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5.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。
2010年1月
1.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。
2.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。
3.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。
对()
4.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。
5.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
(错
6.日常交往中的上下级角色关系不应淡化。
9.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
如果上司不加采用,应说服上司。
错
2009年7月
3.两个电话铃同时响时,文员要同时对两个电话讲话错
4.上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握。
错
5.如果上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输人电脑,准备交往提示文件。
对
6.当上司要求文员协助私人事冬时.就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
7.英美国家习惯,文员接待来访者,应该站起来与来访者讲话。
10.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
2009年1月
)2.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上甸的日志的事项是否一致则是典型的工作。
)3.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。
)4.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。
)5.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
17.男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握。
)8.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
如果上司不加采用,应说服上司。
)9.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。
)10.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围错
2008年7月
1.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。
3.文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。
因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
4.当上司要求文员协助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
6.面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。
7.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。
8.即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限。
2008年1月
4.如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门。
5.文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人。
7.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。
9.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系。
10.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。
(对)
2007年7月
1.办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。
2.小办公室的优点是节省空间,空气流通,联系方便。
3.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
4.对于紧急而重要的事,文员应作书面请示,留档备查。
5.文员在接听电话时,如果投诉者无端辱骂,可把他使用的字眼写下来,以做证据,再慢慢地向他解释:
“邓先生,如果你一直说脏话,我就没有办法再跟你谈下去了。
”(对)
6.无论气什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。
7.上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握。
8.女性文员应留短、薄式的发型,以免妨碍工作。
9.如果两位来访者均未预约,广该按照先来后到的原则引见给上司。
(错)
10.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。
2007年1月
1.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
2,没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日
志的事项是否一致则是典型的工作。
4.文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻把话转达。
5.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响。
6.文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。
7.男女之间,男士先伸手了,女士才能与之相握。
8.英美国家习惯,文员接待来访者,应该站起来与来访者讲话。
9如果会客室的门是拉开的,文员进人会客室后,才能让客人进入。
10.介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员;
若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。
(对
2006年7月
1.善于合作指每一名文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同事的意愿。
2.文员因为已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完成任务了。
“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。
3.对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“该地址不对”并把它退回去。
5.文员在工作时间如需要补妆,应该去洗手间。
7.如果会客室的门是拉开的,先让来访者进人会客室后,文员立即换手握住室内的门把手,以轻盈的步伐进人室内,轻轻关上门。
8.如果会议气氛紧张,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和蔼,轻柔缓慢地端出茶点,以消除紧张的气氛。
9.会议租用的设备,文员必须确保宾馆(或其他供应者)把所需用设备都送过来,并在会议开始前有足够的时间布置好,这些设备应由文员具体操作和负责。
10.上司自己安排的约会忘了事先告诉你,出现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。
2006年1月
1.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。
2.如果是沿着人行道走,两个人并行,“尊贵的位置”是在右边,三个人并行,则在中间。
3.文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,膝盖与大脚可分开。
4.鸡尾酒会一般要安排好座次,在请柬上注明对着装的要求。
5.用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔。
6.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些;
对一般同事或顾客说话,就可通俗。
8.监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章。
10.文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作。
2005年7月
i.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。
2.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。
(鐕)
5.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致,可以出具空白介绍信。
2005年1月
1.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理
及其他活动。
2.凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用通知有关单位。
3.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。
5.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度。
6.合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
9.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。
请帖上指定打“黑领结”,便表示穿无尾正式礼服。
10.拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报。
2004年7月
2.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
3.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。
4.如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进人后,再轻轻关上门。
8.文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
9.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系。
2004年1月
1.文员作介绍,若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍(对)
2.如果是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹,如果以后出现问题,可以查看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。
3.如果不小心发生日程安排计划重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己决定优先顺序。
4.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。
5.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
7.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒。
8.如果上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输人电脑,准备交往提示文件。
9.假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不可独断地拒绝,应该问明上司的意思,因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。
10.为来自外地的与会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可。
办公室管理
第一章练习题
一、简答题
1.简述办公室的普遍含义。
1.简述办公室的主要特点。
2.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。
二、设计题
几位领导同时布置任务怎么办?
