浙江科学技术学会协同办公系统OA操作指引.docx
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浙江科学技术学会协同办公系统OA操作指引.docx
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浙江科学技术学会协同办公系统OA操作指引
浙江省科学技术学会
协同办公系统(OA)操作指南
为提高省科协办公信息化水平和工作效率,实现科协系统办公办文管理的协同化、智能化、高效化,新OA系统现已完成一期功能的开发和测试,经有关领导研究决定,OA系统上线试运行。
请大家尽快熟练掌握并自觉使用OA办公系统,办理公务、收发公文、发布信息、传送资料,逐步达到网络化,原则上不再印发纸质文件资料。
新的OA系统,现已延伸覆盖省级学会和市县科协,各学会和市县科协也可以构建自己的OA系统,除了日常的行政办公功能,还添加了信息交流(详细请参阅操作指南第四部分),出差申请、请假申请、年休假申请(详细请参阅操作指南第七部分),会议室使用申请(详细请参阅操作指南第八部分),日志与日程(详细请参阅操作指南第九部分)等。
需注意,OA系统内的通讯录是基于移动彩云的,如有人员变动,请及时在移动彩云上作相应的修改。
目录
第一部分登录OA系统5
1.1、网页方式登录5
1.2、电脑客户端科协OA办公助手的登录方式5
1.3、移动客户端OA精灵的登录方式8
第二部分OA系统界面10
2.1、IE界面构成10
第三部分OA的个人设置13
3.1、界面主题设置菜单13
3.2、个人信息资料的设置14
3.3、账户与安全15
第四部分信息交流沟通16
4.1、电子邮件16
4.2、在线微讯17
第五部分公共信息发布19
5.1、公告通知19
5.2、信息简报20
5.3、公告通知以及信息简报的发布20
第六部分公文收发23
6.1、新建收文、发文23
6.2、收(发)文已办查询25
6.3、收(发)文待办26
6.4、老OA收发文查询28
第七部分日常工作29
7.1、新建工作29
7.2、接收工作32
7.3、我的工作33
7.4、查询工作34
7.5、使用的工作流34
第八部分行政办公的会议申请35
8.1、会议申请35
8.2、会议查询36
8.3、会议管理36
第九部分日志与日程37
9.1、工作日志37
9.2、日程安排38
第十部分网站信息发布审批41
10.1、发起信息发布审批流程41
10.2、审批信息发布流程42
第十一部分共享文档资料和软件45
第十二部分OA办公助手46
12.1、OA办公助手功能46
12.2、在线OA精灵信息交流47
第十三部分手机APP客户端49
13.1、手机端界面介绍49
第1部分登录OA系统
浙江省科协OA系统登录方式为三种,分别为:
网页登录、OA办公助手(电脑客户端登录)、移动app(手机移动端登录)。
1.1、网页方式登录
此方式不需要安装其他软件,打开电脑浏览器(建议使用微软自带的IE浏览器,版本为10.0及以上为佳)。
在浏览器地址栏输入OA地址:
http:
//118.178.119.44:
8081。
输入用户名和密码(用户名为个人的手机号如:
152****1276;初始默认密码为:
123456),登录系统后请及时进行修改密码,以免信息泄露。
修改密码详细操作请参阅【第三节OA的个人设置】。
1.2、电脑客户端科协OA办公助手的登录方式
此登录方式需要下载安装电脑客户端软件,用浏览器进入OA系统后,在“个人办公”->“即时通讯”页面进行下载客户端,执行下载程序进行客户端安装,根据提示完成客户端安装即可。
安装完成,双击电脑桌面客户端图标,即可打开科协OA办公助手客户端。
