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■秘书处:
负责监督各部门工作,是主席团与各职能部门、学院领导与学生间联系的桥梁,履行值班制度的同时负责各部会议记录。
管理学生会物品及文件资料,负责学生会日常财务工作,处理办公室日常事务。
起草、修订文件以及完善整个学生会的相关制度与规定,提高学生会成员素质。
经典活动有名师大讲堂、组织策划院学生代表大会、学风动员大会等重要会议,为院学生会主席团以及部长制作风采录,制作优秀部员风云榜等。
■生活自律部:
从贴近同学生活、学习等方面开展工作、规划实施我院学生的生活服务,协调学院进行教学管理。
主要工作有宿舍检查,考勤,大型活动的秩序维护,公寓科成绩表的制作等,为同学们创造一个良好的学习及生活环境。
开展文明宿舍活动月系列活动,如宿舍装饰、舍报评比、颁奖晚会,生活绿桥活动,为同学们搭起一个交流互动的平台。
■公文组:
公文组是一个年轻的部门,主要负责规范、监管学生会各部工作。
定期组织公文培训,以规范各部活动的策划、通知、总结等公文。
学生会年检由我们制作,参与新生调研工作,探索、发现并及时反馈新生生活、学习、心理最新动态。
组织老生常谈,让新生体会即将毕业时学长的最感动的心声,最亲切的嘱托。
加入公文组,你会有更快的成长,会有更为真实的收获!
■学术中心:
学术中心是学生会的传统部门,其主要职能是根据同学们的不同需要举办各种特色活动。
比如,在“迎新辩论赛”中,同学们不仅可以欣赏到精彩的唇枪舌剑,还可以增进交流,相互学习;
“优秀学子讲坛”特请优秀的教授学长传授经验,可使同学们更快适应大学生活,生活上少走弯路;
在“英语话剧大赛”活动中,同学们可以充分发挥自己的创造力与想象力,结合经典的话剧,表演天赋可以充分展示出来。
加入到这个团队,你会学到丰富的知识,得到实际的锻炼!
■文艺部:
这里有一群活跃的人,他们导演、策划着一场场晚会,他们规划、组织着一系列文娱活动,他们用热情丰富着大家的课余生活。
这里既准备了迎新晚会等内容丰富的活动锻炼你的组织策划能力,同时又提供校歌、健美操比赛这样的平台充分展示你的才华。
充满欢笑,极具魅力,激情四射,文艺部是你展示个人魅力的最好舞台!
■体育部:
组织各种体育活动,加强与兄弟学院的交流,开展院际体育竞赛,尽可能为同学提供锻炼的机会、娱乐放松的平台,通过活动促进同学相互之间的交流,当然也可以使同学们锻炼身体,增强体质。
经典活动有“迎新篮球赛”、“部落对对碰”、“趣味运动会”、“女子篮球赛”等,大大丰富了同学们的课余文化生活,愉悦了身心。
■宣传部:
为学院学生会工作扬起旗帜,色彩鲜明地向大家展示学生会。
这里有色彩斑斓的颜料,光洁如玉的画纸,美轮美奂的海报,但也有挥汗如雨的辛勤,繁杂重复的忙碌,细腻唯美的追求……如果你有一手漂亮的毛笔字,或者你笔下的图画栩栩如生,那么就来宣传部吧!
■记者站:
是记者也是编辑,是舞台前引人注目的摄影师,也是电脑前手指跳跃的排版师。
你可以将文字变成铅字,也可以近距离接触“明星”,更能够第一时间目击现场。
当然,你必须将洋洋洒洒不着边际的句子变得简约务实,让报道更实事求是,也必须多多发掘素材,让报道更加丰富翔实。
经典活动就是办我们的院报《自动化之窗》。
■网络中心:
你觉得自己尚未掌握足够的电脑知识吗?
想要有广阔的空间来施展发挥吗?
考虑为自己的大学生活寻找一个可以憩息的精神家园吗?
若答案为“YES”,那么,欢迎加入网络中心!
你只需通晓电脑常识,对基本软件有简单了解,我们需要的是“耐心&
信心&
决心”!
