合同管理办法Word文档格式.docx
- 文档编号:18741301
- 上传时间:2022-12-31
- 格式:DOCX
- 页数:9
- 大小:21.61KB
合同管理办法Word文档格式.docx
《合同管理办法Word文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《合同管理办法Word文档格式.docx(9页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
与合同有关的文件、报价、图纸、图表、技术标准、发货、提货、托运及验收单据、票据、信用证等结算凭证,以及其他与合同签订和履行相关的必要资料等均为合同的组成部分。
第四条合同管理原则
1.本办法所称“合同管理”是指对合同主体、资信、商务谈判、合同文本拟定、审核会签、签字及用印、履行、变更、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
2.总经理全面负责公司合同管理工作。
3.公司法律事务部是合同统一管理部门,负责拟订、解释合同管理办法,指导、监督合同管理办法的贯彻执行,并对合同的签订及履行情况进行监督。
4.以公司名义订立合同的各业务部门是合同经办业务部门,对本部门经办合同的签订、履行等负责。
各经办业务部门负责人负责本部门合同管理工作。
具体包括:
(1)贯彻执行公司合同管理办法;
制定本单位合同管理实施细则;
(2)在法律事务部组织下制订、修订本部门对外业务合同示范文本;
(3)各部门应明确指定本部门合同管理人员,负责本部门对外合同起草、修订,送/评审、报批、报备,归档管理与查询服务工作;
(4)负责依法人代表授权委托人意见签订本部门《授权转委托书》;
(5)参与本部门承办合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等工作。
5.财务部依其职责对合同的订立、履行进行审核和监督。
第五条合同保密
1.与合同签订、履行有关的人员及其他获悉相应保密信息的人员应承担保密义务。
2.本办法所称“保密信息”指一般意义上的不为公众所知悉的经营信息、技术信息和财务信息,包括但不限于合同相对方、合同的内容、合同履行情况以及因谈判、签订、履行合同知晓的任何商业信息、经营管理信息等。
第二章合同的订立
第一节合同订立程序
第六条合同主体、资信
1.经办业务部门订立合同前,必须详细了解相对方的基本情况,要求对方出具相应证明文件或保证,确保合同主体符合签约要求,具备履行合同的能力,具体包括:
(1)具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件,且真实有效。
涉及专营许可的,具备相应的许可证明文件;
涉及资质要求的,具备相应的资质(等级)证书;
(2)经营范围能够充分满足合同项目的需要;
(3)具有履约能力,必要时应通过工商登记档案查询,或索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;
(4)其他与合同签订有关的重要事项。
2.采用招标方式确定合同相对方的,依照公司相关招标投标管理规定执行。
第七条合同谈判
1.合同谈判工作由经办业务部门牵头组织进行。
根据需要,公司其他部门给予协助。
2.公司重要的合同谈判应组成谈判工作小组。
谈判工作小组除经办业务部门成员参加外,应有法律事务部、财务部人员参加,必要时应有与合同内容相关的部门依职责派员参加。
在与对方谈判前,经办业务部门应提前召集谈判工作小组进行沟通交流,以形成谈判方案。
3.谈判小组成员对谈判中遇到的重大问题,应及时向本部门负责人汇报,必要时向主管该业务的领导和总经理请示。
第八条合同文本
1.经办业务部门与合同相对方形成合作意向,并就合作相关条件达成一致意见的,如尚无合同文本,经办业务部门负责拟订合同重要条款(尤其是商务条款),如已存在合同文本,经办业务部门负责对商务条款进行修订。
2.合同文本的内容一般包括合同当事人及其基本情况、标的、数量、质量、价款或者酬金、履行期限、履行方式、履行地点、验收标准、违约责任、合同生效、变更、终止和解除条件、争议解决方式等主要条款。
国家、行业或公司有标准或示范合同文本的,应结合实际需要予以使用或者借鉴。
3.必要时,经办业务部门可提请法律事务部和相关部门协助拟订合同文本。
第九条合同审核
1.公司合同签字盖章前,均应履行合同会签程序。
公司所有合同签订前均应由经办业务部门负责人出具意见后,由财务部、法律事务部进行合同审核会签。
