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Co.Ltd,andwearewritingto
enquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.
Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.
Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.
Welookforwardtoyourearlyreply.
Yoursfaithfully,ComplimentaryClose客套结束语
TonySmithSignatureBlock签名栏
Enc:
invoiceforconsultingservicesEnclosureNotation
商务信函实例2
1117TheHighRoad
AustinTX78703
6June2006
MR.DavidPatricks
3005West29th,Suite130
Waco.TX77663
DearMr.Ptricks,
IreceivedyourJune5thletterrequestingconsultationandamprovidingmy
recommendationinthefollowing.
First,letmereviewmyunderstandingofyourinquiry.Thequestionyouraiserevolves
aroundwhethertheheatingregistersshouldbelocatedinalowsidewall,orintheceiling,
andifceilingregistersareused,whichtype–step–downorstamped-faced—willdeliver
thebestresults.Additionally,theproblemconcernswhetherthereisanybenefittohave
heatingregistersnearthefloor,whethermovingheatedair“down”inductsnegatively
affectsblowerperformance.
Myrecommendationsareasfollow:
IcanfindnothingineitherCarrier,Trane,orASHRAEdesignmanualsthatindicates
dropasbeingafactorinductdesignanydifferentfromnormalstaticlosses.Ifyouhave
differentinformationonthis,Iwouldliketohavereferencestoit.
Icannotseeanyadvantagetolowsidewallapplication.Theproblemisinjectionandpattern.Idoseeanadvantagetolowsidewallreturn;
CarrierDesignManual—AirDistributionisagoodreferenceonbothitems.
Irecommendstep-downdiffuserswithOBDbecausetheyhavepatternandvolumecontrolthatissuperiortostamped-faceddiffusers.
Iamopposedtolowsidewalldiffusersorfloordiffusersintheapplicationyoudescribe.Theincreasedstaticlossesthatresultfromtryingtogettheductstodownthroughthewallswillonlyincreaseinstallationcostandreduce
efficiency.
Ifthereisanyoneinyourorganizationwhoisuncomfortablewiththese
recommendations,letmeknow.I’dbeveryinterestedinreviewinganyactual
documentedtestresults.LetmeknowifyouhaveanyfurtherquestionsorifI
canbeofanyfurtherassistance.
Sincerely,
JaneAMcMurrey
JaneAMcMurrey,P.E.
HVACConsultant,Inc.
JAM/dmc
Encl.:
invoiceforconsultingservices
2涉外商务信函语篇风格的特点,也称7C原则
–2.1完整(completeness)
2.2简洁(conciseness)
2.3具体(concreteness)
2.4正确(correctness)
2.5清晰(clarity)
2.6体谅(consideration)
2.7礼貌(courtesy)
实例解说:
2.1完整(completeness)
"
CelluloseTape1/2"
x3yds,withplasticdispenser700doz./
ditto-but1/2“x5yds,1,000doz.”
这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。
中文意思是:
纤素带(幅)宽半英寸,长3码,带塑料包装容器,700打;
同上,但(幅)宽宽半英寸,长5码,1000打。
”
问题是后半句不清楚。
“ditto”在这里表示前面提到的商名称纤维素带,但不能包括“带塑料包装容器”,因此,幅英寸长5码的纤维素带是否要塑料包装容器没有说清楚,不完整。
所以最好改成:
"
x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2"
x5yds,withplasticdispenser1000doz.“这样既完正,又清楚明确,不引起误解。
2.2简洁(conciseness)
简洁"
是有客观标准的。
虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算"
方面还是有争论的,不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。
怎样才能使商业书信"
?
西方国家作者有很多建议,先介绍如下:
(一)避免使用陈旧的商业术语陈旧的与传统的商业术语(Commercialjargon)对信的内容没有什么作用,应该避免使用。
Eg1:
Wordy:
WewishtoacknowledgereceiptofyourletterofNovember14withthecheckforStg.10enclosedandwishtothankyouforsame
Concise:
WeappreciateyourletterofNovember14andthecheckforStg.10yousentwithit.
例二:
Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcities.Wouldyoupleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity?
Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity.
(二)要长话短说,避免罗嗦 通常商业人士每天需要阅读大量的书信,对开门见山,长话短说,直接切题的信特别欢迎。
因此,写信要力求长话短说,
例如:
不要写
Pleaseseethatanenquiryisconductedtodeterminethereason.