X市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。
杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。
李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。
杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话。
面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地。
请你为李助理设计一个合理的应对之策。
参考答案:
1.参考答案:
(1)办公室是泛指一切机关、学校、企业等单位办理行政性事务的办公场所。
(2)办公室是机关企事业单位正常运行不可或缺的机构。
(3)办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。
2.参考答案:
(1)辅助性
(2)综合性(3)服务性
3.参考答案:
(1)办公室人员“善谋”要求:
能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:
一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动局面。
要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。
(2)李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
第二章练习题
1.简述常用办公设备使用规范。
2.简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。
设计一份A4打印用纸库存控制卡。
库存参考号为C3,最大库存量为120令,最小库存量为20令,再订货量为35令。
一令为500页。
一、简答题:
(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。
(2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的。
(3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限。
(4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。
(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。
(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。
(1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全。
(2)储藏需要的面积取决于单位的大小。
(3)合理摆放。
例如在柜中和储藏室放置物品,必须清楚地加标签,以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等。
(4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到。
(5)办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。
若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。
库存参考号C3
项目A4打印用纸最大库存量120令
最小库存量20令
单位令(1令=500页)再订货量35令
日期
接收
发放
接收数量
发票号
供应商
发放数量
申请号
个人/部门
余额
第三章练习题
简答题
1.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。
2.简述办公室督查工作的方式。
(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。
(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。
(3)完成阶段,主要是撰写调研报告。
(1)现场督查
(2)会议督查(3)书面督查(4)电话督查(5)互联网督查
第四章练习题
1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
2.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。
3.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。
1.设计一份电话记录表。
2.设计一份开业典礼的筹备工作流程。
3.设计一份新闻发布会的筹备流程。
(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
(1)剪彩的准备:
红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。
(5分)
(2)剪彩的程序:
请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进
行参观。
第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫
ABCD法则。
A.重要且紧急——必须立刻做。
B.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你,有人突然打电话请你吃饭
等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。
C.重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有第一类事的压
力,就应该将其当成紧急的事去做,不要拖延。
D.既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)——有闲工夫再说。
电话记录表
来电人
姓名:
单位部门:
职务:
电话号码:
来电时间
年 月 日 时 分
通话地点
来电人地点:
受话人地点:
通话要点
1.
2.
3.
结束时间
处理要点
1.交由进行处理
2.请尽快回电
3.约定再来电话
记录人
开业典礼筹备工作的流程:
开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电
台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示)→要做好来宾邀请工作→发放请柬→
现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼
程序→做好各种物质的准备工作。
主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。
第五章练习题
1.简要回答公文写作的五部曲。
2.简要回答起草请示的“五步棋”。
第一步,领悟领导意图:
要求:
准确、全面、提炼。
增加“贴近度”。
第二步,站在领导角度考虑问题。
第三步,把握常用思维方法:
模式化思维;
对象化思维;
辩证思维;
散点思维;
求同存异思维。
第四步,牢记拟写公文要素及要求
第五步,符合国家公文格式标准
(1)因为什么请示——对于原因、目的的说明。
(2)请示什么问题——提出请示的主题内容。
(3)怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案。
(4)请求上级回复——结尾用语的使用。
(5)有无附件需要说明——根据需要确定附件的使用与否。
第六章练习题
1.简述公文校对工作要求。
2.简述电子公文处理过程的五个环节。
设计一份归档文件目录
(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等;
(2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题;
(3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理;
(4)需要使用标准校对符号;
(5)对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。
(1)创建:
根据一定的规则建立电子公文。
(2)办理:
通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。
(3)交换:
按始发者意图进行跨系统的公文传递。
(4)归档:
依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。
(5)销毁:
依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。
归档文件目录参考答案
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