U8信息化需求分析报告Word格式.docx
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U8信息化需求分析报告Word格式.docx
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湖北中电建电力设计有限公司于2013年5月成立,公司注册资金为200万,位于汇丰企业天地;
既济电力商城位于全国著名的武汉汉正街(即汉镇既济水电股份有限公司原址),是一座现代化日用家居用品批发商城,营业面积6万余平方米;
山东鲁能工程控制公司位于山东济南,注册资金1000万,是我公司绝对控股的高科技企业,原属国家电网公司,专注于电厂自动控制设备的生产。
经过公司近几年的高速发展,公司已形成在六个方向集团化运作、集约化发展的格局:
一是电力工程设计、施工、设备制造一体化发展;
二是热交换工程及产品方向;
三是水火电厂及工业自动化控制发展方向;
四是以原有的既济商城及拟开发的古田工业地产为主体的商贸发展方向;
五是以新能源建设为主体的投资及资本运作方向;
六是国际市场方向。
公司产品均通过武汉高压电器研究所型式试验,武汉市技术监督局产品强制认证,高低压成套设备3C认证,公司通过GB/T19001质量管理体系、GB/T24001环境管理体系和GB/T28001职业健康安全管理体系认证,建立了完整的管理体系,并多次荣获部、省、市质量管理奖,为国家二级企业。
公司近年来荣获湖北省文明单位、湖北省“五一”劳动奖状、湖北省国资委文明单位、湖北省电力公司系统文明单位、湖北省电力公司安全生产先进单位等称号。
二、企业组织架构
三、实施目标
✧主要实现财物核算与进销存业务管理的一体化应用集成,实现采购管理、仓库管理、应收账款管理、应付账款管理、成本管理、总账与报表等核心系统的应用;
✧优化企业流程,借助信息化规范权限设置;
✧实现库存信息适时掌控,做到物资出入库的有效管理掌握物料的适时库存可用量信息;
✧做到产品成本的精确核算,在库存物料材料消耗清晰的同时通过成本管理系统实现产品级的成本精确核算;
四、实施范围
帐套:
湖北省电力装备有限公司
模块:
总账、应收款管理、应付款管理、ufo报表、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、库存条码(无线版)、物料清单、生产订单、需求规划、成本管理
五、待讨论专题
序号
专题
建议参与部门
建议完成时间要求
1
物料类别及物料编码规则
物资供应部、财务部、生产管理部
2015-1-15
2
物料清单维护要求
技术研发部、财务部、物资供应部、生产管理部
3
财务成本核算方法
物资供应部、财务部
4
物料档案新增维护
物资供应部、技术研发部、财务部、生产管理部
六、业务现状及需求分析
5.1调研概述
调研对象:
物资供应部:
孙主任;
仓储:
艾丽娟;
财务:
赵主任;
生产:
陈主任;
技术:
祝主任生产车间:
调研时间:
2015-01-07~2015-01-12
5.2采购业务
5.2.1业务特点
✧公司共有供应商300多家,同时有专人对这些供应商依据供应价格、供应频率、供应存货质量、供应及时性等方面进行了ABC分类的管理,但没有对供应商进行编码的管理;
✧部分供应商对我司还有信用额度的控制,对供应商的管理存在供应商的资格审批和供货审批,同时公司还存在有既是供应商也是客户的情况;
✧请购环节中,部分存货可能有特殊要求会指定供应商,其他通过询价、比价、投标等方式选择供应商,选择依据是供应商的价格、付款方式、供货周期等;
✧本单位内部采购是集中式统一采购,且所有采购均有请购环节(部门领导进入系统进行审核确认),因此单位内部不会出现重复采购现象;
