财务管理制度生产制造企业贸易企业通用财务制度Word格式.docx
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严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;
金额大小写须完全一致(不得涂改);
简述费用内容或事由。
(三)按规定的审批程序报批。
(三)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第八条费用报销的一般流程:
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门领导审核签字→财务部门复核→总领导审批→到出纳处报销。
第九条差旅费报销制度及流程。
(一)费用标准:
职务
交通工具
住宿标准
伙食标准
外埠市内交通费用
一般员工
火车硬卧
120元/天
30元/天
部门负责人
150元/天
40元/天
总经理助理
飞机
200元/天
50元/天
总经理及以上
实报实销
(二)费用标准的补充说明:
1.住宿费报销时必需提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;
超出住宿标准部份由员工自行承担。
2.实际出差天数的计算以所乘交通工具动身时刻到返公司时刻为准,12:
00以后动身(或12:
00以前抵达)以半天计,12:
00以前动身(或12:
00以后抵达)以一天计。
3.伙食标准、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报实销形式,特殊情形无相关单据时可按标准领取补助。
4.宴请客户需由总领导批准后方可报销招待费,同时按比例(早饭20%、午饭或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补助。
5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
(三)报销流程
1.出差申请:
拟出差人员第一填写《出差申请表》,详细注明出差地址、目的、行程安排、交通工具及估计差旅费用项目等,出差申请单由总领导批准。
2.借支差旅费:
出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。
3.购票:
出差人员持审批过的出差申请复印件,到综合部订票(原则上机票一概用支票支付,特殊情形不能用支票的,需事前书面说明情形,经审批人签字后报财务备案)。
4.返回报销:
出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,按照差旅费用标准填写《差旅费报销单》,部门领导审核签字,财务部审核签字,总领导审批;
原则上前款未清者不予办理新的借支。
第十条电话费报销制度及流程
(一)费用标准
1.移动通信费:
为了兼顾效率与公平的原则,员工的电话费用的报销采用与职位相关制,即依据不同职位,按照员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准,具体标准见综合部相关管理制度规定。
2.固定电话费:
公司为员工提供工作必需的固定电话,并由公司统一支付话费。
不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
一、公司人力资源部每一个月初(10日前)将本月员工电话费执行标准(含特批执行标准)交财务部。
二、财务部通知员工于每一个月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工电话费报批手续。
4、员工到财务部出纳处签字领款(每一个月25日前)。
五、固定电话费由综合部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续,若遇电话费异样变更情形应到电信局查明原因,特殊情形报总领导指示处置办法。
第十一条交通费报销制度及流程
(一)费用标准:
(1)员工因公需要用车可按照公司相关规定申请公司派车,在没有车的情形下经综合部车辆管理人员同意后能够乘坐出租车;
(2)市内因公公交车费应保留相应车票报销。
(二)报销流程
1.员工整理交通车票(含因公公交车票),在车票背面签经办人名字,并由综合部派车人员签字确认,按规定填好《交通费报销单》。
2.审批:
按日常费用审批程序审批。
3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:
为了合理控制费用支出,此类费用由公司综合部统一管理,集中购买,并指定专人负责。
1.购买申请:
公司综合部按照需求及库存情形进行购买,实际购买时填写购买申请单按资产管理办法规定报批。
2.报销程序:
报销人先填写费用报销单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。
审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3.费用归集:
财务部按月按照综合部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用,待实际领历时分摊。
