355物资采购招标管理研究及对策优化分析Word文件下载.docx
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一、招投标的一般概述
(一)招标的概念
招标是指招标方对工程、货物或服务项目,事先公布采购的条件和要求(包括商务、技术等部分),以一定的方式要求不特定或一定数量的自然人、法人或其他组织投标,而招标方按照公开规定的程序和条件确定中标方的综合过程。
投标是指投标方利用报价的经济手段销售自己的商品或提供交易的服务行为。
投标方按照招标文件中所提出的条件和要求,对招标文件提供的项目估计自己的报价,并在规定的日期内填写标书并递交给招标方(或招标方所委托的中介机构——招标公司),参加竞争及争取中标的过程,是对招标文件所规定的条件和要求的一种响应。
(二)招投标的方式
招投标常见的方式有公开招标、邀请招标和议标。
我们公司主要采取邀请招标的方式,《中华人民共和国招标投标法》第十条对邀请招标的定义为“邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标”。
《中华人民共和国招标投标法》释解对邀请招标的定义为“邀请招标也称为有限竞争招标,是指招标方选择若干投标商,向其发出投标邀请,由被邀请的投标商投标竞争,从中选定中标者的招标方式”。
邀请招标的特点主要有以下两点:
1、招标人在一定范围内邀请特定的法人或其他组织投标。
与公开招标不同,邀请招标不需向不特定的人发出邀请,但为保证招标的竞争性,邀请招标的特定对象也应当有一定的范围,根据《中华人民共和国招标投标法》第十七条规定,招标人应当向三个以上的潜在投标人发出邀请。
2、邀请招标不需发布招标公告,招标人只要向特定的潜在投标人发出投标邀请。
接受投标邀请的人才有资格参加投标,其他人无权索要招标文件,不得参加投标。
邀请招标也称有限竞争性招标或选择性招标,是指招标方以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
其适用的范围为:
(1)金额不大,规模较小,所能得到的报价单位有限。
(2)某些国家规定不宜公开招标的项目和时间较为紧迫的特殊项目。
(3)专业行强,有资格承接的潜在投标人少。
(4)公开招标未能产生中标单位的项目。
(三)招投标的程序
招投标遵循一定的程序,其基本程序为:
招标→投标→开标→评标→中标→签订合同。
(四)招投标的特征
招投标具有公平、公正、公开的特征,其主要特征表现为:
1、通过公开发布公告,公开邀请投标方,公开开标宣读投标方名称、国别、投标报价、降价申明、交货期或工期,交货方式或移交方式。
招标的公开性使得凡符合招标书所列条件者,均可自愿参加投标,使得所有合格投标者机会均等。
2、业主或其委托的招标机构必须对投标方说明交易规则和条件以及招标的最后结果。
3、业主或其代理在最后定标时,完全按照预定的招标规则进行,对投标方的评审和对各项投标报价的审查是公正合理的。
二、目前招标过程中可能存在的问题
(一)招标文件中货物需求及技术规范的编制不细致
招标人(业主)急于上项目、抢进度,而忽略了项目可行性研究和与设计单位技术交流、相关项目运行情况及供应商的考察等,致使在编制招标文件过程中,无法列明详细的技术、配置要求及报价范围,使得投标商在报价时差别很大,容易出现缺漏项而影响到整个招标采购过程顺利地完成。
(二)投标商未派专业技术人参加询标
一些较复杂、技术性较强的项目往往会在评标过程中由评审委员会对投标商进行澄清和答疑,某些投标商考虑路程远、费用高,经常派驻外机构人员或委托当地人递交投标文件,无法与招标人和专家进行有效沟通,影响了评审委员会对它的正确判断。
(三)恶意竞价
供应商为了达到进入采购方市场的目的,以微薄利润甚至负利润的价格来取得标的,以期在获得较多的合同份额并从中获取利润。
于是投标时不惜以超低的价格来扰乱军队物资采购机构的行为,从而达到中标目的,然后在产品生产过程中以各种理由向物资采购机构提出不合理要求,以求增加产品采购经费。
有的供应商甚至不惜以次充好赢取高额利润。
(四)投标商数量变化
在招标采购工作中,有的在开标前供应商没有按规定时间递标,使参加开标的供应商数量不足招标规定;
有的由于各种原因,大部分供应商的投标文件主要内容缺失,使得技术评标失去了统一的“起跑线”,导致招标工作无法正常进行。
三、加强招标管理的措施
(一)做好招标项目前的各项基础的落实工作
每个招标项目在招标前,应充分做好其论证,拿出最佳方案,并做好与公司相关部门的沟通;
更要注意资金的落实情况,如果资金落实到位,那么在招标时,资金付款情况就会良好,就会有较多的厂家参与竞标,其结果招标方不仅会以较低的价格成交,而且其产品质量因招标竞争激烈而大大提高,这样招标方就会收到物美价廉的功效了。
根据拟招标项目的特点有针对性地在潜在投标人中拟选有足够实力的投标人,为将来合同得以实施提供可靠保证。
应着重做好以下两点:
首先注重审查投标人的资质,了解已由其完成的项目的质量情况,了解其人员素质、机械设备、财务状况及施工能力等。
其次,有针对性地根据工程的特点并结合候选邀请投标人的施工管理方面特长,选定邀请招标人;
