电子档案标准淄博市档案局Word格式文档下载.docx
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8
卷内顺序号
JNSXH
9
件号
JH
10
页号
YH
11
页数
YS
12
数据类型
SJLX
14
13
缩微号*
SWH
30
电子文档号*
DZWDH
24
15
题名
TM
250
16
文件编号*
WJBH
100
17
责任者
ZRZ
18
时间
SJ
19
保管期限
BGQX
20
密级
MJ
21
分类号*
FLH
22
档案主题词*
DAZTC
23
公文主题词*
GWZTC
附注*
FZ
注:
带“*”者为选择著录项目
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、目录号
档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。
5、年度
指文件形成的年度,用四位阿拉伯数字标识,如:
“2003”。
同一卷档案中有跨年度的文件,按立卷时的年度录入,文件的形成时间不变。
6、案卷号
一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号
7、盒号
按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。
8、卷内顺序号
案卷内文件的顺序编号,同一案卷内文件不得有重号、空号。
9、件号
按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。
同一保管期限内文件不得有重号、空号。
10、页(张)号
档案在案卷内的起始编号。
案卷内文件各页(张)按排列次序流水编号,有字迹的页(张)均应编号,同一案卷内页(张)号不得遗漏或重复,不应有空号。
11、页数
按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。
12、数据类型
档案保管情况的说明,分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。
13、缩微号
档案缩微制品的编号。
14、电子文档号
档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。
推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。
其中,存储介质代码用字母表示,“GP”表示光盘,“CD”表示磁带,“CP”表示磁盘;
全宗号根据DA/T13-94《档号编制规则》编制;
盘号用数字表示,一般为二位数;
电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。
各个部分之间用“-”号连接。
示例:
CD-A007-03-LDF9002.TXT
15、题名
(1)一般照原件著录,如原件没有题名,则应自拟题名,并加“[]”号。
原题名不能反映文件主要内容时,原题名照录,并据其内容另拟题名,加“[]”号附后。
(2)文件除正题名外,有并列题名、副题名、说明题名文字时,应按序依次著录。
其中,并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。
正题名与并列题名之间加“=”号。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
副题名、说明题名文字前加“:
”号。
(3)文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。
但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时,则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
16、文件编号
文件制发过程中,由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的通编号、图号等。
文件编号除年度用“[]”号、序号用阿拉伯数字外,其余照原文字和符号抄录。
年度用四位阿拉伯数字标识。
联合发文有多个文件编号的文件,只著录立档单位的文件编号。
17、责任者
对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
(1)团体责任者录入全称或通用简称,同一团体责任者的名称应前后一致。
中国共产党淄博市委员会或中共淄博市委,不应简称市委。
(2)个人责任者录入姓名,必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称,并加“()”号。
(3)责任者有多个时,最多著录三个责任者,其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须录入,被省略的责任者用“[等]”表示,各责任者之间以“;
”号相隔。
(4)文件所署责任者为代称、别名、笔名时,应照原文著录,另将其真实名称加“()”附后。
史伟(中共淄博市委)
(5)未署责任者或责任者不完整、不准确时,应著录考证出的正确的责任者,并加“[]”号。
(6)会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。
淄博市第九届人民代表大会第二次会议
18、时间
一般公私文书、信札为发文时间,决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间,条约、合同、协议为签署时间,技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间,获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间,科研试验报告、学术论文为发表时间,工程施工图、产品加工图为设计时间,竣工图为绘制时间,原始试验记录、测定检修数据为记录时间。
(1)文件形成时间由8位阿拉伯数字表示,第1~4位数表示年度,第5~6位数表示月份,第7~8位数表示日期。
某文件形成时间为1956年2月18日。
应著录:
19560218
(2)文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的,一律转换成公元纪年,不加注。
(3)原文件未署时间或所署时间有误者,应著录考证出的准确的文件时间,并加“[]”号。
某文件未署形成时间,经过考证为1954年1月8日。
[19540108]
(4)文件时间不完整或部分时间字迹不清时,仍著录原时间,原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之,考证出的时间根据不足时,在其后加“?
”字符。
示例1:
某文件所署形成时间1965年10月。
19651000
示例2:
某文件所署形成时间12月6日,经考证年代为1957年。
00001206[19571206]
示例3:
某文件所署形成时间1955年其中月份、日期不清,经考证应为12月1日,但是根据不是很充分。
19550000[19551201?
