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接待原则
第十条公司对外接待遵循“平等、对口、节约、周到、保密”原则,使客人高兴而来,满意而归。
平等原则:
对来宾无论职务高低都要平等对待,落落大方,不卑不亢。
一般情况下,级别与权限对等,由同级别人员接待,特殊情况可予以高规格接待。
对口原则:
各职能部门/业务部门对口接待,若属综合性接待,行政人事部门门应予以协调。
一般是谁出面接待谁结帐。
节约原则:
接待来宾应充分考虑成本费用,坚持从简接待原则,不搞铺张浪费。
不重复宴请,宴请时主方人数不多于宾客人数。
周到原则:
接待程序和接待方式应考虑周到,衔接周密,对客人以礼相待,使其充分感受到主人的热情、周到。
保密原则:
向来宾介绍情况或带领客人参观时,应注意保守公司秘密,重要会议要有记录,对不宜回答的敏感问题,要巧妙回避;
对不宜拍照或摄像的场所,应婉言解释、礼貌阻止。
第五章?
接待事务分类
第十一条接待事务分为以下三类:
A类贵宾接待指公司领导重要客人、公司重要客户、政府主管部门领导、外宾及特邀参访团的接待。
贵宾接待一般实施高规格接待,有时也可视情况给予对等接待。
B类:
业务接待,指营销客户的接待。
一般实施对等接待,有时可视业务需要实施高规格接待。
C类:
普通接待,指一般来客的接待,适用于普通的、经常性的业务人员往来。
此类接待一般实施对等接待或低规格接待。
第六章?
接待方式、接待标准和费用控制
第十二条
A类接待(贵宾接待)
1、接到接待通知后,行政人事部须主动请示公司领导,了解清楚接待对象及接待要求,填写《接待申请/安排计划表》(见附表1),提前做好接待相关准备。
2、A类接待一般由公司总部领导陪同,以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等方式招待。
如须就餐由公司总部领导或指定专人陪同,安排于公司领导指定酒店或处所就餐。
接待地点可视来宾行程及目的,安排于公司会议室或公司领导指定酒店等。
3、A类接待标准及费用,由行政人事部根据公司总部领导指示及要求办理。
事后列出费用明细,连同相关票据如实报销。
A类接待总费用在2000元以内的,本单位总经理审批即可;
超过2000元的,需报总部领导审批(费用由各单位自行承担)。
B类接待(业务接待):
1、B类接待一般由相关业务部门对口接待,行政人事部给予必要的协调和配合。
B类接待一般安排在公司会议室进行,以茶水、饮料等方式招待。
如有业务需要,可安排公司相关领导与来宾会见。
2、B类接待一般不安排客人用餐和住宿,如因业务需要,需安排外出就餐的,对口接待部门负责人须填写《工作用餐申请/审批表》(见附表2),经公司相关领导批准后,按指定标准和规格予以安排(如时间较急,来不及书面申请,可先口头请示相关领导,获准后可事后补单)。
3、B类接待如需给予高规格接待的,由对口接待部门负责人填写《接待申请/安排计划表》,经相关领导审批后,交行政人事部安排和接待。
如须安排外出就餐的,由对口接待部门领导或公司指派人员陪同。
B类接待若经总部领导批准,同意给予高规格接待的(B+),其接待标准如下:
1、招待用茶叶标准为200元/斤以内;
水果20元/人以内;
赠送客人的纪念品(确属需要)一般控制在200元/人以内;
特殊情况需报总部领导审批。
2、如需安排外出就餐的,就餐标准控制在80元/人以内。
陪餐人数不得多于宴请人数,特殊情况下,经批准可适当增加。
3、如需安排住宿的,如果客人愿意,优先安排住公司VIP客房;
无招待客房的单位,如果客人要求,可帮忙代订酒店,费用由客人自理;
4、如果客人有需求,可安排公司车辆接送客人去市内汽车站、火车站、机场、码头等。
接待用车一般不许出市外。
5、B类接待费用预算总额在1000元以内的,本单位总经理审批即可;
超过1000元的,需报总部领导审批(费用由各单位自行承担)。
C类接待(普通接待):
对一般来客(含公司系统内跨单位之间工作人员往来)的接待,以白开水或普通茶水方式招待。
如需安排用餐的,一般安排在公司用餐或叫工作餐(工作餐标准为每人每餐不超过30元)。
公司系统内员工出差,如需安排住宿的,一般安排住公司招待宿舍;
或者是出差员工根据审批的差旅报销标准,自行安排住宿。
C类接待一般不予报销其他费用,特殊情况需领导审批。
接待方式
用餐标准
酒店住宿
接待费用合计
A类接待标准
相关领导陪同;
附咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等
150元/人以内
领导指定酒店或处所就餐
2000以内,(处级以上3000以内、厅级及交通相关领导5000以内)
B+类接待标准
相关人员陪同;
茶叶标准为200元/斤以内;
赠送客人的纪念品(确属需要)一般控制在200元/人以内
80元/人以内
300
1000以内
B类接待标准
茶水、饮料
60元/人以内
200
800以内
C类接待标准
茶水、白开水
50元/人以内
无
100以内
备注:
1、陪餐人数不得多于宴请人数。
2、费用超出标准的需向总经理申请审批。
3、梁浩峰和何俐萍老师招待客人不设上限。
第七章接待费用管理
第十四条接待费用管理规定
1、接待费用须从严控制,从严审批。
严格遵照审批程序和接待标准执行。
未按程序和费用标准报批的,一律不予报销。
2、公司所有接待工作必须纳入统一的安排和管理,不得各行其是,擅作主张,否则费用一律不予报销。
3、报销接待费用时,需把经审批的《接待申请/安排计划表》、《工作用餐申请/审批表》连同相关票据一起附上。
第八章?