琐碎的网络中心工作似乎没有办法让你站在光辉夺目的幕前,然而,它可以让你培养一种兴趣,收获一种技巧,创建一种生活,潜移默化的让你成长。
网络中心欢迎你!
■社会实践部:
“昔苏秦周游列国纵横睥睨,今外联奔走岛城八方联谊”,外联即指实践部。
该部为学生会的各项活动联系赞助,为其提供经济保障,并且本院学生提供许多社会实践的机会。
每年该部都会组织著名企业参观活动。
如06级同学参观了“青岛博物馆——海尔科技馆——海尔大学”,扩大同学的视野,加强了与企业的交流。
再如05级的同学组织了义卖活动,锻炼了社会实践能力。
■青年志愿者协会:
在“奉献、友爱、互助、进步”青年志愿者精神领导下,青协多次组织大型活动。
青协属于学生会的外联部门,不但在学校内部有精彩的活动,而且经常把活动做到校外。
在这里,你将有充足的社会实践机会。
青协旗下有一支百余人的特色义工队——自动化学院义工队,活跃在岛城的各个地方,奉献爱心,分享快乐。
该部曾组织“奥运健步行”“英语进社区”“爱国无疆、温暖冬天”等大型公益活动,并伴随着异彩纷呈的义工活动,得到了学校和社会的充分肯定和支持。
■科技创新协会:
科技创新协会是一个年轻的学生会部门,我们主要负责自动化工程学院各类科技创新竞赛的宣传和组织活动,例如全国大学生数学建模竞赛、全国大学生电子设计大赛,并举办各种师生交流会;
同时,我们紧跟当今科技前沿动态,积极宣传各类科技知识,举办一些创新发明知识讲座,致力于提高同学们的创新意识,为同学们创造一个更好的创新平台。
我们期待着更多对科技创新活动有兴趣的同学加入我们的队伍。
第三章青岛大学自动化工程学院学生会制度简编
一、例会及考勤制度
第一条学生会各部门例会由学生会各部门部长主持召开,参加人员为各部门全体成员,会议时间、地点详见例会安排表,会议主要内容如下:
1、传达部长例会的各项精神和布置的工作任务,学习相关文件;
2、对近期工作情况进行总结,并布置下一段的工作任务;
3、安排各项工作和活动,并就当前的主要工作和活动进行讨论,制定初步的策划;
第二条对于学生会碰到的问题,在例会上采取民主集中制的原则共同商讨解决,对于一时无法解决的问题,会议应指定专人在会后作专门研究,在下次例会再提出讨论;
第三条由各部门负责人提供给秘书处跟会人员一张成员名单,例会时间前两分钟内,由秘书处跟会人员对到会人员进行点名。
第四条例会前,例会负责人负责安排好会场的各项准备工作。
出席例会者,应准时出席例会,不得提前离会,因事或病不能出席会议的人员应及时向会议负责人请假,并向秘书处跟会人员说明,以便秘书处跟会人员做好相关纪录;
第五条开会期间,手机须关机或调至振动、静音状态,要求出席者遵守会议纪律,认真听会,做好相关会议记录,禁止做与会议无关的事情;
会议期间,无特殊情况者,不得擅自进出会议室;
第六条惩罚措施
1、无故缺席一次者,予以警告,部员作通报批评,副部长以上在通报批评基础上取消评优资格;
无故缺席三次者,取消其评优资格;
无故缺席三次以上者,通报全会,经核实劝其离职;
2、无故迟到者,累积两次按无故缺席一次处理;
3、请假情况应由所在部门负责人向秘书处跟会人员说明,请假三次者按无故缺席一次处理。
二、值班及考勤制度
第一条学生会值班安排表由秘书处统一制定;
第二条值班人员应严格按时值班,不得无故缺勤,请假须由所在部部长或有关人员批准,无故缺勤两次以上者,通知所在部门并提出处理意见,并将相关记录作为考核依据;
第三条值班人员应明确责任,恪于职守,及时做好值班记录、电话记录、礼貌接待来访人员;
第四条值班人员要维护室内办公用品,非经主要负责人批准不得外借,物品的借出归还情况要严格登记,离开时须清查办公室用品,如有遗失应及时告知有关负责人;
