第六章 餐旅采购程序与采购合约Word文档格式.docx
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为防范此现象之发生,任何请购单位均先会知仓储单位,确认无误后再行申请采购。
2.请购务必先填[请购单]。
一般请购单的内容计有:
品名、规格、数量、价格、用途、请购日期、请购单位、需要日期、请购人签章等项。
3.请购单内容要书写工整,力求详尽,以免采购物料有误。
二、核准
(一)准购单位
通常使用单位提出请购单后,须经权责单位主管核准。
一般餐旅企业对各类采购金额,均有一定的授权标准,如经理1至5万、总经理5至10万、董事长10万以上。
请购单经相关权责单位核可后,须立即送交采购单位,以便办理采购作业。
三、底价报价
(一)询价单位
由采购单位以电话或询价单向厂商询价,再由供应商提供估价单或报价单。
1.采购单位对于请购单上所列的价格,仅是一种预估参考的价格。
至于实际市场价格则需以询价单寄发厂商,或以电话、传真给厂商要求其提供估价单或报价单。
2.一般询价单或估价单,主要内容除了应有厂商名称、地址、电话外,尚包括:
(1)品名;
(2)规格;
(3)数量;
(4)价格(单价、总价);
(5)单位;
(6)运费与保险;
(7)交货日期与地点;
(8)报价有效时间。
四、决定厂商
(一)决定单位
决定那一家厂商作为物料采购的供应商,是由采购单位负责,唯须单位主管核准。
1.采购方法如果是以议价或报价方式为之时,则应对厂商信用及其产品服务先做调查后,再请其正式报价。
通常正式报价往往会比原先询价或报价的价格低,主要原因乃市场上厂商竞争相当激烈,为争取生意不得不主动降价。
2.若是公开招标,则以实际开标结果来决定厂商。
3.厂商决定后,即要签订采购合约或正式下单订购。
正式订购单会注明逾期交货罚款条文,如逾期三天罚款为总价的1%。
五、催货管制
(一)催货管制单位
通常是由采购部门的专案承办员负责此项催货管制工作,以防范延误交算。
1.管制员须每隔一定时间,以电话与供应商保持密切联系,以利掌控货源。
2.交货前一天再以电话确认是否如期交货。
六、进货验收
(一)进货验收单位
进货通常是由采购单位、请购单位,以及会计或财务管理等三单位,共同派员办理验收工作。
1.依据订购单及送货单之内容详加核对其品名、数量、规格或品质是否一致。
2.可采用抽样方式来验收大宗物料。
3.若是整箱进货也必须拆封检视,尤其是新鲜蔬果须由箱内底层抽验,以防鱼目混珠或夹藏次级品矇混。
七、入库登帐
1.物料验收完毕,采购单位应先将物料依规定入库储存,至于生鲜物料则直接转交请购单位予以冷冻或冷藏。
2.采购单位将发票以及验收完毕的订购单送交会计单位制作传票,完成登帐手续。
八、付款
依合约规定付款日,由采购单位或出纳将支票或现金支付供应商,整个采购作业始告完成。
一、采购合约的意义
采购合约是一种深具法律约束力之有效承诺,其合约成立之要件在于双方合约协议与结束,且签约之关系人须具有法定行使权力之能力才可,因此合约不单是一项约定,它必须具备下列五大要素,才能具备法律上之效力,分述如下:
1.须有双方同意的证明文件。
2.签约双方须具有合法的权力能力。
3.合法之标的物。
4.履约之适当报酬给付。
5.签约双方对特定事项均表同意。
二、采购合约的类别
采购合约由于采购性质、方式之不同,因此合约种类甚多,分述如下:
1.依时间来分
(1)长期合约与短期合约。
(2)定期合约与不定期合约。
(3)预购合约。
2、依地点来分:
(1)国内采购合约。
(2)国外采购合约。
3、依价格来分:
(1)固定价格合约。
(2)成本补偿合约。
4、依数量来分:
(1)固定数量合约。
(2)无固定数量合约。
5、依权责来分:
(1)买卖合约。
(2)供应合约。
(3)承担合约。
(4)服务合约。
