MasterOffice参考方案框架Word下载.docx
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“(XXX企业)OA系统”实施的目标应该包括“行政办公子系统”(主要以企业办公事务为对象)、“知识管理KM子系统”(主要以企业信息、情报、知识为对象)、“决策分析子系统”(主要以业务系统和财务系统上流转的信息为对象)、“内外协作子系统”(主要以从电子商务网络获取的信息为对象),同时所有子系统都依赖于企业的电子通讯基础平台才能实现,所以目标中首先将包括“企业(邮件)通讯系统”。
此外为了能够便利地应用企业信息、企业情报,必须有“企业门户”作为支持。
建议项目分期建设:
⏹第一期:
建成行政办公子系统,实现办公事务流程化、自动化、无纸化。
⏹第二期:
1)建成知识管理KM子系统,实现信息知识的共享、积累和和管理;
2)建成办公自动化系统和电子商务网络之间的内外协作子系统,汇总外部电
子商务门户获取的产品、客户、服务信息,触发相应工作流程,迅速反馈给
相关的职能部门。
⏹第三期:
在办公自动化系统和其他现有的业务系统的基础上,构建决策分析子系统,
实现业务信息、财务数据的迅速采集、深度挖掘,智能分析,为领导层提供
决策依据。
(二)应用设计
⏹在使用界面上
必须实现办公自动化系统与企业信息化建设中的其它系统(财务、电子商务等)的全面集成,让领导、使用者在统一的办公自动化界面下实现对企业各类信息的快速方便的获得。
⏹在数据集成上
数据集成指在办公自动化统及情报系统的企业门户统一平台下方便地获取来自业务系统关系数据库方面的数据。
如财务报表、销售数据,并可以实现数据与预先设定值比较判断是否产生报警动作等措施。
数据集成也指在办公流程中提供一个获取相关数据的按钮,当作出判断需要一些相关数据时可以通过数据按钮获取所需相关的背景材料,背景数据。
数据集成还包括在办公自动化实施完成的数据可以填充在业务系统的关系数据库中。
⏹在流程集成上
流程集成是指为完成某个既定事务的流程分别在办公自动化系统和业务系统中都有涉及,并相互关联。
⏹必须实施和(XXX企业)现有的业务系统实现内部集成,能够提供准确、及时和完整的管理信息;
和电子商务系统实现内部集成,并且能够提供内部的支持和反馈等功能。
(三)办公自动化系统目标描述
1、实现企业内部电子(邮件)通讯系统
(邮件)通讯系统是企业实施办公自动化的基础。
本此(XXX企业)的OA项目将采用全国集中模式,包括34个分公司及直属中心支公司,超过400个分支机构,如何在系统实施之初规划好邮件拓扑、划分好组织单元、确定基本命名规则将是非常重要的。
1.规划(XXX企业)邮局系统;
2.建立一个涵盖(XXX企业)各部门各分支机构的电子邮件通讯基础平台;
3.在(XXX企业)内部实现除了电话、面对面之外的第三种交流模式及电子通讯手段。
2、优化行政办公事务流程
企业内部充满着各种各样的“流”。
如人们常说的“人流、物流、资金流和信息流”等。
很多办公事务,如公文管理、会议管理等同样也是通过“流程”得以完成。
对企业的办公事务规范后实施“流程化”,并将“办公流程”进行适当的优化和自动化是提升企业办公效率的重要途径。
因此建立一个能够支持灵活定义,便捷引用的“流程引擎”是实现办公自动化的基础目标之一。
●实现办公事务流程化;
●实现办公事务流程的科学化;
●实现科学的办公事务流程自动化;
●办公事务应该与(XXX企业)及各个应用部门的具体事务相适应,包含公文管理、会议管理、档案管理、文档管理、业务流程、个人事务处理等等基本办公事务。
3、信息(情报、知识)的交流、分享及管理
企业内有价值的数据我们称之为信息。
信息中有一部分或若干信息经过加工形成对企业决策有帮助的信息我们称为情报。
而一些符合企业长期发展的规律性信息或对企业的行为起着指导作用的信息我们认为是企业的知识。
对与企业相关的各种内、外部信息进行收集存储,对存储的信息进行有效的加工,提供对存储信息的交流,分享机制;
提供从企业信息加工到企业情报分析,从企业信息加工到企业知识沉淀、再利用的途径、方法和机制;
提供员工获得知识、共同参与讨论、检测成果的途径和机制,是OA系统的一个主要目标。
1.信息的采集、发布、存储;
2.信息加工成情报,信息提升成知识机制;
3.对已经提炼的企业情报及知识进行管理;