第五条值班人员不得私带同学进入办公室,值班期间不得电话聊天;
第六条办公室是办公场所,非经批准不得进行其他活动,值班人员如发现应及时制止并做好记录;
第七条值班人员应灵活处理事件,发现不合理情况(如大声喧哗),有权及时制止,情况严重时应及时上报学生会主要负责人;
第八条值班人员应及时清扫办公室卫生,保持办公室清洁;
第九条值班人员离开办公室时,应注意切断电源、关好门窗。
第十条以上规定,每位值班同学的应严格遵守,学生会值班情况的检查、监督、管理由主席团负责;
主席团会派人抽查值班情况,对以上规定进行监督,并综合以上各规定的落实情况。
三、各项评优制度细则
(1)优秀部员评比细则
第一条范围:
学生会编制在内的全体部员。
第二条名额:
由主席团根据各部门的具体情况予以分配。
第三条要求:
(一)、学习:
1、获奖学金者优先;
2、该学期考试课和考查课无不及格现象;
(二)、工作:
1、按时参加学生会召集的各种会议,无过多缺勤情况(无故缺席例会三次者取消评优资格);
2、按时参加学生会各部门举办的各种集体活动;
3、恪职尽守、责任心强,能出色地完成工作任务;
4、积极地开展创造性活动或提出创新想法者优先考虑;
5、遵守校纪校规,在同学中起到良好的模范带头作用。
第四条程序:
1、各部门依据主席团分配的名额,在学期末例会时,公开
投票选举,秘书处跟会人员进行监督。
2、各部门部长首先对推选出的人员进行工作、学习等情况
的综合审查,审查无误后,将推举人的个人表现材料送交主
席团。
主席团将根据具体情况对部分人员进行抽查、复核。
复核完毕后,将优秀部员推荐表送团总支审批。
(2)学习工作标兵评比细则
第五条范围:
学生会编制内所有副部长。
第六条名额:
原则上每学期工作结束时,学生会内部评选出5~7名学习工作标兵,兄弟部门平均分配。
第七条要求:
1、获得奖学金者优先;
(二)、工作:
1、按时参加学生会召集的各种会议,无过多缺勤情况(无故迟到或旷会一次以上者取消评优资格);
3、恪职尽守、责任心强,讲求工作方法及思路,必须要有出色的工作成绩;
第八条程序:
1、学习工作标兵实行各部门上报,交由主席团审核评定后选出待定人选,再交由团总支审核确定最终人选;
2、学习工作标兵名单确定后,交由秘书处存档。
(3)学生会突出贡献个人
第九条范围:
学生会编制内所有部长、主席团助理。
第十条名额:
原则上每学期工作结束时,学生会内部评选出3~5名学生会突出贡献个人。
第十一条要求:
1、按时参加学生会召集的各种会议,无过多缺勤情况(无故迟到或旷会(部长例会、部门例会)一次以上者取消评优资格);
4、对学生会工作认真负责,对自身负责工作敢于创新并取得突出成绩;
5、积极地开展创造性活动或提出创新想法者优先考虑;
6、遵守校纪校规,在同学中起到良好的模范带头作用。
第十二条程序:
1、突出贡献个人实行个人申请,学生会内部投票评选产生;
2、投票结果首先交由主席团,对推选出的人员进行工作、学习等情况的综合审查,审查无误后,将推举人的个人表现材料送交团总支进行复审并确定人选;
3、突出贡献个人名单确定后,交由秘书处存档。
第十三条奖励办法:
1、向优秀部员、学习工作标兵、学生会突出贡献个人颁发证书。
2、将优秀部员的工作情况以书面材料的形式送交该团总支备案,并根据具体情况,择优推荐为入党积极分子。
四、青岛大学自动化工程学院学生会资料收集条例
第一条:
本条例所述资料包括
1、各项活动的策划资料、活动流程、活动总结;
2、各项活动的前期宣传资料;
3、各项活动总结以及活动的影响的资料(如,照片);
(资料的内容参照《青岛大学自动化工程学院学生会档案管理条例》相关规定)
第二条:
收集的方式
1、由各部门在活动过程中主动上交相关资料给秘书处值班人员(电子版),此外,各部将相关资料打印一份,按一定的规律放至各部的文件夹中;
2、收集资料的值班人员将对资料进行初审、并按一定的规律备案;
第三条:
各部门应积极配合秘书处的资料收集工作,秘书处将对其进行督导,各部门在活动结束后的一周内未将资料交于秘书处者,将按照相关规定处理。
五、青岛大学自动化工程学院学生会档案管理条例
第一条本条例所称的档案,包括以下出现的书面材料:
1、学生会下设部门工作计划,工作总结;
2、学生会会议的会议笔录;
3、学生会下设各部门活动的记录资料;
4、学生会各部门在常务工作中产生的带有档案性质的书面材料;
5、学生会成员个人档案;
6、学生会及下设各部门的规章、制度;
7、学生会向其他院系或高校发出的邀请函、请柬、贺信等;
8、学生会收到其他院系或高校的邀请函、请柬、贺信等;
9、其他书面材料。
第二条档案收集
1、每学期初,学生会各职能部门负责人向秘书处上交该学期工作计划(电子版);
每学期期末,学生会各职能部门负责人向秘书处上交该学期工作总结(电子版)。
2、活动开始前两天,举办活动的部门应将活动策划及详细活动流程上交秘书处存档。
3、活动结束后两天以内,举办活动的部门应将活动照片、活动产生的书面资料上交秘书处存档。
活动产生的书面资料包括:
(1)竞技类活动的比赛选手的报名表、比赛成绩单;
(2)演出类活动的门票票样、节目单、主持词;
(3)讲座类活动的主讲人的个人简介、会后留言;
(4)活动海报原件或海报照片;
(5)与活动相关的新闻剪报原件或复印件;
(6)活动总结。
4、学生会各部门在常务工作中产生的带有档案性质的书面材料,自材料产生之日起两日内上交秘书处。
5、学生会及下设各部门的规章、制度由秘书处保存,如制定新的规章、制度或对原有规章、制度进行修改的,在制定或修改完成后两日内上交秘书处。
第三条档案利用
1、学生会档案不对外开放,如有查阅、使用需要的,须提前一天向秘书处提出申请,经允许后方可查阅、使用。
在情况紧急、无法提前提出查阅申请的情况下需查阅档案的,可先查阅后补交申请,但查阅时秘书处的相关负责人必须在场。
2、在查阅、使用档案时,任何人不得圈划、涂改、描摹、伪造、丢失及损毁档案;
未经批准,不得擅自复制档案。
3、在查阅、使用档案时,发现档案有错误的,可向秘书处提出书面修改申请并递交正确的书面材料,但不得在有错误的档案上直接进行修改。
4、在查阅、使用档案时,档案不得离开档案所在地,如需借走档案的,须由秘书处同意并作登记后方可借走档案。
第四条奖惩
本条例所涉及各部门上交内容各部门要及时上交,由秘书处跟查,上交不及时者以未完成工作任务论。
秘书处催要后做出相关记录,材料上交及时情况列入考评内容。
六、各部日常工作主席分管制度
第一条为了完善各部之间的协调工作,实现学生会组织的优化,使学生会日常工作得到正常、有序的开展,特制定此制度。
第二条分管主席负责指导、统筹分管部门日常工作的开展。
一般情况下,大型活动工作组总监由分管主席担任;
第三条分管主席与各部门部长为上下级关系,各部门要充分遵从分管主席意见。
在工作意见、设想上若出现分歧应提交主席团讨论决定;
第四条各部部长要及时将日常工作情况汇报到分管主席处;
第五条各部各类活动计划、方案的初审由分管主席负责。
分管主席应及时对活动方案进行审阅,并提出意见,对不能决定的项目应提交主席团讨论通过。
修改后经学生会秘书长同意,活动方案才能实施;
第六条各部计划、方案在经分管主席、主席审阅后,各项"
需其他部门配合"
的工作由分管主席统一协调、安排其他部门人员予以配合工作,原则上部长不得私自调用其他部门人员;