✧设备采购由生产管理部进行采购,物资采购部不参与其中;
✧公司的采购计划、采购订货一般都是根据项目进行采购,通用性较强的存货才会进行集中采购的形式;
✧采购订货下达后,如果选定供应商供货能力满足则由一家供应商进行供货,如能力不满足则需选择多家供应商;
✧通用性较强的存货需要进行批次管理加以区分;
✧在一定的比例范围下,存货允许超订单收货,收货依据供应商开具的送货单(收货)以及采购部门开具的物资验收单(登账);
✧采购退货的处理,入库前检查数量、外观等粗略项目,不合格直接通过供应商换货,入库后生成中发现存货有问题的质检下达不合格品处理单,仓库有存货则先更换使用再通知供应商换货,如仓库无存货则直接通知供应商进行换货处理。
5.2.2整体流程
5.2.3需求分析
✧对供应商进行编码管理,对供应商大难要集中管理,能够准确的反应供应商信息的全貌;
✧启用供应商存货价格对照表:
设置供应商物料价格对照表,在开采购订单时录入供应商及物料,系统会自动带出价格,便于进行供应商价格分析;
✧请购单审核后,由供应部参照请购单生成采购订单并审核;
审核后的采购订单在系统中是生效的采购订单,可以参照其生成采购到货单;
✧启用采购业务允许超订单到货,待检验合格后由仓库生成入库单入库;
✧采购模块中,可利用生产订单及准备的物料清单信息自动生成齐套材料采购信息,降低物资供应准备时间,避免人为遗漏等失误,同时提高准确率。
✧根据调研分析,为了满足齐套生产,我司对于材料到货及时率有很高的要求,因此,可以充分利用系统中的到货预警功能,设置提前预警天数,及时对供应商进行催货;
5.3销售业务
5.3.1业务特点
✧本次调研对象为生产公司,销售的业务相对弱化,一般是由计划经营部接到销售信息给生产管理部门下达销售计划书,生产管理部与计划经营部签订内部的销售合同,但开发票结算仍然是与客户结算;
✧对于电表箱、农网柜、城网柜、电缆分支箱可做价格管理,其他产品则需每次定价;
✧有价格管理的产品价格调整期根据签订合同期限决定,一般为一年调整一次;
✧销售订单从接单到发货周期不固定,一般情况下是根据项目情况而定;
✧发货是由生产部门进行,确认仓库库存量满足订单计划之后开具出库单;
✧销售产品时根据销售合同会有备件随产品一起销售的情况,有时做为赠品,有时销售合同价格也包含这部分价格;
✧销售发票信息是由经营公司先掌握,然后通知生产公司,生产公司根据发票结转成本;
5.3.2整体流程
5.3.3需求分析
✧对于电表箱、农网柜、城网柜、电缆分支箱需要做价格管理的存货,期初初始化时需要用户在系统里做价格调整单、价格变动时也需维护价格调整单;
✧由于主营业务成本是根据销售开票来结转,所以就必须要有人在系统里做销售发票,由于销售发票信息最先是由经营公司掌握,建议由经营公司在系统里做销售发票,具体责任执行人由电力公司自行决定;
5.4库存管理
5.4.1业务特点
✧仓库内货物按照项目放置,一般入多少出多少;
✧原材料入库有入库单据,一般不存在超订单入库,个别物品有超订单入库情况(通用性较强的存货);
✧仓库内存放一些备件,备件采用先进先出,批次大概估计;
✧原材料入库前一般凭送货单验货,然后由采购订单对应检验货物数量,检验不合格退货;
✧存货放置按照项目,入库记账按存货种类;
✧建立多仓库,一个正常业务出入库,另一个做中专调拨,不计入成本,用于某些特殊要求的客户。
5.4.2需求分析
✧原材料入库做验货、质检,检验不合格的做退货,合格产品入库同时做采购入库单;
✧对于已经入库后再退货的物料,由供应部参照采购订单生成到货退回单,再由仓库参照该退回单生成红字采购入库单并审核,将物料从仓库退出;
