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根据有关物资管理规定,结合公司实际,特制定本办法。
公司物资管理实行公司、部、车间、队组三级管理体制。
公司设运(供)销公司、机电物资管理部(物资供应部、设备物资科)、车间队组、设备物资管理组。
物资管理工作,实行管理、协调、监督、检查,公司所有物资业务必须集中在各级物资部门办理。
公司加强物资业务人员队伍建设,通过多种形式培训业务人员,建立物资业务人员人才管理档案。
物资业务人员由公司统一选派其熟悉本行业业务的人员和设备管理人员作为物资管理的首选人员。
物资管理的基本原则
1.先批准后采购的原则
2.采购与保管(验收)分开的原则
3.谁使用谁签字的原则
4.保障供应,创造效益的原则
5.勤俭节约反对浪费的原则
6.保证质量安全生产第一的原则
物资管理工作的基本任务:
调查、组织、采购、计划、验收、保管、控制、协调、发放、盘点、统计、监督、核算、效益。
物资申请计划的编制要按照下列分工进行
1材料科(物资部门)负责公司安全生产(任务)及维修用料计划的编制。
2技术部负责全公司设备大修,更新改造,基本建设工程的用料计划编制。
3机电部负责机电设备检修、大修、更新改造用料计划编制。
4工具计划由物资部门(设置工具室)负责编制,以其各技术工种和生产范围(指大型工具)可配备的标准,使用年限,报废条件制度进行补充编报。
5.计划编报制的时间暂定为每月25日前报到物资部门,设备更新、大修、自办、基建,根据项目预算和施工时间的要求,经过各级领导审批后,提前20天报到物资部门。
6.由公司自制的各种原材料制品,混凝土制品,加工安全生产用配件由物资部门组织,有关部门(队)生产车间,每月召开生产用料会议,提出具体数量进行制作,计划一并纳入公司计划内容。
后附编制报表样式和规范填写内容。
物资计划要求
1.使用材料部门编制用料计划时,要充分考虑各种因素,本着既要保证安全、生产需要,又节约降耗的原则进行。
2.物资计划的编报应标准、规范。
物资计划的变更
使用材料部门工作任务变更时,应及时通知物资管理部,并填写计划变更单,物资管理以便调整采购计划。
物资计划必须达到“及时、准确、全面”
1.“及时”即编报应按规定的时间进行,不得延误。
2.“准确”即编报应符合实际不得粗估冒算,造成多报、漏报或少报。
特别是专用材料、特殊材料必须严格核实其质量、规格型号及数量。
3.“全面”即品种、名称、规格、数量等按要求全面上报。
对于大型物资,用料部门还应编报季度、年度用料计划单。
采购计划的编制
1.物资管理部接到各用料部门的用料计划后,应立即进行审核、汇总,结合库存、储备定额、市场等情况编制采购计划。
采购计划按时间可分为年度、季度和月度计划,一般以月度计划为主。
采购量按下列公式计算:
计划采购量=用料计划量+期末储备量-计划期初库存量-企业内部可利用其它资源量
2.采购计划中列出的参考单价,是为了便于采购人员在市场价格多样的情况下作为参考,并非实际采购单价。
物资采购
根据生产建设的需要,及时按计划组织采购各种物资,是企业生产建设顺利进行的重要保证。
同时加强采购管理,提高采购质量,降低采购成本,也是企业提高经济效益的重要途径。
物资采购应遵守的原则
1.公司内调剂的原则。
在质量合格、价格合理、交货期有保证的条件下,公司内部能调剂调拨的物资,公司内调拨调剂使用,禁止重新采购。
2.经济性原则。
物资采购实行“六比”即:
比质、比价、比服务、比信誉、比交货期、比付款方式。
3.招标采购的原则。
物资采购必须实行招标采购,不具备招标采购条件的实行比价采购。
