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(一)出席人员:
总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。
(二)周期:
根据需要随时召开;
(三)会议内容:
公司经营计划事项,公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项,人事管理事项,公司合理化建议管理事项,公司其他重大经营决策和管理问题等。
(四)主持人:
总裁。
总裁质询会
(五)出席人员:
总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员;
(六)周期:
每周一次;
(七)会议内容:
上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达;
(八)主持人:
总裁或执行总裁
全体员工会议
(九)出席人员:
公司全体员工;
(一十)周期:
每半年或一年、或不定期;
(一十一)会议内容:
公司经营、管理情况通报,讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议;
(一十二)主持人:
每周晨会
(一十三)内容:
对本周重大工作事项进行统一安排,协调跨部门工作;
(一十四)出席人员:
总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等;
(一十五)主持人:
总裁;
(一十六)周期:
每周周初
工作汇报会
(一十七)内容:
下级向上级汇报指定内容;
(一十八)出席人员:
上下级或有关责任人;
(一十九)主持人:
上级主管;
(二十)周期:
定期或不定期。
专题会议
(二十一)内容:
某一问题讨论和商定;
(二十二)出席人员:
有关人员;
(二十三)主持人:
相关主管;
(二十四)周期:
不定期或定期。
各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
第三章会议组织
会议程序
一般而言,公司的会议组织过程包括以下几个步骤:
(二十五)确立会议议题;
(二十六)安排会议议程;
(二十七)发出会议通知;
(二十八)会务准备;
(二十九)做会议记录和摄像、录音;
(三十)整理会议纪要、决议;
(三十一)相关领导阅改、签批;
(三十二)印发有关部门、人员,并归档。
确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源:
公司领导提出和各部门提出,总裁办收集等。
经主管领导同意,即可召开会议。
对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括:
1、会议名称;
2、会议主旨和目标;
3、会议议项;
4、会议时间;
5、会议议程;
6、会议主持人;
7、出席人员(名单);
8、会议财务(支出收入)预算;
9、现有筹备情况及进展;
10、筹划备时间进度等。
该报告批准后方执行。
提前发出会议通知
(三十三)通知内容包括:
时间、地点、出席人、议题、议程、编组等;
(三十四)方式:
由会议承办人通过口头或书面形式发出,注意口头仅适用于例会召开的确认;
(三十五)出席会议的重要或主要人员,应通过电话等方式确认是否能如期出席,并做出相应安排。
(三十六)通知时间:
根据会议要项拟订会议通知,并提前发送。
会务准备
会务准备包括以下内容:
会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸)、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心,投影仪、幻灯片和白板或黑板等。
根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。
各部门召开本部门会议,由本部门指定负责会议纪要的起草人。
几个部门召开联席会议,由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要,且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集,其他部门参加的,由召集的部门负责会议纪要的起草工作。
各部门起草会议纪要的内容要求:
(三十七)必须全面记录会议的内容;
(三十八)必须准确记录与会人的意见,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自己的观点;
(三十九)会议纪要必须做到全而精,要详略得当,重点突出;
(四十)起草会议纪要应采用打印体(其正文部分字体要求是宋体小四号);
时间紧急的情况也可采用手写体;
但为了长久保持要求用墨水笔写,同时要保持纸面清洁;
(四十一)会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档;
(四十二)会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发,重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
第四章会议效率管理
判断会议效率的高低有以下的标准:
(四十三)会议是否按预期进行
(四十四)目的及议题是否清晰,是否彻底讨论
(四十五)会场准备是否完善
(四十六)资料是否齐全
(四十七)会议日程是否有计划性
(四十八)参加者是否预先了解主题
(四十九)讨论离题是否严重
(五十)会议气氛是否热烈
(五十一)建设性发言数量
(五十二)是否得出结论或对策
提高会议效率的要领
(五十三)要严格遵守会议的开始时间;
(五十四)要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明;
(五十五)要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者;
(五十六)在会议进行中要注意如下事项:
1.发言内容是否偏离了议题?
2.发言内容是否出于个人的利害?
3.是否全体人员都专心聆听发言?
4.发言的内容是否朝着结论推进?
(五十七)应当引导在预定时间内做出结论;
(五十八)在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间;
(五十九)应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认;
(六十)应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。
会议禁忌事项
(六十一)发言时不可长篇大论,滔滔不绝;
(六十二)不可取用不正确的资料;
(六十三)不可打断他人的发言;
(六十四)不要中途离席。
会议管理技巧
(六十五)控制出席人数,与会无关者不参加;
(六十六)每次会议须明确主题;
(六十七)对重大或有分歧的议题,在会议上争执不下时,主持人应及时制止且搁置该问题,会后再议;
(六十八)会议发言应言简意赅,相对控制每位发言时间;
(六十九)对多个议题的会议,每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。
主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结,及时做出决定。
第五章会议室管理
会议室使用登记手续
(七十)凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续;
(七十一)会议室预约登记手续由总裁办办理;
(七十二)会议结束后将会议纪要送总裁办备案。
会议室必备的物品、用品和环境
(七十三)会议室备有会议桌、椅;
(七十四)会议室备有饮水机;
(七十五)会务准备有特殊要求的,请与总裁办协商;
(七十六)会议室保洁。
会议室使用环境卫生的要求
(七十七)注意保持会议室的环境卫生;
(七十八)严禁在会议室吃东西;
(七十九)严禁在会议室及桌面,堆放与会议室配套物品无关的设施;
(八十)严禁在会议室处理与工作无关的事情。
会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。
第六章附则
本办法的拟定或者修改由总裁办负责,报总裁批准后执行。
本办法由总裁办负责解释。
会议记录簿
时间
地点
主持人
记录人
出席人
缺席人
列席人
议题
(记录内容)
决议
执行部门
核查
使用要点:
(1)重要会议,有言必录,详细记录;
(2)一般会议,可摘其要点记录;
(3)日常事务性会议,简要记录;
(4)对于重要会议记录,与会人员须确认签字;
(5)本簿装订成册使用。
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