智慧档案馆建设解决方案.docx

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智慧档案馆建设解决方案

1项目概述 2

2项目需求 2

3项目目标 3

4解决方案 4

4.1 电子档案管理系统..........................................................................................................4..

4.1.1功能架构 4

4.1.2业务架构 5

4.1.3功能模块 6

4.2 数字化加工....................................................................................................................43

4.3 系统接口........................................................................................................................44

4.4 数据保全........................................................................................................................46

4.4.1数据保全必要性 46

4.4.2数据保全解决方案 46

4.5其它相关建设内容 4.7

4.5.1档案信息资源库建设 48

4.5.2档案安全管理体系建设 53

4.5.3档案规章制度体系建设 55

4.5.4档案运行机制建设 57

4.4 人工智能机器人：

展厅/阅览室导引、迎宾系统 59

4.5 实体档案管理................................................................................................................62

4.5.1智慧感知管理系统 63

4.5.1.1设计说明 63

4.5.1.2实现功能 63

4.5.2RFID实体档案管理系统 66

4.5.2.3RFID档案管理系统的优势 67

4.5.3档案智能存储管理系统 85

4.5.4档案安全管理系统 95

4.5.5档案环境智能管理系统 1.01

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1项目概述

档案馆作为重要档案保管中心、档案信息资源数据中心、档案开发利用服务中心及形象和社会责任展示窗口，肩负着重大的使命和责任。

但随着智能技术广泛普及、办公自动化的推广完善，信息化的发展，档案管理将进一步由传统模式向现代化模式转变，这将有力地促进档案工作与各项事业的结合，提高档案管理工作现代化水平，同时也将大力促进档案部门基础设施、管理手段的提升和人员素质的提高。

将对档案的利用需求更加广泛，对档案资源的丰富程度、开放程度及安全利用手段的现代化程度有更高的要求。

对档案的利用需求更加广泛，对档案资源的丰富程度、开放程度及安全利用手段的现代化程度有更高的要求。

2项目需求

该解决方案结合档案管理实际需求，对电子档案和实体档案进行同步管理，高度集成电子档案管理系统、实体档案管理系统、档案库房安全管理系统、档案保管环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统等几大系统。

对档案馆库内所有设备进行一体化管理，设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、定位传感器、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、智能灯光照明设备、视频监控设备等集中一体化管理，以统一专用设备接口接入库房局域网总线，各功能设备独立运行的同时，根据设定逻辑和特定要求联动运行，实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化，有效地保证档案的安全与寿命。

既满足各级档案馆对电子档案的业务管理需要，也满足了各级档案馆对实体档案的业务管理需求。

使档案新资源的系统利用状况及档案管理系统功能可以满足新形

势下档案工作的应用需要。

推动档案工作水平再上新台阶，全面支撑和服务企业发展。

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3项目目标

以科学技术为基础，依靠先进的设备和优越的设计理念、科学客观的管理，利用信息化管理及相关最新技术，有效整合电子档案管理系统、档案库房安全管理系统、档案保管环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统、实体档案管理系统、库房导引系统，为用户提供一个舒适、便捷的工作环境，为档案提供一个安全、舒适的保管环境，最终实现节约时间、节约能源和提高工作管理效率的目标。

整体功能设计图

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整体设计效果图

4解决方案

4.1电子档案管理系统

4.1.1功能架构

数字档案管理系统平台建设的最终目标是实现企业档案信息的统一平台管理，管理应用系统是档案管理信息化建设的基础和关键，管理应用系统主要由以下功能构成：

文件管理、档案综合管理、原文管理、库房管理、档案检索、个人中心和系统管理等功能。

数字档案管理系统的功能结构如下图所示：

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系统功能结构图

4.1.2业务架构

基于OAIS模型，档案管理软件需要开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能的数字档案管理系统。

通过数据接口、数字化加工等技术完成档案元数据的采集，通过文件管理、档案整编、档案管理、资料管理模块收集、整理、存储各类结构化和非结构的数据信息，通过系统维护设置库结构及人员权限，并支持人员登录档案门户网站和检索利用平台进行信息资源的有效利用。

数字档案管理系统的业务架构如下图所示。

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4.1.3功能模块

4.1.3.1个人工作桌面

用户可以根据自己的喜好和需要将常用的功能链接、通用的 /精华的/推送的信息、个人快捷菜单按钮添加到个人工作桌面；用户对自己的工作桌面的布局可以进行个性化设置，满足用户自身的不同风格需要。

个人工作桌面示意图

4.1.3.2文件管理

文件管理是企业档案资源的网上著录、采集、整理及管理的平台，主要功能包括个人文件管理、部门文件管理。

4.1.3.2.1个人文件管理

为了更有效的进行档案收集工作，将个人日常使用的重要电子文件在系统中进行分类有效的管理，在需要归档或共享时，可将个人文件提交归档或共享到部门资料库中，主要功能包括：

