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一、酒店管理信息系统的背景与需求分析
1.背景
现代社会,科技飞速发展,电脑不断普及。
现代化酒店组织庞大,服务项目多、信息量大,要想提高劳动生产、降低成本。
提高服务质量和管理水平,进而促进经济效益,必须借助计算机来进行现代化信息是。
酒店管理系统正是为此设计开发的。
2.需求分析
近年来,随着我国改革开放的发展,国内的酒店服务业得到了日新月异的发展。
现代酒店作为一体化的接待场所,是一个旅游城市的窗口,也可以说是一个小型社会。
作为一种以服务为主的无烟工业,世界各国对此行业的重视程度并不亚于其它工业。
酒店在其运作期间,服务水平的高低,直接影响到酒店的形象和声誉,如:
服务的安排、调度是否周到;
客人的要求是否能迅速、很好地得到满足;
市场的预测分析是否快捷,准确等。
这其中的核心就是对每天大量的信息客人、费用、房间等的正确处理和保存。
采用计算机这一现代化工具作为管理的辅助手段是必须的。
计算机的应用包括OA办公自动化、MIS管理信息系统、CAD计算机辅助设计等,酒店的计算机系统正是典型的MIS应用。
酒店、饭店的计算机管理信息系统,是针对酒店、饭店的具体业务而开发的,业务管理以酒店的前台管理为核心,为用户提供迅速、高效的服务,减免手工处理的繁琐与误差,及时、准确地反映酒店的工作情况、经营情况,从而提高酒店的服务质量,并配合现代化的酒店管理,获得更好的经济效益。
[1]
二、该系统市场调查分析与竞争分析
本系统功能强大而操作简便实用,其吸取了国内酒店业管理的先进经验,实现了科学的管理思想与先进的管理手段的完美结合,适合四星级以下中、小酒店和各种餐饮企业使用。
与其他酒店管理系统相比,其显著特点为:
采用树型总控模式,并增加动态功能按钮,交叉分配功能权限,使系统结构灵活,可扩展性强;
采用以决策者为核心再往外辐射的系统分析方式,充分利用酒店信息,为管理层提供决策支持;
建立客户档案,追踪常客习惯、爱好等个人信息,根据消费情况主动提供相应服务;
实现客房、餐饮等部门的营销分析,更能有效、合理地进行决策;
功能强大,覆盖酒店所有业务,且各功能间相互依存,融会贯通。
它包含酒店各种实时设备的监控、管理和服务,并与酒店信息管理系统有机的结合在一起。
本系统包括七大功能模块:
前台(总台)管理系统、餐饮管理系统、娱乐管理系统、库房(物流)管理系统、人事管理系统、总经理决策系统、中心管理(收银夜核)系统。
三、采用技术
本酒店管理系统是用PowerBuilder和Microsoftaccess制作而成,主要包括客户信息登记、分配房间、消费管理、结账和统计以及员工信息管理等主要功能[2]
四、项目设计与开发计划
酒店管理系统(JDGLXT):
JDGLXT分别是“酒店管理系统”的汉语拼音首字母缩写。
设定开发下列模块。
系统登陆模块:
主要负责客户和管理员进入系统的一个身份验证。
客户基本信息管理模块:
主要负责管理客户的个人信息。
房间分配管理模块:
主要负责为客户分配房间。
餐饮管理模块:
主要负责客户餐饮信息和消费菜金的信息管理。
娱乐管理模块:
主要负责客户娱乐消费的信息管理。
统计和结账模块:
对客户在酒店的住宿进行结账。
前台工作员工管理模块:
主要负责对前台员工基本信息的管理。
[3]
五、系统设计
5.1系统功能分析
根据前面介绍的酒店管理的业务流程和信息化管理的目标,一个通用的酒店管理系统应包括下图所示功能,其中每个功能都由若干相关的子功能模块组成。
图5.1酒店管理系统的基本功能模块
5.2基础设置
“基础设置”功能模块用于对客房类型,客房价格,客房信息,系统参数等项目进行初始化设置,这些设置一般不改动。
图5.2“基础设置“功能模块
“客房类型设置“用于设置本酒店客房的分类信息,内容包括房类名称,房价,拼房房价等。
“客房信息设置“用于设置客房的初始信息,包括房间号,楼层,额定人数,床数,房间特征等。
“房价设置“用于设置房价的打折信息,内容包括折扣名,折扣值,房类编号,打折后房价,开始及结束时间等。
“财务代码设置“用于设置财务科目代码。
“系统参数设置“用于设置系统的各种参数值,如酒店的名称,各种房态显示的颜色等。