4.实现企业内部各类结构化和非结构化数据、信息,如报表、公文、报告、文件、提案、档案等的加工、获取和管理;
实现包括公共信息管理、公文、项目文档管理、文档资料管理、等方面的基础的内容;
5.与企业内部局域网、外部电子商务网络等的各种接口,企业可以对内、对外交流、共享、管理相关信息与知识,实现企业的知识管理;
6.可供所有员工获得知识、参与讨论、监测成果的网上培训园地。
4、构造企业门户支持对信息(情报、知识)的获取
随着企业信息化的进展,企业的电子信息将以几何级数的方式在增加。
面对庞大的信息,作为信息使用者往往被信息所的淹没。
提供一个能够让信息使用者便利获取自己需要信息的方式就显得特别重要。
企业门户正是这样一个工具,它在一个易用的单一界面下,可以方便预约或主动获取单位内外各种信息(情报、知识)。
1.企业门户应该包括信息预订、信息再分类、关联信息获取、预订信息提醒、个性化页面定制等功能;
2.企业门户能够获取的信息应该是整个企业的信息,换句话说应该包括企业内各种应用(软件)系统能够提供的信息;
3.企业门户获取的信息可以是静态的,也可以是动态的;
4.通过知识门户实现分散的信息资源的整合。
决策者通过信息整合和门户应用功能,用同一界面可以得到不同系统的运行结果,从而为其决策提供帮助;
实现企业知识管理,使用者透过知识门户窗口获得企业内各种知识,对其工作进行支持和帮助;
营销服务和电子商务人员可以获取相应的产品、客户、服务信息,作为调整内部工作流程的依据,提高市场响应能力,提高综合竞争力。
5、信息分析智能化,为决策提供有效的支持
企业的经营、管理过程,实质上是各种数据、信息的生成、处理、传输和使用过程,产品是这些数据和信息的物质体现。
信息分析智能化是利用现代信息分析技术,通过对信息资源的深化开发和广泛利用,不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。
在(XXX企业)以及下属机构中,能利用企业得所有信息资源,针对每一个专题,使用现代信息分析技术和方法,自动或交互的从中分析出事物发展的规律,提高预测的准确性,提前自动发出事物发生转折的预警,为企业的经营管理决策服务。
信息分析智能化将提供运用现代信息分析技术、方法的工具并进行管理,并提供自动或交互的各个专题的规律分析、结果的因素分析、预测、转折预警的动态管理应用机制。
在(XXX企业)以及各分支机构实现商业智能的有效应用。
6、(XXX企业)OA系统与业务系统、电子商务的全面集成
(XXX企业)办公自动化处理集团的非业务性质的信息、情报和知识数据,业务系统和财务系统处理企业的业务数据,电子商务网络处理外部获得的各类信息。
(XXX企业)办公自动化的建设必须作好与业务系统、财务系统和电子商务的全面集成工作。
集成是指两个系统或多个系统之间能够进行数据与流程的交互。
(XXX企业)办公自动化系统必须能够与(XXX企业)的其他系统实现数据及流程集成,确保(XXX企业)的其他系统能够向办公自动化系统提供准确、及时和完整的各种信息。
在需要的时候实现两个系统之间流程的相互交互。
1.对于系统设计和构建而言,集成包括以下内容
⏹与现有各系统实现集成的基础条件是实现数据交换。
⏹提供一个专门的模版或业务系统工作表视图。
⏹能够获得业务系统中工作数据的最新列表以及相关数据的详细信息,
⏹当业务系统中需交换的数据发生变化时能自动触发(XXX企业)办公自动化系统中的相应功能来处理工作数据。
2.对于系统的使用者而言有如下体现
⏹必须实现(XXX企业)办公自动化与现有业务系统、财务系统、电子商务网络的全面集成,让系统的使用者在统一的办公自动化界面下实现对企业各类信息快速方便的获得。
⏹门户的概念和知识管理的逐步实现。
3.企业集成的体系结构图(仅供参考)
第三章办公自动化系统应用技术说明
(一)(XXX企业)办公自动化系统技术目标
本系统的应用开发技术目标是
⏹信息资源化:
通过数据库建立与管理的应用软件,建设以信息为主体的、全局性的、统一管理的共享数据库;
统一规定各分系统/子系统之间的信息接口根据各种"
信息浏览"
需求,采用先进的"
WWW"
技术标准(Web技术、浏览器、页面、检索工具和超文本链),开发各种"
Web浏览页面"
,使各级领导全面、及时、准确地浏览各方面的动态。
⏹传输网络化:
充分利用(XXX企业)在局域/广域网络建设方面的现有资源,建立高质量、高效率的管理信息网。
⏹决策科学化:
随着(XXX企业)统计业务系统的建立,将统计分析、业务预测信息,图文并茂地呈现在各级领导面前,为他们的决策提供辅助支持信息;
⏹本系统的主要建设内容和工程的成败关键,不仅在于应用当前信息系统开发的最新技术(Intranet/Web开放平台、分布式面向对象技术、先进的信息处理技术等)进行应用软件的开发和信息组织。
因此,还将遵循以下应用开发技术目标:
◇具有严密的从系统层到应用层的安全控制
◇所开发系统能够适应(XXX企业)组织机构和结构的调整
◇采用构件化技术,使应用系统具有相对的独立性,使各办公应用子系统具有通用性,又能适应企业某些机构或岗位的个性化要求
◇系统能够与各种管理信息系统、业务处理系统、财务系统、电子商务平台连接与融合
◇系统具有较长的生命周期,并保证从现有的办公自动化模式向高级广义的智能化办公模式平稳过渡
⏹采用B/S体系结构,使用户在使用、系统维护、应用推广上都变得轻松。
⏹强大的电子邮件通信平台系统本身应含有强大功能的电子邮件系统,同时支持INTERNET的邮件通信标准,并能在INTERNET邮件与本系统邮件格式之间实行自动转换。
⏹管理非结构化数据和具有高性能的全文检索技术,系统数据同时包含结构化和非结构化的信息,建议系统内置全文搜索引擎,允许用户按自己设置的条件对文档进行索引和查找,并将符合条件的文档按相关次序或其它定义的排序方式显示出来。
⏹简单、方便的系统管理,通过浏览器、系统管理端软件可以轻松管理本系统的权限及参数设置。
⏹可靠、可用、可伸缩的服务器结构。
⏹支持SMTP服务器、INTERNET群集技术,能使高性能主机发挥出其优异的性能。
⏹必须考虑支持多种操作系统平台:
◇IBMAIX
◇MicrosoftWindowsNT4.0(Intel)
◇Linux
◇SunSolaris
◇IBMAS/400,IBMS/390
◇HP-UX
⏹对实时访问企业数据的支持,通过数据相关接口,本系统不仅能够轻松访问多种异构数据,同时也让其它系统访问自己的系统数据。
(二)办公自动化系统技术原则
A、先进性与发展性原则
⏹采用当代最新技术,建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境,它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心,建立一个安全可靠的广域网络应用平台。
⏹利用世界最新的Intranet交互式对象以及中西文检索技术为基础,建立一个开放的信息资源管理平台。
⏹利用Internet/Intranet、数据库及分布式处理技术,构造信息存储与事务处理平台。
⏹设计开发遵循J2EE技术规范,为与核心业务系统、电子商务平台等实施企业应用集成打好基础。
B、标准化与开放性原则
⏹在(XXX企业)办公自动化系统总体结构设计中,坚持标准化原则,选择符合开放性和国际标准化的产品和技术;
⏹在应用软件开发中,数据规范、指标代码体系、接口标准都遵循规范要求;
⏹采用模块化设计,系统具有较高的稳定性与健壮性;
⏹系统提供数十种的自定义目标,具有高灵活性
⏹支持多种远程连接方式,支持远程办公和移动办公
C、安全与保密原则
⏹(XXX企业)办公自动化系统有高可靠性,并对使用信息进行严格的权限管理。
在技术上,采用严格的安全与保密措施,确保系统的可靠性、保密性和数据的一致性。
为此,在设计与软件开发中采用如下安全保密措施:
⏹采用CA认证和防火墙技术,增强网上传输中的信息安全性;
⏹利用数据库系统本身的数据管理功能,通过对每个数据库文档进行各用户的“读写授权定义”,保证数据库文档的安全保密性;
⏹系统通过在DOMINO7层安全控制上嵌套多层逻辑安全控制,对用户的读写权限进行集中统一的严格管理;
⏹保证数据库文档记录的安全性,进行系统数据库的备份与恢复,使系统数据库不会因意外事故(如突然停电)而造成破坏,从而确保数据库内容的安全可靠性。
D、原有资源保护原则
⏹设计中充分考虑现有资源,尽力保护现行资源,拟建的新系统要能最大限度地与原有网络和数据库互连,做大量的“数据读入、转换”工作。
⏹以及系统采用模块化的设计具有向下兼容的作用,保护用户原有的投资。
(三)、办公自动化系统应用技术介绍
A、本项目中使用的技术及第三方软件
