金蝶K3ERP仓存管理操作手册Word文件下载.docx
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本文档在接受金蝶公司培训的基础上,参照金蝶K3系统仓存业务操作流程,由高意科技ERP项目组仓存管理模块实施人员进行编写,主要面对终端用户操作
1.1金蝶K3系统仓存管理概述:
1、仓存管理是物流管理的核心,是进行货物流动、循环管理控制的系统。
2、仓存管理系统,通过入库业务(包括外购入库、产品入库、委外加工入库、其他入库、赠品入库),出库业务(包括销售出库、领料单、委外加工出库、其他出库、赠品出库)、仓存调拨、库存调整(包括盘盈入库、盘亏毁损),结合批次管理、物料对应、库存盘点、质检管理、虚仓管理、即时库存管理等功能的综合运用,对仓存业务的物流和成本管理全过程进行有效控制和跟踪,实现完善的企业仓储信息管理。
与采购管理系统、销售管理系统、存货核算系统、成本管理系统的单据和凭证等结合使用,提供完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。
1.2实施概述:
通过对高意科技仓库业务的调研和流程设计,结合我司仓存业务特点和金蝶K3系统的要求,我们已对仓存管理模块进行了相应的设置,并以此作为基准对终端用户进行培训。
2、仓存管理模块的有关概念:
1、仓存管理系统是供需链的重要信息中心。
每个业务单据之间、业务单据与业务基础资料和管理资料之间的联系形成了一个全面、严密的信息网,不断传递和接收着各种业务信息。
2、仓存管理系统实现业务单据的处理、批次管理、保质期管理、即时库存、虚仓管理、物料对应管理、质量检验管理等功能综合运用,对仓存全过程进行有效控制和跟踪,实现完善的企业仓储信息管理。
3、仓存管理模块的整体结构如下图:
图1.1
2.1基本功能
1、仓存管理系统的基本功能包括:
业务单据的处理、批次管理、保质期管理、即时库存、虚仓管理、物料对应管理、质量检验管理。
2、该系统还与工业供需链其他子系统结合运用,提供订单跟踪管理、供应商供货信息管理、销售价格管理、信用管理、集团分销中的分支机构出入库管理、代管业务、赠品管理等等。
3、仓存管理系统具有工业供需链的大部分公用的优秀功能,包括业务流程自定义、常用计量单位管理、多级审核设置、下推式单据关联、业务资料全面连查、单据复制功能等等。
4、设计系统业务流程的自定义功能和作为工作流基础的多级审核管理,可实现自定义基础资料→自定义业务数据引入引出→自定义单据输入→自定义单据输出→自定义报表→自定义业务查询→自定义系统流程→自定义工作流的全面用户自定义管理。
2.2基本概念
2.2.1、仓存管理所涉及到的相关单据:
1、外购入库单:
包括蓝字外购入库单和红字外购入库单,红字外购入库单是蓝字外购入库单的反向单据,代表物料的退库。
两者数量相反.
仓库确认货物入库的书面证明,是货物转移、所有权实际转移的重要标志,也是采购付款、财务记账和核算成本的重要原始凭证。
2、产品入库单:
包括所有入库单据的蓝字和红字单据,红字入库单据是蓝字入库单据的反向单据,代表物料的退库。
产品入库单是处理完工产品入库的单据,产品入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。
3、委外加工入库单:
委外加工入库单是处理委外加工产品入库的单据,委外加工入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。
4、其他入库单:
是处理其他类型的产品入库的单据。
5、销售出库单:
又称发货出库单,是确认产品出库的书面证明,是处理包括日常销售、委托代销、分期收款等各种形式的销售出库业务的单据,是储备资金转为货币资金的标志。
6、生产领料单:
是确认货物出库的书面证明,是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证,与产品入库单相对应。
7、委外加工出库单:
用于处理委外加工原材料的出库,与委外加工入库单相对应。
8、其他出库单:
其它出库业务的书面证明,与其他入库单相对应。
9、仓库调拨单:
是确认货物在仓库之间流动的书面证明。
10、库存调整单:
是确认货物在仓库中盘盈、盘亏的书面证明
2.2.2、每张单证所应包含的基本参数
1、物料代码:
是产品差异性的标志性参数;
2、物料名称及规格:
对物料进行具体的描述;
3、数量:
发生相关出入库业务的数量;
4、等级:
标志产品质量的参数;
3仓存管理的整体流程