单项合同估算价在20万元以上的物资,采购必须实行招标采购。
(招标组织和有关规定另发)
4.在合格供方名录中采购的原则。
严格执行在合格供方名录中采购的原则。
特殊情况需在合格供方名录外采购,要严格履行外采购审批手续。
5.廉洁自律的原则
6.勤俭节约反对浪费的原则。
7.计划性原则:
必须严格按照采购计划签订购货合同。
组织订货采购,克服采购盲目性和随意性。
所购物资的品种、规格、数量、交货时间必须和安全生产、工程进度要适应对路,科学合理、选择定期、定量订购方式,以保证物资储备合理和供应不中断。
采购渠道的选择
1.在保证质量要求下,要引用价值工程理论,要坚持“四先四后”的原则,即本企业能制作不到市场购买,能购出厂价不买批发价,能购批发价不买零售价,能本地购买的不到外地采购。
2.既要建立稳定的供需关系,又要积极掌握市场信息,拓宽供货渠道,对信誉较好的供货单位要建立长期的供需关系,对于新建立的供需关系单位,要对其进行资信调查。
3.对于煤炭行业的专用产品要选择国家定点厂家产品,对于隔爆、防爆及其他涉及煤矿安全的机电产品,必须“三证一标”齐全。
4.对于一些A、B类材料,在有条件的情况下,应采取招标的方式选择供货单位。
经济合同是法人之间为实现一定的经济目的,明确相互权利义务的协议,是企业改善经营管理,加强经济管理减少经济纠纷提高经济效益的重要手段。
订购合同是经济合同的重要组成部分,必须严格按照国家《合同法》有关规定签订订货合同,物资订购合同必须坚持以下原则:
1.合法性原则:
所订合同必须符合《合同法》。
2.计划性原则:
必须根据采购计划签定。
3.平等、公平的原则:
任何一方不得把自己的意志强加给对方,遵守约定和承诺。
4.完整性原则:
订购合同的内容、条款要完整齐全。
合同单位的选定
1.对于安全生产日常用原材料、配件、工具、劳保、杂品,在长期合作单位中,根据供货、质量、信誉、价格、资金为主要内容条件进行单位选择。
优中选优,确定合同单位。
2.对于设备更新改造、基建、大修等大型设备购置,所用材料按照公司招投标管理办法进行。
每个项目不得低于三个单位参加,降低成本造价。
3.其他临时性物资购置合同签定10万元以上(包括10万元)同样按此规定办理。
合同审报批
1.凡是经过物资管理部门所购物资必须经过申报,经负责人审核,填写合同申请表,拟填正式合同书,报公司合同管理部门审批,经加盖公司合同专用章后方为有效合同。
2.物资管理部门设兼职合同管理人员。
对合同进行管理,建立台帐,进行登记统计,合同的名称、数量、金额、生效日期和截止日期,以及到货,付款日期,年底整理归档备查。
五、储备定额管理
储备定额
为使公司安全生产、建设发展和生活服务的正常进行,物资供应不能间断,必须合理储备一定数量的物资作保证,要使物资储备经常保持在一个科学合理的水平上,以达到保证供应、降低储备占用、加快资金周转、提高经济效益的目的。
储备定额的划分
按物资的储备形态构成,可分为:
保证日常安全生产的正常需要储存的物资为储备定额,为预防意外而要储存的物资为保险储备定额。
物资储备定额的制定
1.储备定额每年由物资管理部门、财务部、企业发展部、技术部及其它有关部门共同制定。
2.物资储备定额的制定,必须是在落实公司生产、建设、生活服务全年需要量的基础上,根据公司订货、到货、仓储运输条件和具体使用情况,认真核定。
3.要坚持经济合理的原则,长线物资少储和尽量利用社会库存,短线和安全物资储够、储足。
4.对于全年一次订货,受供货起点限量的物资,按实际供货量核定。
对于市场供货正常,能够经常买到的一般零星物资可在使用前采购进货,尽量少储。
对于一次性易耗易损使用物资可按使用时间提前进货,不作经常性储备。
