word软件常用功能使用0317Word格式文档下载.docx
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5.4图片显示调整-35-
6链接篇-37-
6.1书签设置-37-
6.2超链接设置-38-
6.3交叉引用设置-39-
7文档信息保护设置篇-41-
7.1文档加密设置-41-
7.2限制编辑设置-43-
8Word自动保存及异常关闭恢复方法-48-
8.1设置自动保存时间-48-
8.2异常关闭恢复方法-49-
9字体篇-51-
9.1上标和下标-51-
9.2在“口”中打勾(√)-52-
9.3使用快捷键输入10以上带圈数字-54-
9.4Word2010拼音指南快速认识生僻字-55-
10常用word小技巧和快捷键-57-
11插入或粘贴Excel电子表格-59-
1样式篇
1.1多级标题自动编号设置
一、首先选中要设置为一级标题的文字(也可以不选),然后选择“开始菜单/段落标签/多级列表按钮”,在“列表库”中选择样式。
有时候在“列表库”中并没有想要的样式,这时候需要定义新的多级列表。
点击“定义新的多级列表”,打开“定义新多级列表”对话框。
在“此级别的编号样式”下拉框中可以选择编号的样式,点击“更多”按钮可以进行其它设置。
红色区域2:
选择该级别的编号对应的“标题样式”,如“标题1”,只有在这里选择了“标题样式”才能实现标题的自动编号(重要!
重要!
)。
红色区域3:
如果在红色区域1“此级别的编号样式”下拉框中选择了“一,二,三……”这种样式,那么可能出现下图所示的情况。
如果想要把上图中的样式变成下图这样的样式应该怎么做呢?
方法是先选中红色区域3-1中的级别(2、3、4……),再选中在红色区域3-2中“正规形式编号”前的选项框即可。
红色区域4:
如果标题编号与标题文字之间空白区域较大,那么可以根据需要在红色区域4“编号之后”下拉框中选择“空格”或者“不特别标注”即可。
二、设置同级标题很简单,可以用使用格式刷进行操作,也可以选中文字后点击“开始/样式/标题1”。
三、设置二级标题时,首先选中要设置为二级标题的文字,然后点击“开始/样式/标题2”即可。
类似的可以设置其它级别的标题样式。
四、经过以上设置之后,可以在左侧的“导航”窗格中快速查看各级标题。
打开“导航”窗格的方法是:
在“视图”菜单中,选中“显示”标签中的“导航窗格”即可。
1.2标题样式设置
需要注意的是一定要先修改正文,因各级标题样式大多是基于正文格式的,修改正文会同时改变各级标题样式的格式。
若最后才改正文,很可能各级标题都得重新改过。
下面以一级标题的设置为例进行介绍。
选择“开始/样式/标题1”,点击“修改”打开“修改样式”对话框,根据需要设置字体、段落等格式。
点击“格式”按钮的下拉框可以对字体、堕落、边框等进行详细设置。
一般情况下,一般标题都是另起一页,所以一级标题的段落设置中可以设置“段前分页”。
1.3生成目录及样式修改
一、自动生成目录的前提:
各级标题必须是格式化的(即设置了大纲级别),而不是手工输入。
二、把光标定位到要插入目录的位置,选择“引用/目录/插入目录”后打开“目录”对话框。
(之前有的版本word是选择“插入/引用/索引和目录”后打开“索引的目录”对话框,然后选择“目录”选项卡)
三、在“目录”对话框中进行相应设置后单击“确定”按钮后即可自动生成目录(一般不要选中“使用超链接而不使用页码”前的选项框,但是有时候不去掉也行)。
四、如果生成的目录格式不是你想要的,那么可以通过两种方式修改目录格式:
1.选中所有目录内容,然后通过开始菜单中的段落标签进行设置,或者点击右键菜单中“段落”选项打开“段落”对话框进行设置。
但是这种方式设置的目录在每次更新目录后还得重新设置。
2.通过修改目录样式设置目录格式,在“目录”对话框中点击“修改”按钮,打开目录的“样式”对话框。
3.选择要修改的目录级别,然后点击“修改”按钮打开“修改样式”对话框进行相关设置即可。
2段落排版篇
2.1段落的换行与分页
