02新中大GE简易进销存管理Word文档下载推荐.docx
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查询材料收发存报表可以了解本月材料的采购、耗用和结存情况;
⑤实际付款时,做付款核销,来源单据选择入库通知单或入库单(采购选项设置)。
可通过查询供应商业务交易报表查询采购及付款情况。
3.软件具体操作
注:
找不到的菜单,可以在搜索框中打入关键字搜索
3.1系统初始设置及初始化
3.1.1采购初始设置及初始化
3.1.1.1采购初始设置
菜单路径:
供应链管理——采购管理——采购初始——采购选项设置:
勾选“订单审批时自动下推入库通知单”,“应付依据”选择“入库通知单”。
这两个选项分别表示:
①订单可以直接生成入库通知单;
②付款核销时来源单据选择入库通知单(也就是说不启用库存模块,也可以使用付款核销功能)。
其他设置可按需设置,逐步学习。
3.1.1.2采购初始化
采购初始确认!
3.1.2销售初始设置及初始化
3.1.2.1销售初始设置
供应链管理——销售管理——销售初始——销售选项设置:
勾选“发货单保存自动生成销售订单”选项,表示录入发货单可以自动生成销售订单。
其他设置逐步了解。
3.1.2.2销售初始化
销售初始确认
3.1.3库存初始设置及初始化
3.1.3.1库存初始设置
库存初始是需要分仓库初始的,因此初始化前需要把仓库建好,如:
成品库、材料库等。
菜单地址:
供应链管理——库存管理——基础数据设置——仓库
3.1.3.2库存初始化
库存初始化确认,分别按仓库初始。
3.2日常业务处理(进销存)
3.2.1材料采购入库(采购入库)
3.2.1.1首先录入采购订单
当实际采购业务发生时,系统中直接录入采购订单,表示应付账款的产生。
供应链管理——采购管理——采购入库——采购订单:
必输项:
供应商(即供货单位)、采购部门和人员、定购方式、采购的物料、数量、单价、金额和交货日期等,信息输入完成后直接点【保存】按钮保存。
3.2.1.2采购订单审核审批
采购订单录入完成后,列表中便能看到刚录入的订单,单击【审批】按钮打开单据,再单击单据界面的【审批】按钮来审批采购订单,审批后会自动生成入库通知单(审核按钮是可选操作,可审核也可以不审核)。
审批完成后即生成采购入库通知单。
3.2.1.3采购入库通知单审批
在上步操作中,会自动生成“采购入库通知单”,同样入库通知单也要审批。
采购管理——采购入库——采购入库通知单,可以看到在上一步骤生成的单据,单击【审批】按钮审批采购入库通知单:
3.2.1.4最后录入入库单
库存管理——系统入库管理——系统采购入库:
选择仓库、再选择入库通知单,可以把入库通知单上的信息都带过来,但是要核对一下,主要是入库的材料和数量,有可能收到的材料是100件,实际入库时检验合格只有99件,那么就需要把数量改一下,最后保存即可。
3.2.1.5入库单审核
入库单录入完成后需要进行审核,审核完成后才能被统计进库存数量
库存管理——功能功能管理——单据管理,查询条件组合查询出材料入库单(按仓库、按审核标志等过滤):
找到单据后,单击界面上的【审核】按钮,界面打开后再单击单据上的【审核】按钮即可审核成功。
3.2.1.6付款核销
付款核销表示实际支付供应商的款项和所欠应付账款的核销,比如下图:
未核销金额:
27775元,表示仍旧欠该供应商这么多应付款,本次核销:
700元表示本次付款700元。
采购管理——采购核算——付款核销
单位、类型选“付款”、来源单据选择上步中审批的入库通知单,填入“本次核销”金额(即本次付款金额),保存即可。
3.2.1.7付款审核
付款核销录入完成后,在列表中即可看到刚刚保存的单据,选中单据单击顶端【审核】按钮,打开单据后再单击单据上的【审核】按钮来审核单据。
3.2.1.8供应商交易报表查询
通过查询“供应商业务交易汇总表”可以看到供应商的采购和付款情况。
采购管理——采购报表集——采购核算报表——供应商业务交易汇总表
其他报表可以自行学习并查看
3.2.2材料出库(手工出库)
库存管理——手工出库管理——生产领用:
可月底汇总只录入一张生产领用出库单,所有领用的材料都填上。
