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根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划,形成实施方案,其
中宜包含但不限于以下方面:
——职责分工;
——时间安排;
——场地安排;
——会务用品及硬件设施配备;
——突发事件应对措施;
——会议秩序及安全等。
5.3、会前准备
将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分,并制定相应的标准,以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求,会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面:
——布置导引;
——布置签到;
——布置横幅与大背景;
——检查会议用桌、椅,主席台布置,座位格局和座次安排;
——布置台布;
——制作并摆放座席牌;
摆放不同类型麦克风;
摆放花卉;
——制作与佩戴胸花;
——提供纸笔;
——提供毛巾、纸巾;
——调试灯光;
——调试音响;
——调试投影;
——调试空调;
——准备茶具(水);
——准备果盘;
——检查安全、消防设施及疏散通道;
——了解会议程序及个性化服务需求;
——备用物品:
电源转换插座、万能充电器、插电板等。
5.4会中服务:
将会中服务涉及的内容进行细分,并制定相应的标准保证会务服务人员按要
求提供服务。
会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面:
——导引;
——续茶、茶具的准备;
会场巡视;
会场、洗手间、通道保洁;
——会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节;
——突发事件处理,突发事件处理程序可参见附录H;
——咨询受理。
5.5、会后整理:
将会后整理内容进行细分,并制定相应标准。
会后整理内容包含但不限于以下方面:
——回收可重复使用的用品,清点数量并记录等,将座席牌、桌椅等归位。
用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I;
——清理会务设施设备,检查有无缺失或损坏,清洁后归位或返还,做好相应记录;
——检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品,如有遗失应立即还送给客人,如未能及时送还,应妥善管理,做好记录,同时立即通知会议主办方;
——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏,及时报告会议主办方或业主,协助追补损失,做好记录;
——对会议期间的丢弃物进行打扫;
对会议室洗手间进行适当保洁;
——关闭会议厅(室):
包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。
6、会务服务人员仪表、仪态要求:
A.1仪表要求
A.1.1服装要求
A.1.1.1一般要求
A.1.1.1.1根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰,选择款式相同的工鞋;
保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。
A.1.1.1.2工装外不应显露个人物品;
衣袋、裤袋整理平整,勿显鼓起;
保持工装干净、平整,无明显污迹、破损。
A.1.1.2着装要求
A.1.1.2.1女士着装应统一,身着裙装时,西裙宜配长袜和工鞋,西裙长度于膝盖上3厘米;
着裤装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面。
A.1.1.2.2男士着装应统一,身着西装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面;
衬衫领口应扣好,不应敞开;
着长袖时,袖口应扣好,不应挽袖。
A.1.2工作牌佩戴要求
工作牌宜佩带在左胸;
工作牌距离肩缝18厘米,距中线5厘米,不应斜戴
A.1.3工鞋
宜穿黑色皮鞋(以软底鞋为宜);
鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。
A.1.4丝袜
A.1.4.1女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜,并保持丝袜干净、完好,不宜穿短袜或不穿。
A.1.4.2男士宜穿深色长袜,禁止着浅色短筒袜。
A.1.5饰品
A.1.5.1女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳;
可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品,佩饰不宜过多。
A.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外,不宜佩戴其他饰品
A.1.6妆容
发式简洁,面容清爽;