接待程序和内容
第十五条接待流程和内容规定
1、A类接待或实行高规格接待的B类接待,和所有需安排来访人员在外食宿、交通、车船票等事项的接待,均需填写《接待申请/安排计划表》或《工作用餐申请/审批表》经公司总部领导审批同意后,方可按规定标准安排接待。
否则,费用不予报销。
2、行政人事部在获悉公司领导有关A类接待的指示,或接到相关部门经总部领导审批的《接待申请/安排计划表》(高规格B类接待)后,即按如下程序安排接待:
接受任务。
弄清来宾的基本情况(有特殊保密需要或相关信息不便外泄者除外):
弄清来访人数、姓名、性别、职务和使命、抵达和离开时间、乘坐交通工具及车况和航班等。
布置接待。
根据来宾身份和来访目的,提出接待意见、接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算等,并报相关领导批准。
接待安排。
如有需要,应根据来宾身份、人数、性别,预定招待场所(如宾馆、酒店、会议室等),安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点;
按抵达时间,派人派车迎接等。
活动安排。
来宾到达后,安排有关领导或部门人员及时与之会见。
了解活动日程安排后,安排好相关陪同人员和参访路线。
若是业务接待,则组织业务部门向客人介绍情况,参观现场或洽谈相关业务;
若是上级主管部门来检查工作,则根据需要组织相应的工作汇报会或座谈会。
客人参访活动结束后,如有需要,须提前安排好送客车辆或代订好车、飞机票等。
3、一般的B类接待和C类接待,由相关对口部门安排接待。
如有需要,可申请行政人事部给予必要的支持和配合。
第九章?
接待礼仪要点
第十六条接待的相关礼仪
1、迎送礼仪:
公司值班保安和总台文员于接待进行时,须密切注意接待动态,确保接待过程衔接周密。
客人到来后,接待人员应主动起迎,热情、礼貌接待,指引客人到专门接待室,并做好通报工作。
客人离开时,值班保安、总台文员应点头致礼或微笑示意,接待人员应以“慢走”、“欢送再来”等礼貌语言热情相送。
客人参观或所到之处,公司员工须集中精力做好各自工作,不得东张西望,更不许擅自与参观人员攀谈,如有必要可礼貌示意。
2、接待安排:
根据来宾身份、人数和来访目的,确定接待类别、接待规格和标准,请示相关领导同意后,安排适当接待地点(如:
接待室、会议室、酒店等)。
总之,接待场所、接待规格及接待安排,要让来宾感受到热情,周到、舒适,未受冷落和怠慢,同时符合公司接待标准。
3、对一般客人临时来访,如果接待人员手头忙,一时难以抽身时,应向客人说明,暂请他人代为接洽或另商会面时间,切忌让客人久候而无人问津;
4、访客若需与上级领导面谈,应帮助联络或予以婉拒(事先明了领导无会见意图时)。
领导愿意会见的,则将客人引至约定地点等候会面,引见后再行离开。
5、引见礼仪:
首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名);
把身份低、年纪轻的人介绍给身份高、年纪大的;
职务相同,先介绍年纪大的;
一行来客中,按职务高低依次介绍;
6、行路礼仪:
陪同客人行路,请客人行于自己右侧;
乘坐车、上下楼梯、乘电梯,礼让在先,主动开关门;
自己处于主陪同地位时,应排在客人旁边,不要落在后边。
7、其他礼仪:
接待重要来宾(尤其是A类贵宾)时,穿着不得过于随便,须按公司规定着装。
衣着整洁、得体、有风度;
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;
尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节;
若因故无法准时赴约,应尽早通知对方,并以适当方式致歉。
8、注意事项:
接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。
接待过程中,若遇来客提出不便办理或公司限制事宜(如要求复印/拷贝公司受控制文件资料、在禁止拍照地点拍照等),须婉言解释或巧妙回绝。
第十条?
附则
第十七条以上规定由总部行政人事部负责制定、修订和解释,自公司正式发布之日起实施。
xxxxx有限公司行政人事部
2018年1月1日
附表1
接待计划安排表
客户名称
客户总人数
男人
女人
主接待人
姓名
部门
职务
联系电话
陪同人
到达(备注:
有相关部门接待的,可不写联系人方式)
时间:
航班号
火车班次
联系人
联系方式
派车接站是□否□
派车车型
司机姓名
回程
预算小计
会务安排
有□
无□
会务时间
年月日时分——年月日时分
设备设施
投影仪□
笔记本电脑□
白板□
白板笔□
水果□
矿泉水□
住宿安排
费用
□公司负责
□客户自理
□公司负责客户标准之外费用
房间标准
住房标准
□五星
□四星
□三星
□其它
酒店名称
住房间数
□三间
□二间
□一间
酒店地址
餐饮安排
餐数
餐别
费用预算
用餐地点
用餐人数
□早餐
□工作餐
□招待餐
□午餐
□晚餐
娱乐安排
娱乐项目
RMB
审批备案记录
计划人
部门经理
分管副总
行政人事部
财务部
总经理
附表2
公司内部接待(工作)用餐审批表
年月日
用餐日期
用餐金额
用餐人员
用餐事由
经办人
分管领导
公司领导
年月日
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