名称,建设单位名称可以省略;
2市政工程案卷题名包括建设单位名称、单项工程名称、分部工程或专业名称、桩号及卷内文件概要等内容;
3地下管线工程档案案卷题名应包括建设单位名称、单项工程名称、专业管线工程和卷内文件概要等内容;
4同一类文件数量较多、需组成多卷时,这些案卷可采用相同题名,题名后以
(一)、
(二)、(三)……标注;
5外文资料的题名及主要内容应译成中文。
4.3.6案卷脊背由档号、案卷题名构成,由档案保管单位填写;
向城建档案馆城建档案管理机构移交的案卷,档号项由城建档案馆城建档案管理机构填写。
案卷脊背式样宜符合附录F的规定。
4.3.7
卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作,幅面统一采用A4幅面。
4.4
案卷装订与装具
4.4.1
案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法,装订时不应破坏文件的内容,并应保持要整齐、牢固,便于保管和利用。
4.4.2
装订时必须剔除金属物。
4.5
卷盒、卷夹、案卷脊背
案卷装具可一般采用卷盒、卷夹两种形式,并应符合下列规定:
卷盒的外表尺寸为310mmⅹ220mm,厚度分别可为15、20、30、40、50mm。
卷夹的外表尺寸为310mmⅹ220mm,厚度一般为20~30mm。
卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
4.5.2
案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
式样宜符合附录E。
5工程文件的归档
5.0.1
归档应符合下列规定:
1
归档文件内容应符合本规范、范围和质量应符合本指南第四章的规定;
必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。
文件材料的质量符合本指南4.2的要求。
2
归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合本指南第五章的规定要求的案卷。
5.0.2
归档时间应符合下列规定:
根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
5.0.3
勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求,对档案归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向建设单位移交。
5.0.4
工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆城建档案管理机构(室)保存。
6
工程档案的验收与移交
6.0.1列入城建档案馆城建档案管理机构(室)档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。
建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。
6.0.2
城建档案管理机构在进行工程档案预验收时,应重点验收以下内容:
工程档案齐全、系统、完整;
工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;
3
工程档案已整理立卷,立卷符合本规范的规定;
竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章。
5
文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;
6
文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
6.0.3
列入城建档案馆(室)城建档案管理机构接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆(室)城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
【此条为强制性标准,依据《档案法》第10、11条规定、《城乡规划法》第45条、《建设工程质量管理条例》第17条】
6.0.4
停建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管。
6.0.5
对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。
对改变的部位,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆(室)城建档案管理机构移交。
6.0.6
建设单位向城建档案馆(室)城建档案管理机构移交工程档案时,应办理移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接。
附录B卷内目录式样
尺寸单位统一为:
mm
比例1:
2
附录C卷内备考表式样
附录D案卷封面式样
卷盒、卷夹封面A×
B=310×
220
案卷封面A×
B=297×
210
mm比例1:
附录E案卷脊背
D=15、20、30、40、50mm
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