出库单也是要审核的,审核路径与入库单审核地方相同(库存管理——功能功能管理——单据管理)。
3.2.3产成品入库(手工入库)
库存管理——手工入库管理——生产入库:
可以月底汇总做一张入库单,减少操作,实际生产入库要与入库单数据相等。
入库单上需要填写的信息:
仓库、入库产品、价格类型(按实价录入)、入库产品数量、单价、金额等。
入库单也是要审核的,审核路径与入库单审核地方相同(库存管理——功能功能管理——单据管理)。
材料入库和产成品入库没有本质区别,只是入库时所选的仓库、库位等不同。
3.2.4产成品出库(销售出库)
3.2.4.1首先录入发货单
销售管理——销售发货——发货单
新增发货单时,选择“直接录入”的方式,主要录入的信息有:
要货单位(即客户)、部门和业务员、发货日期、发货仓库、产品、数量、单价等。
发货单保存后会直接生成销售订单。
3.2.4.4发货单审核
发货单保存后,在列表中便能看到已保存的发货单,选中这张发货单,单击顶端标题行上面的【审核】按钮,以审核方式打开发货单,再单击发货单的【审核】按钮(如下两图)。
3.2.4.4出库单录入
库存管理——系统出库管理——系统销售出库
需要录入的信息:
选择一个发货仓库,然后选择“发货单”,在上一步中录入的发货单就能被选择到,然后在明细行中补录一个“库位”保存即可。
出库单也是要审核的,审核路径与其他单据审核地方相同(库存管理——功能功能管理——单据管理)。
库存管理的单据,都在同一个地方审核。
3.2.4.5收款核销
发货单表示应收账款已经产生,当实际收到客户的销货款时对应收账款进行核销。
例如:
销售发货单上显示客户应付我们5万元,本次收到货款2万元,那么就应该在此处录入2万元的收款,表示还剩余3万元欠款。
销售管理——销售核算——收款核销
新增收款核销单时:
类型选择“收款”、来源单据点开,找到录入的发货单,输入本次核销金额(即本次收款金额),选择收款部门,保存即可。
3.2.4.6收款审核
收款核销录入完成后,单据便显示在列表中,选中列表中的单据单击顶端标题行的【审核】按钮打开单据后,再单击界面上的【审核】来审核单据。
如果进入这个菜单看到的界面和截图不一样,就点一下【切换】按钮。
3.2.4.7客户交易报表查询
通过查询“客户业务交易汇总表”可以了解客户的销售、回款等情况。
销售管理——销售报表集——应收报表——客户业务交易汇总表
在销售报表集中有很多报表,业务熟练后可以自行打开查看和学习。
3.2.5进销存报表查询
平时用的最多的报表,主要是“库存台账”,主要查询产品的入库及销售情况;
材料的采购及耗用情况。
库存管理——库存常用报表——库存台账
3.3月底过账、会计期结转
3.3.1过账
每个月月底需要进行一次“过账”操作,把数据过到下个会计期
供应链管理——库存管理——库存核算——过账
可以全选所有仓库一起过账。
过账前所有单据都要审核
3.3.2会计期结转
过账完成后,进行会计期结转操作,转入下个会计期业务
供应链管理——库存管理——库存核算——会计期结转
3.3.3反结转
若会计期结转后,发现有错误,可以进行反结转,反结转的同时勾选反过账
供应链管理——库存管理——库存核算——反结转
3.4主要的基础数据配置
3.4.1部门和人员
部门设置如:
生产部、采购部、销售部,对于我们组织架构较简单,可以合并一些部门,尽量少设置一些,简化操作。
功能列表——基础数据——公用数据——部门人员——部门设置
人员设置:
主要涉及人员:
采购员、销售业务员、生产领料员、成品入库人员等。
功能列表——基础数据——公用数据——部门人员——人员设置
3.4.2物料主文件
物料主文件指的是产品或者原材料,都在这一个地方维护;
在做出入库单据的时候,都需要选择入库、出库的什么材料或什么产品,提前需要把物料主文件维护好。
3.4.2.1物料数据设置
维护物料之前,需要把物料的一些基础信息维护好。
如:
物料类型、计量单位等信息。
功能列表——基础数据——物料维护——物料数据设置
3.4.2.2物料主文件设置
功能列表——基础数据——物料维护——物料主文件管理——物料主文件维护
要注意的是物料代码,规范一个规则,会为日后工作带来很多便利!
