关于举办论坛活动的全套详细流程Word格式.docx
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微信宣传
新闻媒体宣传
其他
3.联络嘉宾
拟邀请嘉宾名单
类型
姓名
职务
联系方式
联络人
政府部门
A
B
C
D
金融领域
新闻媒体
律师行业
4.确定会议主题
(二)筹备工作
1.活动安排
确定时间
第一天
上午
下午
晚上
第二天
选择地点
会议
地点
提前预定场地
用餐
考虑用餐类型,中餐/西餐/自助餐
住宿
提前与酒店联系,预定房间
统计报名人数
已报名
每天进行更新汇总
待定
根据预计人数,有选择性跟进
统计收费情况
免费
已缴费
统计住宿信息
第一类
参会人数共计名
和与会人员电话或邮件确认住宿的信息,持续更新信息。
单人间
标准间
第二类
第三类
2.会务筹备人员及分工
类别
人员
工作内容
领导小组
组长
副组长
会务筹备组
组员A
负责准备背景板、横幅、音响、投影等工作
组员B
负责准备笔、本子、手提电脑、会议记录
组员C
负责打印胸牌、会议指南、准备资料袋、签到表、嘉宾牌
组员D
负责准备鲜花、水、餐券
组员E
负责更新统计报名人数、住宿信息
嘉宾联系组
与嘉宾联络,准备嘉宾发言PPT,嘉宾个人简介等
负责嘉宾机场酒店的接送
配合嘉宾其他需求,如退宿等
会后给嘉宾寄发票、写感谢信
现场布置组
布置背景板、横幅
调试投影仪、电脑、音响、麦克风
摆放纸笔、水、及座位卡
宣传报道组
联系媒体、记者
现场拍照、录音录像
通讯稿的整理、会议速记
3.活动具体流程安排
具体安排
时间
签到
时间:
在活动开始前的2-3个小时
地点:
准备
签到表
做好排序,尽量与会务材料一致,方便发放。
签到台
提前与酒店协商好,并放置收纳名片的托盘
打印机
检查是否可以打印
签字笔
备用2-3支
微信指示牌
设置微信公众账号,引导大家扫码加入讨论群组
领导致辞
发言人
领导A
5
分钟
领导B
主持人
合影
15
主题演讲
演讲人
主题
X法官
准备法官PPT、法官简介、演讲大纲等
Y律师
准备律师PPT、律师简介、演讲大纲等
主持人进行现场互动
提示嘉宾是否需要提前准备一些问题
30
Z律师
午餐
时间地点
统计好就餐人数
1-2个小时
嘉宾A
准备嘉宾PPT、嘉宾简介、演讲大纲等
嘉宾B
茶歇
分钟
嘉宾C
主持人现场现场互动
视活动具体时间情况而定
会议总结
总结人:
会后合影
4.经费
预算
预算经费
费用
餐费
场地费
与酒店提前协商
嘉宾住宿费
及车费
酒店停车票
材料会务费
背景板
横幅
会务资料
摄影费
鲜花、水
讲课费
决算
决算经费
预计支出
实际支出
(三)会后工作
负责人
送嘉宾及
与会人员
离场
送嘉宾到机场、火车站
帮助嘉宾退宿
发放停车券
会场清理
确保会场没有遗漏任何与论坛有关的资料
清理签到台
检查是否有参会人员遗漏物品
会后宣传
整理通讯稿件
向主要嘉宾发送感谢信
向组织方寄送发票等资料
会后结算
向酒店结算住宿费用
餐饮费结算
其他费用核算
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