如何与不同的人沟通 docxWord文档格式.docx
- 文档编号:18558369
- 上传时间:2022-12-27
- 格式:DOCX
- 页数:20
- 大小:27.01KB
如何与不同的人沟通 docxWord文档格式.docx
《如何与不同的人沟通 docxWord文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《如何与不同的人沟通 docxWord文档格式.docx(20页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
构成“沟通”的因素有:
、有一个发送人(信息的来源);
2、一定有一个目的;
3、意思被编译为符号;
4、符号经由媒介输送出去;
5、接收人将符号译解为有意义的思维;
6、如果发送人与接收人拥有相似的经验,则接收人较容易体会发送
人的心意。
7、“回馈”是沟通的成果,也是我们检査信息是否被了解的主要方
法
造成“沟通”不良的因素
既然“沟通”由上述因素组成,那么每一个因素都有发生沟通失误的可能
1、外界有噪音:
两人在谈话时(沟通),周围有人走动,机器开动声,
分散了听者的注意力。
2、传递的信息过于繁琐或过于简单。
3、谈话的对方“心里”有事,难于集中精力注意发送人的谈话,或
对方对自己心存畏惧或不信任或感情不和睦等心理因素,都可使信息
无法畅通。
4、双方对事情的评估能力,也是导致沟通失误的因素。
双方都必须
以不同的角度对事情加以评估:
这件事情重不重要?
需要沟通吗?
跟谁沟通呢?
什么时候沟通?
5、“抄近路”:
由于评估过程需要时间和技巧,我们可能将评估甲情况的方法,误用到迥然不同的乙情况上,造成误差。
四、自我沟通
所有的沟通都开始于自我,而每个人对自己的真实看法,都是很隐私
的,自我观念是维持有效沟通的最主要因素。
当一个人的自我观念受
到威胁时,他本能的反应就是防守与保护,而当一个人有了防守的反应时,就无法期待任何具有意义的沟通了,而当一个人感到受伤害的时候,要他有效而心平气和地去倾听对方的话是不可能的事,而彼此关系,一定也会变得紧张。
1、自我观念
是我们对自己的自然性和社会性的认识,而这些认知是经由与他人的交往或自己经验的体认之中而获得的。
也就是说,一个人的“自我观念”是透过已往的生活经验而形成的,在过去的岁月里,与他人的交互作用,成功的和失败的经验,以
及重要职务的人员对我们的评价等等,对我们的自我认识的形成,都
有很大的影响。
人类对自身的认识看法,有两个基本层面。
第一面:
“我是怎样
的人?
”第二面:
“我认为我是怎样的人?
”“我是怎样的人?
”
是一个真正的自我,包括实在的以及有形的因素:
如年龄、性别、身高、体重,受教育程度和婚姻状况等,这些项目,对于我们对自己的
想法并不产生太大的影响。
这是“自然性”。
“我认为我是怎样
的?
”是我们对自己的概念以及我们行为的重要控制因素,这是我们以自己的看法,将自己与他人区别的一种隐私性感觉。
这种感觉是
“社会性的”
2、“合群”社会的自我观念
长久以来,人们已成为社会性动物,很多事情(包括生存)都必须依靠他人。
在这个社会里,人越离群独居,他就越无法成为一个健
全的人。
因此,我们经常会用社会性的内容来描述他人的关系。
例如“他是一个好公民”等等一
大家都有一套与不同人相处的方式。
对家人有一套相处的方式;
与上级相处有一套;
与下级相处又有一套;
与朋友相处还有一套
在这些不同的人群团体里,我们建立了与各团体成员交往的关
系。
我们对自己与他人之间的相处关系,究竞持何种看法,是形成自
我观念的一项重要因素。
与他人的相处关系,对我们的生活影响极大我们是否被人尊重,我们与家庭及朋友之间是否有温暖的及和睦的关
系等等,都会对我们的自我社会观念产生影响
五、正确处理领导与部下之间的“沟通”
在过去,人们在一起工作,其时间较长,有可能到退休为止。
由于时间长,人们彼此了解的可能性,可靠程度大,相互之间“信任”
就是一种生活方式,没有理由相互怀疑对方内心动机。
而现代社会环境的气氛已强烈地改变了,高度的技术发展和自动化造成了反人性的结果。
过份的目标和追求,妨碍了传统的关心和亲近之进展。
人们经
常改换工作,由一个城市搬到另一个城市,而对其所居住过的地方很少有眷恋之情,人与人之间在工作上的关系也都成为短暂性的,彼此之间无法真正的了解,相互之间的沟通存在着实在的困难,如果说,管理是一种有关人的艺术,那么,很明显的就需要提供更有效的沟通