分类维护、数据著录、原文上传、文件归档、文件共享等功能；

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Ø分类维护

个人文件管理主界面

用户维护自己存放文件的目录分类，可新建分类并为分类命名；

Ø数据著录

分类维护

7

以卡片式方式录入数据信息，著录项以及著录项的生成方式能根据库结构定义功能中的设置自动生成，可连续著录条目信息；

卡片式著录

Ø原文上传

在卡片式著录界面可选择文件进行上传，可批量选择电子文件，支持批量上传，可为电子文件指定密级；

Ø数据导入、导出

上传全文

可将EXCEL表格中的数据导入到系统中，系统自动读取EXCEL中标签中列名信息，可将其与数据库中的字段对应，可进行字段长度、类型验证，实现数据批量导入，同时也可将数据导出到EXCEL，可设定导出字段；

Ø数据迁移

在不同的节点之间进行数据的移动，移动的过程中可选择数据的复制或剪切，包括数据数据条目和电子文件；

Ø文件归档

未归档的文件，点击归档按钮，生成归档人、归档时间等信息，提交归档流程、流程审批通过后，可以打印移交清单。

若文件已归档或正在归档审批中，则点击归档按钮，可查看关联的审批单，进行流程跟踪。

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个人文件归档

提交部门审批

审批流程图形跟踪

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Ø文件共享

用户可将个人文件共享到本全宗下任意部门或共享到指定用户；若共享到某部门，则数据对该部门的所有用户可见（在部门文件管理中会在个人文件下显示姓名及节点）；若共享给个人，则个人在部门文件管理中的个人文件中可查看到其他人共享给自己的文件。

Ø回收站

为了保证数据安全，系统将个人文件管理中删除的数据放入回收站，回收站中可查看自己删除的文件记录，并可进行数据的还原或彻底删除。

4.1.3.2.2部门文件管理

标准数据接口是指系统对外提供一套标准的WebServices服务，供OA或其他系统向档案库归档数据使用。

标准数据服务在档案管理系统的模版上进行定义，定义过程包括选择接口使用的字段，生成接口描述用XML文件需要指定使用的档案库。

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Ø分类维护

部门文件管理

部门兼职档案员维护目录分类，可新建分类并为分类命名；

Ø数据著录

分类维护

以卡片式方式录入数据信息，著录项以及著录项的生成方式能根据库结构定义功能中的设置自动生成，可连续著录条目信息；

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Ø原文上传

卡片式著录

在卡片式著录界面可选择文件进行上传，可批量选择电子文件，支持批量上传，可为电子文件指定密级；

Ø数据导入、导出

可将EXCEL表格中的数据导入到系统中，系统自动读取EXCEL中标签中列名信息，可将其与数据库中的字段对应，可进行字段长度、类型验证，实现数据批量导入，同时也可将数据导出到EXCEL，可设定导出字段；

Ø组卷、拆卷

将零散的文件进行组卷，生成案卷级信息，案卷级的信息例如总页数、总份数可根据设置自动生成，卷内序号自动生成；将已有案卷的文件进行拆卷操作，可将文件从当前的案卷移除或移动到其他案卷下；

Ø数据迁移

在不同的节点之间进行数据的移动，移动的过程中可选择数据的复制或剪切，包括案卷级和文件的关系以及数据条目和电子文件；

Ø归档

未归档的文件或案卷，点击归档按钮，生成或填写归档人、归档时间等信息，提交归档流程，流程审批通过后，可以打印移交清单。

若文件或案卷已归档或正在归档审批中，则点击归档按钮，可查

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看关联的审批单，进行流程跟踪。

部门文件归档

提起归档部门审批

审批流程跟踪

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Ø回收站

为了保证数据安全，系统将部门文件管理中删除的数据放入回收站，回收站中可查看自己删除的文件或案卷记录，并可进行数据的还原或彻底删除操作；

4.1.3.3档案管理

4.1.3.3.1档案整理

档案管理是档案管理人员进行档案数据采集、日常维护、数据检索、报表输出、统计分析、鉴定销毁、编研、年报等工作的日常管理模块。

对企业的档案进行电子化的管理，从而提高管理效率，增强利用效果，减轻管理负担，降低管理成本。

通过本子系统可以实现档案信息的收集，档案信息的检索，档案信息的统计、档案的鉴定与销毁、档案的编研等工作。

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档案管理界面

档案著录

提供档案数据一般性的维护功能，主要包括数据著录、修改、删除、数据复制、数据剪切、数据粘贴，主题词标引，自动保存，批量修改，批量替换，智能查询、高级查询、数据查重、排序、数据迁移、个人设置、刷新、节点查找、数据属性、文件发布等。

档案移动包含档案导入/导出和数据迁移功能。

档案导入/导出可以导入具

有规则定义的文档型数据，例如DBF文件、XML文件等；也可把档案数据导出、另存为DBF文件、Excel文件、XML文件、