行政准备工作支持综合流程文档格式.docx
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桌面、地面、垃圾框、烟缸、
(8)每三天查看办公室配发签字笔等文具能否正常使用。
(9)杂志架:
刊物与否开封、报纸等与否需要清理。
(10)沙发、座椅等办公家具与否完好。
(11)打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。
(12)有无天花板、地面渗水、破损等状况。
(13)纸巾、打印纸与否需添加。
(14)其她需要检查内容(如有其她需要,请各地公司依照我司实际状况增长内容)
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(二)商务接待(负责人____)
1、总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。
(1)行政部负责收集、记录我司周边餐饮(涉及咖啡厅、茶楼)场合信息,依照公司实际需要,拟定高、中、低档餐厅各3家,作为我司相对固定商务宴请场合。
(2)依照公司实际需要,可与餐厅签定长期合伙合同。
餐厅情况统计表
档次
餐厅
名称
地点
菜品
风味
餐厅环境风格
价位(元/人)
联系方式
高档
中档
低档
咖啡厅/茶楼状况登记表
咖啡厅/茶楼名称
环境风格
2、进行商务宴请时依照需要安排车辆接送总经办领导和客人。
(如不需要公司司机接送,可安排代驾服务。
)
3、其她商务接待类工作(如有其她需要,请各地公司依照实际状况增长内容)
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二、行政部对总经办工作支持
(一)总经办领导工作日程安排及工作提示(负责人_)
1、每周五下午下班前,行政部理解公司总经理下周工作日程安排,填写如下表格,并提交总经理,如一周工作安排发生变动,及时更新此表:
一周工作日程安排表
时间
工作
内容
工作涉及
部门
备注
周一
周二
周三
周四
周五
2、行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》,依照实际状况对总经理进行工作提示。
3、行政部依照《一周工作日程安排表》,提前一天提示各有关部门配合总经理工作。
4、及时提示领导参加重要全公司人员参加会议(如新员工简介会、重要培训)
5、其她需要提示事宜:
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(二)差旅安排(负责人___)
1、行政部协助安排总经办领导差旅行程,负责机票和酒店预订,理解日程安排,并填写下表,于出行前一天提报领导。
差旅行程表
日期
时间
行程安排
例:
.2.1
10:
00-12:
00
北京-上海
航班CA1501
移动
入住×
×
酒店
13:
00-17:
会见供应商
会议室
17:
30-20:
宴请供应商
2、提示有关部门准备资料,涉及但不限于会议资料、会见公司简介、会见人员简介,会同《差旅行程表》提交领导。
3、其她需要提示事宜:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(三)会议组织(负责人___)
行政部负责协助公司总经理召集会议。
1、依照总经理一周工作日程安排表(或总经理暂时交办)安排会议。
2、会议准备:
(1)在会议召开前做好会议准备工作,并填写此表:
会务工作表
会议时间
会议地点
会议议题
参加人员
会议记录人
需要准备资料、物品或提供会议服务
(2)告知参会人员出席会议、告知会议议题(或提示进行参会准备),并确认与否参加。
(3)在会议召开前对会议室进行清理,如有需要,调试电脑、视频设备或进行其她准备(提供饮用水、茶点等)。
(4)行政部安排人员负责会议记录。
3、会议结束后行政部填写如下表格,跟进会议提出规定贯彻状况,并在会议召开后一周内向总经理反馈(会议有时间规定,依照时间规定反馈)
会议跟进表
会议形成规定
时间节点
规定
负责人
贯彻状况
未能完毕因素
(四)文献起草和审核(负责人_)
1、行政部负责协助总经办重要领导起草文献。
2、依照工作需要起草如下文献:
(1)告知
(2)总结
(3)筹划
(4)商务信函
(5)其她文献
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(各类文献模板另行提供)
3、文献起草流程:
依照总经办领导规定起草文献——行政部负责人修改文献——总经办领导审核文献——定稿
(五)资料、信息收集汇总(负责人__)
行政部负责收集、整顿如下资料提交给总经办重要领导:
1、集团或百货总部发布重要告知。
(应于告知发布当天提示总经办领导查看)
2、协助总经办领导整顿重要客户或合伙伙伴名片(每两周整顿一次)
3、每月25日前收集汇总各部门工作总结和筹划,提交总经办领导。
各部门月度工作总结表
本月重要工作内容(不超过五项)
本月工作存在
局限性
本月工作
长处
与我司、百货总部各部门工作配合与否存在问题
各部门月度工作筹划表
下月工作筹划
下月拟改进工作中哪些方面
需要我司和百货总部有关部门提供何种支持
(六)工作督办(负责人_)
行政部负责对总经办重要领导提出工作规定进行督办,填写下表,每月28日前向总经办重要领导报告当月状况:
工作规定
时间节点规定
涉及部门
工作规定贯彻状况
工作未完毕因素
领导意见
注:
本流程中所有表格均为电子表格
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