员工国内出差管理制度Word格式.docx
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2.中心、独立部门负责人或职务代理人实际级别与职务级别存在差异时,按照该岗位级别标准乘坐交通工作。
3.降低标准乘坐交通工具者,火车、轮船持票据按附表(三)的规定给予节约补贴;
4.根据个别岗位出差频繁的特点,对附表(四)所列的线路,乘坐飞机不需要报批。
此类人员如下:
1)大区市场、渠道、财务经理;
2)市场管理中心终端管理经理/主任、促销主任,市场推广经理/主任、运营商推广主任;
3)渠道部渠道规划经理、客户管理经理、渠道策略经理?
;
4)大客户部客户经理/主任;
产品部区域销售主任;
培训部培训讲师出差。
5.根据新疆地区的特殊性,新疆办事处主任从乌市到阿克苏、喀什出差可乘坐飞机,到伊宁出差在11月份至次年3月份间可乘坐飞机。
6.因特殊情况,员工需提高乘坐交通工具标准的,应于出差前按规定流程审批同意后方可乘坐交通工具;
事后报批,一律按实际标准报销。
根据副总裁授权,审批流程如下:
子公司:
申请人—部门经理—子公司总经理—财务总监;
总部:
申请人—部门经理—中心总监—财务总监;
7.员工个人自愿提高乘坐标准选择飞机时,公司只按火车标准报销,并按照乘火车时间计算补助,该类事项不需要审批。
8.出差人员经批准后因私事绕道、携带亲友而增加的开支自付,因绕道增加的包干补贴和住宿费用应扣除;
非经同意而私自绕道、携带亲友的,不予报销差销费及出差包干补贴。
9.总监以下人员下列线路不得第乘坐飞机:
深圳←→武汉;
深圳←→长沙;
深圳←→南昌;
深圳←→福州(厦门);
深圳←→南宁;
4.票务管理规定
1.公司总部已指定订票机构的,下属机构行政部应在指定的地点订票。
公司未指定订票机构的,由下属机构行政部寻找价格、服务较优的机构定点订票。
各机构行政人事部在机票送达后,应将订票情况登记《机票预订统计表》,并在次月10日将该表发给总部行政部和会计核算部费用会计。
2.各种车船票、飞机票一律由当地行政部负责定点订票。
如特殊情况下需个人自行订票的,需由行政部签字证明。
3.机票不得产生订票费;
其他票据的订票费一般不得超过二十元,特殊情况下超过的,需由该机构行政部经理同意并签字证明,经所在部门经理签字认可后财务部门方可报销。
4.因个人原因产生的退票费,公司不给予报销。
员工报销机票费时允许报销随机保险费,公司已统一购买意外保险的员工,出差时不得再次报销保险费。
。
5.出差住宿费报销规定
1.公司对不同职级的人员规定不同住宿标准,住宿费标准见附表(五)。
2.出差人员住宿费报销,凡实际住宿费在标准以内的,按实际住宿费票据报销,实际住宿费超出公司标准的,按公司标准上限报销。
常务副总裁及以上人员出差住宿费实报实销。
3.出差人员应入住公司在出差地的签约酒店。
公司在当地已指定优先入住签约酒店的,应优先入住指定酒店,并按照签约价格和适用型号在标准内就低不就高原则入住并报销。
4.公司在出差地没有签约酒店的,按出差住宿标准报销。
5.出差地点为自己家(或父母家)所在地,剔除住宿费一项不予报销。
6.如为同性别二人(含)以上出差到同一地点,无特殊情况,本着节约原则,应以两人为单位入住标准间,凡两人同住标准间的,以其中职位较高的一人的标准作为住宿报销标准,且报销时必须注明合住人员。
对非同一时间到达同一下属机构的情况,下属机构行政部有责任告知后到人员相关情况,并安排入住同一房间。
7.非当地居民因工作调动原因,新任人员交接期间产生的住宿费在7日内可以按照级别标准核定住宿费进行报销,超出7日不予报销,但不享受各种补助。
8.编制属于总部而在下属机构流动出差人员或下属机构人员回总部办公,首先到行政部报道,由行政部按照客房、科苑宾馆、泰然宾馆先后顺序原则安排入住。