应写作
Pleasefindoutthereason.
Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.
Wearesorrywecannotmeetyourpresentorder.
要使用简洁的语言,有可能的话,尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语。
删去不必要的形容词,如下列句子中的形容词或副词删去后并不影响句子的原意:
Theproposalisunder(active)consideration.
Theansweris(definitely)correct.
Iwould(rather)thinkthefareistoohigh.
The(true)factsareasstated.
(三)要注意每句句子的长短
“Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays,andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybycablewithoutdelay.”
这句话过分“客气”,使句子过长而不清楚。
内容要求对方同意延期交货20天,一般情况下,应尽可能提出延期到那一天的具体日期。
这句话可压缩为:
PleasereplybytelegramimmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21."
2.3具体(concreteness)
2.4正确(correctness)
商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利,义务,厉害关系,是各种商业单据(如合同)的根据。
广义的说,商业书信的正确性表现在:
(一)运用正确的语言水平
(二)叙述得正确
(三)数字要正确
(四)正确理解和运用商业术语
(五)合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个C"
。
(一)运用正确的语言水
(二)叙述得正确
叙述得正确:
商业书信的内容要叙述得正确,既不要说得不够(Understatement),更不要说得过头(Overstatement)。
[例一]
Thisstoveisabsolutelythebest(or:
theverybest)onthemarket.
(这种炉子是市场上绝对最好的炉子。
)
这句话是用来介绍商品的, 但没有具体介绍商品的性能, 而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。
这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。
[改写]
OurmodelA195isdesignedonmodernlines,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.
(我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他各种旧式炉子温度高25%。
所以,你会同意,这是优良的节约燃料的炉子。
(三)字要正确
字要正确:
做对外贸易离不开数字。
对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时“失之毫厘,差之千里”。
甚至引起不同的理解。
(a)“以上”,“以下”,“以前”,“以后”,“从….到...”等的表达法
(b)二美元和二美元以上
$2or(and)
$2above(over)
不少于50罗的定单
50grossor(and)up(upward,upwards)
四)正确理解和运用商业术语
理解和运用商业术语:
一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,就会引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷.
如:
Youaskveryshortdeliveryforyourorder.
写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。
可是shortdelivery不是快点交货的意思,而是“短交”的意思,这就用错了商业术语。
因此,应该说:
Yourrequirequick(prompt)deliveryofyourorder.
(五)正确运用其他的六个"
C"
.5清晰(clarity)
(一).避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词
〈例一〉
AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
(从香港到旧金山有直达船,)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢,还是两个月一次?
不明确。
因此,最好清楚明白说明"
一个月两次"
还是"
两个月一次”
(a)WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.
(每月两次直达船)
(b)WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.
(每半月一次直达船)
(c)WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth.
(每两个月一次直达船)
(二)注意修饰词的位置,有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如:
a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;
b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.
以上两句中的“”修饰的内容不同:
a)你们要求我们尽快做些什么。
b)请尽快告诉我们。
a)可译成“请告诉我们你们要我们为此尽快做些什么”;
b)可译为“请尽快告知,你们要我们为此事做些什么”。
(三)注意代名词,关系代词和先行词的关系 按照英语习惯,句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词,因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。
例句:
不好:
TheyinformedMessrs.John&
Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.
较好:
TheyinformedMessrs.John&
Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.
四)注意前后一致和紧凑,连贯
不一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.or;
Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
(五)仔细和恰当地分段落
商业书信要写得使人一读就明白,因此必须按照内容仔细和恰当的分段落,
一般的分段落原则是一个段落一个意思(Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.).现举例说明:
DearSirs,
ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.
Yoursfaithfully,
以上这封信只有一段,供两句。
第一句39字,第二句66句。
读后虽然能基本了解其内容,但读起来很舒服。
信的内容大体有三点:
1.伊朗中央银行因外汇原因,通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证;
2.这临时措施,新的进口政策一订,这个措施可能取消;
3.希望对方随时告之有关情况。
按照这三点,适当地分段,把信重新改写,读起来比原来的清楚易懂:
DearSirs,
ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhas
instructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCredit
asfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.
Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwill
bereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.
Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovement
towardrestrictionofimporttoIran.
We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedof
developmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimports
fromFrance.
Yoursfaithfully,
2.6体谅(consideration)
2.7礼貌(courtesy)
COURTESY译成“礼貌”。
但是根据西方国家函
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