✧通用性强的存货需要进行批次管理,追溯产品批次,对于此类常用物资,还可设定安全库存,保证存货量处于稳定状态;
✧存货放置位置与入库记账统一,便于管理;
✧对于目前情况来说,只有一个统一的仓库,建议在系统中进行区分,包括:
原料仓、辅料仓、包材仓、工器具仓、车间二级仓、中转仓等,便于统计和财务核算。
✧从材料入厂开始,可对材料进行严格的条码管理,便于产品追溯,从材料入厂,到成品出厂,均可反映材料的来源、库存信息、使用对象等信息。
5.5生产业务
5.5.1业务特点
✧生产部门:
一部做高低压成套,二部低压成套和电表箱,部分高低压成套;
四部高低压成套壳体(半成品,会给一部、二部);
✧接受计划经营部下达的销售计划书,生产报价,跟经营部签订内部合同,给产品编制内部的编号(这些产品对应有一个项目号,是由经营部提供的,)下达生产计划(包括有外协计划),检验部、技术部,供应部,相关车间,每个部门有对应的时间要求。
想要在系统内管理维修器具、磨具,管理进出库。
✧物资计划辅材和包装都不包含,同一个项目号对应一个生产计划,有月初的汇总计划,中间几乎每天都有调度计划,是新的生产任务的重新编排。
✧半成品被其他车间领用没有交接手续;
供应部归集产品的材料及运费的成本,取采购价和库存价,认为将物资计划中的材料指定给产品,可能跟实际不一致。
希望辅材和包装物能规范的归集成品成本。
✧没有成品账,没有登记人,财务对此有没严格要求。
✧高低压成套体积大,不方便库存,只有暂存在车间;
塑料表箱保质期有限,尽量按需生产,少量库存。
5.5.2整体流程
5.5.3需求分析
✧想要在系统内管理维修器具,管理进出库。
磨具的管理纳入,以上需求匹配到系统中的设备管理模块,本次实施模块达不到理想需求,暂时只能通过出入库的形式简单管理。
✧物料清单中没有包含辅料和包装物这两块内容,经了解,辅料由于种类过多,不建议纳入物料清单中,避免影响使用效率,包装物种类少,且相对固定,可以在物料清单维护是加入当中。
✧半成品的领用需要完善领用手续,便于账务查询及财务成本核算。
✧对于成品完工的,无论是否进入仓库进行存放,后期均需粘贴条码卡,便于存货的查询及追溯。
✧订单下达后,根据物料清单可自动出具齐套采购计划提供参考,从而减少因缺料导致停工的现象。
5.6计划业务
5.6.1业务特点
✧技术研发部主要针对:
电器设计、铜牌设计、柜体设计、壳体设计、技术研发。
✧电器设计中涉及:
拿到设计图纸——编制预报计划——进行产品设计——编制正式物资计划——车间生产流程。
其他设计无此流程,直接出正式物资计划。
✧产品设计到确认的周期一般不超过半个月时间。
✧编制的物资计划中基本上为最低耗量,没有考虑到生产损耗。
✧一般情况下,技术研发部下达正式物资计划时,即表示物流清单的正式确认,但会存在直至生产进行仍有物料变更或增补的情况。
✧部分材料生产中会有套料生产的情况(例如铜牌),即多个工号产品在一个材料上进行裁切。
5.6.2需求分析
✧新的生产计划下达后,如果现有同类设计产品中有类似产品,可直接复制该物料清单进行修改,形成新产品的物料清单,以减少工作量;
✧对于有增补和更换物料的的情况,必须及时更新完善物料清单信息,以保证物料清单的准确性和及时性,为后期同类产品提供参考;
✧对于有套料生产的材料,在系统中可能会涉及到最小切割量的设置,用以进行最小出库量的控制;
✧对于通用性较强,仓库有库存的,物料清单确定后,下达采购会自动减去仓库库存,避免重复采购;
✧由于新产品会新增物料清单,从而新增存货,运用系统后会产生存货档案的维护问题,需确认有哪个部门进行档案添加;
5.7财务业务
5.7.1业务特点
✧该公司分为三个会计主体:
本部、生产分公司、经营分公司,生产分公司出成本报表,经营分公司出收入报表,本部出合并报表;
