喻守龙第3章文档格式.docx

喻守龙第3章文档格式.docx

《喻守龙第3章文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《喻守龙第3章文档格式.docx（26页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

工作分析的实质之一就是实现人岗匹配，人得其岗，岗得其人；

其二是实现组织目标的分解，让组织中的每个人对自己的作用、责任和权限都一清二楚，组织目标由每一个岗位上的人来分担。

3.工作分析的主要内容

工作分析的主要内容包括三个方面。

一是岗位本身的要素分析，主要包括岗位名称、所属部门、工作关系、工作任务、工作职责、工作权限、工作强度、工作环境、劳动资料和对象等。

对上述要素分析结果的书面表达通常称为工作描述。

二是岗位对任职者的要求分析，包括知识水平、专业技术能力、工作经验、职业道德和身体素质等。

对这部分内容分析结果的书面表达通常称为工作规范或任职资格。

内容三是将上述两大方面的分析结果用书面形式予以表达，即撰写出各岗位的工作说明书或岗位说明书。

2、工作分析的意义

工作分析是人力资源管理的基础性工作，人力资源管理的每一项工作，几乎都需要到工作分析的结果。

工作分析的意义具体表现在以下几个方面：

1）通过工作分析实现战略传递。

通过工作分析，可以明确职位设置的目的，从而找到该职位如何来为组织整体创造价值，如何来支持企业的战略目标与部门目标，从而使组织的战略能够实现。

2）工作分析明确了职位边界，实现权责等。

通过工作分析，可以明确界定职位的职责和权力，明确职责确定和组织的授权与权力分配体系，消除职位之间在职责上的重叠，从而尽可能地避免由于职位便捷不清导致的工作中的推诿，防止职位之间的职责虚空，最终使工作能够得到实现。

从而在职位层面上面实现权责一致。

3）工作分析是实现人力资源调控的基本保障。

由于工作分析的结果对岗位的任职资格与要求做出了明确说明，使得企业对员工的晋升、调配、辞退有了客观的评价标准，组织根据客观评价标准与员工的个人能力、素质、绩效进行对比分析，做出相关的决定。

4）工作分析为企业培训方案奠定了基础。

工作分析对各项工作进行了详细的描述，具体规定了每项工作如何逐步去完成，人力资源培训人员可以就此为依据安排培训计划，从而能够通过培训提高工作效率、改善工作绩效。

5）.工作分析可以为绩效评估提供标准和依据。

由于明确的工作规范与要求，使得员工的绩效评估有了客观的依据。

管理者通过工作分析的要求和标准，判定工作目标是否完成。

如果没有客观的依据，将会影响绩效评估的科学性，导致员工工作效率下降，给企业带来损失。

6）.工作分析为工作报酬决策提供了依据。

企业中，每项工作对组织的相对价值或重要性是薪金比率的基础。

工作价值通过技能水平、努力程度、责任轻重、工作条件之类的重要因素加以评价。

通过工作分析所提供的信息进行评估决定报酬的制定。

工作分析对生产率改善、安全健康、职业生涯规划、劳动关系等人力资源管理职能都有影响，它是人力资源管理的基石。

3.工作分析的相关术语

1）工作要素。

工作要素是指在工作过程中不能再次分解的最小工作动作。

比如：

教师讲课，包含写教案、课程计划、知识讲解等工作要求。

2）.工作任务。

工作任务是指为了达到某种目的需要一个或多个以上的工作因素组成。

例如：

学校招生计划分布、招生简章、招生答疑、就业咨询等都是学校招生就业办公室的任务。

3）.工作职责。

工作职责是指个体在工作中需要完成大部分的工作任务，从时间、空间上作出界定。

就如：

职业经理的工作职责有团队建设、员工福利涨幅、年度利润指标、产品与服务的品质等。

4）.工作职位。

工作职位是指在一定时间内，组织要求个体完成的一项或多项责任。

职位与个体一一匹配，又称为岗位。

职位的数量称为编制。

有些企业在人力成本控制严格的情况下叫做定编。

职位是以“事”为中心确定的，强调的是人所担任的岗位，而不是担任这个岗位的人。

5）.工作职务。

工作职务是指一些主要责任相似的职位。

根据组织的大小和工作性质，一种职务可以有多个职位。

学校中的教师职务、行政职务、后勤职务等。

6）.工作职业。

工作职业是指不在组织、不同时间从事相似活动的一系列工作的总称。

在不同时候时，与行业混用；

工作的范围很广，泛指人们的劳动活动过程。

调酒师职业、教师职业等。

7）．责任:

即岗位责任,是根据劳动分工与协作的要求,规定员工在本岗位范围内对事、对物或对人所承担的各种义务。

简言之，岗位责任就是员工完成本岗位各项任务时应当达到的数量要求和质量标准，即要求员工尽职尽责地完成本职工作，保质保量按时地做好分内之事。

8）．职权：

是指职务范围内所应具有的权力。

它是依法赋予员工完成工作任务所需要的各种权力，一定的职责要赋予相对应的职权。

比如，质量检查员对产品质量的检验既是质量检查员的职责，又是他的职权。

9）．权限：

是对职权范围的具体规定，是对职权的具体化细份。

岗位权限是在完成职责范围内的工作任务时，可在一定的限度内自主行使的各种权力。

岗位的责任和权限具有同一性和对应性，如果岗位的责任大于权限，则无法保障任务的有效完成，如果岗位的责任小于权限，则会造成权力的滥用。

10）.工作：

它有三种含义：

（1）泛指体力和脑力劳动活动；

（2）专指职业；

（3）狭义的工作特指若干项专门任务。

在岗位研究中工作就是由一组相近相似的任务所组成的劳动活动。

11）．工作族：

它是两个或两个以上的工作的集合。

一个工作族是由性质相同的若干项工作组成。

如技术设计、施工工艺、材料检验、质量监测、技术评估、技术标准、情报资料等工作都可以视为工作族。

4、工作分析需收集的信息

工作分析需要手机与工作及从事工作的人相关的哦一些类信息，主要包括：

1）工作的名称、代码、所属部门等基本信息。

（例如：

客户服务部—KF—工作名称识别代码）

2）.工作的输出特征，即一项工作的最终结果，这是界定工作任务和工作责任的基础，也是确定工作绩效标准的前提。

（比如：

一项费用收缴工作当月总收入是否达到绩效的基准值、目标值、挑战值等）

3）.工作的转换特征。

这表示一项工作是如何从输入转换为输出的，转化的程序、技术、方法是什么，在转换过程中人的行为、活动有哪些，这是界定工作方式的基础。

一项工作是否按照工作要求进行实施，是否按照标准的流程进行操作）

4）.工作的环境特征。

包括工作的物理环境和社会环境。

物理环境主要指工作地点的温度、光线、温湿度、空气、安全条件（在iso9001中有明确要求）；

还包括工作的地理位置，是否有发生意外事件的危险性等。

社会环境主要指组织构架和工作流程，每个职务的在组织构架中的作用是什么，职责是什么，职权是什么是，隶属关系是哪些等。

这是界定工作关系的基础。

它包括工作的时数、工资结构、工资支付的方法、晋升和学习深造机会等。

5、何时要做工作分析

工作分析是人力资源管理的一项常规性工作。

无论是人事经理，还是业务经理，都应该认为工作分析不是一劳永逸之事，要根据工作目标、工作流程、企业战略、市场环境的变化对工作做出相应的动态调整，使责权利达到一致。

我们认为，在下列情况下，组织最需要进行工作分析。

1）建立一个新的组织。

新的组织由于目标的分解，组织的设计与人员招聘需要进行工作分析。

2）战略的调整、业务的发展，使工作内容、工作性质发生变化，需要进行工作分析。

3）企业由于技术创新、劳动生产率的提高，需要重新进行定岗、定员。

4）建立制度的需要，比如绩效考核、晋升、培训机制的研究需要进行工作分析。

谁来做工作分析？

工作分析活动通常由人力资源管理专家（人力资源管理者、工作分析专家或咨询人员等）和组织的主管人员以及普通员工通过共同努力与合作来完成。

通常的做法是：

首先由人力资源专家观察和分析正在进行中的工作。

然后编写出一份工作说明书和一份工作规范，员工及其直接上级参与此项工作，比如填写问卷、接受访谈等。

最后，由承担工作的员工及其上级主管来审查和修改工作分析人员所编写的反映其工作活动和职责的那些结论性描述。

6、工作分析的作用

职务说明书是工作分析的成果，也是人力资源管理最核心的职能之一，它是人力资源规划、员工招聘与选拔、员工培训、绩效评估等各项只能的基础。

表3-1　工作分析的作用

工作分析是人力资源管理非常重要的工作，它被认为是人力资源管理工作者所从事的所有

1）工作分析为招聘、选拔、任用合格的员工奠定了基础。

通过工作分析，掌握了工作任务的静态与动态特点，能够系统地提出有关人员的文化知识、专业技能、生理心理品质等方面的具体要求，并对本岗位的用人标准作出具体而详尽的规定。

