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购买商品
定选库存商品;
销售商品
挑选现金/银行存款/应收款(交货后尚未收款);
定选业务收入+应交税费
发放工资
定选经营费用;
挑选现金/银行存款
支付应付款
定选应付款;
归还借款
定选借款;
结转主营业务成本
定选主营业务成本;
定选库存商品
登记费用
记账,首先要搞清楚的是,要记账的业务该记到哪两本(几本)账本上。
有的账本一定选,简称定选;
有的账本需根据实际情况挑选一本或几本,简称挑选。
一笔业务多数选两个账本,根据望文知义的账本名称,自然会想到该选什么账本。
譬如借入现金,就只选现金和借款两个账本;
有时要选几个账本,例如,买汽车时,一部分付现金,一部分通过银行转账,就选三本账本,一是现金,二是银行存款,三是固定资产。
企业发生的业务很多,但每一笔业务所涉及的账本其实不过几本,通过表4的一些例子,可以举一反三,学会如何在众多账本中挑选账本。
2.选择账本方向的方法
选好两个账本后,还要选择登记金额的方向是记入账本的左方还是右方,这一步看似简单,却经常会使初学会计和刚做会计工作的人感到困惑,在会计工作中,选择方向也容易出错。
选择方向的依据是账本分类表和记账的规律。
知道了账本属于左类或右类之后,便可根据记账的规律左左右右在账本上选择登记金额的方向:
左类账本,增加额记入账本的左方;
减少额则记入相反方。
右类账本,增加额记入账本的右方;
期末账本的余额在增加方。
同时,还要注意记账的规则:
有左有右、左右相等。
掌握了左左右右、有左有右、左右相等,就完全掌握了选择账本方向的方法。
左右记账法所体现的记账规律左左右右可通过图2显示:
大T图是平衡检验等式或账本分类表的抽象。
大T图左方相当于等式左方,大T图右方相当于等式右方。
选好账本后,可以根据小T图(账本)属于大T表(账本分类表)的左类或右类,明确账本上对应登记金额的方向。
例如,登记经营费用这件事,首先选择经营费用和银行存款(如支付现金,则换成现金账本)两个账本;
然后根据记账的规律选择方向。
经营费用增加,记入左方;
银行存款减少,记入右方。
选择登记金额方向的例子如表5-1、5-2:
表5-1:
账本名称:
经营费用
(经营费用属于左类账本,费用增加记入左方)
日期
摘要
左
右
余额
以往费用
1000.00
支付水电气费用
600.00
1600.00
表5-2:
银行存款
(银行存款属于左类账本,存款减少记入右方,即增加的相反方)
以往存款结余
10000.00
9400.00
二、左右归类(大T)
表4所示的左右分类表,以红色分割符大T(类似字母T)代表等式3里的等号,大T的左侧列出了所有左账本;
大T的右侧列出了所有右账本。
左右分类表
会计等式的要素有所不同,如美国的会计等式是六要素,强调股东的分红,会计方程式是:
Assets=Liabilities+Owner'
sCapital+Revenues-Expenses-Owner'
sDraws
企业资产=负债+[股本+(收入-费用)-提取利润]
移项后的实用的会计等式如下:
企业资产+费用+提取利润=负债+股本+收入
无论会计要素如何定义,都可以通过分类和移项,并结合会计实务,分为左账本和右账本。
左右记账法适用于任何形式的会计等式。
三、
左右分栏(小T)
现行会计学中使用Debit、Credit和“借、贷”,应该被认为是一个历史的误会。
如果原本没有使用这类符号,会计学中就不会存在令人困惑的情形。
左右记账法抛掉说不清的记账符号“借/贷(Debit/Credit)”,登记金额的两栏自然就是左栏、右栏。
左右是很明确的概念,不需要用任何其他词语来重新定义。
掌握了左左右右、有左有右、左右相等,就完全掌握了选择账本方向的方法。
左栏、右栏自然显示如下:
四、自然对应(大T小T结合)
记账规律是左左、右右。
即:
左账本,其增加额记入账本的左栏;
右账本,其增加额记入账本的右栏。
减少额则记入另一栏,即与增加额的相对的那一栏。
期末余额在增加额的那一栏。
在图1中,红色的大T,将五类账本划分为左账本和右账本。
蓝色的小T,划分账本的左右两栏。
+号表示增加额,-号表示减少额。
例如,位于大T最左边的小T(资产),+号在左边,表示资产账本,增加额记在左栏。
位于大T最右边的小T(收入),+号在右侧,表示收入账本,增加额记在右栏。
在图1中,可以清楚地看到,位于大T左边的小T,+号都在左边;
位于大T右边的小T,+号都在右边,这就是记账的规律:
左左、右右。
