文件和资料管理程序Word格式.docx
- 文档编号:18300995
- 上传时间:2022-12-15
- 格式:DOCX
- 页数:8
- 大小:47.96KB
文件和资料管理程序Word格式.docx
《文件和资料管理程序Word格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文件和资料管理程序Word格式.docx(8页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
文件名称
制订
审核
批准
一级
质量手册
品质部
管理者代表
总经理
二级
程序文件
主管部门
三级
作业指导书
使用部门
部门主管
部门经理
四级
记录表格
随二、三级文件一同审批
4.0定义
4.1受控文件:
为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件(包括内/外部文件),受更改和分发控制,应随时保持最新有效版本的文件,盖有蓝色“受控文件”印章,其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。
4.2非受控文件:
为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件,仅作登录管理,但不需作变更管理的文件。
4.3外来文件:
来自公司外部的文件。
如顾客的产品图纸、检验标准,生产设备附带的技术资料、产品说明书,国际标准、国家标准、行业标准、地方标准,法律、法规等。
5.0工作程序
5.1质量管理体系文件的分类
5.1.1一级文件:
质量手册;
5.1.2二级文件:
程序文件;
5.1.3三级文件:
作业指导类文件,包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等;
5.1.4四级文件:
各种记录、表格。
5.2文件的编写
5.2.1质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。
5.2.2程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期,及简要的文件修改记录,并在首页注明该文件的分发部门。
5.2.3三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门,并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。
5.3文件的编号
5.3.1质量手册:
QM01
流水号(01—99)
5.3.2程序文件:
QPXX
QP代表质量管理体系程序文件
流水号(01—99)
5.3.3三级文件:
WI—XXXX—XX—XX
对应的程序文件编号或部门代码(详见5.3.4条)
作业指导书的缩写
5.3.4部门代码如下:
行政部
业务部
物控部
生产部
工程部
HR
MB
PM
MF
QC/QA
ME
5.3.5四级文件:
QR—XXXX—XX
5.3.5四级文件:
QR—XXXX—XX
5.4文件的归档管理
5.4.1质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。
5.4.2文控中心负责编制全公司《文件和资料管理台帐》,提供快捷的查阅方式。
5.4.3各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人进行管理,每月定期检查。
5.4.4文控中心每半年向各部门发行最新的《文件和资料管理台帐》,以供使用部门核对正在使用的文件是否为最新版本。
5.5文件的制定、修订和废止
5.5.1文件的制定、修订和废止由文件原制订部门或相关人员以《文件制定、修订、废止申请单》提出及说明原因,并交文控中心,由文控中心组织有关部门讨论。
5.5.2文件修订和废止的审批,按3.4条规定执行。
5.6文件分发与回收
5.6.1文件制定后,由拟制单位将文件发送给文控中心进行更新,文控中心根据文件分发部门及分发份数对文件进行复印,填写《文件分发和回收登记表》对文件进行分发,由文件持有人签收。
5.6.2除四级文件外,所有正本文件需用加盖“文控原件”印章;
各级文件副本发行前加盖“受控文件”印章;
对于有RoHS要求的产品,应在其文件上加盖“RoHS”印章;
文件收旧或作废加盖“作废”印章。
5.6.3当文件持有人的文件破损、严重影响文件的使用,或文件丢失时,应到文控中心办理更换或补发手续,并在《文件分发和回收登记表》上注明原因。
5.6.4文件发行后,因各种原因回收,如过期、换版或更改时,文控中心应根据《文件分发和回收登记表》上的记录回收所发放的旧文件,文控中心保留历次修订版本的原件,在原件正面盖“作废”印章后作销毁处理。
5.6.5经过发行的文件,不得在其上乱写、乱划、乱涂改或私自复印。
5.7文件的版本
5.7.1质量手册的原始版本为A0,如修改某一页,则该页版本为A1,累计修改10次后,整份手册收回,换为B0版,依次类推。
5.7.2程序文件及三级文件的版本号由1位英文字母和1位数字构成,即XY(版本号+修订号)。
例如:
A0表示原版文件,A1表示第一次修改,依次类推。
程序文件及三级文件修改累计超过10次,应换为B0版。
5.7.3版本号改变前后文件名称须保持一致。
文件一次修订的内容较多或程序发生重大变化时,文件需进行版本变更。
5.8工艺文件
工艺文件的管理按《工艺文件管理作业指导书》的规定执行。
5.9外来文件和资料管理
5.9.1外来文件和资料由各使用部门负责收集、整理,经部门经理审批后,交文控中心,由文控中心填写《文件分发和回收登记表》,并加盖“受控文件”印章,统一分发,具体执行按5.5和5.6条。
5.9.2外来文件和资料的收集应确保及时更新的渠道,文控中心可以不保存原稿。
5.9.3外来文件和资料应转换为本公司文件和资料才能使用,特殊情况下应经过管理者代表批准同意才能采用。
5.10电子文件的管理
5.10.1公司受控文件的发放/传送如果以电子档的方式发送仅供参考,实际有加盖“受控文件”为准。
5.10.2本公司的所有文件的电子档案存档于文控中心电脑硬盘,并由文控中心每月进行一次备案,安装杀毒软件,并定期开收、防止文件的遗失。
6.0表格与记录
《文件和资料管理台帐》
《文件分发和回收登记表》
《文件制定、修订、废止申请单》
7.0相关文件
《工艺文件管理作业指导书》
8.0附件
附件一:
文件和资料管理台帐
附件二:
文件分发和回收登记表
附件三:
文件制定、修订、废止申请单
附件四:
“文控原件”章,“受控文件”章,“作废”章,“RoHS”章
文件和资料管理台帐
文件类型:
序号
文件编号
新规
变更
废止
日期
版本
版本:
编号:
发放日期
发放记录
回收记录
备注
接受部门
发放份数
收领人
发放人
回收份数
回收日期
回收人
“受控文件”章,“作废”章,“RoHS”章,“文件原件”章。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文件 资料 管理程序