1.选中要编辑的段落,在右键菜单中点击“段落”打开‘段落’对话框,在“段落”对话框中单击“换行和分页”选项卡。
2.在“分页”区选择“孤行控制”、“与下段同页”、“段中不分页”和“段前分页”四个选项之一,以确定选中的段落在需要跨页显示的时候如何分页。
完成设置后单击“确定”按钮使设置生效。
v孤行控制:
防止Word在页面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行。
v与下段同页:
防止在选中段落与后面一段间插入分页符。
(此项在处理表格、图片时比较好用,一般排版时要求表格或图片的解释文字与该表格或图片在同一页,如果解释文字在表格或图片上方,那么可以为解释文字设置该项;
如果解释文字在表格或图片下方,那么可以为表格或图片设置该项)
v段中不分页:
防止在段落中出现分页符。
v段前分页:
在选中段落前插入分页符。
2.2项目符号/编号篇
项目符号的设置方法和编号的设置方法类似,下面以编号为例进行介绍。
1.选中要添加编号的文字或者段落,在“开始”菜单中“段落”区域上“编号”下拉框中选择一种编号格式即可,或者在右键菜单中“编号”下拉框中选择一种编号格式;
如果“编号”下拉框中没有所需的编号格式,可以点击“定义新编号格式”打开“定义新编号格式”对话框,自定义所需的格式即可。
2.如果想要改变部分内容的编号级别,那么先选中文字内容,再选择“开始/段落/编号”,在“更改列表级别”下拉框中选择一种合适的级别即可,该级别的编号格式可以根据需要重新定义。
3.自动生成的编号默认与文字之间有一定的间距,可以先选中编号,然后点击右键菜单中“调整列表缩进量”打开“调整列表缩进量”对话框,根据需要在“编号之后”下拉框中选择“空格”或“不特别标注”则可。
2.3利用样式快速更改文字格式
例如:
假设现有文档的正文字体为宋体、字号为五号、行间距为1.5倍,在编辑过程中想把所有正文的字体改为仿宋、字号为小四、行间距为单倍。
那么如何快速修改呢?
v方法一:
1.点击“开始”菜单的“样式”区域中的小按钮,打开“样式”窗口。
2.点击“正文”样式(或者是之前自定义的正文样式名称,通过选中文档中的文字可以在“样式”窗口中看出所选中的文字是什么样式)的下拉框,点击“修改”后打开“修改样式”对话框,在该对话框进行相应设置后点击确定按钮即可完成修改。
如果不想该样式,还可以在“正文”样式下拉框中点击“选择所有XX个实例”,这时文档所有正文文字将被选中,可以通过“开始”菜单中的字体和段落进行修改格式。
v方法二:
1.选择一段正文文字,可以通过“开始”菜单中的字体和段落进行修改格式。
2.修改完成后选中该段文字,然后打开“样式窗格”,在“正文”样式下拉框中点击“更新正文以匹配所选内容”,这时所有“正文样式”的文字格式将变为该段一样的格式。
3页眉页脚页码篇
3.1页眉页脚页码基本设置
一、页眉设置
1.在页面上部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”。
2.直接输入页眉文字即可生成页眉,但如果页眉分多段时不建议用这种方式手动输入空格实现,以免纸张方向发生变化时格式出现问题。
可以通过以下方式实现:
在左侧“页眉”下拉框中选择一种页眉样式,然后根据所选样式的文字提示输入页眉文字即可;
如果要把图片插入到页眉中,点击“设计/插入/图片”,选择所要的图片后然后调整大小即可。
3.编辑完成后,双击下部正文处或点击上方关闭页眉页脚按钮,就完成了。
二、页脚设置
1.在页面底部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”。
2.编辑页脚内容的方式参考编辑页眉内容方式。
3.编辑完成后,双击上部正文处或点击上方关闭页眉页脚按钮,就完成了。
三、页码设置
1.在页面底部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”,在左侧“页码”下拉框中选择页码位置和页码格式即可。
2.如果页脚分多段时,选择页脚样式后,把光标放在要显示页码的位置,然后在“页码”下拉框中“当前位置”下拉框中选择页码样式即可。