第七条各部工作原则上在活动方案得到审批后,由各部独立负责,分管主席只作适当的指导和监督。
活动负责人应积极与分管主席沟通,积极汇报活动进展情况,分管主席要根据情况给予指导。
七、学生会各部工作方案制度
第一条各部日常工作中一般方案的制定,均由本部成员讨论、策划、起草;
第二条经本部讨论后,将方案以书面形式提交分管主席进行初审。
初审过程中,方案负责人必须与分管主席针对方案内容进行交流;
第三条经过初审后方案提交主席再审。
通过后,将方案一份交分管主席,一份交秘书处存档,一份留存于本部门;
第四条原则上在活动方案得到审批后,由各部独立负责,分管主席只作适当的指导和监督,并对部门提出的"
需其他部门配合的工作"
给予统一协调,统一安排其他部门人员予以配合工作,活动负责人应积极与分管主席沟通,积极汇报活动进展情况,分管主席要根据情况给予指导;
第五条活动结束后,活动负责人根据活动情况给予总结,分管主席签字后,一份交秘书处存档,一份留于本部。
八、学生会财务制度
第一节总则
第一条为规范学生会的使用和管理,做到量入为出,提高经费的利用率,特制定本制度。
第二条本制度适用于青岛大学自动化工程学院学生会成员。
第二节经费来源
第三条学院团总支下拨经费。
第四条企事业单位赞助费用及物品。
第三节经费用途
第五条学生会干部因公支出交通费用。
第六条学生会各部举办各类活动的开支。
第七条学生会内部的开支。
第八条购置学生会各类消耗品及物资。
第四节经费管理
第九条学生会的活动经费和日常办公经费的使用应遵循“勤俭节约、多还少补”的原则。
第十条学生会的经费由秘书处严格做好记录,进行统一报销结算由全体学生会干部负责监督。
第十一条经费预算
1、开展活动前,须作好详细的经费预算,写好申请报告一式两份,一份存秘书处,一份部门留存,按以下原则进行审批:
(1)同一活动只能申请经费一次,不得进行多次申请;
(2)各部的活动支出款项必须切实结合预算,否则,副秘书长不予批准。
(3)200元以下(含200元)的开支,经副秘书长签字后方可使用。
(4)200元以上的经费开支,须经副秘书长签字后报学院团总支学生会秘书长审批后方可使用。
2、学生会日常办公易耗品,每学期开学后3周内,由使用部门做好本部门预算交办公室做出统一采购预算,经主席批准,报团总支审批后由秘书处统一购买。
第十二条经费使用
1、经费必须做到专款专用,严禁利用职务之便挪用公款,谋取私利。
2、经费使用过程应尽量透明化,严格做出各项支出明细,以发票为据。
第十三条经费报销
1、活动结束后1周内,必须将相关票据交秘书处。
2、报销凭青岛市统一财务发票。
白条、收款收据等一律不予报销。
每张发票都必须注明经手人、部门、证明人(经手人是干事由部长当证明人,经手人是部长由主席当证明人)和支出事由,并由副秘书长签字后,交秘书处报账。
3、如遇特殊情况,征得主席同意可先由短信形式上报,事后1周内须补填《自动化工程学院学生会活动经费使用申请表》交秘书处报销。
4、秘书处每月对帐本进行检查核对,并及时上报各部活动发票。
第十四条赞助
1、学生会各部门举办活动,如有商家赞助,签署赞助协议前应将协议书报社会实践部和主席商议经学院团总支同意后,方可签订正式赞助协议(协议书一式四份,双方各执两份,其中秘书处、社会实践部各保存一份)。
2、学生会干部联系的赞助实行提成制。
对于活动赞助的现金,联系人提成总额的10%,其余款项交由主席团保管;
对于活动赞助的实物不作提成,如有剩余可适当奖励联系人,奖励数量不超过剩余总量的10%。
3、主席团必须在收取赞助
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