会计账务处理中常用Excel技巧Word格式文档下载.docx
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Office
办公软件的一员,是进行数字运算数据处理的表格工具。
而
财务会计在进行账务核算中,会和各种各样的数据打交道,
因此,近些年来各个企事业单位将
作为账务处理中的
会计辅助核算工具,对顺利完成工作起到了事半功倍的效果,
并且逐?
u
成为必不可少操作工具。
Excel
强大的计算功能,除了能够实现我们常用的加、
减、乘、除、乘方运算外,还可以实现关系运算、以及文本
与运算。
同时在进行运算时也可以充分利用
软件提供
的函数来实现数据的运算。
的函数库里面包含大量与
财务相关的统计函数、分析函数。
为其在会计核算中的应用
提供了有力保障。
的数据清单有数据库类似的特点,
可实现数据的排序、筛选、统计、查询、分类汇总的功能。
这对于满足会计的精细化核算要求提供了技术支持。
利用创
建好的表格可自动转化成我们需要的图标,对于编制会计年
度报表分析说明,大为减轻财务人员负担。
宏命令能够重复
我们的动作指令,大为节约财务人员时间和减轻工作量。
以
下介绍运用
2010
软件中的部分功能,结合平时账务处
理中运用到的知识点进行探索研究。
为不太熟悉
Excel2010
软件的财务人员提供帮助。
二、会计账务处理中常用
(一)快捷键的使用
所谓快捷键就是使用键盘上某一个或某几个键的组合
完成一条功能命令,从而达到提高操作速度的目的。
在会计
账务处理中经常会用
电子表格来统计数据、制作工资
明细表、单位往来备查明细账等。
善用快捷键,不仅可以更
快捷准确地进行数据处理,提高工作效率,也是会计人员专
业性的体现。
下面为大家介绍一些
账务处理中实用但
不太常见快捷键的使用和功能。
(1)F4:
重复上一步操作,比如说插入行/列、删除单
元格、设置格式等。
F4:
可在公式中对绝对引用进行轮流切换,如
A1,
$A$1,$A1,A$1
F2:
选中单元格再按
F2,转入编辑状态(不用双击)
(2)Shift+F11:
插入空白的工作表(sheet1)
Ctrl+N:
新建工作簿(book1)
(3)Ctrl+1:
设置单元格格式
Ctrl+2:
加粗(同
Ctrl+B)
Ctrl+3:
倾斜
Ctrl+4:
下划线
(4)Alt+“+”:
求和,可以先按该快捷键,再选择需
要求和的内容,也可以选定需要求和的内容后按该快捷键得
出结果。
(5)Alt+“;
”:
定位可见单元格。
先选定内容,按
Alt+
“;
”或者
F5,再操作,可确保仅对可见单元格操作而不影
响未被筛选出来的部分。
如:
不复制隐藏区域内容。
(6)Alt+Enter:
在表格内换行
(7)Ctrl+上/下/左/右:
快速跳至表格最上/下/左/右四方,
如果单元格有数据,会移动到数据的边缘;
单元格没有数据,
则移动到整个工作表的边缘或遇到其他数据停下来。
(8)Ctrl+Shift+上/下:
选择该列所有数据,加上左右可
选择多列
(9)Ctrl+Shift+“+”:
在选中的行/列上/左边增加一行
/列。
(10)Ctrl+“-”:
删除,选择某一行或某一列,按该快
捷键,直接删除行或列。
(11)Ctrl+“;
将当前单元格内容改为当天日期,
格式为
2016-XX-XX。
(12)Ctrl+F/H:
查找、替换,点击“选项”,可以替换
某种格式等等。
(13)Ctrl+Z:
撤销
Ctrl+A:
全选
Ctrl+S:
保存
Ctrl+P:
打印
(二)函数的应用
对于单位的财务会计而言,制作工资发放表、建立固定
资产卡片、管理单位存货、单位往来应收应付明细、编制会
计财务报表等都是常规工作。
而这些常规工作中势必涉及函
数的应用。
面对这些繁琐、重要且容易出错的工作,必须灵
活掌握函数的使用方法及技巧,才能应对日常财务会计工作。
例如,利用
预先设置好工资模板的基本格式,
在工资模板中设置好函数和公式。
在进行工资、五险一金、
个税、其他扣款等项目计算时,只需输入基础数据即可生成
工资核算数据。
避免因为计算错误导致工资发放错误等情况。
同时会计核算中对数据的精确性要求较高,面对以万元为单
位数据,有时候甚至会精确到
00001,利用函数可避免因为
四舍五入导致数据的不一致,减少会计因数据不一致带来的
数据核对工作。
下面介绍会计账务处理中一些必备的函数。
(1)Round:
按指定的位数对数值进行四舍五入(建议
在公式中可以加上)。
语法:
ROUND(number
要四舍五入的数字,num_digits
保留的位数)
应用举例:
ROUND(14511,2)>
>
145。
对于保留一
位小数的
A1、B1、C1
三个单元格,当
A1
单元格输入数据
为
145,B1
单元格为
145,对该两个单元格求和后,C1
单元
格变成
30,并非
29,对于会计账务处理而言,如果以万元
为单位,相差
01
就会造成很大的差错。
而是用
Round
函数
后,函数会进行四舍五入,但在计算数据时会保留对原始数
据的运算后,再进行四舍五入。
(2)Subtotal:
可
以忽略隐藏的单元格,只对筛选数据结果数据进行求和。
SUBTOTAL(function_num1-11,单元格区域)
ps:
可以有好几个单元格区域
在制作工资数据时,利用该函数可以计算某
几个部门的工资合计。
(3)sumif:
根据指定条件对若干个单元格或单元格区
域求和。
(range
范围,criteria
条件,sum_range
可选项,
表示求和范围)
求出退休教职工某月支出合计数。
(4)countif:
计数函数,筛选满足一定条件的单元格个
数。
countif(range
区域,criteria
以数字、表达式或文
本形式定义的条件)
分别统计单位男女教职工人数,或
80
后教
职工人数。
(5)mid:
字符串函数,从一个字符串中截取出指定数
量的字符(从特定位置开始取值)。
MID(text
被截取的字符,start_num
从第几位开
始截取,num_chars
截取的长度)
从教职工身份证号码中提取出生年月信息。
(6)Search:
返回一个指定字符或文本字符串在字符串
中第一次出现的位置,从左到右查找,忽略英文字母的大小
写。
SEARCH(find_text,within_text,start_num)
=search(要查找的字符,字符所在的文本,从第几个字符开
始查找)
>
FIND
函数与其用法一致,但
find
函数为精确查找,
区分大小写,不支持通配符。
对于工资或者学生助学金信息表中信息查找。
(7)TEXT:
将数值转化为自己想要的文本格式。
text(value
数字值,format_text
中自己所要选用的文本格式。
)
转换前
22:
35,公式为“=TEXT(A2,
‘hh:
mm:
ss’)”
转换后为
35:
00
(8)MOD:
求余函数,返回两数相除的余数。
MOD(被除数,除数)>
被除数/除数=商
运用
1:
判断是否是整数例:
=mod(25,1)=0
判断能
否被
1
整除,返回
0
则为整数。
2:
隔行显示不同颜色>
原理:
利用
mod
函数能否
被
2
和
的特性。
步骤:
开始―条件格式―新建规则―使用公式确定要设
置格式的单元格―输入公式―点击格式―填充―选择颜色
(9)INT:
将数值向下取整到最接近的整数。
INT(number)
注意点:
①INT
函数是取整;
②小数部分不进行四舍五入,直接去掉(指正数时)。
③INT
函数处理负数的小数时总是向上进位,这一点和
TRUNC
函数不同。
例如:
=INT(1889),结果为
18。
=INT(-58),结果为-6。
=TRUNC(-58),结果?
?
-5。
(10)Vlookup
垂直查询函数。
VLOOKUP(lookup_value,table_array,
col_index_num,[range_lookup])也就是:
VLOOKUP(查找
值,查找区域,第几列,精确匹配/近似匹配)
区域中提取工号为
100003、100004、
100005、100007、100010
五人的全年应发工资总额,并对应
的输入到
I4:
I8
中。
在数据量大的时候一个一个地手动查找
十分繁琐,因此这里使用
VLOOKUP
可迅速提高查找效率。
(三)图表的应用
表格中的数据能够准确地反映数据,但在
中
可以根据表格中的基础数据快速生成柱状图、饼状体、折线
图、条形图、散点图。
利用这些图形更加直观地反映数据间
大小关系、及数据的变化趋势、部分与整体的构成等。
我们
一般采用柱状图比较数据间的多数关系;
用折线图反映数据
的变化趋势;
用饼图表现数据间的比例分配关系。
灵活运行
图表可更直观地反映财务状况,便于管理者分析决策。
(四)管理工作表中的数据
大量的数据类似于小型的数据库,可以实施
数据的筛选、排序、分类汇总、查询、统计操作,来实现数
据库的管理、组织和处理数据功能。
排序操作在对于工资数
据将职工按照部门进行分类汇总时非常关键;
筛选操作是根
据给定条件,从大量的数据清单中找出并显示满足条件的记
录,在对于个人和部门工资数据查询时效率非常高;
而目前
会计核算中提出精细化核算的要求,高校在支出核算时分为
教育事业支出、行政管理支出、科研管理支出、后勤管理支
出、离退休支出,在核算时使用分类汇总的功能可实现精细
化核算功能。
分类汇总是把数据表中的数据分门别类地统计
处理,无需建立公司,Excel
会自动对各类别的数据进行求
和、求最大值、最小值、统计个数等。
同时分级显示汇总结
果,增强工作表的可读性,使用户更快捷地获得需要的数据
并作出判断。
三、结语
随着经济的发展和市场竞争的加剧,会计职能已经从单
纯的会计核算型向财务管理型发展,这需要财务会计人员充
分利用现代信息技术,用于分析财务状况,利用
Excel,编
辑公式、运用函数、绘制图表、编辑文本以及建立财务分析
模型,为管理者提供更精准的数据。
会计人员经常与数字打
交道,而
作为一种数据处理软件,两者必然联系
起来,能够灵活应用
将成为会计人员最基本的要求。
责任编辑:
杨国栋
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