1、技术路线
●采用B/S方式,使用IE浏览器作为界面
●采用LOTUSDOMINO/iNotes为应用数据库,并选用NotesScripts、J2EE、XML相关技术开发系统应用模块。
用户界面为浏览器。
●采用ODBC、JDBC、LotusLEI、DECS等技术把办公自动化系统和(XXX企业)目前使用的现有系统进行集成
●(建议)采用MasterLearningPath实现网络教学
●(建议)采用职能分析BRIO系统实现业务数据、财务数据的采集挖掘和分析。
●(建议)采用传真系统EXTRAFAX实现在电脑上收发传真。
第三方软件的介绍请见附件1。
2、先进技术
●XML
XML作为一种元语言,提供的是描述具体应用语言的基本方法。
针对具体的应用领域需要制定相应的应用标准。
由于XML作为一种描述性文本各式的文件,被几乎所有的平台所支持,因此本身具有平台无关的优势。
在此基础上,对于特定的应用,可以很方便的利用XML强大的描述能力,制定出具有很强针对性的数据描述或者说是存放格式。
由于它与生俱来的跨平台的特点,使任何平台上的应用程序都可以轻易取得这些文件,并加以必要的处理,各系统之间的通信或者数据交换可以变得更加容易,更加直接。
XML具有严谨的数据描述或者存放格式,因此数据的有效性检测也相对变的简单。
综上所述,可以看出XML所具备的各种优点,保证了它具有很强的交互能力,不同平台上的不同应用可以通过它来很方便得进行各种事先定义好的数据交换,因此使用XML作为数据交换中使用的公共语言应该是一个正确的选择。
随着Internet的发展,越来越多的信息进入互联网,信息的交换、检索、保存及再利用等迫切的需求使HTML这种最常用的标记语言已越来越捉襟见肘。
HTML将数据内容与表现融为一体,可修改性、数据可检索性差,而XML借鉴了HTML与数据库、程序语言的优点,将内容与表现分开,不仅使检索更为方便,更主要的是用户之间数据的交换更加方便,可重用性更强。
使用XML我们可以做到自定义标记,用标记表明内容的含义。
这样在Internet上交流资料时,为用计算机处理文档提供了极大的方便,同时我们阅读源文件时也不会被一大堆格式弄得晕头转向。
我们将在OA与其他系统的集成中使用XML技术。
XML技术的使用可以大大增强OA系统的集成性,简便和其他应用系统的集成。
●JavaServlet
Servlet是一种独立于平台和协议的服务器端的java应用程序,它可以生成动态的web页面,并且可以扩展服务器功能。
JSP就是从它发展而来的,它占用资源少,当然了它是用java编写的自然具有所有java的特性了,甚至有人说:
Servlet的出现是电子商务的真正开始....。
在OA软件中使用该技术使系统更具开放性和扩展性,符合互联网发展的需要。
●JavaApplet
Applet是能够嵌入到一个HTML页面中,且可通过Web浏览器下载和执行的一种Java类。
它的优点在于易于维护,一旦对服务器上的程序进行升级,所有的客户端都会自动更新。
●Java与XML的结合使用
Java和XML是一种自然的匹配,在为不同的客户开发的web信息而产生的程序上。
从传统的电话到最新的智能冰箱,利用和产生的信息都是在不同的系统平台的服务器上交换。
XML和Java的方便性和可延展性使它们在新的web上具有更多的能力:
结构化--建立有任何复杂层次的数据模型。
◆可扩展性--根据需要定义新的标志。
◆验证--检查数据在结构上的正确性。
◆独立与媒介--以多中方式发布内容。
◆独立于供应商和平台--使用标准的商业软件甚至文本工具处理任何符合(XML标准)的文档。
上述这些使得XML技术被期望给面向网络的应用带来革命性的影响,特别是在数据交换领域。
本项目中运用了上述的Java与XML技术,使得企业在诸如电子商务和企业应用集成这样领域的新一代Web应用成为可能。
B、接口与后台数据库
随着Internet技术的发展,越来越多的应用系统采用B/S结构,目前流行的WEB服务技术,更是进一步推动了Internet的发展。
由于目前的网络结构,有的简单,有的错综复杂,各不相同,但是只有一个是共同的,那就是所有的网络都可以支持HTTP协议,用它可以穿越防火墙,网关等设备或者是相关的软件,因此当数据交换建立在HTTP协议上后,几乎任何的应用都可以通过它来交换数据。