工具来帮助我们去完成这项艺术的目标,在这当中处理好领导与被领导之间的关系更为重要。
试做以下几个方面的想法,可以帮助你建立
良好的关系和有效的沟通:
a、你对于你自己和部属间的关系是短暂的,你将不肯投入太多的时间和精力去发展彼此关系,可是你必须牢记:
创造一个能够增进彼此关系的气氛是主管的主要责任。
因此,在开始时,就与之建立有
意义而和谐的人际关系是很重要的,而此项建立,则靠主管自己去推
动
b、如果你想建立一项有效的人际关系,必须避免以你的职权、地位、
身份为基础去进行沟通。
常听到有人在评论某几位同事关系相处非常和谐时会说“他们几位
味相投”,“气味相投”意味着他们的目标,价值观,态度和兴
趣等方面有“共识”。
如果缺乏共识的感受,而只有一味地尝试沟通是会徒劳无功的。
倘若一位上级主管有一种错觉,认为一切事情必须
不偏不倚,绝对公平。
则势将加大自己和下属之间的心里差距,那是有害而无益的
当然,我们也应该向他人表示聆听的礼貌。
真诚地聆听对方所要说的
话,即使对方不同意我们或反对我们的时候,也要如此。
每一个人都是站在自己心里经验的世界之中,对他而言,他所经历过
的真实才是真实,而不是你所说的。
C、要了解他人的自我观念时,请试着去适应他的思维方式,并体会
他的看法。
不要只“替他着想”更要能够想像他的思考。
察看他的世界,感受他
的感觉,设身处地替他着想,是很有意义的,若能和他一起思想,同感受则会有更大的收获。
跳出自我立场,而进入他人的心境,目的
是要了解他人,并不是要同意他人,一旦你体会了他人如何去看事实,如何去看他自己,以及他如何衡量他和你之间的关系。
你就能改进你的沟通方式而使之真正有效了。
d、要记住,身为一名主管,你的目标是沟通而不是抬杠
有效的沟通不是尔虞我诈的机智战斗,也不是大学生辩论比赛,不需
要剑拔弩张的舌战和亳无意义的争论。
而需要心平气和的谈话和耐心
的倾听。
听话人总是控制着说话人,如果说话人发觉听话人心不在焉或不以为然时,他就得设法改变他的信息。
六、沟通中的一些语言误会
时常会听到这样的话:
“我们的组长在分配工作时,总是一口气很快说完,搞得我从来就没有确实听清楚,他要我做的是什么?
这种沟通的精确性和有效性的问题,我们都会遇到。
如果你是讲
话人,你如何确定你的听话人是了解你的意思呢?
你是听话的人,你又如何确定你了解的正是讲话人所要表达的意思呢?
我们必须经常在“沟通过分”(罗嗦,令人厌烦)与“沟通不够”(简单令人迷惑)
之间,挑出一条适当的途径来。
当听话人觉得他讲的过于简略的时候,他们总是会以一种确定的感觉去处理,相反如果他讲的太过于详细的
时候,他们会觉得他太罗嗦,也会觉得主管对他们的能力与智慧缺乏
信心
那么,应该怎样去表达“意思?
”“如何将意思传达给对方?
”,“如何避免误会?
1、语言文字的局限性:
语言文字是一种符号,它作为输送“观念”和“情报”的媒质,而成为信息,但是语言本身并不是我们所要传送的情报,它们并不是事物、行为、感觉或思想,只是符号而已,这是它的局限性所在。
我
们必须先了解“意思”的本质,信息的来源,以及可以产生更深了解
的一些方法,才能期待有效地去使用语言来表达。
字典中,每个字只是给我们定义,而无法给我们任何意思。
定义,是告诉我们大多数人所同意的这个符号所代表的东西,但是意思却是因人而别。
而有很大的差异。
很多的争论场面之所以那么激烈,而最
后的结果又是那么不愉快,就是因为双方对一定字的字义的了解不
同,而双方都认为自己意思是正确的所导致。
我们应该知道,一个字或一个词组的意思并不是固定不变的,而对同样的一件事物,每个人对它意思上的解释都有很大的差异,因为
意思是存在人们的心中,而对于事物的意思是根据我们的经验而下定
论的。
2、不要轻率地下结论:
与人交谈时对事件的叙述有两种状况。
其一,事实的叙述。
其二,推论的叙述。
一个人对事实的叙述应与其观察直接相符。
只是在观察之后,才能有这样的叙述,绝对不能超出自己观察的范围;
相反,推论的叙述在任何时间都可以做,甚至在事件发生以前也可以做。
它们
是可以超出观察的,也因此而经常造成他人的误解与混淆,因为我们
不容易察觉我们所做的是推断,以及承认它所包含的不确定性。
好的沟通者,在交谈中会谨慎地区分对方是事实的叙述或推论的
叙述,确认是事实的叙述,才可据此说出自己的答案。
事实上,我们
不可能观察到每一件事情,我们必须借他人观察后得到的思维与理由
来判断。
不过,当我们说出推论性叙述,而他人确将它当做事实时,
问题就产生了。
在沟通发生之前,要据实答复以下问题,以形成信息的内容。
对说话人:
我的本意是要沟通什么?