第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一)费用标准
1.招待费:
为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得总领导的同意。
2.培训费:
为了便于公司按照需要统筹安排,此费用由公司人力资源部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人力资源。
人力资源按如实际需要编制培训计划报总领导审批。
3.资料费:
在保证知足需要的前提下,尽可能节约本钱,注意资源共享。
各部门在购买资料前必需先填写《资料申请表》,在报销前必需到综合部资料管理人员处进行记录(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4.其他费用:
按如实际需要据实支付。
(二)报销流程:
1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员按照审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料记录手续,按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第四部份工薪福利及相关费用支出制度及流程
第十四条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用依照资金支出制度相关规定执行。
第十五条工薪福利支付流程
(一)工资支付流程:
(1)每一个月月底前由人力资源部将本月经公司总领导审批后的工资支付标准(含人员变更、额度变更、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;
(2)总领导提供职工月度奖金分派表;
(3)财务部按照奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;
(4)按工薪审批程序审批;
(5)次月16日由财务部以现金形式支付工资;
(二)临时工资支付流程同工资支付流程。
(三)社会保险及住房公积金支付流程:
(1)由人力资源部将由公司总领导审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处置;
(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;
社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续,财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认,如有不同应查明原因并按实际情形进行调整。
(四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门领导签字确认→财务领导进行财务复核→报总领导审批,审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第四章专项支出财务报销制度及流程
第十六条专项支出主要包括软件及固定资产购买、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第十七条软件及固定资产购买报销财务制度及流程。
(一)填写购买申请:
按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购买申请单》并报批。
(二)报销标准:
相关的合同协议及批准生效的购买申请。
(三)结账报销:
(1)资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);
(2)按资金支出规定审批程序审批;
(3)财务部按照审批后的报销单以支票形式付款;
(4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。
第十八条其他专项支出报销制度及流程
(一)费用范围:
其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。
(二)费用标准:
此类费用一般金额较大,由主管部门领导按如实际需要向总领导提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经总领导签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
(三)财务报销流程
1.审批后的报告文件到财务部备案,以便财务备款。
2.签定合同:
由直接负责部门与合作方签定正式合作合同,(合同签定前由公司法律顾问的审核,合同应注明付款方式等)。
3.付款流程:
(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);
(2)按审批程序审批:
主管部门领导审核签字→财务复核→总领导审批;
(3)财务部按照审批后的报销单金额付款;
第五章报销时刻的具体规定
第十九条为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部将报销时刻具体安排如下:
1.财务报销:
公司财务部每周四为财务报销日。