3.如果要改变页码格式,可以选中插入的页码,然后右击选择“设置页码格式”打开“页码格式”对话框,选择编号格式和编号方式即可。
3.2不同页眉页脚页码的设置方法
一、不同页眉页脚的设置
同一文档中多种不同页眉页脚的实现关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的使用。
下面以页眉为例进行介绍,页脚的设置与页眉设置类似。
使某页之后的页眉与之前页的页眉不同,设置方法是:
1.把光标移至该页最前面的位置,先选择“页面布局/页面设置/分隔符”,再在“分隔符”下拉框中点击“下一页”,这样就实现了分节功能。
2.在该页面上部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”,这时“链接到前一条页眉”是选中状态,点击“链接到前一条页眉”即可取消链接。
3.在该页上部重新编辑页眉内容,即可实现该页之后的页眉与之前页的页眉不同。
二、不同页码格式的设置
同一文档中不同页码格式的实现关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的使用。
情形一:
目录页码格式是“I、II、III、……”,正文页码格式“1、2、3、……”。
方法:
前提是正文开始页设置了“分节符”(这里不用取消“链接到前一条页眉”)。
具体如下:
1.确保该页与前页之间已经设置了“分节符”。
(选择“页面布局/页面设置/分隔符/下一页”)
2.选中该页页码,然后右击选择“设置页码格式”打开“页码格式”对话框。
3.在“编号格式”下拉框中选择该页的页码编号格式(如果想让每章都重新编排页码,也就是根据章节自动连续改变页码,那么要选中“包含章节号”选项,选择好“章节起始样式”和“使用分隔符”),并选择该页的编号方式(可以选“续前节”接着上页编号数值继续编号,也可以在“起始页码”下拉框中选择一个该页页码的数值)即可。
情形二:
目录页码格式是I、II、III、……,正文页码格式第1页/共5页、第2页/共5页、……。
前提是正文开始页设置了“分节符”并取消了“链接到前一条页眉”),其余步骤参照“情形一”的方法即可。
3.3页眉怎样删除和添加横线
在使用Word2010编辑文档中时,有时需要在页眉下方删除或添加一条横线。
一、删除横线
1.双击页眉。
2.选中整个页眉段落,注意一定要选择段落标记。
3.单击“开始”功能区。
4.在“段落”中单击边框线下三角按钮。
5.在边框线列表中选择“无框线”选项。
6.双击文档正文部分取消页眉编辑状态。
二、添加横线
1.双击页眉
5.在边框线列表中选择“下框线”或“上框线”选项。
4表格篇
4.1表格图片自动编号
在使用Word制作和编辑表格或图片时,为了方便管理,常常需要为表格或图片编号,这时则可以使用插入表格题注的方法实现自动编号。
1.光标移至插入题注的位置,选择“引用/题注/插入题注”菜单,弹出“题注”对话框。
2.在“标签”下拉框中选择所需标签(如表、表格、图等);
如果没有,那么点击“新建标签”按钮,弹出“新建标签”对话框,输入所需标签文字(如表、表格、图等)后点击“确定”即可。
3.点击“编号...”按钮,弹出“题注编号”对话框。
在“格式”下拉框中选择编号格式;
在“包含章节号”复选框上画勾,并在“章节起始样式”和“使用分隔符”下拉框中选择相应内容;
然后点击“确定”按钮返回“题注”对话框,再点击“确定”按钮,返回word中。
4.此时在光标所在位置则会出现如“表1-1”这样的文字,然后可以在“表1-1”后面添加说明文字。
5.同样的方法可以为其它表格或者图片添加题注;
或者通过复制的方式实现(都是表格或者图片时),如:
若已经为一个表添加了题注,那么为第二个表添加题注时,可以先复制第一个表的题注中文字“表1-1”,再粘贴到第二个表格的上方,选中该文字后在右键菜单中点击“更新域”选项则可。
4.2绘制斜线表头
以前word2003等版本是有内置的斜线表头选项,而word2010这个版本似乎没有这个选项,那么,在word2010里怎么来绘制斜线表头呢?