2、尽管我的本意很好,但是实际上有时候我会说些什么?
3、我所说的真正的意思是什么?
或者,我的沟通会给对方产生怎样的情绪上的冲击?
对听话人:
1、他期望得到的是什么?
2、不论说的是什么,他实际上会听的是什么?
3、他对听到的会有怎样的感觉?
如何抓住对方的意思,如何运用技巧来表达意思,如何运用语言,这些都是要透过与他人的相互作用中去学习。
语言只是一种工具而
已,我们要适当地使用它,必须对其做深入的了解,每次当我们开口
说话的时候,就是我们练习的机会了。
七、仔细倾听别人的意见
伏尔泰说过:
“耳朵是通往心灵之路”,然而也有人说:
“每个人都想说话,很少有人会去思考?
而没有人愿意听别人说话”。
可见
听话不是一件容易事,事实上它是促成下一个行动成功的垫脚石。
养成倾听别人说话的习惯,可以从以下几个方面着手:
1、先坚定自己听话的欲望
许多人之所以“没有听懂”,纯粹是因为他们根本不想去听,除了以自我为中心的积习难改之外。
他们只有不停地说,才有让人了解的安全感,更重要的是,他们只听到自己想听的事物。
因此,
别人要想中途加入发表看法是难如登天。
在日常生活中,父母、老师等人也经常给我们一些误导,使我们无法养成健全的听话习惯,他们传递的错误信息有“不要理他”“只要你将头转过去,他就不会来烦你”等。
事实上,除非能下
定决心,我们不可能搞不懂别人的意思。
好好听别人说话,有下列好处:
a、你可以得到最新资料,躲开许多是非,b、可以增加你说话的自信与份量。
这也是你谈判优
势,权力及影响力之所在。
2、采取开明的态度
除了决心之外,我们应当对新的信息与新的潮流采取开明的
态度,应该重视不同的意见,使自己能做进一步的思考
3、正确过滤信息:
平常我们就对许多事情养成听而不闻的习惯,应该经常地检讨我们的“听觉过滤器”正确的过滤信息。
4、让对方认为你很在乎他们的看法,如果你能让对方认为你很
在乎他们的看法,就已经成功一半。
5、避免用听话做为“开溜”的准备:
有些人是由于这个理由假装在听别人说话,不敢说出自己的
想法,怕说错话,累得要命不想跟说话的主题有所牵连等等。
他们眼睛看着你,但耳朵并没有听你讲什么,如果你也有这种习惯,就要特别当心,因为这种听话和真正的听话有很大的区别,后者要投入很大的精力,同时还要适时回馈你的想法;
如果被对方发现你不在焉,即
使他继续和你交谈,心中也必然充满厌恶之情。
6、热诚地聆听:
有些人是抱着优越感或批判的态度听人说话,可想而知,他们是用同样的态度说话,这无法让人坦诚相对,说出他们的心里话。
相对地,你也会失去说服对方改变的机会。
7、倾听事实之余,也要注意对方的感觉:
临床心理学家指出:
要医好病人,除了妙手回春的医术之外,
医生必须让病人认为他真的关心他,只要你能注意别人的感觉,对方
就能得到真正的满足。
8、注意找出背景因素:
任何话语和感觉必然有它的背景因素,找出背景因素才不会
出现对牛弹琴的情形。
9、注意对方的话是否有保留:
为什么他不告诉你某件事情,他没有说出来的话可能和已经
说出来的话一样重要。
10、归纳对方说话的重点,不要完整地加以重复:
归纳重点表示了解,重复则否。
归纳重点能使说话的人重新
思考他的论点是否有问题,也能告诉对方你了解他的意思,确定对方
的想法有助于思考更进一步的行动步骤。
11、全神贯注
应该记住别人和你说话的时候,他必然希望你比较注意他存
在的立姿或站姿,你应该身体微向前倾,同时目光注视着他,你不光
是用耳朵听,而且是用整个身体去听。
12、借助评论别人的身体语言来鼓励对方发言:
有些人生性害羞,必须有适当的鼓励才会同别人交谈。
13、将对方偏离主题的话当做新的主题。
14、避免在别人说话的时候插入自己的类似经验。
15、利用沉默来鼓励对方继续说下去。
16、避免只听到自己想听的话,只听自己想听的话是多数人的通
病
17、从头听到尾,不要自作聪明。