若当月的最后一个报销日在该月的28日以后,为了便于财务部集中时刻月末结账,该报销日停止财务报销。
2.借支及其他业务的不受以上的时刻限制,可随时办理。
第六章附则
第二十条本制度解释权归公司财务部。
第二十一条本制度经总领导办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
附青岛化海进出口有限公司员工因公出差申请表
部门
姓名
职称
出差理由
到达目的地(单位)
出差区间:
自经至
出差时间:
自年月日至年月日
乘坐的交通工具:
火车()汽车()轮船()飞机()
估算费用:
领导批准及签注事项:
第二部份商品购、销管理制度
第一条为了增强商品购、销的管理,避免库存积存、滞销因管理造成的坏帐等损失,结合公司的实际,特制定本制度。
第二章合同
第三条商品购销合同必需由销售部(国际或国内,以下统一简称销售部)指定人员签定。
合同签定人员须认真学习《合同法》及有关法律和公司规定,不得因此而给公司带来损失。
合同在签定前须由经办人填写合同签定申请书,经销售部领导审定后,报公司总领导批准,方可签署。
第四条购销合同:
销售部由专人统一编写、记录、编制、发送和保留。
所有合同必需保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
第三章商品的采购
第五条商品的采购,按每一个月加工、销售计划及必然数量的库存,经销售部领导审核后报总领导批准,不得因提前或拖延采购而影响加工或销售,也应避免因超计划采购带来积存或损失。
第六条采购人员采购商品时,应填写请购单(格式附后),经销售部或技术开发部领导审核同意后报总领导审批;
方可采购。
管理用商品的采购,如固定资产、办公用品等,各部门应填写请购单,经所购商品的部门领导审核后,由综合部负责汇总,报总领导批准后由办公室统一购买(专用商品除外)。
第七条办理购物付款时,应附付款申请单、购销合同、请购单,销售部已报总领导审批的付款计划或购货合同执行情形表,报财务部审核后,方可付款。
第八条财务部门在办理付款时应核实付款手续是不是齐全,不然财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
第九条采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必需填写清楚齐全,如需要质检的商品,应附质检部门的审签手续。
按照财务要求,发票应在开出一个月内报销,超期未报销给公司造成损失的,由采购经办人承担,该部门领导负同样责任。
第十条销售部领导要安排采购、库管人员按季度对库房存货情形进行分析,对库存商品的积存、变质、沉淀要列表清查、处置,对造成没必要要的损失负责。
第四章商品的销售
第十一条商品国内销售直接收款。
销售人员应填写“开据发票申请单”(格式附后),内容齐全、完整,经部门领导审签后,随同商品出库单,到财务部开据发票。
第十二条商品销售采取分期收款方式的,应签定销售合同,明确商品名称、规格、数量、单价、金额、分次收款时限、金额、付款方式等内容。
销售人员在签定合同时应了解购货方的资金购买力等相关情形,并对合同的执行及收款负责至终。
该部门领导对部门所签销售合同的执行负责。
第十三条商品销售采取从供给厂家直运至客户的,在财务账务处置上视同商品先入公司仓库进行处置;
第十四条在商品销售进程中,商品运输的损耗率不得高于运输数量的千分之五,超过部份由运输公司承担责任;
第十五条销售台账月报汇总表(格式附后)一式叁份,每一个月2日前由销售部内勤填列报公司总领导、财务部各壹份,该部门存档壹份,以掌握销售资金回收状况及制作销售业绩提成所用。
第十六条销售部指定专人每一个月3日前将截止到上月末的库存商品清点情形汇总表报财务部查对账目,并对库存商品现状如欠缺、毁损、贬值等列示清楚,及时处置,减少没必要要的损失。
如是人为因素给公司造成损失,当事人要承担责任。
该部门领导对此负责。
第十七条销售部门领导及销售人员对销售款项的回收负责,按销售合同按期催收并与财务部门查对,超期未收回的货款,要及时提出处置意见,报公司总领导。
财务部门按照总领导审批意见及财务有关规定进行账务处置,以减少呆账坏账损失。
第五章附则
第十八条购销人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发觉有上述行为,将严历追究当事人经济和刑事责任。
第十九条本制度由财务部制定并负责解释。
第二十条本制度经总领导办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
第三部份固定资产管理制度
第一条为了增强公司固定资产的管理,明确部门及员工的职责,现结合公司实际,特制定本制度。
第二章固定资产标准
第二条固定资产是指公司生产经营中利用期在一年以上,单位价值在2000元以上,并在利用进程中维持原来物质形态的资产。
第二条除固定资产之外的物质资产,列入低值易耗品的管理。
第三章固定资产内容
第三条土地;
第四条衡宇及建筑物;
第五条电子设备;
第六条运输设备;
第七条办公用设备等。
第四章固定资产管理部门
第八条综合部为公司固定资产管理部门;
第九条综合部设置固定资产实物台帐及卡片;
第十条综合部设专人负责对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、挑唆、出售、报废、按期清点等有关事项;