在首次登录时,在系统配置中输入用户名和密码,并选择自动登录,下次登录时不需要再次重复录入密码,并且可以开机后自动登录科协OA办公助手。
1.3、移动客户端OA精灵的登录方式
Andoird手机可以用微信或者其它扫描工具扫描如下二维码,进行客户端的下载。
IOS手机可以在苹果APPStore中搜索“科协OA”,即可下载安装。
第2部分OA系统界面
2.1、IE界面构成
登录系统后界面如下:
左侧为导航菜单栏目,中间部分为信息栏目的概要以及需要办理的日常事务展示,可以快速的查看信息和待办事务,右上方为一些常用的功能按钮。
点击“下载移动端”按钮可以查看移动端(安卓版)下载二维码,扫描下载移动端精灵。
点击“我的OA账号”按钮可以查看当前登录的用户信息,进入控制面板的快速通道(控制面板是一些OA个性化和个人信息的设置),注销按钮可以退出当前账户。
点击搜索按钮可以全局搜索一些常用的信息和资料,如用户、收发文、通知公告等;在“任务中心”可以查询代办的事项或待阅的信息;“换肤”按钮可以切换OA常用的界面;“组织”信息按钮用于查看用户信息和发送邮件、消息等;“事务提醒”按钮方便快速查看待办事务的信息;“微讯”按钮用户查询用户发送的沟通讯息或回复微讯。
第3部分OA的个人设置
3.1、界面主题设置菜单
在OA首页右上角,选择控制面板,进入OA的个人设置界面:
3.1.1界面主题设置个性化的主题界面
“桌面背景图片”设置桌面背景图片;“默认展开菜单”设置希望打开系统希望默认展开的菜单;“登录模式”设置是否希望打开新的窗口和导航工具栏;左侧面板设置希望默认打开的左侧菜单栏目;提醒声音可以个性化消息提醒的声音。
3.1.2信息中心设置添加或删除显示的桌面模块
3.1.3页面或个人网址的收藏
3.2、个人信息资料的设置
3.2.1个人的信息资料的设置
可以根据自己实际编辑各项资料。
3.2.2好友分组设置可以设置自己的常用工作分组,方便以后的工作转交或信息发送用户组的快速选择。
3.3、账户与安全
3.3.1查看个人账户的信息,修改自己的用户名,邮件容量等信息。
3.3.2通过“修改OA密码”菜单可以修改个人账户的OA密码,注意设置的密码长度以及复杂度,密码修改后请妥善保管。
第4部分信息交流沟通
4.1、电子邮件
1、进入电子邮件模块,通过菜单栏“个人办公”->“电子邮件”进入电子邮件的管理界面。
点击“排序”按钮可以对邮件列表进行自定义排序;点击查询按钮,录入邮件内容或标题可以对邮件进行检索;刷新按钮对邮件列表进行刷新;复选模式,可以对邮件进行批量操作。
2、邮件的发送,点击“写邮件”按钮进入到邮件的新建界面。
点击添加按钮选择添加需要发送邮件的内部用户列表;还可以添加抄送和密送人员;录入邮件主题和内容及附件,附件可以选择从本机或从文档柜添加;点击立即发送按钮即可发送邮件,发送后的邮件到已发邮件箱查询;保存到草稿箱的邮件可到草稿箱查阅,并选择继续发送。
4.2、在线微讯
网页微讯为用户提供在线的短信息发送功能,点击“个人办公”->“消息管理”进入微讯菜单。
1、微讯的发送:
点击发送微讯,选择发送的用户和发送时间,如果时间为空则立即发送,如果不为空则按照设定的时间发送。
2、微讯的查看:
系统默认显示未确认微讯菜单,可以通过对话记录来查询历史微讯。
第5部分公共信息发布
5.1、公告通知
通过首页的“公告通知”模块或“个人办公”->“公告通知”模块查看公告通知的相关信息。
桌面模块的公告通知选择分类查看不同分类的信息列表。
点击[上一页][下一页]进行页面切换。
5.2、信息简报
信息简报功能类似公告通知,可通过桌面查看信息简报,也可以通过“个人办公”->“信息简报”查看信息简报。
5.3、公告通知以及信息简报的发布
进入信息发布模块,进入对应的发布模块。
此界面可以看到所有发布的公告界面,可以对已发布的公告进行管理以及察看相应的查阅情况。
