合同章是否需要备案工作范文.docx
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合同章是否需要备案工作范文.docx
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合同章是否需要备案工作范文
合同章是否需要备案
篇一:
公章与合同专用章
公章与合同专用章
单位主体,包括公司等法人主体以及非法人单位,在对外交往中离不开印章。
可以说,在与外界发生法律关系的过程中,印章起着在形式上代表单位意志的作用。
无论日常的交往,还是法院对纠纷的审查判断中,依据盖章认定有关文件的效力进而确定有关权利义务的归属已经成为一个常识。
但每个单位都备有不止一个印章,如企业法人往往备有公章、法人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。
企业印章代表着企业全部或某方面的意志,不正确使用可能会给企业带来巨大的损失。
也常常有人来问:
法人企业的公章、法人章、合同专用章、人力资源部章的法律效力如何?
答曰:
都具有法律效力,但一般用途不一样,公章的用途最多但不能用于银行等与钱的业务,法人章与财务专用章统称为印鉴章,法人章俗称私章,合同章用于签订商业合同,其它合同用公章,公章也可以签商业合同,人力资源章属于内部章,一般情况下不对外使用,用于本公司人力资源部内部人事事务,但签订劳动/劳务合同时常规生效的是企业公章,当然如果能够提供其他证据证明劳动关系存在的,部门章依然受法律约束。
根据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第十六条规定:
“申请企业法人开业登记的单位,经登记主管机关核准登记注册,领取《企业法人营业执照》后,企业即告成立。
企业法人凭据《企业法人营业执照》可以刻制公章、开立银行帐户、签订合同,进行经营活动。
”在这里,出现了“公章”的字样。
国内的实际情况是,一个企业法人领取了营业执照以后,就可以刻制三枚公章并在工商局备案:
公章、合同专用章和财务专用章。
一般来说,这三枚公章是具有代表企业法人行为的、具有法律效力的印鉴。
根据企业的业务范围不同,有的企业可能还需要刻制报关专用章,这枚章需要在海关备案。
公章在所有印章中具有最高的效力,是法人权利的象征,在现行的立法和司法实践中,审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。
除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件,具有极高的法律效力,凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。
刻制公章、合同专用章、财务专用章有什么程序,要带哪些证件呢?
拿着税务登记证副本,营业执照副本,法人身份证,公章
先到公安局登记备案,公安局开出证明后,到指定的地点刻章!
以上需原件及复印件!
公章在所有印章中具有最高的效力,是法人权利的象征,在现行的立法和司法实践中,审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。
除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件,具有极高的法律效力,凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。
盖有公章的介绍信、合同乃公司意思表示的法律文件。
在法律实践中,持有上述法律文件的行为人一般会被视为公司的代理人(即授权代表)。
代理人在代理权限范围内以公司的名义所实施的民事法律行为,其法律后果概由公司承担。
法人章在规定的有限用途内使用,如税务申报.开支票等。
在法律上,盖章是法人的行为,而不是一个自然人的行为;在代表人签署个人名字的文件上,再盖有法人印章,以此可确定该签字行为是属于职务行为,而不是签字人的个人行为。
如印章所有人基于自己的意思将印章交与他人使用,具有授予他人代理权的法律效果,印章所有者必须为该意思内容承担责任。
财务专用章的用途为办理单位会计核算和银行结算业务等。
发票专用章,单位用于开具发票时使用。
合同专用章,单位对外签订合同时使用,可以在签约的范围内代表单位,单位需承受由此导致的权利义务;公章可以代替合同专用章使用。
而关于合同专用章和公章的效力高下,实际上在使用过程中和司法实践中是一样的,对合同和协议而言具有同等法律效力。
《合同法》第三十二条规定,当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。
对于盖合同专用章和公章没有做出明确的限定。
但这不说明使用合同专用章签合同生效,公章签合同不生效。
实际上,公司的合同专用章和公司公章,在代表该公司对外签订合同时,均产生法律效力。
最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定(1998年4月9日最高人民法院审判委员会第974次会议通过法释〔1998〕7号)第四条规定可以印证这一点。
“个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书,以出借单位名义签订经济合同,骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动,给对方造成经济损失构成犯罪的,除依法追究借用人的刑事责任外,出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位,依法应当承担赔偿责任。
但是,有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为,仍与之签订合同的除外。
”因此,法人合同专用章和公章在签合同时都是有效的,盖公章不影响合同效力。
同时如果能够提供旁证证明签约时单位出于自愿,即使使用了不合格的章如财务专用章也可以认定合同等法律行为成立。
此外,个人签字如法定代表人的签字在一定程度上也可以代表单位的意志。
企业自行刻制的其它业务章,如物资进出库专用章等,还有企业隶属各级职能部门、基层单位的公章等等,这主要是在企业内部使用,一般来说,不能在企业的外部使用。
这些内部章的加盖仅是该事实的确认。
