行政部事务工作流程图Word文档格式.docx
- 文档编号:18522864
- 上传时间:2022-12-19
- 格式:DOCX
- 页数:13
- 大小:272.02KB
行政部事务工作流程图Word文档格式.docx
《行政部事务工作流程图Word文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《行政部事务工作流程图Word文档格式.docx(13页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
1、归档流程
2、说明
1)档案分类:
合同(包括销售和采购合同)、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件
2)归档
各部门将所需存档档案整理成册;
本部门存档及移交行政部存档;
相关人员在《存档登记表》登记。
技术档案归档:
由工程部、项目研发部自行建档并报行政部备案。
具体参照行政部事务管理规程第二节第十、十一条。
存档登记表
(二)公文管理
1、行文流程
1)拟稿:
由各部门进行拟稿,文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确、书写工整,用钢笔书写,严禁用铅笔或油笔;
2)汇稿:
文件拟草后,如须汇签文件,必须先履行汇签手续,汇签人在文稿汇签处,签署自己意见;
3)核搞:
文件由行政部负责人核搞,内容包括文件质量、内容是否符合规定;
4)签批:
报总经理签批后,行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。
5)对不同内容发文建立发文登记簿,含发文时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执;
6)具体参照行政部事务管理规程第二节十二、十三条。
1)发文登记表
2)哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司发文审批单
(三)、收文管理
1)收文范围:
上级来文、函件、邮件、传真、信件等;
2)收文处理:
行政部文秘在接到上级来文、信、函、邮件、传真后,要对文件进行分类登记,对有密件开口和国外信函,邮票被撕应拒绝签收,登记内容包括:
来文单位、文件内容、收到时间。
3)具体参照行政部事务管理规程第二节十四条。
3、使用表格
1)哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司收文处理单;
2)收文登记表
(四)、受控文件管理
1、流程图
NNN
YYY
具体参照行政部事务管理规程第二节十五、十六条
1)受控文件目录
2)文件发放、回收记录
(五)文件/档案查询、借阅管理
1)查询文件/档案先由申请人提出申请,并经部门负责人签字同意;
2)由总经理批准行政部方可借阅。
具体参照行政部事务管理规程第二节十一、二十三、二十四条。
1)档案借阅登记表2)公文查询登记表
三、会议管理
1、会议管理流程
1)由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员;
2)经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知,接到通知人员要有回执;
3)会议召开要有专人记录,整理会议纪要,会议纪要要有及人员签字;
4)会议纪要下发,行政部备案;
5)具体参照行政部事务管理规程第三节。
1)会议通知单
2)会议纪要
四、图书资料管理
1、图书管理流程
1)公司图书资料由行政部统一保管,需图书资料由所需人提出申请,行政部登记,并由本人签字,方可借阅;
2)图书借出如到期未还由行政部负责催还,直至返回。
3)具体参照行政部事务管理规程第四节。
图书借阅登记表
五、办公用品管理
(一)办公用品采购管理
1、办公用品采购流程图
1)部门提出所需办公用品,到行政部领取物品需求申请单;
2)部门经理在申请单上签字,再由行政部负责人签字,最后经总经理审批;
3)由行政部对总经理批准申请单进行汇总,由行政部统一购买;
4)行政部对采购物品进行验收、入库;
5)具体参照行政部事务管理规程第五节
1)办公用品需求单
(二)办公用品领用管理
1)各部门提出要要领用办公用品到行政部填写领用申请单,由部门经理签字;