材料和产品规则分开。
3.4.3供应商设置
即供货单位设置,材料入库单录入时需要录入供货单位,这里把常用供应商可以一次性录入系统,供应商代码长度保持一致比较规范。
功能列表——基础数据——公共数据——供应商设置——供应商卡片
还有另外一个路径:
供应链管理——采购管理——供应商信息维护——供应商卡片
两个路径打开的是同一个界面。
3.4.4客户设置
把常用客户录入系统,在发货单或出库单录入时,需要录入客户名称。
功能列表——基础数据——公共数据——客户设置——客户卡片
供应链管理——销售管理——客户信息维护——客户卡片
3.4.5仓库、库位设置
仓库可以按照实际存在的仓库在系统中设置,比如:
原材料仓库、产品仓库等。
库位设置:
相当于仓库中的具体位置或区域,例如:
A片区放螺丝、B片区放螺帽,则需要设置两个库位:
A库位、B库位。
库位设置是在具体的仓库下设置库位,要先选择一个仓库。
供应链管理——库存管理——基础数据设置——库位维护
3.4.6其他方便性设置
3.4.6.1常用菜单设置
可以把常用的菜单设置在常用功能树里,不常用的不设置,那么进入软件后就只看到自己设置的菜单,方面操作。
在主界面“功能”菜单下面单击【设置】按钮——自定义功能树,把常用的菜单勾选,然后移动到右边,保存即可。
3.4.6.2字段隐藏设置
新中大软件功能比较多,表单的字段比较完整,如:
入库单明细中有编码、品名、规格、检验是否合格……很多字段,对于我们来说使用简单功能即可,可以把不常用的字段隐藏起来,只留下常用字段,录入和查看单据时比较方便。
一般PB开发的单据,在明细表单的位置点击鼠标左键,选择“字段隐藏设置”然后把不常用的字段,拉到右边保存即可(如下两图)。
对于wform开发的单据,要按住键盘上的“Ctrl”、同时点击鼠标右键,才会出来“字段隐藏设置”字段。
若不了解单据类型,可以尝试直接点鼠标右键或者按住Ctrl+鼠标右键,总有一种方法可以打开。
以上设置都可以在软件实施时,由实施人员协助设置完成。
3.5数据备份与恢复
3.5.1数据备份
可以定期或不定期对数据进行备份,以防数据损坏或误删数据,出现异常可对已备份数据进行恢复。
备份、恢复数据在“GE账套数据库管理”中进行
电脑开始菜单——所有程序——新中大金色快车GE(Server)——GE账套数据库管理,用户名为空,密码为123456,点击【确定】按钮进入(如下两图):
在左边选中要备份的账套和年度,然后单击顶端标题行的【备份】按钮(如下图)
选择一个备份路径,单击【确定】按钮就开始备份了。
3.5.2数据恢复
当需要恢复备份的数据时,选中要恢复的账套和年度,单击【恢复】按钮,找到所要恢复的文件,点【确定】按钮即可。
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