在总部自有住所的,不报销住宿费。
9.总部统一组织的开会或培训按照会务组安排入住。
10.对于区域人员,大区常设机构所在地有宿舍提供的不报销住宿费用。
6.出差交通补贴、伙食补贴报销规定
1.市内交通费、伙食补贴二项开支,实行限额包干,按出差的实际天数计发,出差期间发生的市内交通及伙食费不再报销,具体包干标准见附表(六)交通/伙食补贴。
2.出差实际地点在公司内部(包括:
总部深圳、各下属机构、办事处)的,自出差之日起十日内(含路程时间,后同)按标准全额报销各项补贴,第十一至三十日按标准50%执行,出差时间三十日以上的,自三十天之后按驻外员工补贴标准给予补助;
3.公司派车出差的剔除交通费一项补贴;
公司副总裁(含副总裁)以上人员出差期间的市内交通费(含出租车费用)据实报销,同时取消出差期间的交通补贴。
4.员工出差期间的招待费按报销招待费次数扣除伙食补贴,每次扣半天伙食补贴。
5.因工作调动原因,双方交接期间不报销任何补助。
6.总部派驻下属机构人员或总部从下属机构临时借调到总部人员不视为出差,不享受补贴。
派驻或借调的路途车费实报实销。
7.出差至省会城市之周边郊县区域的,车费据实报销,只给伙食补助,不再给交通补助。
7.员工参加会议、培训报销规定
1.公司安排员工的内部和外部会议或内部和外部培训,住宿费用、火车、轮船或飞机票等按实际金额回所在机构财务部门报销;
会议或培训期间住宿费用已由组织单位安排的,不再报销住宿费用;
2.会议或培训期间不报销伙食补助和交通补助。
报销差旅费时,必须提供会议或培训通知。
3.员工参加公司内外部会议或内外部培训的,乘坐飞机不给路途补助,乘坐除飞机以外其它交通工具只给按照路途合并时间计算的伙食和交通补助;
8.驻外员工管理规定
1.驻外员工定义:
指因工作需要,下属机构派往机构所在地以外的地市长驻,并提供有办公场所或宿舍,派往人员为非当地(指有办公场所或宿舍所在地)户籍,且在当地或所辖区域执行工作合计时间超过15天的员工。
2.驻外时间界定:
各机构派往异地工作人员自租赁到固定住所之日起或自派出日第15天起(以两者中较短时间计算),派出人员按驻外人员处理,出现人员交接的,新的人员自到达异地之日起执行驻外标准。
3.公司按员工实际驻外天数给予伙食补贴及市内交通费补贴。
该驻外补贴两项合并计算,补贴标准如下:
经济特区20元/天一类城市15元/天
普通城市10元/天县城(地市、郊县)8元/天
4.如驻外员工定义工作所辖区域不限于一个市(县)及地市的,在工作所辖区域之内[市(县)]之间车费据实报销,补助按照驻外标准报销。
5.如因业务需要对多个业务区域(以地级市为标准)进行合并,在一个地级市所辖区域内出差按驻外处理;
跨越地级市出差按正常出差处理。
6.驻外员工返回上级机构所在地出差,报销路途车费和住宿费,此期间不再计算补贴。
7.驻外员工房屋租赁参照《下属机构员工宿舍管理制度》规定的标准租赁物业。
8.根据公司编制要求所设立的省级办事处,业务范围覆盖几个区域的,并设有固定办公场所,该办事处人员视同下属机构执行出差制度。
即在办事处所在地工作不享受任何补助。
办事处员工离开驻地到其它地市的按《员工国内出差管理制度》第一至第五条出差规定执行
9.出差申请和报销审批程序
1.出差人员出差前在人力系统内做《出差申请表》,申请表需经部门经理确认同意后,财务部方可办理借支手续;
2.出差人员返回单位5个工作日内在预算系统内进行差旅费报销的申请,财务部人员在接到系统单据和实际单据的2个工作日内审核完毕。
3.下属机构负责人(省级办事处负责人)的费用由区域总监审批;
财务经理由区域财务经理审批,其他人员费用按正常流程报销。
4.总部各中心总监、大区总监、独立部门负责人的出差费用由公司常务副总裁审批;