经办业务部门可以请公司其他相关部门根据职责参与合同会签。
各部门会签完毕后,由主管该业务的副总经理、财务总监、总经理审核会签后,最终由董事长审批。
董事长可根据工作需要,将部分合同审批权授予总经理行使。
2.法律事务部主要对合同的合法性进行审查。
3.财务部主要对合同价格核定、付款方式、履约保证金条款以及与财务相关的资质等情况进行审查。
4.下列合同在公司法律事务部审核后,应报北京兴东方实业有限责任公司法律事务部进行审核,之后方可履行相应的审批程序:
(1)标的额超过人民币3000万元的合同或标的额虽未超过人民币3000万元但已超过公司上年度末归属于北京汽车集团有限公司所有者权益10%的合同;
(2)标的额未超过第
(1)项中所规定的金额,但是涉及公司对外投资、对外担保、并购、股权转让、赠与,以及公司分立、合并、破产、解散及改制、重组、上市等重大事项的合同。
5.经办业务部门填制《xxxxxxx有限公司合同审核会签单》(详见附件1),填写合同目的、合同签署过程及需要审核的重要事项(可附加说明材料),由经办业务部门负责人出具意见后,连同合同文本草案、合同相对方的主体、资信状况证明材料、公司内部相关决策文件(如有),送交审核部门逐一审核、会签。
审核部门要求查阅与合同有关的其它文件的,或询问有关合同情况的,经办业务部门应予提供或答复。
审核部门及参与审核的公司领导应提出具体的审核意见,如有必要,可附书面审核意见返回经办业务部门。
如无具体意见,应由审核部门负责人及参与审核的公司领导在合同审核会签单上签署“同意”或“不同意”或其它关于合同审核的确定性意见,并签署日期。
对于仅签署姓名但未签署“同意”或“不同意”或其它关于合同审核的确定性意见的,视为“同意”。
6.合同审核部门对合同的审核期限,自收到合同文本的次日起,一般不得超过3个工作日。
如需经办业务部门补充资料、说明或需听取专业意见的,审核期限可适当延长。
6.审核部门提出修改意见的,经办业务部门应当根据审核部门的审核意见与合同相对方进行有针对性的谈判,并及时向审核部门反馈意见落实情况,审核部门有权对意见落实情况进行监督和检查。
经办业务部门认为审核意见错误或有待商榷的,应及时与审核部门就审核意见进行沟通。
7.经办业务部门就审核意见与合同相对方谈判时,在涉及审核部门专业知识或其他必要的情况下,应请审核部门参加谈判,避免因审核意见的内部沟通不畅,影响合同谈判、签署的进程。
第十条合同签字及编号、用印
1.合同文本经审核会签,并由最终审批人审批同意后,经办业务部门应提请有权签字人(法定代表人或委托代理人)在合同上签字。
之后,经办业务部门到法律事务部进行合同登记、领取合同编号,并到办公室办理用印。
2.合同应当按照公司印鉴管理规定办理加盖公司公章。
其他公司印章均不得在合同上使用。
3.严禁在空白文本上加盖公司公章。
4.合同文本为两页以上的,应当同时以骑缝章或公章骑缝加盖,或由合同当事方有权签字人逐页角签。
5.合同文本份数按实际需要确定,原则上公司持有的合同原件应不少于两份,一份合同原件及合同审核会签单留存公司法律事务部,一份合同原件留存经办业务部门。
如合同有财务收付内容的,则应增加合同原件一份并交存财务部作为收付款依据。
6.原则上要求对方先行对合同文本签字盖章,如为公司先签字盖章的合同,合同文本交对方签字盖章时,应由对方人员持授权委托书或介绍信书面接收,接收记录中列明能明确指向该合同文本的描述、份数及返还期限。
经办业务部门负责及时将对方签字盖章的合同原件取回。
第十一条合同报批或备案
依照相关法律法规的规定,公司对外订立的合同需要事先向有关管理部门报批或签订后需要进行备案的,由经办业务部门负责办理相关报批或备案手续。
第二节合同签字人
第十二条合同签字人的要求
1.法定代表人有权以公司名义对外签订合同。
2.法定代表人根据工作需要可将合同的签字权授予公司其他人员行使。
公司其他人员按照《xxxxxxx有限公司授权委托书管理办法》相关规定办理授权委托书后,在授权范围内有权以公司名义对外签订合同。
未经公司法定代表人书面授权,任何人员不得以公司名义对外签订合同。
3.相对方的合同签字人不是其法定代表人的,应要求出具由其法定代表人签字并加盖公章的授权委托书或者能够证明合同签字人有权签署该合同的其他法律文件。
第三章合同的履行
第十三条合同履行
1.合同生效(一般须约定经各方法定代表人或委托代理人签字并加盖公章后生效,需批准的还应约定由有关部门批准后生效)后方可实际履行,经办业务部门负责全面履行合同,公司各相关部门应给予支持和配合。
