用excel表格做账文档格式.docx
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用excel表格做账文档格式.docx
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核算的,通过对表格进行简单修改,即可用于单位的会计核算。
文中通过实例介绍,着重说明公式输入方法,可以说,公式编制输入是本表编制的基础,也是会计核算数据正确与否的关键,公式录入只要有一个错了,最后得出的财务数据就一定是错误的。
因此,要求你对于excel函数公式尤其是引用函数要有一定了解,基本懂得函数参数的作用及用法,否则你在编制表格时容易出错。
掌握本文所介绍的方法,仅适合于了解会计学的基本原理,还未被完全掌握excel表格做账的同好,如果你已经系统学习过会计学,而且对于电子表格进行会计核算也比较熟练,看了此文后欢迎评论,提出你的宝贵意见。
一、现金日记账
现金日记账通常是由财务出纳根据现金流入流出情况登记的日记账。
财务会计核算时,先由出纳进行录入并检查正确,然后,会计记账人员再从出纳处将数据拷贝过来,并再次复核,准确无误后,方可做为记账的数据依据,这样可以节省会计录入数据的工作量。
见图表1—现金日记账表,现金日记账的编制步骤如下:
⒈新建会计账簿
新建excel工作簿→命名为“会计账簿”→打开工作簿。
⒉新建现金日记账表
双击sheet1工作表标签→命名为“现金日记账”→在a1单元格中输入表标题“现金日记账”。
⒊编制标题行
a2单元格中输入会计年度(例如20xx年)→b2单元格中输入“业务号”(即流水号)→c2单元格中输入“摘要”→d2单元格中输入“凭证号”→e2单元格中输入“借方发生额”→F2单元格中输入“贷方发生额”→g2单元格中输入“累计余额”。
⒋编制月发生额表格
如图表1—现金日记账表的黑色区域,其编制过程是:
a3单元格中输入“年初”→c3单元格中输入“期初余额”(为接转上年数);
a4单元格中输入月份数1→拖动a4单元格填充序列数2~12月份数至a5~a15单元格区域中(填充序列时视情况可按住ctrl同时拖动)→c4~c15单元格区域中输入“本月发生额”→e4单元格中输入公式“=sum(sumiF($a$17:
$a$1000,$a4,e$17:
e$1000))”→用拖动填充柄的复制方式将e4单元格的公式复制到e4:
F15单元格区域。
⒌编制月累计余额表格
g3中输入接转上年的余额(例如1159.9)→g4中输入公式“=g3+e4-F4”→拖动g4单元格填充柄复制到g5:
g16单元格区域中。
⒍编制全年累计发生额表格
a16中输入“年终”→c16中输入“全年累计”→e16中输入公式“=sum(e4:
e15)”→e16单元格拖动复制到F16单元格中。
⒎编制流水账表格
a17中输入月数1→b17中输入本月流水号1→g17中输入公式“=g3+e17-F17”;
a18中输入公式“=a17”→拖动复制到a19:
a1000(这非常有用,可简化输入月份数的操作);
b18中输入公式“b17+1”→拖动复制到b19:
b1000(这同样非常有用,可简化输入流水号的操作);
g18中输入公式“=g17+e18-F18”→拖动复制到g19:
g1000(这也是非常有用,可自动统计生成累计余额)。
⒏其它输入说明
①a列月份数和b列业务号数在跨月时才输入当月的月份数和业务号数1。
②d17:
F1000单元格区域为凭证号、借或贷方发生额的输入内容。
③业务量大的单位,如单元格区域的行数不够用时,可在第1000行的上方(即小于1000行之内)的任意行之间插入若干行,这样可以勿需修改已设定好公式的单元格。
当然,新插入增加的单元格区域仍可采用上述拖动复制的方法快速设定公式。
④可以将a4:
a1000的数字显示设置为“×
月”,方法是:
单元格格式→数字→自定义→类型窗口中设置为【#”月”】
(不包括【】),月的引号为半角引号。
⑤表格中的表标题、标题行、表身等,可根据需要设置不同的显示颜色,不仅会使表美观起来,还方便了对表的操作。
颜色的设置这时不再详述。
⒐注意事项
①为方便大家更加直观地了解公式的编制,本表为显示公式方式,大家在单元格常规格式下编辑是不会出现公式的,只会显示值;
②下面介绍的输入引号中的文字或者公式时,只输入引号内的内容,不能将连同引号输入到单元格中,否则,是不会产生显示结果的。
③摘要栏中为简化,只录入收入和支出,实际工作应按《会计基础工作规范》的要求填制;
④货币单位录入时应精确到“分”;
⑤每月输入完成后应及时与出纳对账,发现错误应及时纠正;
⑥表格中省去了日期一栏,如有需要,可自行插入添加;
⒑公式说明
我们对于常用的简单的公式一般会用,这里我们仅对月发生额中公式“=sum(sumiF($a$17:
e$1000))”进行一个简要说明:
sum----单元格区域之和;
sumiF----查找符合条件的单元格区域,计算其总和;
$----绝对引用符,如单元格行标或列标前面没有此符号,则为相对引用,公式中$号的位置有讲究,不要随意变动与增减,在拖动复制公式时,凡是有$符号的单元格的行或列,其引用位置不会发生变化,没有$符号的单元格的行或列,其引用位置会随着发生改变;
“:
”----起始单元格与结束单元格的单元格区域;
“,”----函数参数分隔标志;
=sum(sumiF($a$17:
e$1000))----在a17:
a1000单元格区域中查找与a4单元格的值相同的单元格,将其对应的e列的值全部相加总和。
二、凭证分类汇总表
凭证分类汇总表的编制是财务工作的重点,也是本表格编制的重点。
见图表2—凭证分类汇总表,其编制方法如下:
⒈新建凭证分类汇总表
打开工作簿→双击sheet2工作表标签→命名为“凭证分类汇总表”→在a1单元格中输入表标题“凭证分类汇总表”。
⒉编制标题行
a2单元格中输入会计年度(例如20xx年)→b2单元格中输入“凭证号”→c2单元格中输入“科目号”→d2单元格中输入“科目名称”→e2单元格中输入“摘要”→F2单元格中输入“借方发生额”→g2单元格中输入“贷方发生额”。
⒊编制月份及凭证号列
a3中输入1(表示是本年1月份)→a4中输入“=a3”→向下拖动复制到a1000,并将a3:
a1000的数字显示格式设置为“×
单元格格式→数字→自定义→类型窗口中设置为【#”月”】。
篇二:
如何在excel上做财务报表
如何在excel上做财务报表
也许你已经在excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用excel函数实现过上千次的复杂运算,也许你认为excel也不过如此,甚至了无新意。
但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是excel全部技巧的百分之一。
本专题从excel中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于excel的别样风情。
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
1.在sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
2.选中a列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作,将b、c……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如c列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。
在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如d列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:
=indiRect(c1),确定退出。
4.选中c列任意单元格(如c4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。
然后选中该单元格对应的d列单元格(如d4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示:
在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。
1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。
在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。
通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可。
尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。
单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。
单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;
小于1000,字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后,按下“确定”按钮。
看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。
选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。
仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),确定
退出。
重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。
3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出
来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就ok了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办可采用自定义
篇三:
账务处理所涉及的电子表格记账凭证
20xx年3月01日记字第02号
单位:
元
1.库存现金日记账
1.应收账款科目
元总页22
会计科目应收账款二级科目刘星分页1
会计科目应收账款二级科目广州百利烟酒公司分页2
三栏明细账
会计科目应收账款二级科目广州壹加壹红酒公司分页3
元总页4
会计科目管理费用二级科目分页1
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