2)到行政部核准,100元以下办公用品由行政部负责人签字直接领用,100元以上办公用品由总经理批准方可领用;
3)办公用品出库直接记入个人台账;
4)具体参照行政部事务管理规程第五节。
1)办公用品领用申请单
2)个人办公用品登记表
六、复印、打印、电话管理
(一)复印、打印管理
1)由各部门拿到所需复印/打印材料到行政部登记表;
2)由行政部负责人批准方可复印/打印;
3)具体参照行政部事务管理规程第六节第三十七至四十一条。
复印、打印登记表
(二)电话管理
一)电话接听管理
1、电话接听流程图
1)电话铃响三次接线员接听,把电话转入来电人要联系人部门;
2)如联系人不在,本部门人要做记录,及时通知被联系人。
3)具体参照行政部事务管理规程第六节四十二条。
二)电话费用管理
1、电话费用申请流程图
1)电话费用每月各部门定额,如各部门提出申请到行政部领取电话费用申请单;
2)由行政部审核,如未超出定额,直接对所申请电话充值,如超出定额,由总经理审批,经总经理同意方可为其充值;
3)具体参照行政部事务管理规程第六节四十三条。
电话费用申请单
三)长途电话管理
1、使用流程图
1)因公需要拨打长途电话,由使用人到行政部登记;
2)并填写呼叫号码、联络事项、使用时间,经行政部确认即可到指定电话机拨打;
3)具体参照行政部事务管理规程第六节四十三条。
1)长途电话使用登记表
七、招待费用管理
1、招待费用管理流程图
1)各部门需招待业务往来客人,提出来访单位、来访事由、时间、人数,报总经理批准;
2)总经理确定招待标准、费用和规模,由招待部门到财务借取费用;
3)具体参照行政部事务管理规程第七节。
八、传真、信件收发及名片管理
(一)传真接收管理
1、传真接收管理流程图
1)接收到传真由行政部进行登记,通知接收人来领取,接收人签字方可拿走传真;
2)具体参照行政部事务管理规程第七节四十九至五十一条。
传真接收登记表
(二)传真发送管理
1、传真发送管理流程图
1)各部门需发传真,先到行政部登记再由部门负责人签字;
2)如发送关于公司资料文件需总经理签字批准,一般性文件由各部门经理签字即可发送;
3)具体参照行政部事务管理规程第七节四十九至五十一条。
传真发送登记表
(三)名片管理
1、名片管理流程图
1)申请人提出印制名片申请,到行政部领取名片印刷申请单;
2)申请人认真填清本人职务、姓名、联系方式等内容;
3)由部门经理审核批准,再由总经理批准,转交行政部统一印制;
4)具体参照行政部事务管理规程第八节五十七至六十一条。
1)名片印刷申请单
九、设备申请及维修流程
(一)设备申请管理
1)各部门根据各自工作实际情况和预算计划,提出切实可行申请要求(内容具体翔实、理由充分),经部门经理和总经理签字同意后,抄送给行政部。
2)行政部根据各部门现有设备资产情况对申请进行核实,并对各部门要求从真正客观需求出发,遵循设备申请原则,提出解决建议和意见(调拨或购买)。
3)如果采取“调拨”程序,行政部将调拨计划上总经理签字确认后实施;
如果采取“购买”程序,行政部将参照公司办公用品采购程序进行。
4)采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销,过程遵循“价廉物美”原则,在满足各部门需求基础上,注意设备性能价格比,多压价比价、厉行节约。
设备采购结束后统一由行政部组织验收核查;
固定资产登记后,由各部门登记领用,责任到人。
5)具体参照行政部事务管理规程第九节六十二至六十九条。
1)设备申请单
2)设备调拨单
(二)设备维修流程
1)报修人员先将报修信息反馈给各部门负责人;
2)部门经理报送到行政部;
3)行政部根据编号,联系厂商,组织及时维修;
4)通过暂借、调拨等方式,将暂时不用设备给报修者使用;
5)机器设备维修完毕,行政部登记备案,发还给报修者使用;
6)具体参照行政部事务管理规程第九节七十条。
1)设备维修单
十、车辆管理
1、车辆管理流程图
1)用车人持部门领导批示用车申请向行政部提出用车;
2)行政部核准,报总经理批准;
3)行政部根据先后急缓顺序安排车辆;
4)用车人认真填写《用车登记表》;
5)车辆返回后,司机填写《用车单》上内容,上报行车里程、往返时间、地点等。
用车人将《用车单》交至行政部,行政部做好车辆使用登记;
6)具体参照行政部事务管理规程第十二节八十六、八十七条。
1)用车单
2)用车登记表
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 行政 事务 工作 流程图