一、一条斜线的表头
1.插入斜线:
方法一:
把光标移至要插入斜线的单元格中,在“开始”菜单的“段落”区域,“边框”选项下拉框中点击“斜下框线”即可。
方法二:
把光标移至要插入斜线的单元格中,上方功能区会出现“表格工具”菜单,点击“表格工具”的“设计”菜单,在“边框”选项下拉框中点击“斜下框线”即可。
2.输入文字:
输入表头的文字,通过空格和回车控制到适当的位置。
考核结果
姓名
定量指标
定性指标
最终得分
张三
李四
王五
马六
二、两条或多条斜线的表头
把光标定位到表格内,上方会出现“设计”菜单,通过“设计”菜单下的“绘制表格”来实现。
(个人感觉用的这种方法斜线的位置和方向不太好控制)
把光标移至要插入斜线的单元格中,在“插入”菜单中“形状”来实现。
把光标移至要插入斜线的单元格中,在“插入”菜单中“形状”下拉框中选择一种线条形状,然后根据需要直接到表头上画相应的斜线即可。
如果绘画的斜线颜色与表格不一致的话,可以选择刚画的斜线后点击上方的“格式/形状轮廓”选择需要的颜色。
项目
得分
4.3表格数据排序
项目
80.12
86.3
90.367
67.789
85.3289
79.78
92.6697
1.把鼠标移至表格内,单击“布局”选项卡,单击“数据”中的“排序”按钮,弹出“排序”对话框
2.在“排序”对话框“列表”区选中“有标题行”选项。
如果在“排序”对话框“列表”区选中“无标题行”选项,则标题行也将参与排序,一般情况下这不符合实际需要。
3.在“主要关键字”区域单击关键字下三角按钮,选择排序依据的主要关键字。
4.单击“类型”下三角按钮,在“类型”列表中选择“笔画”、“数字”、“日期”或“拼音”选项之一,选中“升序”或“降序”选项,以确定排序的顺序。
5.在“次要关键字”和“第三关键字”区分别设置排序关键字,也可以不设置。
6.单击“确定”按钮完成数据排序。
4.4自动添加行序号
表格的第一列有时候是序号,对于较长的表格,如果手动输入编号的话太费时,特别是有时候编号写好之后还可能会增加行或者删除行,之后又得重新编号。
这时就希望这一列能够自动编号。
1.选中要自动编号的区域,点击开始选项卡,在段落区域中,点击编号旁边的小三角,打开编号库,点击所需的一种编号格式即可,如果编号库中没有合适的编号格式,那么可以点击“定义新编号格式”,打开“定义新编号格式”对话框,根据需要进行设置即可。
2.设置了居中格式后,从视觉上看有时候不是居中的,这是由于数字后有制表符的原因,去掉制表符的方法是:
选中插入的序号,在右键菜单中点击“调整列表缩进量”,打开“调整列表缩进量”对话框,在“编号之后”下拉框中根据需要选择“空格”或者“不特别标注”即可。
3.这样就自动生成了编号,删除或者再添加行之后编号可以自动改变。
4.5跨页的表格标题行重复显示
如果在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头。
选中表格标题行(标题行有多行时要选定多行),功能区会显示“布局”选项卡,在“数据”中单击“重复标题行”按钮。
选中表格标题行,在右键菜单中点击“表格属性”打开“表格属性”对话框,选中“行”选项卡下的“在各页顶端以标题行形式重复出现”前的选项框即可。
4.6怎么解决表格内文字显示不全的问题
如果在表格某单元格中键入了文字,但这些文字没有全部显示出来,这时可能的原因有两个:
一是可能单元格内段落中左侧的缩进量是负值,需要调整单元格中文字的缩进量,单击该单元格,然后选择“开始”→“段落”,选择“缩进和间距”选项卡,在“缩进”标题下,重新指定缩进量,最后单击“确定”按钮。
二是可能要显示的文本高度超过了指定的固定行高。
请单击该单元格,选择“表格”→“表格属性”,选择“行”选项卡,在“行高值是”框中,单击“最小值”,最后单击“确定”按钮。
如果清除“指定高度”复选框,word会自动调整文本的高度。
5插图篇
5.1绘制自选图形
用户还可以直接使用Word2010提供的线条、箭头、流程图、星星等形状组合成更加复杂的形状。
1.把光标移至要插入图形的区域,在“插入”菜单下“插图区域”中的“形状”下拉框中点击“新建绘图画布”,光标所在位置则会出现一个可以调整大小的绘图画布。
2.点击绘图画布,在上方功能区会出现“格式”菜单,在“插入形状”区域选择需要绘制的形状,按下左键拖动鼠标即可绘制图形。