(后附物资储备定量表)
储备定额
储备定额的制定和管理要坚持“三结合“的原则:
1.综合储备定额与分类储备定额相结合。
既要有按资金总量核定的综合储备定额,有要有按物资类别划分的分类储备定额。
既要控制资金总额,又要掌握各类物资储备资金的结构分布情况。
以利于指标的落实,任务的分解和考核。
2.储备资金额与储备实物定额相结合。
不仅要有资金储备定额,还要对一些大型物资或占用资金比重较大的物资制定实物储备定额。
以便数量与资金对口,有重点地控制管理。
3.最低储备定额与最高储备定额相结合。
当发现超储和储备不足时,应及时采取措施,使物资储备经常保持在一个合理的水平上。
运用A、B、C分类法,对库存储备选择进行重点控制与管理。
对A类物资进一步分类别、品种、规格型号制定实物量储备定额,以资金和数量两方面双向控制。
对B类物资要划分不同类别,按资金额严格控制。
对C类物资要尽量降低库存,按分类储备定额控制。
(A、B、C物资明细表)
每月月末组织一次储备定额完成情况的检查,并根据消耗、库存和存在问题,并根据下期安全生产建设用料计划及时采取措施,调整库存量,储备不足的及时组织采购,储存三个月以上的物资要填写物资积压报表,以便尽快处理,保证物资储备合理。
六、仓库管理
物资仓库管理
1.物资仓库标准适用于公司、车间、队组的仓库管理。
2.仓库设施
①仓库是全公司物资供应、储备的保障基地,要具备必要的储存、搬运装卸设备、计量工具和检验器具,配备干湿温度计悬挂于库房墙上便于查看做好记录。
②库房、料棚、料场等保管场所分配要适合物资要求的保管条件。
要根据物资的物理化学和工艺性质,对其它物资的可容性以及防火安全等要求,确定物资的管理场所和仓库的布局。
③库房、料棚不准漏雨。
发现漏雨由管库人员及时登记物资保管“十防“自检记录,并向材料科(负责人)汇报,由物资负责人向有关部门或单位联系施修,并要求在近期内施修处理完毕。
④装卸、加工产品、设备和机具由专人管理,并制定操作规程。
⑤各库要配备必要的度量衡器、计量器具(包括衡器、盒尺、卷尺、游标卡尺等),专人保管建立保管台帐,按规定使用和养护,检验计量,确保器具的准确性等,并定期由计量部门检查校验。
使用衡器要经常保持清洁,及时清除污垢,过秤时将物资放在秤盘中心,不准投掷和碰撞,禁止称量超过全称量的物体,也不得称量小于全称量1%的物体。
⑥设置各种物资管理、消防、区域、标识、标志、标线。
保管场所的布置
1.所有库房、料棚从料棚的一端开始顺序编出库棚号。
2.库棚内的料架、料台、应以入口左侧开始顺序编出架台号。
3.料架各层,由上至下编出层号,每层存料排列位号。
4.每种物资的存放位置,由库(区)号、架(台)号、层号、位号,确定出四号定位。
四号定位要在帐、料签上显示,使物资管理有条不紊,查找方便,收发迅速。
5.要求料架(料台)摆放一条线,料签悬挂一条线、物资摆放一条线,并划出白线标志。
1.分存物资的管理形成式为分库制和分存制两种。
分库制:
设置在车间(机电)对所分管及机电配件一律建账,其他分存的材料与公司物资部门办理分存手续。
2.分存制:
实行分存制的车间和班组采用定量分存,定额分存的形式。
定量分存,消耗补充
定额分存,因品种复杂,消耗亦不规律,采用定额分存的管理形式。
(核定固定的分存资金,灵活掌握分存的品种数量)
核定分存物资的储备定量
根据各队组生产任务消耗数量,距离远近,领料天数核定合理的分存定量,即要保证生产又要节约资金,防之面面俱到,备而不用挤压浪费。
分存物资的日常管理
1.各车间队组的分存料与物资科办理分存手续,(填写物资分存清单)由物资科与队车间各执一份,双方签认盖章,作为物资的分存依据。