(5)转让与不转让合约。
6、依书面来分:
(1)书面合约。
(2)非书面合约,如口头、电话、传真、电子邮件、电报等等合约。
7、其他:
(1)订购单。
(2)购货确认书。
三、采购合约的重要性
采购合约实质上是指订购单、购货确认书、订购合约而言。
其内容是记载买卖双方对交易所达成特定之条件,所以采购合约为记载当事人双方之间达成协议之一种书面证据,以供日后履行契约之主要依据。
通常采购合约书文件格式可分两种:
一种是由买方制作订货单由卖方签署;
另一种是由卖方就其事先印好之销售契约作为洽谈基础,一旦买方同意,签署即成为买卖合约。
因此采购合约书不但具有证据之效力,也是双方意思表达之书面文件。
其重要性摘述如下:
1.买卖双方如条件谈妥,其履行合约之细节项目或条款,必须于合约书详细记载始为完备,且具法律上之效力。
2.国外采购纷争特多,若订有正式合约书,更能取得法律上之保障,一旦发生争执,可作为交涉依据。
3.可作为申请签证结汇之依据。
4.通常双方自合约成立至合约履行,均需一段时间,尤以长期合约为最,更须订定书面合约,以防纷争。
5.如遇双方电信误传、误译,或交易条件不符,若迅速作成合约,对方可及早发现以便修正。
四、采购合约签订应注意事项
采购是一项极繁琐又复杂的工作,因为其所涉及之范围甚广,因此在签订买卖条款时,必须能以最明智、最适当、最迅速之判断来处理,对于各项采购条件必须事前有周全慎密之考虑,如稍有疏忽,极易造成日后不必要之纠纷,采购人员明乎斯理,自易稳操胜算,否则实难确保采购品质,更不必奢言如期交货或品管了。
应注意的事项摘述如下:
1.货品名称:
(1)品名之书写,宜采国内或全球通用名称为原则。
因同一货品之品种及项目很多,且各地称呼也不同,为避免混淆或发生错误,最好采用通俗化标准名称为之。
(2)品名之书写务必工整,避免笔误,以避免因一字之差导致无谓之困扰。
2.品质及规格:
(1)注意物料规格及品质。
因工厂水准不同,即使是使用同一批货,其生产、货品品质及规格仍难免有问题。
(2)注意品质制订方法,与品质规格不符时之查证机关、证明方法,以及不产品的处理方法。
3.数量:
(1)注意货品的数量系毛重或净重。
(2)假如货品数量不足,是否订有适当的解决方法。
4.价格:
(1)在价格方面应该注意有关价格条件、幣值变动及价格变化之处理方法。
(2)国外采购物资更须留意汇率波动。
5.包装:
(1)包装方法很多,有散装、木箱、桶装、纸箱装、纸装、罐装、瓶装等等,注意包装时究竟采用哪一种方式包装。
(2)特殊性能物料采用何种包装,都应详加注明。
6.供应地区:
(1)须注意进口货品要符合海关输入之规定,如有些产品是管制进口。
(2)有些货品如机器设备订约商与他国制造厂商技术合作,是否可以接受。
7.交货:
须注意交货期限与开发信用状日期是否配合。
8.运输:
(1)运输方法是采海运、空运或陆运,均须详载清楚。
(2)是否采一次装运或分批装运,如分批装运其批次、数量及日期是否列明,诸如此类均须记载清楚。
9.付款方法:
(1)付款方法是现金支付、支票支付、信用卡,或一次付清或分期付款均须列明。
(2)国外之信用关开发日期是否与装船期相配合。
10.保险:
(1)保险方式与条件是否适当。
(2)保险金额是否合理,并应注意保险时效与投保手续。
11.重量与检验:
(1)货品品质与数量,在合约上须详细记载。
(2)该货品究竟由厂商检验或独立公证,以及检验期均须详加说明。
12.运费、保险费及汇率变动:
(1)有关运费、保险费究竟由买方或卖方支付,应在契约上详细注明。
(2)汇率变动风险亦应注明清楚,以杜争端。
13.合约正面:
合约日期及号码,应详细记载是否有错,对于合约双方当事人名称与地址亦应详细记载。
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