仓存管理系统按仓存业务流程中的仓存单据划分业务管理阶段,设置了不同的连接轨迹和业务流转方法.从下面的流程中,可以看出仓存业务自身的流动方向和与其它系统的关系。
图1.2
4、入库流程
◆概述
1、入库业务(包括外购入库、产品入库、委外加工入库、其他入库等;
2、入库单证均有蓝字和红字两种,蓝字单证为正常正向入库单据,红字单为逆向单据,记录退货、退库等业务;
3、可以手工新增,也可以关联相关单证新增,在正常的公司业务中,按照业务流程及工序的衔接,一般都采用关联生成;
4、入库单采取两级审核制度,由仓库录入员录入,仓库主管审核;
5、对于赠品入库、代管材料等在财务上没有体现价值的物料入库时进入虚仓管理,入库步骤参照外购入库流程;
◆注意事项
1、(品检信息)
4.1外购入库流程
外购入库单包括蓝字外购入库单和红字外购入库单,红字外购入库单是蓝字外购入库单的反向单据,代表物料的退库。
系统提供手工新增和关联生成两种方式。
4.1.1手工录入外购入库单
手工录入就是整张单据由手工生成,不需要借助其它单据或其它系统信息,比较适用于没有正式订单的零星入库。
业务单据都包括单据头和单据体两部分,单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息,需手工指定收料仓库及物料的基本信息。
◆步骤如下:
1、登陆:
打开金蝶K3系统的登陆界面,选择当前账套(如:
001高意光学),录入用户名及密码,确定即可进入主业务操作界面
图1.3
2、选择供应链-----仓存管理-----验收入库-----外购入库单录入,双击外购入库单录入即可,如下图,图中蓝色阿拉伯数字为操作顺序号;
图1.4
3、进入外购入库单操作界面,如下图:
图1.5
4、我们以物料编码为1200.00107001的原材料SF11玻璃为例,手工录入外购入库单。
1选择入库类型为“外购入库”;
2录入供应商信息,可手工录入代码或按F7查找;
3根据物料类别指定收料仓库(如原料库或低耗库,此处应选原料库),可按F7键或点击工具栏中的“查看”按钮进行指定;
4在物料编码列录入物料编码。
可直接手工录入物料编码,也可按F7键或工具栏中的查看按钮,从基础资料中选取相对应的物料编码(注意:
此操作的前提是此物料编码必须已维护到系统中);
5依次录入产品等级、批号、实收数量等信息;
6最后在单据下方依次录入相应的验收人、保管人姓名(也可直接录入员工号码或按F7查找)。
7点击保存,即产生了如下图的外购入库单凭证,
图中蓝色阿拉伯数字为对应的操作步骤序号:
图1.6
5.外购入库单的审核。
仓存业务单据均采取了两级审核制度,由仓库录入员录入的单据,保存后要经过仓库主管的审核。
以仓库主管用户名进入系统后,进入仓库管理模块,选择验收入库-----外购入库单审核/反审核(或外购入库单—查询),系统会弹出如下的条件过滤对话框:
图1.7
1在图1.7中可根据所要审核的单据信息进行条件设置,系统会按条件进行筛选,方便我们查找和操作,点击确定后进入图1.8界面。
2选定上述所产生的外购入库单,点击工具栏审核按钮即可。
如果想审阅此外购入库单的具体信息,可双击此单,系统会弹出图1.6的入库单界面,审阅后直接点击审核按钮
至此,我们已完成了外购入库单的手工录入过程。
图1.8
4.1.2关联收料通知单、采购检验单生成外购入库单
◆概述:
根据采购开列的到货通知单,仓库可以通过收货通知单号关联生成外购入库,收货通知单上的物料编码、品名、数量等信息可自动传递到单据体上,省去手工录入的繁锁,降低手工录入的错误率。
◆注意事项:
1、如果货物为免检,由采购订单关联生成收货通知单,仓管可直接入库;
2、如果货物为抽检,或者全检,由采购根据订单关联生成采购检验申请单,入待检仓,经质检部门检测后,仓库再凭已审核的采购检验单关联生成外购入库单;
1、登陆到图1.5的外购入库单操作界面;
2、选中收料通知单号(免检品),如果为抽检或全检品应选中采购检验单号,按F7查找,系统会调出收料通知单或采购检验单的序时簿,选中待入库单号双击即可;
3、在外购入库单界面可以看到如1.6的界面,根据待入库产品的信息或检测结果依次录入批号、等级、数量等信息,填写验收和保管信息后,重复上述保存和审核步骤;
4.1.3外购入库单的反审核、修改、查询与删除
1、如果对已审核的外购入库单进行修改、删除、作废时,需要先以原审核人(仓库主管)的身份反审核(退出审核),仓库录入员方可对单据上的信息进行相应的操作,以反审核为例,其它操作类同,不再赘述;
2、对单据进行删除、作废时请慎重!