2.合同生效后,经办业务部门不应擅自变更或解除合同。
确需变更或解除的合同,应与合同相对方协商一致后,依本办法规定的合同订立程序签订书面协议。
3.履行合同涉及收付款内容,由经办业务部门按照财务部有关规定,办理相关手续。
无书面合同,财务部有权拒绝办理付款手续。
4.经办业务部门应当定期汇总合同订立及履行情况,及时向公司领导汇报。
第十四条合同履行的自查
经办业务部门负责人应对本部门履行合同的行为负责,并应定期或不定期对合同履行情况进行自查,及时发现问题,对可能出现的风险及时采取防控和排除的整改措施。
第十五条合同争议处理
1.经办业务部门在合同履行中,发现相对方履约困难、不履行或者不适当履行合同或出现其他合同争议的,应按照国家法律法规及本办法规定妥善处理。
经公司领导批准,法律事务部参与争议解决,收集、整理与合同签订、履行有关的所有文件和证据资料,经办业务部门及其他相关部门应予以配合。
2.经办业务部门应当会同法律事务部一起与合同相对方友好协商,在即维护公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,解决纠纷,避免公司的经济损失。
协商达成一致的,依本办法规定的合同订立程序签订书面协议;
协商不成的,依法处理,或者按照合同约定选择仲裁或者诉讼方式解决纠纷。
第四章档案管理
第十六条合同资料管理
1.经办业务部门应妥善保管与合同签订、履行有关的文件、可行性研究报告、专家咨询评审的意见、董事会决议、报价、图纸、图表、技术标准、发货、提货、托运及验收单据、票据、结算凭证等所有资料。
2.公司法律事务部应妥善保管合同审核会签单、留存的正式合同文本等文件和资料。
第十七条档案归档
1.公司档案室负责合同档案的管理工作,各经办业务部门应及时将合同资料进行整理后按档案室要求进行归档,档案管理人员应按照公司相关档案管理规定的要求,统一办理档案归档管理工作。
2.公司法律事务部每年2月份前将留存的合同资料进行整理后按照编号顺序进行归档。
3.公司档案管理人员定期(每年至少一次)或不定期地要求经办业务部门将合同有关的资料进行归档。
第十八条合同台账
经办业务部门、财务部及法律事务部应各自建立合同台账,就合同签订、履行情况、收付款及合同监督情况等与各部门职责有关的事宜一事一记。
建立合同台账的部门应定期向其主管领导汇报合同签订、履行情况。
第五章合同的监督
第十九条合同的监督
1.法律事务部是合同管理的监督部门,负责对本办法的贯彻执行,以及具体合同的签订、履行等管理工作进行指导、监督、检查。
法律事务部在监督、检查过程中发现问题的,应及时向主管副总经理或总经理汇报,提出整改意见或建议,经领导同意后,转经办业务部门。
2.财务部有权就合同签订、履行过程中与财务有关的事项进行监督、抽查。
财务部在监督、抽查过程中发现问题的,应及时向财务总监或总经理汇报,提出整改意见或建议,经领导同意后,转经办业务部门。
3.经办业务部门以及相关责任人员应充分重视前述法律事务部及财务部提出的整改意见或建议,并及时予以纠正。
第六章奖惩和惩罚
第二十条表彰和奖励
公司对在合同管理工作中作出突出成绩及避免或挽回经济损失的部门、个人予以表彰和奖励。
第二十一条惩罚
未按照本办法处理合同管理事宜给公司造成损失或带来不良影响的,公司将依法及公司相关规定追究相关责任人员的责任。
第七章附则
第二十二条本办法的解释
本办法由公司法律事务部负责解释。
第二十三条记录
法定代表人授权委托书保存1年
签订合同转委托书保存1年
一般合同保存5年
重大合同保存10年
协议保存5年
以上记录由法律事务部和各部门合同管理人员分别归档保存。
第二十三条本办法的施行日期
本办法自发布之日起施行。
附件:
xxxxxxx有限公司合同审核会签单
经办业务部门填写
合同名称
合同编号
经办业务部门
经办人
是否需报
京兴东方
□是□否
送审时间
年月日
经办业务部门意见
财务部
意见
法律事务部
其他部门
主管副总经理
财务总监
总经理
董事长
1.经办业务部门填写合同目的、合同签署过程及需要审核的重要事项(可附加说明材料),由经办业务部门负责人出具意见后,连同合同文本草案、合同相对方的主体、资信状况证明、公司内部相关决策文件(如有)报给财务部、法律事务部进行合同会签。
2.审核部门会签时,按其他部门、财务部、法律事务部的先后顺序进行。
3.所有合同由主管该业务的副总经理、财务总监、总经理审核会签后,最终由董事长审批或者董事长授权总经理审批。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 合同 管理办法