其他人员费用按正常流程报销。
10.自驾私车出差管理规定
1.凡自驾私车出差,用于公司业务的,须在出差之前公文提报出差申请,给直接上级领导审批。
申请内容包括:
自驾私车出差地点、行程路线、起止时间,随同人员,业务内容。
审批后的公文转发给财务部做为报销的依据,事后补报不予报销。
2.本制度所称出差是指员工在非节假日期间到员工机构所在地的市区以外的区域办理公务。
员工在节假日期间自驾私车或在市区内自驾车不认定为出差。
3.不享受公司车辆补助的人员自驾私车出差的,交通费用按照公司《员工国内出差管理制度》的乘车标准所乘坐的交通工具发生的费用金额报销;
交通补助和伙食补助按照公司《员工国内出差管理制度》的标准给予补助;
4.凡属给予交通或车辆补助的高层管理人员自驾车出差的,原则上不再另行报销交通费和出差交通补助,只计算伙食补助。
5.在公文中提报的随同人员享受正常的交通补助和伙食补助,在同一张单据中进行报销,但必须在报销单据中注明随同人员,主管直接领导审批单据时要对此人的真实性进行确认。
6.驾车人员凭借自驾车期间所发生的油费、过路过桥费、停车费票据报销差旅费用,财务以此票据上记载日期核定出差的地点和起止时间,核算补助天数。
无法提供有打印日期的过路过桥费票据的,财务不给予报销交通费,也不计算出差补助。
7.在异地随乘私车出差人员不报销行程路线的车费,可以报销此期间的交通补助和伙食补助。
11.差旅费报销其他事项
1.出差期间遗失票据者,经所在部门负责人和财务总监审批同意后,按实际费用的60%报销,对实际费用超过规定标准的,按规定标准的60%,并由申请人提供其他发票代替。
2.出差人须提交出差报告,其直接上级审阅后方可签批出差费用报销。
3.员工职级与岗位职务有差异,按照岗位与职级中较高者的原则,确定交通工具与住宿标准,计算差旅费补贴。
4.下属机构在编的促销员、巡店员返回下属机构、下属机构办事处(或区域)驻地开会或到总部参加培训、会议、活动,可由下属机构财务部根据当地情况酌情报销路途交通费,不给予补助;
报销人员为区域主管或市场代表。
12.执行及解释
1.以上规定自即日起开始执行,在此之前发生的出差补贴(指出差的起始日),仍按以前的差旅费报销标准执行。
2.本制度的解释权及修订权属于公司总部财务中心。
附表
(一):
职务等级体系
类别代码
职位
对应岗位
A
助理总裁及以上
含董事长、总裁、高级副总裁、副总裁、助理总裁
B
助理总监及以上人员
含总部中心总监、独立部门总监、大区总监、助理总监总部其他R级及以上岗位
C
部门经理级
含总部一级部门经理、市场部二级部门经理、下属机构负责人、总部其他T级及以上岗位
D
主管/经理级
总部U、V级别各岗位;
子公司T、U级岗位
E
其他员工
其他各岗位
注:
本职务级别分类仅限用于国内出差时乘坐交工具、住宿、伙食及交通补助标准的计算,以上职务以公司总部人力资源部的最新任命通知为准。
附表
(二):
乘坐交通工具规定
类别代码
飞机
火车
轮船
头等舱
软卧
一等舱
B、C
经济舱
硬卧
二等舱
三等舱
1.T级别以上(含T级)人员乘坐飞机的前提:
需要白天乘车时间6小时以上则可改乘飞机(白天乘车指8:
00-18:
00)。
如该线路有夕发朝至的火车则不得乘坐飞机。
2.乘坐火车卧铺的条件:
夜间乘车六小时以上或需连续乘车十小时以上。
夜间乘车指20:
00-6:
00;
3.乘座汽车卧铺条件:
需夜间乘车且必须坐夕发朝至的汽车。
00。
否则不得报销卧铺费;
附表(三):
降低等级乘坐交通工具的奖励标准
可乘坐等级
降低的等级
奖励
二等
三等
30%
硬座
100%
四等
50%
60%
附表(四):
流动人员可乘坐飞机线路
区域
出差区间
陆路时间
北区
深圳