]
(5)由若干份文件为对象著录一个条目时,著录其中最早和最迟形成的文件时间,中间用“-”连接。
某文件组合有1951年6月8日;
1951年7月15日;
1953年8月3日;
1953年12月11日4份文件。
应著录为:
19510608-19531211。
19、保管期限
根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
一般分为永久、长期、短期三种。
保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限。
20、密级
密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,公开级、国内级可不著录。
密级按GB/T7156-2003文献保管等级代码表划分为六个级别,名称代码见下表。
文献保密等级代码
名称
数字代码
汉语拼音代码
汉字代码
公开级
GK
公开
国内级
GN
国内
内部级
NB
内部
秘密级
MM
秘密
机密级
JM
机密
绝密级
UM
绝密
21、分类号
根据档案分类法确定的档案所属类目的符号。
22、档案主题词
揭示档案主题内容的规范化的词或词组。
应依据《中国档案主题词表》或本专业、本单位的规范化词表及DA/T19-1999《档案主题标引规则》进行标引。
(1)一个案卷或文件的主题词一般控制在10个以内,各个主题词之间空一个汉字的位置。
(2)专用名词如机构名称、人名、地名、会议名称等,已编入词表的,要选用词表中的正式主题词。
例如:
王尽美(王瑞俊、王灼斋)应标引为“王烬美”;
未编入词表中的,则应选用统一的自然语言进行标引。
(3)词表中若出现两个或两个以上的正式主题词表达同一概念语义时,应在词间规定用(Y)、代(D)关系,避免分散标引。
《中国档案主题词表》正式主题词中,有战史、劳模、国民党、政治局会议,同时也有战争史、劳动模范、中国国民党、中央政治局会议,则应分别规定其中最常用、最通用的一个词为正式主题词,另一个同义词为非正式主题词。
23、文件主题词
照文件著录,有则著录,没有则不著录。
一般控制在10个以内,各个主题词之间空一个汉字的位置。
24、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。
依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。
(三)电子文件格式
在上传电子文件时,对应的电子文件和条目必须正确,上传的电子文件格式必须是PDF格式。
二、声像档案
(一)声像档案目录数据库结构
声像档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。
QZMC
编号
BH
详细说明
XXSM
512
格式
GS
4、编号
由档案保管机关赋予档案的顺序号。
由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。
其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性,阿位伯数字标识某一属类的顺序号。
最后一位“1”标示视频,“2”标示音频。
声像档案编号
名称
汉语拼音
阿拉伯数字长度
说明
淄博新闻
XW
XW20060201011
20060201为时间,01为顺序号
早新闻
ZXW
ZX20060201012
专题节目
ZT
ZT000011
(2)
00001为顺序号
电视剧
DS
DS001011
001为电视剧顺序号,01为集数
广播剧
GB
GB001012
001为广播剧顺序号,01为集数
其他
QT
5、题名
每条声像档案的标题。
新闻中有市级以上领导的,则在题名后加()注明领导姓名,并用“、”隔开。
简讯需要自拟题名,并用“、”隔开。
专题节目在题名后加()注明节目内容。
6、详细说明
对声像档案的详细描述,新闻应包括事件的时间、地点、人物等。
专题节目应为节目内容的详细介绍,电视剧、广播剧应为剧情介绍。
7、责任者
对此声像档案负责的团体或个人,要保持前后一致。
《淄博新闻》责任者著录为“淄博电视台(XXX)”括号中为记者姓名,《早新闻》责任者著录为“淄博人民广播电台(XXX)”括号中为记者姓名,专题节目责任者著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为制作单位,括号中为主要制作人,电视剧、广播剧责任者著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为制作单位,括号中为主要创作人员。
8、时间
形成声像档案的日期,用阿拉伯数字表示。
9、格式
视频档案为MPEG格式,音频档案为MP3格式。
10、附注
三、照片档案
(一)照片档案目录数据库结构
照片档案目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。
照片档案目录数据库结构
最后一位“1”标示彩色照片,“2”标示黑白照片。
照片档案编号
新闻照片
XW000011
艺术照片
YS
YS000012
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全
为一组照片的说明,应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
对此照片档案负责的团体的全称或规范化简称,并保持前后一致。
一般著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为拍摄单位,括号中为拍摄者。
8、拍摄时间
由8位阿拉伯数字表示,第1-4位数表示年度,第5-6位数表示月份,第7-8位数表示日期。
可采用TIFF格式或JPEG格式,一般使用JPEG格式。
单幅数码照片像素以100万像素为宜,即每张照片的数据量应为1兆(MB)以上。
照片或底片需要经扫描仪加工成为数码照片形式存储的,扫描照片时扫描仪的分辨率应设定为600dpi,扫描底片时扫描仪的分辨率应设定为1200dpi。
存档的数码照片应是原始图像,经过图片处理软件加工过的照片不宜存档,需要存档的应予以注明
10、保管期限
11、附注
四、会计档案
(一)会计档案目录数据库结构
照片档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。
类别
LB
是档案馆(室)给定的区分档案保管期限的顺序号。
5、责任者
对会计档案负责的团体的全称或规范化简称,并保持前后一致。
6、题名
一般按原件著录,如原件没有题名,应自拟题名,并加“[]”号。
7、时间
指会计档案案卷内文件的起止时间。
8、保管期限
9、类别
分为会计帐簿、会计凭证、会计报告和其它。
五、资料
(一)资料目录数据库结构
资料目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。
资料目录数据库结构
LB
50
章名
ZM
节名
作者
ZZ
出版社
CBS
内容提要*
NRTY
2、类别
按政治、政法、经济计划与管理、工业交通、农业林业水利、贸易旅游服务、财政金融、邮政电信、城乡建设、环保劳动保护、淄博陶瓷、淄博丝绸、文化教育科研、体育卫生、文学艺术、历史地理、齐文化、聊斋文化、淄博人物、综合等分别著录。
3、题名
为该资料的书名。
4、章名
为该资料各章的标题。
5、节名
为该资料各小节的标题。
6、作者
为该资料的作者,分单位作者和个人作者。
指出版或编写该资料的时间。
8、出版社
该资料的出版单位或编写单位。
9、内容提要
该资料内容的简要介绍
10、格式
为PDF格式。
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- 电子 档案 标准 淄博市 档案局