女性可着淡妆,香水味不宜过浓,可涂抹透明指甲油
A.2仪态要求
A.2.1站姿
A.2.1.1女士站姿
上身正直,头正目平,挺胸收腹,腰直肩平;
双手搭握,稍向上提,放于小腹前;
双脚可前后略分开,一只脚略前,一只脚略后,前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。
A.2.1.2男士站姿
双眼平视前方,颈部挺直。
双肩自然放松端平且收腹挺胸。
双臂自然下垂,处于身体两侧,右手轻握左手的腕部,左手握拳,放在小腹前,脚跟并拢,脚呈“V”字型分开,两脚尖间距约一个拳头的宽度;
或双脚平行分开,与肩同宽。
会务服务人员站姿可参见图A.1
图A.1会务服务人员站姿示意图
A.2.2行姿
A.2。
身体重心应稍向前,头朝正前方,眼睛平视,面带微笑;
上身正直不动,
肩相平不摇,两臂摆动自然,步幅适中、匀速。
会务服务人员行姿可参见图
图A.2会务服务人员行姿示意图
A.2.3坐姿
A.2.3.1女士坐姿
背对座椅轻坐,后腿能够碰到椅子;
两个膝盖合并,腿可放中间或两边
A.2.3.2男士坐姿
上体挺直,下颌微收,双目平视,两腿分开,不超肩宽,两脚平行,两手分别放在双膝上
会务服务人员坐姿可参见图A.3
图A.3会务服务人员坐姿示意图
A.2.4导引
A.2.4.1为宾客导引时,应走在宾客左前方,距离保持2~3步。
A.2.4.2遇拐弯或台阶处,应回头向宾客示意说“请当心”。
A.2.4.3引领客人时,宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。
A.2.4.4为宾客送行时,应在宾客的后方,距离约半步。
会务服务人员指引见可参见图A.4
a)女士导引示意图
b)男士导引示意图
图A.4会务服务人员导引示意图
A.2.5笑容面部保持自然亲切的微笑。
A.2.6规范用语
使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。
7、会务服务需求确认:
会务服务需求确认表
类别
项目
内容
备注
会议名称
会议类型
□座谈会□报告会□开/闭幕式□演出□受聘仪式
□其他()
会议日期
年月日
会议时间
上午:
(:
)~(:
)
下午:
晚上:
会议地点
参会领导
参会人数
安全管理
类
1、预留贵宾车位;
贵宾专车
路线(重大接待)
□是贵宾车位()位
□否
2、参观路线
路线:
出发点:
()
途经:
终点:
3、是否需要特别安保
□是需要人数:
()工作事项:
1、是否增加安保力量?
(物业组织内调配);
2、会前、会中、
会后是否需要特
别安保要求?
4、参会人员是否凭证件入场
□是
5、是否有保密要求
□是保密的内容:
设施设备
1、是否需要大功率电源
电压负荷()伏电源连接线()条
2、是否需要使用专梯
□是通往楼层()
3、会议期间是否需要音乐
□是□国歌□颁奖进
行曲
□其他()
开/闭幕式
4、是否需要使用投影
□是使用时间:
与灯光相匹配
5、是否需要录音笔
会务服务需求确认表(续)
6、是否需要视频会议系统
7、是否需要电源转换插座、
□是需要的设备:
万能充电器、插电板等
会务服务
1、是否需要合影
□是合影时间:
()合影座椅数量:
2、是否有外宾参加
□是外宾使用语言:
3、是否需要预留宣传牌
□是数量:
()
摆放时间:
4、是否需要协助制作与悬挂
横幅
□是横幅内容:
5、是否需要协助制作与悬挂
大背景
□是背景主题:
()背景尺寸:
()悬挂位置:
6、是否需要签到台
□是摆放位置:
摆放数量:
摆放物品:
7、是否对桌椅的摆放有特别
要求
□是摆放方式:
(
)
8、是否需要白板
白板笔:
9、是否需要配发会议资料
□是发放方式:
□是座席牌:
10、是否需要打印与摆放座
胸牌:
席牌、胸牌、准备胸花
胸花:
□有线话筒数量:
11、麦克风种类
摆放位置:
□无线话筒数量:
□头戴麦克风数量:
12、是否需要提供纸笔
□是数量:
13、是否需要提供果盘/茶歇
□是水果种类:
需配备纸巾
茶歇:
饮品:
食品:
14、会中由服务人员续水,
还是在座位上摆放瓶装水
□人员续水
□瓶装水
内
容
会议桌花数量:
1、是否摆放会议台花
特别需求:
环境类
会议盆花数量:
2、是否摆放会议盆花或绿色
绿色植物:
种类:
植物
数量:
位置:
其他
确认签字:
日期:
核对人:
8、会场布置相关要求:
A.3座席牌
A.3.1宜选择三角形座席牌,一般长15~20厘米,宽7.5~10厘米,双面展示
A.3.2座席牌字体格式统一、大小合理。
A.3.3根据座次要求安排摆放座席牌。
座席牌摆放要求
场合
摆放要求
贵宾厅
距沙发扶手前缘5~6厘米处摆放
圆桌会议室
距麦克风右侧3~4厘米、距客人座位桌边50~60厘米处摆放
报告厅/礼堂
摆放靠近麦克风右侧3~4厘米、距离客人座位桌边50~60厘米处摆放,参见图C.1
a)
b)
A.4麦克风
A.4.1摆放要求
A.4.1.1对于有线麦克风,麦头高度距桌面20厘米;
鼠标有线麦距离桌边20厘米摆放。
A.4.1.2对于无线麦克风(使用麦克风架):
高度距离桌面20厘米,麦架距离演讲人20厘米。
具体摆放要求可参见图C.2
麦克风摆放示意图
A.4.1.3多人使用麦克风时,主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。