这就使企业人力资源管理部门在选人用人方面有了客观的依据，经过员工素质测评和业绩评估，为企业单位招聘和配置符合岗位数量和质量要求的合格人才，使人力资源管理的“人尽其才，岗得其人，能位匹配”的基本原则得以实现。

2）工作分析为员工的考评、晋升提供了依据。

员工的评估、考核、晋级和升职，如果缺乏科学的依据，将会挫伤各级员工的积极性，使企业单位的各项工作受到严重影响。

根据工作分析的结果，人力资源管理部门可制定出各类人员的考评指标和标准，以及晋职晋级的具体条件，提高员工绩效考评和晋升的科学性。

3）工作分析是企业单位改进工作设计、优化劳动环境的必要条件。

通过工作分析，可以揭示生产和工作中的薄弱环节，反映工作设计和岗位配置中不合理、不科学的部分，发现劳动环境中危害员工生理卫生健康和劳动安全，加重员工的劳动强度和工作负荷，造成过度的紧张疲劳等方面不合理的因素，有利于改善工作设计，优化劳动环境和工作条件，使员工在安全、健康、舒适的环境下工作，最大限度地调动员工的工作兴趣，充分地激发员工的生产积极性和主动性。

4）工作分析是制定有效的人力资源规划，进行各类人才供给和需求预测的重要前提。

每个企业对于岗位的配备和人员安排都要预先制定人力资源规划，并且要根据计划期内总的任务量、工作岗位变动的情况和发展趋势，进行中、长期的人才供给与需求预测。

工作分析所形成的工作说明书，为企业有效地进行人才预测，编制企业人力资源中长期规划和年度实施计划提供了重要的前提。

5）工作分析为企业以及其他事业单位建立对外具有竞争力、对内具有公平性、对员工具有激励性的薪酬制度奠定了基础。

此外，工作分析还能使员工通过工作说明书、岗位规范等人事文件，充分了解本岗位在整个组织中的地位和作用，明确自己工作的性质、任务、职责、权限和职务晋升路线，以及今后职业发展的方向和愿景，更有利于员工“量体裁衣”，结合自身的条件制定职业生涯规划，愉快地投身于本职工作中。

3.2　工作分析的方法及步骤

3.2.1工作分析的方法

工作分析的方法多种多样。

在现实中没有存在“最佳”的方法，因为工作分析的内容由工作的目的和用途来决定，不同的企业组织根据工作的不同性质，工作分析的重点方向不同。

工作分析的方法依靠不同的标准和形式划分，可以根据分析内容和确定程度划分为结构性和非结构性分析方法；

也可以依照分析对象划分有任务分析法和人员分析法；

根据机构可量化划分为定性方法和定量两方法两大类，每种工作分析方法在实际运用中各自有缺陷，要做好工作分析，根据不同岗位把不同的分析方法结合起来可能效果会好一些。

在企业实际工作分析中常用的工作分析方法：

观察分析法、访谈法、问卷调查法、工作日记法。

1、观察分析法。

观察法是一种传统的职务分析方法，指的是工作分析人员直接到工作现场，针对特定对象（一个或多个任职者）的作业活动进行观察，收集、记录有关工作的内容、工作间的相互关系、人与工作的关系以及工作环境、条件等信息，并用文字或图标形式记录下来，然后进行分析与归纳总结的方法。

在进行观察分析法是应力求观察的结构化，根据工作分析的目的和组织现有的条件，事先应确定观察的内容、时间、位置、所需要的工作记录等，做到省时高效的工作分析。

分析人员应该带上员工手册、工作手册、分析手册等资料，以便于更加准确的评估和分析，注意员工工作时的操作过程，对操作过程和员工实际条件相结合进行分析，最终形成记录，做一份客观实际的工作分析。

观察分析法可以分为：

直接观察法、阶段分析法、工作表演法。

采用观察法进行工作分析，结构比较客观、准确、但分析人员具备较高的素质。

当然观察法也存在弊端，它不适用于工作循环周期长的工作，很难收集到与脑力劳动的信息。

如果仅使用观察法收集的资料会往往不足而造成加大编写职位说明书难点。

观察法适用于表现突出的特征，尤其是在工作感官上体现。

如表3-2:

对生产车间的工作人员或者保洁人员的观察表。

被观察者姓名

日期

观察者姓名

时间

工作类型

工作部分

工作内容

下午开始工作在什么时间？

下午工作多少小时？

下午工作休息几次？

第一次休息时间间断？

第二次休息时间间断？

下午完成了那几项工作？

与同事交谈几次？

室内温度是多少度？

什么时候开始下班？

出了几次次品/失误？

搬了几次原材料？

工作环境如何？

表3-2观察分析法（部分）

2.访谈法

访谈法又称为面谈法，是一种应用最为广泛的职务分析方法。

如图3-3所示，它是指工作分析人员就某一职务或者职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。

在一般情况下，应用访谈法时可以以标准化访谈格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一职务不同任职者的回答相互比较。

岗位名称：

主管部门：

所属部门：

工作地点：

间接主管：

监督者：

直接主管：

直接下属：

一、职位设置目的

请简单、准确总结该职位存在的目的并且举例公司成功的独特贡献

二、关键职责描述

按照顺序列举说明本岗位的工作责任及其重要性

1.日常工作描述：

2.一定时间内必做的工作描述：

3.偶尔需要做的工作：

三、教育背景

教育背景：

专业：

工作经验：

办公能力：

四、担负的管理职责

任职担负的管理责任有哪些？

下列每项工作花费时间的百分比是多少？

1．工作引导：

2．工作安排：

3．工作检查：

4．制定计划：

5．解决招聘问题：

6.评价下属：

五、工作关系

本岗位关系维系能力？

本岗位关系维护有哪些？

本岗位主要接触对象有哪些？

在部门外部还是在部门外部等？

六、本岗位所受到的监督与管理

本岗位需要接受哪些监督和管理？

接受的程度如何？

通过下列情况加以确定并在每条开头的横线上划钩。

直接。

岗位工作者的工作简单重复进行，工作处于明确、具体的指导下，基本上每天都接受指导；

严密性。

岗位工作者要求按程序工作，从上级部门接受任务安排；

一般性。

任职者可以有计划地安排自己的工作，但需要不定期地域上级商讨例外的、复杂的问题；

有限性。

岗位任职者在一定目标与指导下，计划自己的一定时期内的工作；

宏观指导。

任职者可以独立地计划于实施自己的主要工作，只需要在目标方向上与主管者要求保持一致；

自主性。

任职者可以自主地确定工作目标。

绩效标准只需与他人协商即可，不需要征得上级同意。

七、错误分析

1、最易犯错误有哪些？

举例说明.

2、这些错误周期大概是多少？

常在哪些工作环节上才能发现？

3、这些错误存在什么障碍？

在纠正错误过程中可能出现什么问题？

八、心理要求和工作条件

1、为了是岗位工作顺利进行，应该具备什么样的心里要求？

2、描述工作顺利进行是必须的生理条件、物理条件、如任职者工作期间的站坐走的时间是多少等等？

九、附加说明

3-3访谈法工作分析表

该方法适用于不可能实际去做某项工作，或不可能去现场观察以及难以观察到某种工作；

适用于短时间的生理特征分析和适用于长时间的心理特征的分析；

适用于对文字理解比较困难的人员。

其不足之处是被访谈者会对访谈者抱有质疑的态度，回答问题时不是很清楚或者比较模糊，影响信息收集。

对于运用访谈法的访谈者需要语言表达清楚、清晰，涵义正确；

所提问题要与工作分析相关；

不能超出被访谈者的知识以及能力范围；

在访谈时一定要活跃气氛，尽量让被访谈者畅所欲言；

工作分析人员应有逻辑性地按照访谈提纲的顺序，由浅到深的进行提问，尽量不要跑题；

所提问题不能引起被访谈者的不满或涉及到个人隐私等。

对谈话内容进行记录，并在访谈结束是，让被访谈者查看笔记后确认无误后完成信息收集，向被受访者致谢。

3.问卷调查法

　　问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法，具体来说，由有关人员事先设计出一套职务分析的问卷，再由随后工作的员工来填写问卷，也可由工作分析人员填写，最后再将问卷加以归纳分析，做好详细的记录，并据此写出工作职务描述。