同时,根据拟招标工程项目的大小及其技术复杂程度和施工条件的优劣,确定每个标段邀请招标人的多少。
(二)加强信息披露的公正性与对称性
这表现在与招标公司的合作时,应尽量准确地将付款方式、生产周期,尤其是技术参数、相关图纸提供清楚,做到每个用户在拿到标书后不会产生任何歧义或模棱两可的感觉,对任何厂家一视同仁,增加招标的透明度及监标的力度。
同时,在对采用新技术产品方面应该用发展的观点看问题,做新产品推广的使用者。
(三)编制好招标文件及合同
合同是以招标文件为基础形成的。
招标文件的好坏直接影响到评标、定标的结果,并且直接决定将来合同履行过程中发生索赔、争议的频率和程度。
因此,应首先熟悉招标物资中未确定的因素。
其次是对拟招标项目进行实地踏勘,了解掌握工程实施现场的施工条件以及在施工过程中的影响。
在合同条款中载明工程设计变更和施工条件变化等事件的责任范围以及事件发生后的处理方法。
这样既可减少合同执行过程中的纠纷,又可以避免采取“低报价,高索赔”投标策略的投标人中标,以降低工程造价失控的风险。
(四)正确对待厂家报价
在每个项目的设备招标前,招标方应做好所招产品的同行业价格信息,供求状况及相关的原材料行情,并参考相关定额标准估价出招标产品的标的,做到心中有数。
当真正招标时,对于那些远高于或远低于标的投标方应拒绝进入,这样即使企业获得了利益,节约了采购资金,又保证了劣质产品的进入。
试想一个生产厂家,如果以低于成本价销售是不能长久的。
同时,即使招标方用了他的产品,也许当时是省了钱,但很多厂家是先接了合同再说,真正到生产时,用一些旧件或一些过时的库存物资代替,更有的是实在实现不了,干脆走人,其结果会造成很恶劣的影响。
(五)加强人员培训和提高人员素质
招标工作人员的素质对该项工作非常重要,它包括两方面内容,一是职业道德素质,二是业务水平素质。
企业应该制定一些规章制度,监督和约束、培训和提高招标人员的职业道德和业务水平。
由于现在一些设备更新换代越来越快,所以企业应对这些人员进行经常性的技术培训,培养招标工作人员不仅会买,而且还要善于买,买得精买得好。
(六)做好准确的标底
标底是评标时衡量价格的重要依据,它直接关系到投标方能否中标。
因此,在投标前,招标方应委托专家制定准确的标底。
不仅要考虑技术要求,更要考虑市场的一些因素,做到综合全面,有理有据。
其中应考虑以下因素构成:
1.亲自到现场考察。
目的是了解现场场地、运距、吊装、安装等具体情况,以便作出合理的估价。
2.复核生产量。
3.制定生产计划。
包括生产周期具体安排4.计算工、料、机单价。
在计算料时,应把市场原材料价格动因素考虑进去,以便原材料价格波动太大,最后影响成本。
5.计算风险、利润、管理费用、税费等。
此外,还应考虑:
1、行业竞争的报价信息,尤其是参加类似以往招标的价仔细分析。
2、了解行业新技术、新专利的推广应用情况。
然后综合考虑以上因素,最终确定标底。
(七)推广科学的评标体系
开标和评标是招投标过程中极为重要的一环,它直接影响着招标方所需用的能否顺利实现及标方能否最后中标的关键,所以建立公开、公平、公正的开标、评标体系尤为重要。
1.开标
国际上指的开标通常有两种,即公开开标和秘密开标,由于国内常用的招标常采用的多为公开开标,公开开标是向所有投标者和公众保证其招标程序公平合理的最佳方式。
一般是在规定的时间地点,当众拆开标书,进行唱标,一旦开标,任何投标人均不能修改其投标,只能进行不改变投标实质的澄清。
招标人可以要求投标人对其投标当场进行澄清,但不得要求投标人改变其投标的实质内容或报价。
2.评标
评标是指对投标文件进行评价比较和分析,由专家评委、业主和招标公司在极其保密的状况下进行的,属于业主方面决策性工作。
任何评选情况均不得泄露给参与评标人员以外的任何人。
开标完毕后便进入评标阶段,即评出优劣。
评标的目的是通过一种可以对符合要求的投标进行有意义的比较并确定最低评定价标的方法来确定每项投标对招标人的价值。
评标的步骤有
(1)文件审查
(2)技术审查(3)商务审查(4)投标评价与比价。
评标中应主要考虑以下因素:
投标价、运输费、交货期、设备的性能和质量、、支付要求、售后服务等等。
(八)加强设备招标的合同管理
合同的签订是招投标过程中最后的环节,也是经过开标评标,商务谈判后最终的结果,是合同各方当事人进行协商,使各方的意思表示趋于一致的过程。
在签订合同时应注意遵守以下原则:
合法原则;
平等、自愿原则;
公平、诚实信用原则。
招标人应建立规范的招标采购文件、评标报告、采购合同等相关资料的保存和管理,这不仅有利于合同实施及合同纠纷的处理,更有备于公司相关部门的审计、调查工作。
四、结论
总之,企业在招标采购过程中选择供应商时,要营造一个适度有序的竞争环境,既能保证对供货产品质量和价格的控制及供货的适时性,又能降低交易成本,避免依赖独家供应商,防止垄断供应的风险。
随着社会主义市场经济的深入发展,企业招标采购管理的工作越来越重要,招标采购环节越来越成为企业降低成本、提高竞争能力的关键环节,招标采购部门的有效运作是一个企业成功的基础,因此,企业应该根据自身的特点,在实践中不断总结完善自己的管理模式。
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