2.各分存料或分存点所保管的材料及配件,均应入库上架保管,挂有料签。
除坚持日常盘点外,每月全面盘点一次,并有盘点记录。
按照有关技术保管规程和物资检查标准的要求进行保管保养,要做到数量准确、摆放整洁、保养得当、安全无损、保证生产用料。
3.不定期对各车间、队组分存点的分存物资管理情况进行抽查,每季度进行全面检查,按照物资管理标准进行评比或考核,对管理好的给予表扬和奖励。
对管理混乱造成的物资损失,丢失根据情节给予必要的处罚,严重的要追究行政责任和经济处罚。
4.各分存料由车间、各队指定专人管理或监管,(报公司、物资部门备案)负责办理日常物资的收发保管业务,按月统计物资的清耗,做好记录(台帐样式另发),搞好材料核算业务上受物资部门指导。
5.物资部门指定专人负责分存材料管理工作,按要求时间到车间、队组检查分存料情况,及时改进物资管理工作。
分存物资管理标准(内容)
项列
检查内容
标准分值
扣分内容及标准
1
标志明显定额明确
10分
1.料签不齐全填写不准确扣2分。
2.管库工业务不熟练,定额、项数不清的每项扣2分。
2
堆码整齐货架整洁
1.堆码不整齐每项扣2分。
2.仓库不卫生,料架台有油渍灰尘,每项扣3分。
3.物料不按要求五十摆放,一项扣2分。
3
清除散置按月盘点
20分
1.物资存放不集中,场地有零星散失料发现一件扣1分。
2.废旧配件堆放回收不及时,存放不集中,没有按有关规定能利用分类存放每件扣5分。
3.不坚持月份盘点制度每次扣10分。
4
帐料相符定量正确
50分
1.帐物不符合每项扣5分。
2.有小金库和帐外料每一种扣5分。
3.帐与签不符,签与分存量定量不符每种扣3分。
5
严格制度防止浪费
1没有管理制度每项扣5分。
2.没有安全标志每少一项扣3分。
3.废料中有新料或能直接用的料每一件扣5—10分。
6.生产班组常用容量小料的管理
为了方便生产,对工人手头离不开的零星小料,允许班组保留一定数量的手头用料,实行数量保管,按定量掌握使用补充。
(核定的品种数量另发,要防止丢弃井内造成浪费)
1.物资包装容器统一由物资部门建账管理。
包装容器包括小型集装箱、氧气瓶、乙炔瓶、电缆盘、钢丝绳盘、苫盖物资的篷布、油桶、化学制品用品的包装桶、包装箱,由各库管理人员负责保管周转使用。
各车间队组备用的各种包装容器一律向物资部门办理备用手续,建立保管台帐。
内容包括物资包装容器的名称、单位、定量、数量、使用时间、存放地点、请领人、增加或减少原因、使用车间队组名称。
2.氧气、乙炔瓶实行领重退空的办法,由库工按队(车间)使用人逐个建立登记台帐,发出空瓶,收回空瓶,登记瓶号。
凡是不退交空瓶一律不发给重瓶,保证正常周转使用。
物资部门要统一编号涂打公司名称,配备安全防护设施,(防震圈,安全帽等)在与市内氧气、乙炔站(厂)购买(灌装气体)时要与其交涉(订立合同)领料拉运方式,认真签认交接,办理手续,登记做好记录,防止不合格气瓶混入我公司。
(物资部门和车间队组,造成埋下不安全隐患问题的发生)
严格氧气、乙炔(瓶)运输管理,按照公司制定的安全管理条例进行搬运、运输、存放、不得敲打、撞击,保持安全距离和在阳光下暴晒,不得靠近热源,应存放在阴凉通风的环境下,防止发生爆炸和意外事故。
3.外埔进料的集装箱、苫盖篷布等由物资部门专人保管,建立台帐,注明来料日期,发货单位,集装箱和篷布号码数量,卸货后,专人办理手续,并通知财务部门进行办理资金有关清算手续。
向外埔调拨发运的物资,由专人按发料单据的名称、规格、数量、认真向运物人员交接,负责包装和办理托运手续。
