档案室管理制度上墙文档格式.docx
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归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行,必须齐全、完整,一般包括:
文书档案、科技档案(基建、设备类)、业务档案、财会档案,并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。
二、归档要求
1.本单位拟发的文件材料,经办人应负责收集完整(如底稿与正文、请示与批复)后向档案室归档;
参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档;
收文要及时登记,凡有登记编号的收文,经办人办理结束后及时退还办公室。
2.文件材料办理完毕应及时登记归档,文书档案收集归档一般在次年5月底前完成,科技档案按项目整理归档,应在项目完成三个月内完成归档和移交,业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行,由业务部门或会计机构保管使用一年后,向单位档案室移交。
3.整理的档案,装具统一,档案盒、目录格式符合国家标准,做到整齐美观。
档案移交制度
一、本单位档案实行集中统一管理,各股室形成的各类文件材料,按要求归档完毕后,及时向档案室移交。
二、移交的档案资料要保证按归档要求,做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。
三、移交时登记造册,交接双方应根据移交目录认真核对,交接双方履行签字手续,以明确责任。
四、档案人员根据要求,对不符合移交质量的档案,有权要求移交人员重新整理后再移交。
五、档案工作人员调离工作后,必须办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。
档案保管制度
一、本单位所有档案实行集中统一管理,任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。
二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查,作好温湿度记录,保证室藏档案与案卷(归档)目录相符。
三、建立档案接收移交登记簿,凡进、出档案做到及时登记。
定期对档案进行监销,监销档案登记造册,经单位负责人签字后,报请同级档案行政部门同意后进行销毁。
四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护设施,定期投放防鼠、防虫药,并定期清洁,保持室内干净卫生。
五、除档案人员外,其他人员不得进入档案室,严禁在档案室内吸烟。
六、因保管不善造成档案损毁和丢失,按档案法有关规定,追究档案人员责任。
七、档案人员下班离开工作岗位时,应关门加锁,切断电源。
档案保密制度
一、档案人员要认真学习《档案法》,树立保密观念,增强保密意识,自觉遵守保密纪律,做到不泄密不失密。
二、国家秘密文件和资料,由档案人员负责收发、登记、传递传阅,妥善保管和按时清退,不得随意扩大阅文范围。
三、凡属国家秘密文件、资料、档案,不得自行抄录和翻印,确因工作需要的,经文件制发机关批准同意后方可翻印。
四、“三密”文件资料和其他重要档案,只限于档案室或其他指定地点查阅,不得带出机关和带回家中查阅。
五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室,更不得随意翻阅文件、档案。
六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密,必须立即报告及时追查,对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。
档案借阅利用制度
一、建立档案借阅及利用效果登记簿。
凡借阅档案,必须履行借阅登记手续,并做好利用效果反馈工作。
二、外单位人员查阅档案,须持单位介绍信,经本单位负责人同意后方可查阅。
因工作需要确需外借的,必须经主管领导批准。
借出的档案不得私自翻印,不得转借他人,做到按期归还,不得遗失。
三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改,造成污损,不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。
对私自涂改、撕毁档案者,按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。
四、借阅档案归还时,档案人员要仔细进行清点、检查,并做好归还及利用效果记载。
档案统计制度
一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作,不虚报、漏报、瞒报。
二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求,做好本单位的统计工作,建立健全各种统计表,统计数据以原始记载为依据,做到及时、完整、准确。
三、在档案利用方面,做好利用人次、利用效果的统计工作。
四、对移交归档的档案数量进行统计,做到帐物相符,完整齐全,进出手续登记完备。
五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据,及时准确填报,本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。
一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全与完整。
二、保密文件材料,档案的密级划分,变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。
保密档案及文件材料,要妥为保管,绝密档案要单独保管。
三、档案库房设施符合“八防”的要求,要安装铁门(防盗门)铁窗,凡遇重大节假日应提前对库房的安全保密设施进行检查,发现问题及时处理。
四、不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。
五、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的文件、档案、资料和物品。
不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
六、不准借阅秘密档案资料,查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于在保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。
七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。
八、不准向家属、子女、亲友及其他不应该知悉者谈论国家秘密。
九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作、发现问题,及时报告。
十、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。
档案利用制度
一、本单位档案权限于本单位及本系统工作人员利用,凡查借阅档案,必须履行登记手续,填写查借阅登记表和利用效果登记表,并将利用结果及时向档案室反馈,任何人不得例外(转载于:
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档案室管理制度上墙)。