18、如果听不清楚,千万别犹豫,请对方再讲一遍。
19、懂得用分析的方法听取别人的意见。
好的主管必须帮助别人分辨事实和错觉,找岀问题的其它解
决辨法并加以评估。
20、分辨别人友好态度:
俗话说:
“言甘必诈”。
21、在长时间的对话后,做成摘要:
谈话结束后及时将重点作成摘要,有助于你对问题的进一步
了解。
八、掌握问题的技巧
丹麦有句谚语说:
“宁可多问两句,也不要先败一次”成长中的儿童最懂得如何不断发问,他们的问题越是切中要害,大人的回答也比较容易有内容。
就此而言,发问提高了儿童的创造力,成为辅助学习的工具。
当然,不适当的发问也会让大人生气,使父母觉得丢脸。
其实身为大人的我们,在工作场所也要面临同样的问题。
在提问题前要掌握以下技巧:
、先弄清楚自己的目的;
2、适时提出引导性的问题:
当别人问你:
“是否认为新课长干得还不错?
”其实他心里
非常希望你同意他的看法,但是有时候这会使你感受到愚弄或压力。
从以下几个方面考虑,你可以提出引导性的问题
、让对方澄清先前的说话
b、让对方回复到原先的主题。
C、让对方说出重点。
d、让对方说出他的真正意思。
引导性的问题本身并没有好坏之分,重要的是你必须了解自
己的目的与它可能造成的效果。
3、用范围较窄的问题取得协议。
如果你的问题是简单的一句话,对方也会明白干脆。
4、如果想叫别人畅所欲言,问题重点放在问对方的意见而非单
纯的事实。
有关事实的问题会限制对方的思考范围,相对地,问别人对
事情的看法有助于听到对方畅所欲言的意见。
5、避免老套的问题,否则就会得到老套的答案。
6、表现出希望得到答案的样子。
在提出问题之后,记得停下来等待对方的反应
7、确定自己的身体语言能鼓励对方做答。
点头赞许或接着提出问题显示你在仔细地听他回答,翻白眼等会让对方知道你不同意他的回答。
8、推敲你的措词,它对答案有着重要影响。
9、当你请求别人帮忙的时候,预留给对方说“不”的空间
这是和朋友相处的重要原则。
10、用问问题的方式表示你需要对方的参与。
请教别人并不代表你一定照他的话,做但是别人很容易看出
你的诚意。
11、用问问题的方式来建立关系。
人都喜欢受到重视的感觉,当你请教别人意见或经验的时候,等于是在恭维对方,这种温暖的感觉可以建立良好的人际关系。
12、用问问题让别人接受你的决定。
13、用问问题的方式来说服别人
“你想这样的训练是否会对你的工作有所帮助”这样问他
能够让对方看到可能的利益,通过技巧性地问问题,你可以让对方了
解怎样做,最符合他自身利益。
人们比较相信自己嘴中说岀的答案,问问题有助于提高我们的说服力。
14、用问问题拒绝别人的要求或命令。
15、用问问题的方式找出双方共同点。
16、用问问题的方式制造轻松的气氛。
17、问“为什么”的时候要特别注意语气。
18、避免用问题来设计别人,指责别人
19、不要用问题指使别人。
20、不要用问问题来区别别人的反对意见。
九、掌握回答问题的成功诀窍
天底下最让人感到挫折的事情是:
你知道所有的答案,但就是没有人问你问题,的确,回答问题可以让你的理念与看法从建议的阶段
迈向付诸实行。
它可以弥补破裂的人际关系,还可以提供相关的忠告,然而回答并不是一件容易的事情。
特别是你如果希望你的回答正确、
完整、清楚和前后连贯,更要下功夫,只要注意学习掌握以下方法,
你就可以避免脱离主题的回答:
1、掌握四句真诀:
a、摘要:
指的是你应该试着用一句话扼要陈述自己对问题
的立场。
b、说明:
提供适当的细节。
c、举例:
用具体的例子把握抽象的概念,使你的想法清楚和好记。
d、重复重点:
用一句话重复你的回答与立场。
掌握此四句,别人将比较容易了解你说话的重点。
2、使用拖延战略:
当别人提出问题的时候,你不见得能够马上对答如流,这时,你应该回到问题的原点,再慢慢地思考对策。
3、一次回答一个问题。
4、记住,只有少数的回答能“不列入记录”:
许多时候别人信誓旦旦地表示你的回答将是:
“私下的不列入记录”然而即便你仅仅点个头,第二天“你同意”某个看法的谣言
就会传遍整个公司,使你大吃一惊。
所以,在大庭广众面前明白地回
答问题是避免二手传播的唯一方法。
5、拓展你的选择:
不要让别人为你设定回答的范围。
6、暗示对方不要提出长篇大论的问题:
这方面身体语言很有帮助,你可以开始离开对方远些,他就
会知道你已经感到不耐烦了,从而加快结束他的问题。
7、回答问题时,不要说个没完:
长篇大论的回答和长篇大论的问题同样令人感到厌恶,如你真想这样做,事先要征得对方的同意。
8、如果别人的问题援引了不确实的资料或没有根据的假设,你应立即提出质疑
9、在提出带有价值判断的回答以前,先界定你的用语并谋求
致的判断标准。
10、冲淡问题中的敌意:
问题敌意有三种表现:
a、人身攻击;
b、对客观环境的不满;
C、发问者本身的个性,遇此只试着回答问题中的事实部分,以牙还牙将使你成为输家,而若能对带有敌意的问题表现出风度,则将会赢
得旁者的心。
11、不要用官方面的回答方式
12、不要滥用你的权威性:
当老师的人喜欢说:
“你的问题很好”类似的问题包含太多
的权威性,“我以前曾经给你说过”这等于在指责对刚才没有注意
听,这种说话多了会破坏你和发问者的关系。
13、随时提醒自己不用回答每个问题:
有问必答是好习惯,但尽可以回避不想回答的问题,回避的
方式可以用幽默的语气避开尖锐的问题或是反问对方的意图。
14、回答的好坏还是看整体表现:
当我们回答问题的时候,风格与内容是同样重要,除了回答的内容要丰富清楚之外,礼貌与自信的态度也是非常重要的,这两者
加起来才是成功的保证。
十、怎样才能教会新人手
不管你在企业里扮演何种角色,都要经常地提供他人新的资料,新的工作方法,你必须向当事人解释他先前不曾接触的事物,那么怎样做,你才能够顺利完成任务,而对方也不会因此看来像个大傻瓜。
请掌握以下方法:
1、不要提供错误的方式。
2、让别人了解关键问题的重要性。
3、提供对方倾听的动机。
当你提供新的资讯时,注意要让对方觉得这和他的利益有
关
4、说话要有组织:
你的选择永远是有限的,组织的标准包括主题,重要性与时间地
点的考虑等。
5、纳入六项重要因素:
a、目标:
说出你的动机,在这种情况下,即使你对别的事情说得不清楚,对方也能猜到大概。
b、结果:
说出你期待得到的结果,如能量化就更为理想,这样对方
才能知道自己的成功或失败。
C、过程:
提供对方相关的步骤与解说,确定先后顺序。
d、时间:
设定各个阶段以及整个计划的完成期限。
e、预算:
设定可供支配经费的上、下限。
f、不确定的因素:
提醒对方有哪些因素可能左右整个事情的成败。
6、提供说明:
缺乏说明,别人将无所适从。
7、图文并茂通常能够得到更好的效果:
文字有精确的优点,图片则能快速传递概念。
8、不要遗漏重要的讯息
许多时候我们会有“想当然”的错误想法,结果等到别人犯
错之后,提供消息的人才说:
“我想你应该知道--—-”这类的话,
以推卸责任,这是非常要不得的。
9、避免过分琐碎:
提供讯息当然是越详细越好,然而细到琐碎的地步就不好
10、明确比简练更重要。
11、指示必须明确。
12、避免说:
“动动你的脑筋”这类话,不要侮辱别人的能力:
如果你说:
“照这种做法连傻瓜也会做”对方必然会觉得受到严重侮辱,即使他有再重要的问题要问也硬生生地吞回肚里。
13、注意文法的正确性:
这在提供操作规则的时候最重要甚至可以说是不得有半点
错
14、避免用具有敌意的语气复述:
如果别人没听清楚你的说明,千万不要用不耐烦的语气再说
遍
15、避免高高在上的语气:
16、要有不厌其烦的态度
应
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 如何与不同的人沟通 docx 如何 不同 沟通