如果档案专用章盖在合同上,就不产生签订合同的法律效力。
电子签名章:
随着社会的进步,络的发展,《中华人民共和国电子签名法》也随即出台,其中第三条规定:
“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。
当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。
”这部法律宣告了电子签名的在市场经济往来活动中的法律效力,标志着能够表明企业法人法定身份和资格条件的方式有了一个新的突破。
这必将为今后的电子招投标活动即上招投标活动,开拓了一个新的、广泛应用的模式。
篇二:
XXXX公司合同专用章管理规定
制度编号:
GZ/HT001-20XX
施行日期:
20XX-04-21
中国石油工程建设公司
合同专用章管理规定
发布文号:
中油建〔20XX〕65号
第一章总则
第一条为规范公司合同专用章的管理,确保公司合同签订行为的合法性和有效性,保障公司各项业务的顺利开展,依据《中国石油工程建设公司印章管理办法》,特制定本规定。
第二条合同专用章是指公司对外签订合同/协议时加盖在合同/协议上具有法律效力的公司专门刻制的印章。
第三条本规定适用于公司所属各单位、各部门、各直属项目部。
第二章管理职责
第四条公司合同专用章由合同条法处归口管理,负责制定公司合同专用章管理相关规定,规范公司合同专用章使用行为,并负责公司合同专用章的保管和使用。
公司合同专用章的刻制、
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启用、更换、停用、报废和废旧公司合同专用章的存档与销毁管理,需经过合同条法处的审核后上报公司批准。
第五条公司所属各国外分(子)公司的合同专用章的管理参照《中国石油工程建设公司印章管理办法》执行。
第六条公司所属国外各分(子)公司负责本单位合同专用章的保管和使用,履行除公司总部相关部门管理职责外的其他所有管理职责。
第七条公司所属国内各专业分(子)公司负责本单位合同专用章的刻制、启用、更换、停用、报废和废旧合同专用章的存档与销毁管理等,并负责制定相应的管理规章制度,建立使用台账,规范管理行为。
第三章合同专用章的刻制和保管
第八条公司名称的合同专用章刻制四枚,其他任何部门不得刻制任何公司名称的合同专用章。
公司合同专用章使用台账格式见附件1。
第九条公司国内经过工商注册的分(子)公司原则上只刻制一枚合同专用章,用于以分(子)公司名称签订的相关合同。
确因业务需要,刻制多枚合同专用章的,应加以编号,妥善管理。
公司国外经过当地国家正式注册的分(子)公司只能刻制一枚中文本单位名称的合同专用章,用于以分(子)公司名称与国-2-
内单位、个人等签订的相关合同;公司各国外分(子)公司以本单位名称与外方公司、个人等签订的合同,直接签字和/或加盖本单位的外文印章。
第十条公司国内外未经工商注册的分公司不得刻制合同专用章,需要签订合同时,以公司名称或其他相关单位的名称,使用相应的合同专用章。
公司国外办事处、直属项目部和各国内外分(子)公司所属的项目部不得刻制任何合同专用章。
第十一条各分(子)公司等单位的合同专用章原则上应由负责合同管理的部门保管。
各单位应在本规定发布之日或自刻制合同专用章之日起一个月内将合同专用章的保管部门和人员及合同专用章式样上报合同条法处和总经理办公室备案。
如有调整,应在调整后三日内通知合同条法处和总经理办公室。
第十二条合同专用章保管人员应坚守岗位,尽职尽责,妥善保管印章。
保管人员外出时,不得随意委托他人代取代用,应由部门负责人指定专人临时代管。
保管印章必须牢固加锁,防止丢失被盗,一旦发现印章丢失、缺损或其它异常情况,应及时报告领导,查明情况,妥善处理。
第十三条合同专用章保管人员因工作需要换岗位时,应列出合同专用章及相关文件资料清册,在部门负责人的监督下办理正式移交手续。
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第四章合同专用章的使用
第十四条合同条法处建立健全公司合同专用章发放和公司总部使用台账,台帐应妥善保存,以便备查。
第十五条合同专用章用印范围及要求:
(一)合同专用章的用印范围包括合同、协议,以及具有合同性质的意向书、授标函等;
(二)所有以公司名称签订的合同,均应加盖公司合同专用章。
各分公司、子公司等单位以其自己名称签订的合同,均应加盖本单位的合同专用章。
(三)需加盖合同专用章的合同文本,除业主或合同另一方有特别要求,或没有相关合同范本之外,均应使用集团公司或公司制订的相应的合同范本,并按照《中国石油工程建设公司合同文本格式规定》的要求书写。
(四)需加盖合同专用章的合同文本,均应在公司和所属子公司的法定代表人、公司所属分公司负责人,或相关授权人员签字后的三个工作日内,携带合同原件及合同会签单提交至合同条法处或各单位合同专用章保管部门加盖合同专用章,并登记。
合同会签单将作为盖章依据存档于合同条法处或各单位合同专用章保管部门。
通过合同管理信息系统上线运行的合同,应完成在线合同审批手续后才能携带合同原件办理盖章手续。
(五)公司各国外分(子)公司以公司名称签订的合同,至-4-
合同条法处盖章时应提交本单位的该合同会签单和合同立项依据或证明,包括但不限于:
总经理办公室决议、招投标委员会决议、单位主管领导审批单等。
公司各国内分(子)公司以公司名称签订的合同,至合同条法处盖章时应提交本单位的合同会签单。
国内设计分公司可以根据业务需要,申请领用公司合同专用章一枚,每年办理一次归还及领用手续。
公司合同专用章领用申请表格式见附件2。
国内设计分公司应承担所领用的公司合同专用章的管理和使用责任,建立健全公司合同专用章的管理和使用办法,做好使用台帐。
国内设计分公司应在每年一月和七月的第一周,向合同条法处上报公司合同专用章使用台帐及加盖公司合同专用章的合同扫描件。
第十六条使用合同专用章,相关部门(单位)必须严格履行合同会签手续或相关审批手续。
合同会签或审批手续不全的,合同条法处或各单位合同专用章管理部门有权拒绝用章。
凡违反规定擅自用章者,将视情节和后果追究当事人的责任,并按公司有关规定予以处理。
第十七条合同文件必须经签字和加盖合同专用章,合同正式生效后,方可递交至财务部门进行付款,无公司或所属单位合同专用章的合同,财务部门应拒
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