目前不管是微软的.NET,还是以IBM和SUN为首的基于J2EE的Webservice,皆把XML技术发挥的淋漓尽致。
不同的平台上不同的系统之间可以通过XML来互相交换数据,甚至可以进行智能化的交谈。
基于以上所介绍的,建议在小范围内的数据交换,采用Web服务的形式,使用XML作为中间语言,并为此制定特殊的具有针对性的格式规范,每个应用向外提供实现这种规范的功能接口,以供其他的外部应用可以很方便的调用。
其优点在于,应用本身对外提供交互接口的同时,避免了被其他应用程序直接访问,从而保证了数据的安全和有效性。
由于遵循制定的输出格式规范,其输出的数据也很容易被其他的应用了解,并完成相应的操作。
在编程语言的选择上,建议采用Java。
首先,Web服务的结构完全基于HTTP协议,之前介绍过Java在服务器平台上的优势,因此,在服务器端采用Java完成数据的操作,是一个正确的选择,而且Domino本身可以作为Web服务器,并且提供了对Java的良好支持,它不仅支持Javaservlet,而且提供JavaAPI对其数据进行操作。
由于其输出和输入都是遵循XML格式的文本,因此,即使要与之进行数据交换的外部应用不是采用Java编码的,也可以直接进行数据交换。
另外Java的平台无关性,也非常符合Web服务的要求。
1、外部接口规范
●通讯协议接口使用TCP/IP。
●与其他系统的数据接口使用XML标准技术
●与其它WEB系统的接口使用HTTP(S)协议URL链接。
●电子邮件使用SMTP,POP3与外部邮件系统接口。
●其它考虑,请参照相关国家标准规范。
((XXX企业)OA系统集成技术示意图)
2、后台数据库考虑
●存取能力
●数据元素和文卷描述符。
●数据元素、记录和文卷的关系。
●静态和动态的组织。
●数据保存要求。
第四章
办公自动化系统特点介绍
(一)系统特点
A、智能化的工作流,建立企业业务流程规范
强大的工作流能支持企业的任何事务流程和业务流程,企业的业务管理流程在事务处理流程支持下运转。
业务流程的规范化和信息化能帮助企业建立起完善的企业行为规范和现代化管理制度。
因此企业利用工作流系统既可建立企业业务流程的管理规范,又以此来帮助企业规范自身的业务处理程序、提高企业的办公效率,从而进一步保障企业的业务制度能正确高效地执行,形成一套不依赖于个人的健全的管理制度。
工作流系统也是ISO质量保障体系的有力保证。
B、以知识管理为核心,提升系统的应用价值
知识管理的目标是提高企业整体协作水平,使作为知识管理主体的用户能够快速而方便地访问到所需要的信息和知识,实现最佳的决策。
也就是说,通过系统性地利用信息、处理流程和专家技能,不断提高企业的创新能力、快速响应能力,提高企业效率和员工技能素质。
从而整体提升企业核心竞争力。
C、B/S与C/S协调统一的全新网络版OA方案
B/S和C/S都有各自的优缺点,本系统(MasterOffice™)充分利用了浏览器和Notes客户端的优势,让不同的使用者能以最佳方式来使用所需的系统。
绝大部分用户只需要使用浏览器就可访问所需的各种信息、资源、文件以及各种常规操作,而系统管理员、档案管理员等少数特殊用户通过Notes客户端可以方便、有效的完成各种复杂的管理操作。
D、完善的企业组织架构定义
MasterOffice™提供一个结构完善的组织架构定义模块。
管理员可方便的定义组织内的部门、用户、角色、工作组等实体元素及其各个元素之间的关系。
角色的定义,使系统中各种权限的设置与具体的用户分离。
这样,企业在调整组织机构或有大规模、频繁的人事变动时,管理者能很方便的对系统作相应的调整,减轻系统维护工作量。
E、强大的权限管理与灵活方便的授权机制
系统的访问控制权限可细分到每个具体的操作和文件视图,同时也可指定到相应的部门、角色和具体用户。
系统还提供一系列定义好的角色,能帮助管理员快速地为每个组织内的实体元素定义正确合理的权限。
F、集成其他应用系统的企业信息门户
MasterOffice™提供灵活的数据库、菜单维护模式,用户可以把原有的或自行开发的数据库集成到MasterOffice™系统中,也可以把企业的Internet网站挂接到MasterOffice™的首页上。
此外,用户可以把常用的应用程序,
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