如果已经产生了向下关联单证,将无法进行此操作。
1、按图1.9中蓝色阿拉伯数字顺序登陆到审核反审核界面;
2、系统进入图1.8界面,选取将要进行反审核的单证,点击工具栏的“编辑”在下列框中选中“反审核”项,或按shift+f4;
图1.9
4.2红字外购入库单的生成
红字外购入库单是蓝字外购入库单(即上述业务产生的单据)的反向单据,代表物料的退货。
红字外购入库单与蓝字单的内容是完全一致的,只有数量上相反。
◆操作步骤:
1、先登陆到图1.5的外购入库单界面;
2、按图2.0中阿拉伯数字顺序依次选取红字、由采购开列的退货通知单号等信息,如下图:
图2.0
4.3其他几种入库流程
4.3.1产品入库流程
1、登陆方法参照外购入库单录入的登陆方式;
2、进入产品入库单录入界面后(如图2.1),按照下图中蓝色阿拉伯数字顺序进行操作;
3、审核、查询、修改、删除、作废的方法及流程参照外购入库单操作,在此不再赘述;
图2.1
4.3.2委外加工入库流程
1、根据委外加工单号,图2.2中序号“2”,按查工具栏中的查看按钮或直接按F7键,选择相应的加工单号;
2、按图2.2中蓝色的阿拉伯数字序号逐步进行验证确认;
图2.2
4.3.3受托加工材料入库
1、受托加工材料入库的管理,指对在受托加工材料的入库的管理;
2、操作步骤如下,按下图中蓝色阿拉伯数字顺序进入录入受托加工材料入库界面:
图2.3
3、进入图2.4界面依次录入相关信息即可;
4、审核、查询、修改、删除、作废的方法及流程参照外购入库单操作,在此不再赘述;
图2.4
4.4其他入库流程
1、对于赠品、库存检验品等业务可采用其他入库方式,也包括蓝字和红字单据;
2、如图2.5顺序操作,其中3号操作只选其一,当其他入库单为关联赠品入库单生成时,只需录入“(3)”号操作的信息,如果为库存品送检的入库,关联库存检验申请单号生成,即“3”号操作;
图2.5
5、出库流程
1、出库单,是确认货物出库的书面证明。
是体现库存业务的重要单据,是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。
2、包括蓝字出库单和红字出库单,红字出库单是蓝字出库单的反向单据,代表物料的反向流动。
两者数量相反,但内容一致。
3、出库单有两种新增方式,手工新增和关联生成;
其中关联生成包括:
生产领料单通过关联生产任务单生成、红字生产领料单通过关联蓝字生产领料单生成
1、办理出库业务时,所出库的产品各项属性信息必须与库存信息相一致,包括等级、批次、所属仓库等,否则单据将无法保存;
2、出库单按正常的业务关联性,一般由生产任务单和销售发货通知单关联生成;
3、领料单采取两级审核,由仓库录入员录入,仓库主管审核;
5.1生产领料出库流程
1、车间凭已经下达的生产任务单到库房办理生产领料手续;
2、一般由生产任务单关联生成,只有对没有正式订单的零星出库时才采取手工生成;
1、如果通过关联生产任务单生成生关领料单,生产任务单必须是已下达、尚未关闭且尚未领料完毕的单据;
5.1.1手工生成生产领料流程
◆操作步骤
1、按图2.6登陆到生产领料单录入界面;
2、按图2.7中蓝色阿拉伯数字顺序进行操作,其中序号“1”可以按F7查找,也可直接手工录入,然后分别指定领料部门和发料仓库即序号“2”和“3”,第“4”步显示为“一般领料”为系统默认值,可以根据具本业务类型进行修改;
3、核实相关信息无误后,点击保存即可;
4、仓库主管进行此单据的审核;
登陆界面:
图2.6
领料单录入界面:
图2.7
5.1.2关联生成生产领料单
1、关联生产任务单生成时,系统会将生产任务单的物料、数量等信息传递到单据体上;
2、但此生产任务单必须为已经下达、但未结案的任务单,已经完全领料的任务单蓝字领料单不能选,红字领料单可以选;