“会员资料设置“用于设置酒店的会员信息。
“黑名单设置“用于设置酒店的客户黑名单列表。
5.3预定管理
“预定管理“功能模块用于管理客户的预订业务,其中包含的子模块如下图。
图5.3“预订管理“功能模块
“散客预订“用于旅行社,订房公司,订房网络或者协议公司甚至宾客本人等以客人单独身份预订房间。
散客预订一般要求输入房类,房价和折扣,抵店及离店日期,还有订房人。
如果是旅行社,订房公司,订房网络或者协议公司还应该调用相关合约。
“团体预订“旅游团,会议等成批客人且具有抵,离时间基本一致和集体统一付账等特殊情况下预订一批房间。
“预订查询“用于查询客户预订的情况。
“修改预订“用于重新定义预订的资料。
“经理控房“用于设置经理控制销售的客房。
在酒店销售旺季,为了防止房间无计划地,低价的销售,利用“经理控房”功能来保留一部分房间,在适当的时候再销售。
“合约配额”用于设置给合约公司提供客房的配额。
在不同的季节,合约配额可以设置为不同的房间数量,这样既能保证合约公司的一般预订,也能保证酒店平均房价。
“房态表”用于查询当日酒店实时房态,可以进行开放,户籍登记,留言,换房等各项工作。
“可售情况表”用于按照房类统计各种房间类型的将来可售情况。
5.4前台接待管理
“前台接待管理”功能模块用于管理客户入住及入住后的相关业务,其中包含的子模块如下图所示。
图5.4“前台接待管理”功能模块
“散客入住”用于客人在没有预订的情况下入住酒店房间。
散客入住一般要求输入房号,房价及折扣,入住日期,离店日期等。
“团队客人入住”用于管理团队客人的入住,一般团体客人都是需要预订的,因此团体客人入住是给预订的团体安排具体的房间。
“预订入住”用于当预订的客人抵达酒店后根据客人的预订资料入住酒店。
其中包括两种情况,一是已经给预订的客人做了排房,此时调出客人的排房客单直接入住房间;
二是还没有给预订单排房,此时调出客人的预订单,选择合适的房间入住。
“客人换房”用于根据住店客人的换房要求,两位宾客互相兑换房间或是调整宾客住房。
“客人续住”用于登记住店客人的续住业务。
在客人因意外情况不能按期离店时,需要对其住店资料进行修改,如修改离店日期,加收预付金等,确保酒店客房的有效预订和控制跑帐。
“房态修改“用于修改客房的状态,可以在房态图中直接进行修改。
“房态查询“用于查询当日酒店的实时房态,可以进行开房,户籍登记,留言,换房等各项工作。
5.5前台收银管理
“前台收银管理“功能模块用于管理客户退房及相关的收银业务,其中包含的子功能如下图所示。
图5.5“前台收银管理“功能模块
“记账操作”是前台收银的基本操作,客人在酒店产生的所有消费都要计入客人账务,客人记账或预付押金也要记入客人账务。
“客单退房”是客人离店时进行的操作,包括向客房中心发退房信息,打印账单,输入结账方式及最后完成退房等。
退房后系统将自动关闭房间的电话拨出权限,VCD点播权限,房间上网权限。
“团体退房”是团体离店时进行的批量团成员退房操作。
团体退房时自动检测团成员的客单余额,以保证团体中没有“跑单”发生。
“预付金管理”用于管理客人的预付金,可以细分为收取、结算和退还等功能。
“附加费用管理”用于管理对特殊客人提供的附加服务项目。
“旅行社佣金管理”用于管理签约旅行社的佣金。
5.6客房及客史管理
“客房及客史管理”功能用于管理客房的信息和客户住宿历史的信息,其中包含的子功能模块如下图所示。
“可用房查询”用于查询酒店目前可以使用的客房。
“房态维护”用于维护客房的状态,可以在房态图中直接进行修改。
“房态统计”用于按照不同的分类统计房态的信息,如按照客房类型、楼层、朝向、状态等分类。
图5.6“客房及客史管理”功能模块
“维修房报表”用于统计分析房态为维修房的客房情况。
“在住散客报表”用于统计分析房态为在住散客的客房情况。
“在住团报表”用于统计分析房态为在住团的客房情况。
“长包房报表”用于统计分析房态为长包房的客房情况。
“其他相关报表”用于统计分析房态为其他状态的房客情况。
5.7财务核查管理
“财务核查管理”功能模块用于管理酒店每天的财务核查工作,其中包含的子功能模块如下图所示。
“夜审”用于对当日入住的宾客数、开房数进行统计,同时对在店宾客、客房出租状况进行分析,修改系统日期和参数状态,以保证系统的正常运行,这是每天必须进行的工作之一。