第十一条综合部对每项固定资产的利用落实到人,并订立相关的利用、交接,丢失、损坏补偿规定。
第五章固定资产核算部门
第十二条财务部为公司固定资产的核算部门;
第十三条财务部设置固定资产总帐及明细分类帐;
第十四条财务部负责对固定资产增减变更及时进行帐务处置;
第十五条财务部协助综合部每季进行一次固定资产清点,做到帐实相符。
第六章固定资产的购买
第十六条固定资产购买,由综合部统一购买;
第十七条各部门填写请购单,送综合部汇总后报总领导批准;
第十八条综合部安排专人负责采购,请购单应填写名称、规格、型号、性能、质量等资料以备采购及验收。
第十九条依据经总领导批准的请购单到财务部门借款。
第七章固定资产转移、挑唆
第二十条固定资产在公司内部部门员工之间转移挑唆,须到综合部办理固定资产转移记录;
第二十一条综合部将固定资产转移记录情形书面通知财务部门,以便进行帐务处置。
第八章固定资产出售
第二十二条固定资产如需出售处置,综合部须申报出售处置固定资产的报告并列出明细表,注明出售处置原因,报总领导批准;
第二十三条财务部门按照总领导批准的固定资产出售处置报告进行帐务处置,并开具发票及收款;
第二十四条综合部依据财务开具的发票及收据办理发货手续。
第九章固定资产报废
第二十五条固定资产报废,由综合部会同相关技术人员检测后提出报废申请报告,送总领导批准;
第二十六条财务部门依据总领导批准的固定资产报废申请报告进行财务帐务处置;
第二十七条综合部负责进行实物处置。
第十章固定资产盘盈、盘亏
第二十八条固定资产盘盈、盘亏由综合部按季清点后提出固定资产盘盈、盘亏报告,并会同财务部门核查落实后,报总领导审批;
第二十九条财务部门依据总领导批准的固定资产盘盈、盘亏报告进行帐务处置。
第十一章附则
第三十条固定资产要按规定严格管理、按期保护保养,未经公司总领导批准不得外借。
第三十一条财务部门每一个月按各类固定资产规定的利用年限,折旧率计算固定资产折旧,列入有关的本钱费用核算。
第三十二条对严格执行本制度的部门和个人,在工作中取得显著成绩的公司给予表彰和奖励;
第三十三条对违背本制度的部门和个人,由公司按照情节轻重给予通报批评和经济惩罚。
第三十四条本制度由财务部制定并负责解释。
第三十五条本制度经总领导办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
第四部份现金管理制度
为了增强公司现金管理,明确利用范围,结合公司实际、制定本制度。
一、财务部门要严格依照国家有关现金和银行结算制度,公司有关财务制度办理现金、银行收支业务。
二、公司业务收入现金、银行支票要即时存入银行所开设的帐户,不得座支现金。
3、公司经营业务支出,原则上凡金额在1000元以上的,一概利用银行支票,有特殊情形经财务审核后,可支付现金。
4、库存现金不得超过三天的日常报销限额,超过限额的部份要及时存入银行。
五、库存现金要做到日清月结,帐实相符,不得以“白条”抵充库存现金,更不得挪用现金。
六、签发银行转帐支票要成立支票领用记录手续,及时清理注销。
7、不准擅自租借银行帐号给任何单位和个人办理结算业务,不得签发空头支票。
八、现金、银行日记帐每一个月与总帐、银行对帐单查对,并编制银行存款余额调节表。
九、本制度由公司财务部制定并负责解释。
10、本制度经总领导办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
第五部份单据管理制度
为了增强公司单据管理,明确管理及利用范围,预防单据遗失、填制遗漏,现结合公司实际特制定本制度。
一、公司各类发票、收据由财务部门会计负责,按有关规定记录领购、填制、保管、回收、缴销。
二、银行结算有关单据由财务部门出纳负责,按有关规定记录、领购、填制、保管、回收,成立支票领用记录本。
对填写错误的银行支票,必需加盖“作废”戳记与存根一并保留并按银行有关规定缴销。
3、公司库存物资入、出库单,别离由销售部和综合部专人负责,领购、记录、填制、保管。
库管员依据入、出库单的“保管联”记录库存物资的明细帐,并妥帖保管存根联,以便备查。
4、各类发票填制必需按税务等有关部门规定及发票内容详细填列,如填写错误应将发票一式几联同时作废,以便审查。
五、本制度由公司财务部门制定,并负责解释。
6、本制度经总领导办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
财
第六部份产清查制度
为了增强公司财产管理,确保公司财产安全、完整结合公司实际,特制定本制度。
一、财产物资清查清点:
销售物资库存的清查、清点由公司销售部门负责,管理用及消耗的物资清查、清点由综合部负责。
二、属销售的财产物资每一个月进行一次清查、清点,并指定专人每一个月3日前将截止到上月末的库存物资(包括各分库)清点情形汇总表,按“商品购、销管理制度”中的商品销售情形月报汇总表格式填制报公司财务部进行帐实查对。
3、属管理用的财产物资原则上每季进行一次清查、清点,至少每一年末必需进行一次,财务部协助综合部进行。
4、财产物资发生盘盈、盘亏、报废、毁损、贬值等必需逐项列示清楚;
按公司固定资产及商品购销管理制度的有关条款规定报批后,送公司财务部进行帐务处置。
做到帐实相符。
五、本制度由公司财务部制定并负责解释。
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