一般企业的账本种类繁多,如果每次都直接选账本并登账,仅仅拿取账本这件小事的工作量就很大,为了便于登记账本和查账,设计了记账凭证。
在记账凭证上,仍然可根据记账的规律左左右右选择登记金额的方向:
左账本,增加额记入记账凭证的左方;
减少额则记入相对栏。
右账本,增加额记入记账凭证的右方;
一、填写记账凭证
这一步是根据所发生的业务,在凭证上编号后,登入日期、两个(几个)账本名称、业务摘要和金额。
记账凭证还有一个作用,就是将发票、车票等原始凭证附着在它的背后(生根),作为记账和查账的原始依据。
在记账凭证上可以初步核对所登金额。
例如某企业于2010年1月6日,支付了水电气费、房租,购买了饮料和洗化用品,会计可根据记账的规律,在记账凭证上预先登记如下:
支付水电气费、房租都是用银行存款支付经营费用:
记账凭证166号,经营费用属左类账,费用增加记入左方;
记账凭证166号,银行存款属左类账,存款减少记入右方(增加的相反方);
详见表6-1
记账凭证
(2010-01-06)
第166号
分类账本
二级分类账本
经营费用
银行存款
支付房租
5000.00
合计
5600.00
购买饮料和洗化用品都是银行存款购买库存商品:
记账凭证167号,库存商品属左类账,库存商品增加记入左方;
记账凭证167号,银行存款属左类账,存款减少记入右方(增加的相反方)。
详见表6-2:
表6-2:
记账凭证
(2010-01-06)
第167号
购买饮料十箱
库存商品
购买洗化用品五箱
1200.00
2200.00
二、转登账本
积累了一定数量的记账凭证之后,要将所有凭证中相同名称的账本挑选出来,将凭证的内容分别转登到涉及的账本上。
如将各个凭证中涉及现金账本的条目挑出来,一起转登到现金账本上;
再将各个凭证中涉及的银行存款的条目挑出来,一起转登到银行存款账本上;
将各个凭证中涉及的库存商品的条目挑出来,一起转登到库存商品账本上。
例如,将表6第166号、第167号两张记账凭证所涉及的三个账本挑选出来,将有关条目内容转登到表7的三个账本上。
具体如表7-1、7-2、7-3:
表7-1:
(属左类账本,存款减少登入右方,与对应的凭证右方一致)
凭证号
结余
166
支付水电气费
4400.00
167
3400.00
表7-2:
(属左类账本,经营费用增加登入左方,与对应的凭证左方一致)
6600.00
表7-3:
(属左类账本,库存商品增加登入左方,与对应的凭证左方一致)
6000.00
7000.00
8200.00
三、转登报表
记账的全过程主要包含登记记账凭证、分类账本和报表这三个步骤,相互之间的转登关系可参见附图(记账方框图)。
为便于全面了解企业的经营状况,会计在一定的时间段内,譬如一个月,将所有账本的余额或累计数都转登到报表上进行统计,以便于全面了解企业的经营状况。
主要登记的报表有资产负债表、利润表和其他用途的报表。
资产负债表按照一定的分类标准和顺序,反映企业资产、负债、股东权益的总体规模和结构。
即,资产中,流动资产、固定资产等各有多少;
流动资产中,现金、银行存款、应收款、库存商品等各有多少。
股东权益中,股本、资本公积、盈余公积、未分配利润等各有多少。
负债中,短期借款、长期借款、应付款、应付工资等各有多少。
利润表又称为动态报表、损益表、收益表。
利润表反映企业一定期间的利润(收入-支出)实现情况。
其中收入实现情况,即主营业务收入、其他业务收入、营业外收入各有多少等等;
费用耗费情况,即主营业务成本、主营业务税金、营业费用、管理费用、财务费用、营业外支出各有多少等等。
利润表可以反映企业生产经营活动的成果,即净利润的实现情况,据以判断资本保值、增值情况。
将利润表中的信息与资产负债表中的信息相结合,还可以提供进行财务分析的基本资料,便于会计报表使用者判断企业未来的发展趋势,做出相应决策。
四、记账流程图
2.会计学的会计恒等式(平衡检验等式):
所有分类账本上登记的金额,应该满足平衡检验等式(也称会计等式)。
平衡检验等式有三种形式:
1.初始形式:
企业资产=负债+股东权益
2.经营形式:
企业资产=负债+[股本+(收入-费用)]
3.实用形式:
企业资产+费用=负债+股本+收入
实用形式3是经营形式2中的费用由等式右侧移到左侧而得。
3.数学的移项法则(图1)。
将账本的抽象形式小T图a整体作为一项,移项到等式另一边,可以得出图b.
4.逻辑学的分类方法。
根据会计恒等式,绘制出账本分类表,即大T图(见表3和图2),该表可以将一百多种账本分别归入左类或右类。
表3:
图2
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