北京
24H
哈尔滨
郑州
21H
38H
山西
沈阳
33H
19H
长春
35H
石家庄
40H
天津
26H
南区
福州
13H
长沙
南宁
南昌
30H
17H
东区
上海
济南
武汉
23H
南京
20H
杭州
合肥
西区
成都
42H
昆明
重庆
37H
新疆
51H
19
贵阳
28H
52
西安
27H
61H
34
12H
1.区域人员出差前应周密安排出差计划,根据就近原则完排在相邻的省份或子公司出差。
比如北区人员在东北出差期间应尽可能安排在东北三省出差
2.区域人员出差线路跨越超过3个省份或绕道且需要乘坐飞机,应提供充足的理由,否则财务有权拒绝报销并给予通告批评。
附表(五):
住宿费标准
特区
一类城市
地市
县城(郊县)
800
600
450
300
500
400
250
350
200
180
150
120
100
附表(六):
交通补贴/伙食补贴
类别
代码
交通补贴
70
60
50
40
30
25
20
35
18
15
备注:
1.以上为出差期间每天包干的交通单项补贴/伙食补贴标准。
计算交通和伙食补贴按以上标准乘以2即可。
2.员工出差按规定可乘坐飞机的,可于交通补贴之外另行据实报销市区-机场来回民航大巴费用。
已由公司派车接送的不予报销此项费用。
附件七:
关于规范签约酒店入住及机票预订的规定
根据总部统计的各下属机构签约酒店价格、机票预订与酒店入住习惯,本着节约的原则,对出差人员入住签约酒店、机票预订统一规范如下,由公司统一组织的会议及培训除外。
一、签约酒店入住
1.总部根据各下属机构的签约价格及酒店设施,从中选择了一批价格合理、设施相对较好的优选酒店;
各出差人员出差时应根据住宿标准、所属级别优先选择《优选签约酒店名录》上的酒店入住;
2、对于总部及下属机构酒店名单,行政部将在信息平台公布,请各位员工登录查;
3、公司各级财务部门在审核差旅费报销时,应以优选酒店的价格核准报销费用;
4、优选酒店仅是签约酒店的一部分,因优选酒店客满或其他原因需要选择其他签约酒店,由当地人事行政部出具证明才可在所属机构财务部门报销;
5、同一优选酒店的不同价格的房间型号选择规则如下:
1)入住的房型单价不超过公司规定的出差住宿标准;
2)在优选酒店中已注明适用人员的,只能在适用的型号中选择;
3)同一级别人员有多种型号可供选择时,本着价格从从低到高的原则选择;
4)单、双人间价格存在差异时,选择价格较低者;
在同一地点有二人以上人员同时出差的,必须自觉并房。
到总部出差的人员,先到公司前台报到并登记,由公司安排入住酒店。
对于二人并房的,住宿费用发票各开一半,各自报销。
对于并房住宿但开全票报销的,一经发现,严肃处理。
6、优选酒店入驻规定适用于全体员工。
二、机票预订规范
1.各下属机构可以同时签约二家订票公司,订票时,选择价格低者订票。
所有员工必须通过签约的订票公司订票。
莱斯达航空票务有限公司可作为备选订票公司之一。
2.各出差人员可以通过出差地行政人事部订票,也可以通过下属机构签约的指定订票公司直接订票,员工订票后,必须在下属机构进行票务登记。
各机构行政人事部在机票送达后,应将订票情况登记《机票预订统计表》,在次月10日将发给总部行政部和会计核算部。
3.下属机构因订票产生的折扣,并入营业外收入处理。
4.员工报销时,应在机票单据背面注明订票的时间和订票公司的名称。
财务在核销时结合有关资料查证。
三、相关附件
1.优选酒店名录
2.公司签约酒店明细;
3.莱斯达各地机构明细
4、机票预订统计表
四、执行时间及其他
1.本规定自发布之日起执行;
公司将根据实际情况不定期调整优选酒店名单。
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