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❑确保供应商的生产供货能力、资金实力、设备及技术能力、质量管理水平足以满足公司对物资供应的要求
❑
❑确保公司的供应商档案对公司的所有供应商都有完整的记录
涉及部门
❑物资管理部
❑品质管理部
❑技术部
❑制造总监
主要控制点
❑技术总监审核物资技术参数要求
❑品质管理部审核根据技术部提供的物资技术要求,检验物资是否符合公司的品质要求
❑物资管理部经理审核供应商的品质管理能力、技术能力、资金实力、生产供货能力,并决定是否需要实地考察,如需实地考察,并对实地考察结果出具意见
❑制造总监根据技术部的技术要求、品质部的品质检验结果以及物资部的供货能力分析,对供应商进行最终确认审核
特定政策
❑一次性单件供应商不经过供应商选择流程,但对供应商的各种资料同样需要进行收集
❑物资管理部经理需要每月对现有供应商的供货情况提出分析报告,对不合格供应商随时取消供货资格
试用供应商初选程序说明
步骤
步骤说明
采购计划制订与执行
1.2范围
公司范围内的采购计划制订与执行流程
1.3控制目标
❑综合考虑销售、采购、库存和运输计划,优化生产计划的业务流程,利用ERP编制资源配置计划
❑确保采购计划的准确性,与销售计划、仓储计划、生产装配计划、财务资金计划保持良好的接口关系
❑确保采购计划审批经过严格的权限分级
❑确保运用合同控制来实现化解采购风险
❑确保所签订的采购合同条款经过必要的审核
❑在与供应商签订合同的过程中,建立起严格的授权制度
❑优化采购业务流程,建立职责和考核体系
❑确保所生成的供应商供单经过必要的审核
❑在向供应商发出供应商供单的过程中,必须要求其作出及时回复,建立起供应商对供单的重视
❑财务部
❑法律办
❑公司总裁办公会
❑物资管理部编制的采购计划草案必须提交制造总监经理审核和批准
❑在物资管理部经理审核批准后,提交财务部出具意见,最终交公司总裁审核
❑物资管理部判断是否需要对标准采购合同的条款进行修改,若需要修改,则提交法律办审核
❑物资管理部根据采购合同的重要性,分别将采购合同草案提交物资管理部经理或制造总监审核
❑物资管理部负责将签订后的合同归入供应商档案
❑系统自动生成的供应商供单必须提交物资管理部经理审核
❑物资管理部经理审核是否需要签订采购合同
❑正式生成的供应商供单必须交物资管理部经理签字确认
❑向供应商发出供应商供单时必须明确其回复的期限,无故超出该期限视作自动放弃该业务
采购计划的制订程序说明
采购价格管理
1.4范围
公司范围内的采购询价与定价、采购价格调整流程
1.5控制目标
❑建立供应商档案,建立评估准则和程序,选择战略合作伙伴,制定双赢合作策略
❑确保所有询价结果都有准确的来源,并经过有效的审核
❑确保询价结果能及时用来更新或建立供应商档案
❑保证系统内的采购核定价格能得到及时更新
❑保证采购价格正确反映市场供求、供应双方关系的变化,并能满足成本控制的需求
❑物资管理部必须判断现有供应商能否满足采购计划的需求
❑物资管理部必须根据询价单建立或更新供应商档案
❑物资管理部根据询价结果提出初步定价方案,并提交核价小组审核
❑财务部根据经核价小组审核的定价方案,输入调整后的采购价格,形成新的核定价
❑物资管理部提出采购价格下调方案,交公司核价小组审核
❑物资管理部对供应商提出的价格上调申请出具意见后,交公司核价小组审核
采购询价与定价程序说明
采购收货与付款
1.6范围
公司范围内的采购收货、采购付款、采购金释放流程
1.7控制目标
❑确保采购接收的货物在数量与质量上,符合定单或合同的规定
❑确保有足够的技术力量能对采购货物的质量作出评价
❑确保接收货物或退货的记录被用来及时更新供应商档案
❑确保采购付款依据的准确性与充分性
❑确保付款记录及时被用来更新供应商档案
❑确保质保金释放前经过对该笔付款的详细审核
❑财务总监
❑品质管理部判断是否能由品管部独立进行品质检验,对于技术难度高的采购货物必须由品管部、技术部、制造部三方组成检验小组
❑对于产品质量检验不合格的,必须由制造总监作出退货或自己返修的决定
❑物资管理部必须每月将汇总后的经签字确认的供应商供单复印件,交财务部
❑财务部核对供应商供单/合同、入库单、发票,仅完全一致后才登录应付帐款帐
❑制造总监根据所掌握的供应商情况与公司当月资金余缺,决定对其的付款比例
❑在供应商提出释放质保金的需求之后,品管部查询该采购批次的质量反馈信息
❑品管部对物资管理部填写的质保金释放单进行审核,批准后财务部方可办理付款手续
采购收货检验程序说明
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