“普通房租过账”用于将客单、团主单的房租、服务费以及其他设置的自动记账项目加入到客单或团主单帐务。
每天至少要将房租过账一次,房租过账一般是在凌晨进行,如果过账后还有客人入住,还可以再进行一次房租过账。
图5.7“财务核查管理”功能模块
“包价房租过账”用于包价客房的过账。
“班次结账”是酒店每天必须进行的操作。
日结账就是核对当日进账的金额,收银员核对无误后将现金等收入上交财务,并清空班次收银的金额,进入新的班次。
只有日结后“酒店日期”才转到下一天。
5.8其他系统接口
“其他系统接口”功能模块提供了酒店管理系统与其他系统的接口,实现不同系统间的数据共享,其中包含的子功能如下图所示。
“电话计费接口”用于管理拨入和拨出的电话记录及相应的费用信息。
“公安户籍接口”用于将客人的住店信息发送到公安部门的信息系统中。
“身份证检测”用于和公安部门提供的身份证验证系统链接,检查客人提供的身份证或护照的真伪。
图5.8“其他系统接口”功能模块
“视频点播计费”用于进行客人视频点播的费用管理。
“宽带接入计费”用于进行客人宽带使用的费用管理。
[4]
六、项目管理
1.由于酒店的业务往来繁多,每天要接触到很多的流水,最害怕数据的繁杂和重复,所以,在系统设计时,我就特别注意了这一点,消除了系统中的数据冗余,保持了数据的一致性和完整性。
2.酒店内部作业流程缩短,信息沟通畅通有效。
机构少一层,效率高一级。
酒店等级制的金字塔状组织结构,管理学的定律是越往上层其管理难度越大,而管理幅度则越小;
3.管理人员更贴近员工和顾客,能够根据员工和顾客的要求及时调整经营;
[5]
七、系统测试
系统测试是保证软件质量,提高软件可靠性的主要活动之一。
它实施对软件规格说明、设计规格说明和编码的审核。
软件测试的目的是以最少的资源尽可能的找出软件中的错误和缺陷,测试的结果是为软件的维护提供依据。
本次测试将大部分可能的值来检查系统程序的正确性,并通过测试得到必要的调试或者功能改进。
7.1登录测试
当用户输入出错时会给出提示用户第1次输入错误
当输入第三次错误时也会给出提示。
7.2系统功能模块测试
在每个相应的功能模块中,测试人员分别输入错误的数据和正确的数据,查看相应的结果和提示。
在其测试中按照窗体界面的按钮或者图标的提示,查看处理的结果。
每个功能模块在测试过程中都会出现反应。
按照输入规则点击功能按钮后,会得到处理结果。
在这里就不一一介绍。
八、成本预算(简要)
A、计算机若干台以及必要软件支持
⑴计算机8台,每台费用4000元
B、系统的开发费用及安装费用
⑴系统开发费用:
30000
⑵安装费用:
略
C、人员培训费用
⑴前期人员培养:
8位
⑵每位的费用:
2000元
D、系统日常运行耗费
⑴每台每月的费用为:
500元
成本预算总计表
硬件设施
系统开发
人员培训
月常耗费
总价
数量
8
计价
4000
2000
300
总计
32000
16000
2400
80400
九、风险控制与管理
1.保障数据安全。
采用大型网络数据库,数据保密、安全。
采用严格的权限管理,杜绝XX的访问。
系统对数据进行分级处理,对关键的营业数据进行严格的保护,保护您的商业秘密
2.在对建设项目进行评价时,所采用的数据多数来自预测和估算。
由于资料和信息的有限性,将来的实际情况可能与此有出入,这对项目投资决策会带来风险。
为避免或尽可能减少风险,就要分析不确定性因素对项目经济评价指标的影响,以确定项目的可靠性,这就是不确定性分析。
根据分析内容和侧重面不同,不确定性分析可分为盈亏平衡分析、敏感性分析和概率分析。
在可行性研究中,一般要进行的盈亏平衡平分析、敏感性分配和概率分析,可视项目情况而定。
(一)盈亏平衡分析
(二)敏感性分析
参考文献:
[1]中国产业竞争情报网 2013-01-15
[2]张海藩著软件工程导论清华大学出版社2008
[3]陈明著软件工程导论机械工业出版社2010
[4]薛继伟等著软件工程导论哈尔滨工业大学出版社2011
[5]赵韶平等著PowerDesigner系统分析与建模清华大学出版社
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