行政类管理制度档案管理制度Word下载.docx
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3.5批示性文件。
包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。
以及企业各类命令、工作指示等。
3.6凭证性文书材料。
包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.7证件性文书资料。
包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
3.8汇报性文书资料。
包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
3.9劳资人力资源资料。
包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
3.10声像制品资料。
包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
3.11题赠性资料。
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
3.12技术性资料。
包括各类工程图纸、竣工资料等。
4.0档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
5.0档案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。
其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
5.1立卷归档的范围:
凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。
5.2立卷归档的时间
5.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。
5.2.2对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3立卷归档的要求
5.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。
5.3.2移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
5.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.3.4立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5.3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
5.3.6立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.3.7立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
5.3.8立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.3.9立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
5.3.10文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
5.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
5.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6.0档案的借阅
6.1档案主要供本企业利用,一般不外借。
如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。
6.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。
如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
6.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
6.4对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。
如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
6.5必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。
档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。
档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6档案一般不得借出档案室。
如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。
如延长借阅时间,须办理续借手续。
逾期不还者,档案管理员要及时催还。
6.7借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
7.0档案保密要求
7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
7.2档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
7.3有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。
有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
7.4有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
7.6外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。
7.8企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。
档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
8.0超期档案的销毁
8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。
8.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
8.3销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。
文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
9.0档案的保管
档案保管工作应做到四不:
不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。
同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。
文件资料管理流程图
表1
文件修改记录表
文件名称
文件编号
修订日期
修订类别
号
修订内容简要
修订者
增加
删除
异动
废止
表2
文件更改通知单
更改文件名称
文件编号
申请更改部门
更改内容:
文件修改人日期
更改页码
更改条款
更改状态
文件更改记录
发生部门
文件(页次)收发记录
文件
使用人
管理人
日期
表3
程序文件会审表
文件名称
编制部门
编制人
文件会审目的:
1.确认程序的规定是否符合标准要求。
2.确认程序的规定能否满足要求。
3.确认程序的规定是否能够完全执行。
4.确认职责是否明确、接口是否清楚。
5.其他需要确认的内容。
文件会审项目:
1.文件格式。
2.职责职权。
3.工作接口。
4.可操作程度。
5.引用文字。
6.记录表格。
7.其他。
主要
责任
部门
部门接口
负责人
意 见
相
关
责
任
部
门
表4
文件归档登记表
文件总页数
归档编号
归档存放处
保密等级
保管期限
说明:
归档时间
送交人
接收人
修改变更记录象
修改日期
更改单号
存档变更记录
表5
受控文件清单
编号
发行
最新
版号
发放部门
旧版收回记录
归档案卷目录
卷宗号:
目录号:
部门:
案卷顺序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
备注
档案内容登记表
类号
案号
内容
备注
(机密)文件保管备查簿
类别:
No.
归档日期
原文件编号
内容摘要
经办部门
档号
预定保存期限
份数
注
副本
影本
阅档催还单
同志:
您所调阅的下列档案还期已逾,为方便他人使用和管理,请依档案调阅规则于月日前送还。
档案室
年月日
文号
名称
借期
送还期
数量
宗
册
档案调阅单
档案名称或收发文号
核批
调阅人
借出日期
档号及件数
还卷日期
年月日(经收人签章)
共宗(件)
注:
本单一式二联,第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人,第二联留存档案室备查。
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 行政 管理制度 档案