并按有关规定和所托运物资的性质、体积、重量、防护要求,做出明显标记,填好货签、运单、做好记录,以备查和收回可用包装用品,定期消号保证周转使用。
1.物资押运人员必须按照有关规定处理业务,加强与运输部门的联系,搞好相互协作,及时安全地做好物资的押运工作。
2.提物人员必须对所提运的货物的基本要求及运输装卸中的注意事项,要严格掌握,以确保物资的安全。
3.库内验收时,保管员必须同送货人当面清点,并做出记录,确认无误的情况下,双方办理交接手续。
验收人员要根据采购计划、订货合同及有关质量证明书、合格证、装箱单、过磅单等进行验收。
2.验收人员必须加强计量检查,根据各项验收凭证实施过磅、检尺、点数。
把好六关:
即品名、型号、规格、质量和数量及交货时间,不准照抄估算。
3.验收工作要及时,准确无误,要求见物见单后立即验收,大宗物资,不常用物资验收期不超七天,验收无误后要及时签章、登卡、入库,并填写好入库单,做好详细记录。
4.待验物资必须单独存放在待验收物资区域内,不能和已验收物资混堆、混放。
5.验收允许误差
①计件论个或贵重物资不准有误差。
②以重量计量的物资,误差不准超过正负千分之三到千分之五(黑色金属千分之五,有色金属及其它千分之三)。
③以检尺换算的物资不准超过正负千分之一至千分之二。
④木材不准超过千分之一。
6.对技术复杂,技术性能高的物资,可申请成立验收组,由专业人员进行验收,并负责提供检验记录。
7.验收人员发现数量、质量、规格等不符合实际计划材料的数量、质量、规格,应及时向物资管理部汇报,妥善保管,不准动用,以待处理。
1.物资入库,按不同类别,不同规格及不同的理化性质、存放时间长短,选择事宜的保管方式,分别保管。
2.库内货架要坚固,货物上架要顺序排列,货区存放要下垫,并按类堆放整齐,设置卡片或标牌,标明名称、规格型号、位号。
3.物资的摆放要按“上轻下重,中间常动”的原则取放灵活方便。
4.库存物资必须做到材质不混,品名规格不串,按“四四定位、五十摆放”分层累计的方法存放,要做到数量准确无差错、无丢失、无损坏、无霉烂变质。
5.库存物资必须做到“三有一保证”。
三有:
库内物资亏盈有原因,损坏有报告,调整有依据。
一保证:
保证帐、物、卡、资金四相符。
6.要保持库内卫生整洁,做到“五净”(地面、墙壁、门窗、货架和货物整洁),五无(无灰尘杂物、无虫鼠害、无蛛网、无积水、无污垢)。
1.物资的堆码必须符合有关规定,做到合理、牢固、安全、定量、整齐、节约、方便。
2.物资的堆码摆放要采用“五五化”,根据物资的特点,堆码摆放成各种垛型,每跺总数为“五或十的倍数”,便于查点,过目成数。
3.物资堆码必须下垫,距地面200—300mm,库外存放的物资必须苫盖,苫盖时跺位必须平整并适当起脊,苫布不能苫到地面,以保证垛底通风。
物资的维护保养
1.物资的保管是仓库的中心工作,采用科学的保管保养方式,保证物资不因人为和自然因素的影响而造成物资品种混淆,数量浮多短少,质量性能降低和机械损伤等事故。
物资入库后要认真进行维护保养工作,做到“十防”,即:
防锈、防腐、防潮、防火、防毒、防盗、防爆、防机械损伤,防虫蛀鼠咬,针对所保管物资的理化性和保管要求制定出物资保管“十防”措施付诸实施。
对下列物资在物资维护保养应注意的要点:
1.注意季节性物资的预防,做好防汛,防高温,防冻工作。
2.金属材料、金属制品主要防锈蚀。
3.机电设备主要是防潮、防尘、防震、防压、防损坏、防霉变。
4.对化工物品要注意防自然、防爆炸、防挥发、防渗漏、防风化、防干裂、防潮解溶化等。
5.对棉织品、劳保用品、皮革制品注意防虫蛀鼠咬。
6.对橡胶制品,注意防日光照射,防高温老化变质。