如果在释放鼠标左键以前按下Shift键,则可以成比例绘制形状;
如果按住Ctrl键,则可以在两个相反方向同时改变形状大小。
将图形大小调整至合适大小后,释放鼠标左键完成自选图形的绘制。
3.选中绘制的图形,通过“格式”菜单下“形状样式”区域,可以调整图形的颜色、形状等。
5.2插入SmartArt图形
使用该功能可以快速制作漂亮的流程图、层次结构图、列表等图形,该功能在兼容模式(doc格式)下会受到限制,因此建议在新的文件格式(docx格式)下使用该功能。
1.点击“插入”菜单下“插图”区域中的“SmartArt”图标,打开“插入SmartArt图形”对话框;
2.在“插入SmartArt图形”对话框中点击所需的图形后,就会在文档中光标所在位置插入该图形。
3.选中插入的图形,上方功能区会出现“设计”和“格式”两个菜单项,在“设计”菜单中可以更改图形布局、添加形状、更改颜色、选择样式等,在“格式”菜单中可以更改形状、形状样式、形状填充、形状效果等。
4.把图形设置好后,可以根据需要添加文字,在“格式”菜单中可以更改文字的样式等。
5.如果想要删除图形中的部分内容,那么可以在选中要删除的形状后,按键盘上的“backspace”或者“delete”键。
5.3图片裁剪
在Word2010文档中,用户可以方便地对图片进行裁剪操作,以截取图片中最需要的部分,操作步骤如下所述:
1.单击选中需要进行裁剪的图片,在“格式”菜单下“大小”区域中点击“裁剪”按钮,鼠标箭头会变成裁剪的形状。
2.用鼠标拖动图片周围的8个方向控制柄,可以对图片进行相应方向的裁剪,同时可以拖动控制柄将图片复原,直至调整合适为止。
3.将鼠标光标移出图片,单击鼠标左键将确认裁剪。
5.4图片显示调整
一、插入图片显示不完整
插入的图片显示不完整一般都是因为你图片是嵌入型,而行距设置为固定值的原因,只要选中图片或图片所在段落,选择“开始”菜单“段落”区域中“行和段落间距”下拉框,将行距设成单倍行距(1.0)即可。
二、插入图片显示位置问题
插入的图片总是处于页面的顶端,想拖下来放到其他地方,却又自动跑到顶端去,就是拖不下来;
有的图片位置不会随着前面段落的删减而改变插入位置。
这两种问题是因为图片格式的设置问题(一般是设置了浮于文字上方),选中图片,在“格式”菜单下“自动换行”下拉框中选择“嵌入型”则可;
或者在右键菜单中选择“设置图片格式”打开“设置图片格式”对话框,在版式选项下设置为“嵌入型”则可。
6链接篇
6.1书签设置
书签主要还是用于定位,在阅读文档时可以方便的记录阅读位置。
1.把光标移至要插入书签的位置,点击“插入”菜单下的“书签”按钮,打开“书签”对话框。
2.在“书签名”一栏中输入自定义的书签名,然后点击“添加”按钮即可。
3.设置完书签后,在编辑文档过程中,如果想要快速进行定位,那么打开“书签”对话框,在书签列表中选中合适的书签,并单击“定位”按钮即可。
6.2超链接设置
一、链接到现有文件或网页
选中超链接的文字,比如:
加班记录表,鼠标右键单击“超链接”命令或者点击“插入”菜单下的“超链接”按钮,打开“插入超链接”对话框;
2.通过“查找范围”选项查找要链入的文件的位置或者在地址框中键入链接的地址。
3.完成后单击“确定”按钮使超链接生效,返回word文档可以看到“加班记录表”多了一条下划线,这就是被设置超链接后的效果,按住Ctrl键并单击“加班记录表”可打开所选择的的“加班记录表”内容。
4.如果想编辑或取消超链接,选中“加班记录表”并在右键菜单单击“编辑超链接”或“取消超链接”命令即可。
二、链接到文档中的位置
通过超链接可以链接到本文档的顶端、标题和书签,也可以链接到其余文档的书签,如果想要链接到文档中的文字或图表,那么需要先在文档中的文字上插入书签。
6.3交叉引用设置
通过插入交叉引用可以动态引用当前Word文档中的书签、标题、编号、脚注等内容。
在编辑文档过程中,经常会编写“如图2-3所示“这类文字,但是在文档编辑过程中,可能会由于增减章节或者增减图片导致图片的序号发生改变,这时通过手工调整会比较麻烦且费时,利用交叉引用功能可以自动更新引用图片的编号(前提是图片的序号是通过插入题注来实现的)。
下面以插入图的题注的交叉引用为例介绍插入交叉引用的方法。
1.把光标移至要插入交叉
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