如表3-4所示。

请按照工作职位的实际要求答题，请不要以任何个人因素来衡量

选择题类，请与选定项字面前打（√）

1.本职位所需文化程度

A.初中以及以下B.高中或技术学校C.大专D.本科E.研究生以上

2.本职位所需外语语种程度要求

A.不需B.书面通C.书面及口语通D.精通

3.本职位专业经验

A.6个月以上B.1-2年C.3-5年D.5年以上

4.本职位对设备、工具、仪器的责任

A.不易损失B.有时损失需要防范

C.容易损失需要预知防范D.难免损失需要严加防范

5.本职位直接监督范围（人数）

A.0人B.1-3人C.4-6人D.7-10人

E.11-20人F.21人以上

6.本职位需要行政专业能力

A.例行性、重复性工作

B.例行性工作，偶尔需要个案处理

C.需要依经验和运用新技巧来解决复杂的问题

D.需要调查分析研究解决问题

7.本工作的责任

A.按上级指示工作，上级对结果负责

B.根据计划进度，安排自己工作，根据内部原则工作

C.安排计划，分析结果决策可能与上级协商

D.有下属单位，需要制定工作目标和政策

8.本工作需要人际关系能力

A.普通技巧B.良好技巧C.高度技巧

9.所需要的领导力

A.不需B.一般C.较强D.极强

10.所需要的组织能力

11.所需要的执行能力

12.所需要的创新能力

13.请您列出该项工作的主要工作责任（5-10条），请按照工作责任的主次排列并且说明原因，用词需要精确、不要模棱两可、不要套话，正确描述工作责任所需的时间和所占工作责任中的重要程度（按百分比进行描述）。

表3-4工作分析调查问卷表

　　4.工作日志法

工作日志法又称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析的目的的一种方法。

例如，表3-5的某公司员工工作日记实例。

（封面）

工作日记

姓名：

年龄：

直接上级：

从事本业务工龄：

填写日期自月日

月日

（封二）

工作日记填写说明

（1）请在每天工作开始前将工作日记放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。

（2）要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏细小的工作活动，以保证信息的完整性。

（3）请提供真实的信息，一面损害您的利益。

（4）请注意保留，防止遗失。

感谢您的真诚合作！

工作开始时间：

8:

30

工作结束时间：

17:

序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注

1复印协议文件4页6分钟存档

2起草公文贸易代理委托书8页75分钟报上级审批

3贸易洽谈玩具出口1次40分钟承办

4布置工作对日出口业务1次20分钟指示

5会议讨论东欧贸易1次90分钟参与

…

17请示贷款数额1次20分钟报批

（资料来源：

郑晓明、吴志明编著：

《工作分析事物手册》，机械工业出版社2006年第二版）

表3-5公司员工工作日记

　　5、资料分析法

为降低工作分析的成本，应当尽量利用原有资料，例如责任制、人力成本控制等人事文件，以对每个项工作的任务、责任、权利、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查、分析奠定基础。

　　6、能力要求法

指完成任何一项工作的技能都可由更基本的能力加以描述。

例如击中一个棒球的技能可以用诸如反应时间、腕力合眼手协调的基本能力以及描述。

能力要求法主要缺点是，它所收集的信息范围有限。

比如关于任务与工作背景，它无法提供细心。

所以，它的使用一般要与其他工作分析集合蕲艾加以使用。

3.2.2工作分析的步骤

工作分析是一个全面的评价过程，它包括一系列的活动，主要可分为相互联系、相互影响的四个阶段：

即准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。

1.准备阶段

工作分析是一项技术性很强的工作，需要做周密的准备。

准备阶段是工作分析的第一阶段，主要任务是了解情况，建立联系，设计岗位调查的方案，规定调查的范围、对象和方法。

在开始要明确工作分析所获得的信息将用于何种目的。

因为工作分析所获得信息的用途直接决定了需要搜集何种类型的信息，以及使用何种技术来搜集这些信息。

有些技术对于编写工作说明书和为空缺的工作岗位甄选员工是极为有用的，例如，同在工作岗位上的员工进行面谈，让他们自己说出自己所从事的工作的任务是什么，以及他们自己所负有的责任有哪些。

而另一些工作分析技术，则不能提供上面所需要的那种描述性信息，因而无法满足编写工作描述这一任务的需要，但它所提供的信息却有助于对每一种工作进行量化排序，可以使得我们对各种工作进行对比，因此，在确定工作报酬时，这种工作分析技术就十分有用了。

该阶段