点击新建公告,可以发布新的公告:
在此界面,需注意发布公告信息的完整性,包括公告类型、发布范围、公告主题以及公告类型,如公告有附件,可以直接添加附件,也可以批量上传多个公告附件,确认后点击发布即可发布公告。
发布信息简报类同公告发布:
第6部分公文收发
6.1、新建收文、发文
进入OA系统,选择收(发)文管理模块开始收(发)文流程审批。
选择对应的收发文流程,点击快速新建发起收发文审批流程。
填写收(发)文相关信息,
在公共附件区域上传收(发)文正文,
点击转交下一步,完成收(发)文填写,
选择需批示的领导姓名,点击确定整个收(发)文录入工作结束。
6.2、收(发)文已办查询
对已经办结的收(发)文可以到收文管理收(发)文已办进行查询。
对于已经办结的收(发)文工作可以进行收回、催办、导出等操作。
点击列表经办步骤,还可以对下一步操作人员的工作进度进行查看。
6.3、收(发)文待办
如果有需要我们办理的工作时,系统会跳出提醒,点击提醒、通过点击桌面的待办列表和收(发)文管理、收(发)文待办菜单都可以进入待办列表。
在办理界面以及会签意见区填写办理意见,转交下一步即可。
6.4、老OA收发文查询
老OA收发文的文件存档到了收发文管理的老OA收文及老OA发文模块中,可以通过菜单-收(发)文管理-老OA收(发)文中进行查询:
第7部分日常工作
日常工作采用了OA的工作流功能,工作流的功能十分强大,可以模拟办理所有纸质审批单,通过个性化、规范化的设置,工作流可以完美的切合大部分用户工作中的流程需求。
工作流的使用和设置十分灵活,但是对于普通用户来收操作却十分简便,这里做一下简单的介绍:
对于普通用户来说,工作流需要使用到的权限如以上三项
7.1、新建工作
新建工作是指发起流程,比如要提交一张请假申请,使用OA网络协同办公系统后,用户只要点击“新建工作”,填写表单以后转到领导审批即可,领导即使出差在外也能随时审批。
以请假申请为例,新建工作流程如下:
单击新建工作,在“全部工作”或者“内外勤管理”中找到请假流程,右侧点击“快速新建”。
单击后右侧出现下图所示对话框,填写相应的信息,带“*”的为必填项,表单的下部分,是不同步骤节点所填写的地方,发起人是无法填写的。
表单内容填写完毕后点击“转交下一步”。
根据自己的请假需要,选择下一步人员(“部门负责人”、“分管领导”或者“主要领导”)。
例如,下一步骤为“部门负责人”,点击右侧“选择人员”,选择具体负责人,确认选人完毕后点击“确定”即可。
点击后即完成当前用户的流程发起操作,剩下的就是相关领导的审批。
注:
相关负责人或者领导收到请假申请提醒后,可以根据实际情况同意申请结束流程选择“返回发起人”或者填写有错误选择“回退”或者“转交下一步”等待下一位领导审批。
7.2、接收工作
如果流程的经办人OA在线或者登录OA,会收到与之相关的工作提醒,
单击“您有新的事务提醒”即会弹出当前需要办理的工作。
审批领导可根据实际情况点击“转交下一步”或“回退”,可在“会签意见区”键入自己的意见,如“同意”。
如果审批通过则“转交下一步”。
下一步骤的上级领导同上操作,可根据实际情况点击“回退”或“转交下一步”,也可在“会签意见区”键入自己的意见。
点击确认转交,直至领导审批环节结束。
最后一位相关领导审批结束后,点击“转交下一步,通知日常审批发起人。
日常审批发起人OA在线则收到事务提醒,流程发起人确认后点击“转交下一步”,
出现“结束流程”按钮,点击“结束流程”则该流程相应工作全部完成。
如果需要对流程进行备案和归类,可以单击“更多操作”,
可以将流程转存到“个人(公共)文件柜”或“网络硬盘
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- 浙江 科学技术 学会 协同 办公 系统 OA 操作 指引