1、按图2.6登陆到图2.7的入库界面,选择生产任务单号(可按F7或工具栏中查看按钮进行查询选定),双击即可;
2、此时生产任务单号、领料部门会自动带到入库单界面,此时仓库录入员只需进行相关信息的核对即可;
5.1.3生产领料单的反审核、修改、查询与删除
1、生产领料单、销售出库单、其他出库单等单据的修改、删除、审核反审核与查询的操作基本相同,在此以生产领料单为例一并介绍;
1、在反审核、修改、删除单据时,原单据必须为未下推关联的单据;
1、如图2.8中“1、2、3”为准备进行出库单据相应操作的公共步骤,“4、5、6、7”四个步骤视具体业务单据类型进入操作界面,此处以生产领料单为例;
图2.8
2、进入图2.9的条件过滤界面;
图2.9
3、可以在图2.10的过滤界面进行条件设置,如可设置序时薄按日期进行排序等;
图2.10
4、也可以根据需求对序时薄的表格显示内容时行设置,可要求要显示和不要显的列,只需在显示列选择是否打钩即可,如图2.11。
设置完成后进入序时薄;
图2.11
5、进入如图2.12的序时薄,即可选定相应的单据进行修改、反审核和删除操作,也可双击某一单据进入到出库单界面进行操作;
图2.12
5.2销售出库流程
◆概述
1、销售出库单一般根据发货通知单关联生成。
参照生产领料出库操作步骤,登陆到图2.13;
2、按图2.13中蓝色阿拉伯数字的顺序进行操作,源单类型一般为“发货通知单”,选定后再选取2号步骤查找相应的发货通知单号,核对发货仓库及待发货产品的信息,填写相应人操作人员;
图2.13
5.3委外加工出库单
1、参照生产领用出库单的登陆方法,进入到图2.14的委外加工出库单界面;
2、按顺序先选步骤1中的源单类型,一般关联委外加工生产任务单生成,其他操作参照上述业务单据操作;
图2.14
5.4其他出库单
1、主要用于生产领用出库、销售发货出库、委外加工出库以外的其他出库作业,如库存物料的转换、物料等级批号编码的调整等。
2、出库单录入界面如图2.15;
图2.15
5.5仓库调拨
1、主要用于不同仓库间的物料调整,如从易耗品库调拨到原材料库;
2、由于虚仓在财务上没有参与成本核算,故不能进行虚仓与实仓间的物料调拨;
3、调拨单的录入界面如图2.16,此类型业务单据主要包括三个内容,即从何仓调出、调入何仓、调拨何种物料,如图中的1、2、3的操作步骤;
图2.16
6、盘点
1、为保证库存物料的账物相符,提高仓库管理水平,各库负责人应该对所辖物料进行各种形式账目、实物数量的核对;
2、盘点类型主要包括定期盘点和不定期盘点两大类,目前K3系统中可提供即时库存盘点和选定截止日期的期间盘点两种;
6.1库存数据备份
1、登陆界面及步骤如图2.17;
图2.17
2、系统弹出图对话框,点击操作步骤1的新建按钮;
图2.18
3、系统将出现图2.19的仓库数据备份界面。
其中操作步骤1和1’为盘点期间的选择,可根据需要,选择即时库存盘点和截止到某个期间的库存盘点;
4、对盘点对象进行定义。
可选择要盘点的库别和仓位(如果有进行仓位管理)。
点击确定后,系统将对相应的对象进行数据备份。
图2.19
5、备份完成后,可引出盘点数据或到图2.17的界面进行引出和打印盘点表。
6.2盘点数据录入和编制盘点报告
1、盘点后,需要在系统中录入物料点数据,自图2.17界面进入图2.20;
在操作步骤1的位置录入实际盘点数量,确认操作步骤2的调整数量,无误后退出进入编制盘点报告的界面如图2.21;
2、在图2.21中“1”的位置,可以看到本次盘点的实际盘盈盘亏项目及数量;
图2.20
图2.21
6.3盘盈盘亏数据录入
1、针对盘盈盘亏项目进行库存调整,盘盈数据在图2.22界面录入;
盘亏数据在图2.23界面录入;
图2.22
图2.23
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