✧生产成本科目辅助核算挂有产品、客户、项目号、部门;
✧主营业务成本科目辅助核算项目有产品、客户、项目号;
✧销售成本核算方式按销售发票核算,该公司不涉及到任何与收入相关的科目;
✧存货计价方式目前仓库发料按先进先出法,平时按计划价发料,月底根据报销的采购发票,将实际价格与计划价格进行对比,形成差异计入生产成本;
✧存货核算方式是按存货核算;
✧每月财务有手工做的应付账龄分析报表,手工进行应付与预付对冲,希望系统可以提供应付账龄分析报表;
✧生成完工之后并未把生产成本转入到库存商品里,什么时候销售出库完成,结转成本时,再把生产成品转到库存商品里面去;
✧在采购发票到时正式形成财务应付帐款;
✧财务应付帐款入帐需要提供的单据有采购发票、入库检验单;
✧预付账款冲抵应付账款;
✧超过10W以上的应付账款总经理审批;
✧月底无发票存货做暂估,暂估方式为单到回冲;
5.6.2需求分析
✧由于生产成本科目要挂产品、客户、项目号、部门辅具核算,系统材料出库单上要维护产品、客户、项目号、部门信息,同理,销售发票上也要体现产品、客户、项目号信息;
✧存货计价方式目前按先进先出法,可能会造成本与当前市场价值不附,导制收入偏高,具体计划方式还要通过内部会议确定;
✧若要做到系统可自动提供账龄分析报表,财务就需要及时的进行付款单据与发票的核销;
✧目前财务并未做采购的暂估,只有在月末时调整实际成本与计划成本的差额,把这部分差额计入生产成本里面去,但实际上这部分差额可能本应该结转主营业务成本的,这样生产成本科目就会一直有一部分留在账面上,建议采用单到回冲的暂估方式,报销记账之后,自动冲抵主营业务成本;
✧采购发票结算后传递到应付款管理模块,在审核后形成应付账款,记录到账表中;
✧付给供应商货款时,在应付款管理模块录入付款单并审核,则付款会记录到账表中;
✧对该单据制单后生成凭证传递到总账中,在审核和记账后登记到总账的账表中;
✧如果是预付款,则在录入收款单时要选择款项类型为“预付款”;
✧付款单要进行核销,核销的作用在于将付款与形成应付款的发票或应付单对应起来;
✧10W以上的应付款打印出来交给总经理审批后再做付款单。
✧采购入库单记账时必须要有成本;
✧对于采购入库,如果当月在采购管理模块已经开立发票并结算形成应付款,则在存货模块直接对其记账即可;
如当月发票未到,则应先对其进行暂估成本录入,然后再记账;
✧记账后的入库单据可以根据单据上的收发类别生成带有分录的凭证;
5.8成本管理
5.8.1业务特点
✧目前的材料成本均来自于年初拟定的材料计划价格,制费和人工均统计后按一定比例进行分摊;
✧成本核算对象基本都是按照项目进行;
✧成本的材料消耗来源均需车间进行统计汇总;
5.8.2业务特点
✧本次实施目标需要核算产成品、半成品、在制品的成本;
✧分配标准:
在产品按照完工产品倒挤的方式核算材料成本,不承担工费;
完工产成品和半成品的工费按照定额工时分摊。
✧成本项目为材料、直接人工、制造费用,可以考虑制造费用有下级明细项目;
✧成品的材料成本可根据生产订单、物料清单及材料出库等自动卷积算出;
七、文档说明
1、本方案签章确认后,标志截止本里程碑的工作已完成,项目进入上线准备阶段。
2、本方案集电力装备各部门负责人提供的业务现状及系统应用诉求、用友U8信息化项目组共同撰写、讨论、编制,作为项目管理及实施重要文档。
3、本方案为内部重要管理文档,切勿外泄,违者必究。
电力装备用友U8信息化项目组
二0一五年一月十三日
客户项目负责人签字确认:
用友项目负责人签字确认:
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