二、外单位来查阅档案的人员,必须持有单位介绍信,检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围、经分管领导批准后方可查阅。
三、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查阅,并保持安静、卫生、不得在室内吸烟、喝水,以防损坏档案。
四、查阅秘密文件必须履行审批手续,严格遵守保密规定。
五、借阅档案时间一般不超过3天,延长时间需办理续借阅手续,最多不得超过7天,借用份数每人每天不得超过3份。
六、借阅者应维护档案的&
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完整与安全,不得在档案上乱写乱画,不得转借和影英复制、拆换、涂改及污损,违者必究。
七、借阅档案归还时,档案管理人员要认真清点,仔细检查、并做好归还记录。
借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前,将所借档案全部归还,以利保管和利用。
八、凡遇节假日和特殊情况,档案室有权随时收回借出的档案,材料,以利安全保密等工作。
九、凡在借阅档案过程中,造成案卷散失,污损或拒不归还者。
应按《档案法》及有关规定严肃处理。
十、复制、抄录档案资料,要经领导批准,抄录复制的档案由档案员核对无误,加盖公章,方可有效。
档案鉴定销毁制度
一、成立档案鉴定小组、鉴定小组由本机关主要领导任组长、成员由档案人员及有关部门的人员组成。
二、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳,以档案的保管期限为依据及时组织对到期档案进行鉴定。
三、鉴定工作结束后,要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需要销毁的档案及文件材料,要填好销毁清册,经主要领导批准,并报送有关档案部门备案,然后方可销毁。
四、对已超过保管期限档案或文件材料,重新鉴定后,确有保管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期限从第一次鉴定的年限算起。
五、经过鉴定,对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷,要达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,档案部门要及时向领导汇报,责成有关部室或责任人负责修改、补充。
六、销毁档案时,监销人员不得少于2人,应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销,监销人员在销毁以前,应认真进行清点核实,销毁后要在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告领导。
档案管理工作制度为加强本单位档案管理,实现档案管理工作规范化、标准化,根据国家《档案法》有关规定,特制定本制度。
一、归档范围本单位在工作及重要会议、重要活动中形成具有保存价值的各种文件、材料(含声像资料),均列入归档范围。
(一)中央和省、市、局下发的文件,本单位在工作中形成的文件、材料,单位领导或工作人员以参加会议带回的文件、材料,本单位各种会议或重要活动形成的文件、材料及声像资料等,归入综合类档案。
(二)由市、局等上级机关立案查处的违纪案件(含自办与交办)材料,归入检查类档案。
(三)由上级机关办理的中央、省、市、局立案要结果的信访案件材料,归入信访类档案。
(四)党风廉政建设工作中形成的材料,归入党风类档案。
二、立卷归档
(一)立卷分工和时限要求文书档案由办公室文书负责立卷;
案件档案由纪检监察室和审理室负责立卷;
信访案件档案由信访室负责立卷;
党风廉政建设档案由党风室负责立卷;
当年的文书档案、案件档案、信访案件材料档案一般应在翌年三月底前交办公室档案室归档。
党风廉政建设档案由党办室负责保管。
(二)组卷原则l、本单位上年下发的文件,按各自类目单独组卷;
其它各种会议的有关文件、材料,按形成的顺序组卷;
本单位召开的会议和重要活动的文字、声像资料,重要会议领导讲话,本单位及上级机关形成的规定、决定、意见等文件材料由专人整理后组卷、归档。
2、信访案件档案,以结案年度为准,可一案一卷,也可一案多卷。
4、其它业务部门要按规定的案卷类目要求立卷,交档案室检查、验收保管。
(三)立卷操作程序l、收集、整理、归档立卷。
凡是在上年度工作活动中形成的文件、材料、声像等资料,均应归档立卷。
2、订卷。
各类卷宗装订要标明页码,核准无误,每卷页数一般不超过100页。
订卷要除掉金属钉、针。
对有破损的材料要进行裱糊,对在装订线内批改的字句要进行加工处理。
3、填写卷内目录。
每卷首页的本卷目录包括卷内文件(材料)的顺序号、文件标题、文号、文件形成日期、文件所在页码等。
4、填写卷宗封皮(转载于:
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卷宗标题要准确反映卷宗的内容,还要填写清楚卷内文件的形成日期,卷皮文字应用钢笔或碳素笔书写,字迹清楚,笔划工整,排列整齐,由档案室管理人员统一填写全宗号、目录号、案卷号,并按《案卷类目》要求填写保管期限。
5、编制案卷目录。
本年度卷宗由办公室档案管理人员按顺序逐一编号、登记、造册,形成本年度案卷目录。
案卷目录包括:
案卷顺序、标题、卷内文件年度、卷内文件页数、保管期限(永久、长期、短期)等。
6、移送档案。
各室向办公室档案管理人员移交的档案,要经过验收,不符合要求的档案退回重新整理。
三、档案保管和库房管理
(一)本单位形成的全部档案,应统一分类整理、编目,由办公室设专职工作人员集中统一管理。
(二)档案管理要做到收集齐全,立卷科学,编目完备,手续清楚,方便利用。
(三)档案工作人员定期对档案的进出、保管数量等状况等进行核对检查,定期鉴定档案的保存价值,对失去保存价值的档案材料按有关规定及时提出清理意见。
清理档案要经过鉴定,档案鉴定和清理工作应在办公室主任主持下,由文书和有关人员组成鉴定小组共同进行。
对清理剔除的档案要进行登记造册,经办公室主任批准,指定两人移交到指定地点监销,防止档案遗失和泄密。
(四)档案室要经常保持清洁、通风,要有防火、防盗、防尘、防潮、防虫等设施。
室内严禁吸烟,不准乱拉电线,严禁存放易燃易爆物品,确保档案的完整与安全。
(五)档案室系机要重地,无关人员未经允许不得进人。
档案管理人员须提高警惕,注意保密,严防失泄密等责任事故的发生。
四、档案利用
(一)凡查阅档案都要进行登记,写明查阅人、查阅时间、查阅内容和目的。
(二)阅档一般要到档案室,特殊情况必须调阅档案的,需经办公室主任或分管领导批准。
(三)抄录或复制档案中的有关内容要经档案管理人员同意,密级较高或重要文件材料要经办公室主任或分管领导审批。
抄录件要经档案管理人员审查后方能盖章。
(四)禁止查档人员在案卷上划道、涂改、拆页或撤换材料,对查阅完毕或调阅退回的档案,档案管理人员要检查卷宗的完好情况。
五、移交与统计
(一)依据国家档案局颁发的《机关档案工作条例》规定,定期将本机关保存十年的永久、长期档案,连同卷宗目录(一式三份)和有关检索工具、参考材料一并向上级档案机关移交。
(二)认真执行档案统计制度。
对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况,应及时、准确统计,明确记载,并按规定向同级地方档案业务管理机关报送档案工作情况统计表。
六、档案工作的组织领导本单位档案工作由单位相关领导分管,业务上接受上级机关和市档案局的监督和指导。
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- 档案室 管理制度