A.4.2电池管理
A.4.2.1对于无线麦克风,每次充电时间为10~12小时之间(具体可根据电池充电计算公式:
电池容量除以充电电流计算),电池一般使用期限为一年
A.4.2.2
电池应存放在干燥凉爽的地方。
A.4.3
A.4.3.1
音响关闭后,方可卸除有线麦克风。
A.4.3.2
无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。
A.5记录纸、笔
A.5.1记录纸宜选用80g的A4纸3张;
如桌子铺有桌布,则需要加厚到5张或加写字板。
A.5.2记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔
A.5.3会议资料与记录纸摆放在一起。
宜配备两支记录笔,记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上,与记录纸成30度角,笔尖朝前。
具体摆放要求可参见图。
记录笔摆放示意图
A.6饮用水
A.6.1宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水(以下简称“饮用水”)。
A.6.2饮用水摆放时,标识应统一面向客人、成直线、靠近茶杯的左侧摆放(无茶杯的,距离客人右侧12~15厘米处摆放)。
A.6.3贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。
9、座谈会座位安排:
A.7长条桌
A.7.1长条桌与正门正对时,会议座位安排参见图E.1
A.7.2长条桌与正门侧对时,会议座位安排参见图E.2
正门
A为客方(或上级领导),B为主方
图长条桌与正门正对时会议座位安排
注:
进门右为客方,左为主方。
图长条桌与正门侧对时会议座位安排
A.8沙发席
A.8.1与外宾会谈时,会议座位安排参见图E.3。
A.8.2与上级领导座谈时,会议座位安排参见图E.4
客方译员主方译员
A为主方,B为客方。
图E.3与外宾会谈时座位安排示意图
图E.4与上级领导座谈时会议座位安排示意图
A.9圆桌会议
圆桌会议是一种平等、对话的协商会议形式,旨在体现参加各方地位平等,
其座次安排一般无主次之分。
10、设备调试
A.10灯光调试
逐个开关灯光,检查其照明效果。
对主席台灯光,应单独检查开放投影时的灯光效果,同时还应检查灯光对主席台人员的照射。
确保灯盏无损,亮度与颜色协调一致。
A.11音响调试
A.11.1音响宜提前1小时打开,并将所有有关的音响设备连接。
抖动连接线与移动底座,摇动麦克风接口,测试音箱与麦克风接口处,测试声音是否正常;
逐个调试麦克风音量,以不同位置、最远的距离可以听清、并感觉音量适中为准;
检查麦克风电池电量及备用电池情况。
A.11.2把音频连接线连接电脑,测试是否有声音,声音效果是否正常。
音响应避免杂音、电流声、音频干扰等。
A.11.3对于无线麦克风,应在会议室每个音箱试音,确保其工作正常。
A.12投影调试
A.12.1电脑切换的方法一般用Fn+F1~F8(有电脑标志)键电脑切换,检查电脑是否兼容,不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以解决。
A.12.2确保投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。
A.13激光笔调试
A.13.1确保激光笔电池电量充足,使用完毕后,应及时将电池拆除。
A.13.2确保激光笔上下换页键与光束正常,保证激光笔在10米范围内可正常使用。
A.14空调调试
A.14.1会议室内温度高于26℃时,宜开启空调;
温度低于26℃时,可根据现场情况及视要求开启空调。
A.14.2会议开始前30分钟打开空调,将温度调控在26℃。
A.14.3未开启空调时,应打开新风机。
A.15LED显示屏调试
A.15.1LED显示屏电源开关顺序:
打开LED显示屏时先打开主控计算机,后打开LED显示屏;
关闭LED显示屏时先关闭LED显示屏,后关闭计算机。
A.15.2打开计算机时,待计算机操作系统进入主控软件后,方可打开LED显示
屏电源,避免在全白屏幕状态下开启LED显示屏。
A.15.3下列情况不应开启LED:
―L―ED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序;
―L―ED显示屏主控计算机未通电;
―L―ED显示屏主控制部分电源未打开。
A.15.4LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域时,不应长时间打开LED显
示屏,应注意及时关闭显示屏电源。
A.15.5LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时,应及时检查LED显示屏屏体或
更换电源开关。
A.15.6根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况,避免虫咬,必要时应放
置防鼠药
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