7.保管修养作业中要注意温度和湿度对各类物资的影响,库内和库外要设置温湿度计,由管库人员每日上午10点测量温湿度,并登记温湿度记录薄。
按照各类物资的储存要求,做好通风,散潮,降温等工作。
1.物资的发放必须凭正式领料单进行发放。
领料单必须有领料人填写,领料部门负责人审核签字,物资部门领导与会计签字方可生效,发料人进行审核后进行发放。
2.对于一些大型设备材料必须履行登记手续。
经设备组登记后,方可发放,如:
10m2以上电缆、各型防爆开关、干变、煤综保等。
3.严禁白条借料领用材料,紧急用料须经公司分管领导批准,在三天内补办正式手续。
4.保管员发料必须坚持先进先出的原则。
同时做到“五不出库”,即无领料单不出库,超计划定额不出库,用途不明不出库,手续不全不出库,发现疑问不出库。
5.材料消耗报表的编制:
月末由各仓库保管员汇总,计划员复核划价制表,物资管理部负责人审核签字,报有关部门和有关领导。
(报表样式附后)
1.物资统计是国民经济中一个重要的组成部分也是公司经营管理好坏的重要指标,是做好物资供应的基础,还是检查分析物资资源,消耗库存,物资核销和编制物资计划的依据,通过物资是统计和分析,可检查计划的执行情况,组织调剂余缺,挖掘物资的潜力,降低成本,保证安全生产。
2.物资统计要遵循“实事求是,准确认真,集中统一、完整可靠”的原则,按公司的要求(或上级部门项目)规定统计目录,提报路线(车间队组部门、信息资料)提取期限,(时间)报表格式,(统一样式)准确及时的提报到物资部门,为经营决策提供有力的依据。
物资统计工作由三级组成,公司、车间、队组,根据所分管的和责任不同填报有关物资统计资料。
要做好原始资料的积累,建立物资的统计台帐。
3.库房保管人员(库工)在登记料帐(台帐)必须认真地详细填记物资的来源、去向、用途、领用部门(车间、队)数量、时间、领料人(物统一——1)
各库领出入库台帐(物统一——2)
分存料(车间、队组)出入库台帐(物统一——3)
设备机电产品(配件)出入库专项台帐(物资——4)
建筑材料出入库台帐(物资统计——5)
炸药、雷管出入台帐(物资统计——6)
木材、钢材出入库台帐(物资统计——7)
公司自制品
(成品)出入库台帐(物资——8)
4.物资统计报表,按时间分为月度、季度、年度,作为全公司物资管理供应、消耗、档案资料,保存期按有关技术档案要求保留5年和10年期。
①主要物资收发、消耗、调拨、库存月报表(物资统综——1表)
②生产经营用钢材、木材、水泥、火工品使用方向月报(物综——2表)
③主要用机电品及库存结存报表专项月报(物综——3表)
④主要物资节约计划执行情况表(物节——1表)
⑤废钢铁物资回收复用月报表(物节——2表)
⑥流动资金储备定量季报(物综——4表)
⑦汽柴油消耗统计季报(物综——5表)
1.物资消耗定额是企业管理的重要基础工作,是计划、申请、平衡、分配物资的依据,也是开展经济成本验算,考核与浪费的标准。
2.物资消耗暂定分为两类:
产品任务定量定额,单项产品制造定额,根据任务的多少和单项产品制造所需消耗的物资,实行定额定量控制,从而达到少投入多产出的综合效益的目的。
3.物资消耗定额(计划)指标
结合公司的任务,在保证安全质量的前提下及挖掘层次面的不同以及地质结构、煤层煤质不同,工作面实际情况等因素的影响,修旧利废复用的可能性等因素下达主要物资消耗定额数量。
交旧领新品种和回收率
序号
名称
比例
钢丝绳
80(%)
22
吊链
100(%)
电缆
80
23
千斤顶
100
运输带
90
24
跨顶
煤电钻
25
黄油枪
防爆开关
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